This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'monday.com Implementation Documentation'.


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
 
1. 
Version History ............................................................................................................................... 2 
2. 
Document Approvals and Signoff ................................................................................................. 2 
3. 
Background and Context ............................................................................................................... 3 
4. 
Process Overview ........................................................................................................................... 4 
5. 
System Overview ............................................................................................................................ 6 
6. 
Ongoing Process Participants ...................................................................................................... 7 
7. 
Project / Change Request Process Participants ......................................................................... 7 
8. 
High Level Business Requirements ............................................................................................. 8 
Business Requirement Priority & Status Definitions .................................................................................... 8 
Complete & Submit Request for Project ...................................................................................................... 8 
Prioritize Projects ....................................................................................................................................... 10 
Set Up Project ............................................................................................................................................ 14 
Manage Project .......................................................................................................................................... 17 
Report on Project ....................................................................................................................................... 19 
Report on Project Portfolio / Program ........................................................................................................ 21 
Maintain Static Data (Project Related) ....................................................................................................... 26 
Close Project .............................................................................................................................................. 27 
Procure to Pay ........................................................................................................................................... 29 
10.  Appendix ........................................................................................................................................ 31 
1. 
Prioritization Matrix ............................................................................................................................ 31 
2. 
Accenture Prioritization and Integrated Planning - Executive Summary inc. recommendations ...... 34 
 
 
 
 
(Document created by
 | Jan 2024) 
Page 1 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
1.  Version History 
 
Version 
Date 
Person 
Changes Made 
0.1 
29/01/2024 
 
Initial document 
1.0 
16/02/2024 
 
Baseline document for Vendor selection 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.  Document Approvals and Signoff 
 
Name 
Role 
Approve / Review 
Date 
 
Head of Technology 
Approve 
16/2/2024 
 
PMO Lead 
Approve 
16/2/2024 
 
Project Manager 
Review 
2/2/2024 
 
Technology 
Consulted 
5/2/2024 
Operations Manager 
 
Senior Program 
Review 
2/2/2024 
Manager 
 
 
 
 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 2 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
3.  Background and Context 
 
At Housing Australia (HA), projects are not managed in a centralized system or via a defined 
framework.  
Some work internally has been done to set up Monday.com as the primary project management 
system for tracking, reporting on progress, and resource management. Some of the requirements 
outlined in this document may have been partially or fully completed. Additional work is required to 
expand on what has been built and provide additional functionality such as reporting and workflow 
management. 
All work previously completed within Monday.com should be leveraged where possible. 
Strategy & Operations (S&O)  has been the historical owner and gatekeeper of projects, in terms of 
approving commencement of projects and management of projects from kick off to close, however 
this function has recently moved to IT for IT related projects, with non-IT related projects remaining 
with S&O. 
As HA grows over the next few years with additional work and increased staffing, a requirement to a 
have standard, systemized approach to project management is required to allow for better project 
prioritization and efficiency in running projects is needed to be established in the short term.  
It is envisaged that all projects should be captured within a single system to enable a single source 
of truth for reporting. This includes technology projects (run by I.T.), process improvement projects 
(run by the business) or projects run by external vendors and overseen and tracked by HA. 
In addition to the work completed internally, Accenture were engaged in late 2023 to provide 
recommendations on ways to improve project delivery and governance and reduce project risk. 
These findings are included in this document. 
 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 3 of 34 




[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
At a high level, below are the primary roles involved at each stage of the project management 
process at HA: 
 
Sub Process 
Roles Involved 
Complete and Submit Project 
Business Representative 
Request 
Business Manager 
Financial Approver (if applicable) 
Prioritise Projects 
Project Manager 
PMO Lead 
IT Program Manager 
Financial Approver 
Set Up project 
Project Manager 
Business Analyst 
PMO Lead 
Manage Project 
Business Analyst 
Other Project Resources 
Project Manager 
Report on Project 
Project Manager 
Business Analyst 
PMO Lead 
IT Program Manager 
Report on Project Program 
PMO Lead 
IT Program Manager 
Maintain Static Data 
PMO Lead 
Close Project 
Project Manager 
Business Analyst 
PMO Lead 
Procure to Pay 
Project Manager 
PMO Lead 
IT Program Manager 
Finance 
System Support 
I.T. Helpdesk / Application Support 
 
 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 5 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
5.  System Overview 
 
In current BAU processes, request forms are located within Microsoft Dynamics 365 (D365). It is 
intended to continue with this standardized approach and system location for project request form 
creation and submission. 
Once a project request form has been submitted, it is intended for all project request form data 
submitted via D365 to be consumed by Monday.com for project prioritization, project management 
(of approved projects) and project / program reporting. 
Possible system linkages have been identified with the following bespoke systems: 
1.  DevOps – HA’s backlog and sprint tracking tool for IT changes. Linking these items to larger 
projects in Monday.com may be required to improve visibility and monitoring of completion of 
DevOps tickets. 
2.  SharePoint – HA’s document storage repository for all documents, including artefacts 
created as part of a project’s lifecycle. Linking folder and file locations from SharePoint to 
Monday.com may be required to allow for ease of access between aggregated project 
reporting and detailed documentation. 
 
DevOps
Link to Backlog / Inflight DevOps Items
D365
Project Initiation Request Form
Monday.com
Link to Project Documents
Sharepoint
 
 
 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 6 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
6.  Ongoing Process Participants 
Role / Team 
Expected Use 
Examples of use 
Project Requestor / Project 
Report consumer 
Project request listing 
Request Approver / 
Project prioritization listing 
Financial Approver 
Non prioritized, Inflight & 
i.e. Business unit users, 
upcoming project listing 
Technology team users 
Business Analyst 
Editor 
Update project data 
 
Project Manager 
Editor, report generator 
Update project data 
Report on project dashboard 
PMO Lead 
Editor, report generator 
Report on project dashboard 
IT Program Manager 
Viewer, report generator, 
Report on aggregated 
Report consumer 
program dashboard 
Report on project dashboard 
Board / Executive 
Report consumer 
View aggregated program 
Committee 
dashboard 
 
View project dashboard 
Finance 
Report consumer 
 
Procurement 
Report consumer 
 
Audit 
Viewer, report consumer 
 
Other project resources 
Editor 
Update tasks 
I.T. 
System Support 
 
 
7.  Project / Change Request Process Participants  
*A Change request project is concurrently underway. Follow up required  
Role / Team 
Expected Use 
Examples 
Project Requestor 
 
 
Business Analyst 
 
 
Project Manager 
 
 
PMO Lead 
 
 
IT Program Manager 
 
 
Board / Executive 
 
 
Committee 
 
Finance 
 
 
Procurement 
 
 
 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 7 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
8.  High Level Business Requirements 
Business Requirement Priority & Status Definitions 
To assist with understanding work completed to date internally as well as how HA views the delivery 
necessity of each of the requirements listed below, please refer to the matrix below.  
A value has been added to each requirement. 
Complete & Submit Request for Project 
 
Req 
As a  
I want 
So that 
Assumptions & 
Further Details 

1.   Project 
To initiate a project 
An 
Project request 
Requestor 
request 
improvement I 
forms to be 
have identified 
accessed and 
can be 
completed within 
reviewed and if 
D365 
approved, be 
completed 
2.   Project 
To review and approve 
An 
A project request 
Request 
project requests 
improvement 
must be approved 
Approver 
request is 
prior to a project 
verified as 
going into the 
being required 
prioritization 
and necessary 
queue  
by my business 
unit 
3.   Project 
An approved project 
So that any 
 
Request 
request to be 
information I 
Approver 
automatically sent to 
submit is 
the project register 
received by the 
project 
prioritization 
team quickly 
and without risk 
of losing any 
information I 
have entered 
4.   Project 
A project request to be 
A project 
Soft approval? Do 
Request 
approved in principle 
request is not 
we reapprove 
submitted for 
following project 
(Document created by 
| Jan 2024) 
Page 8 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Financial 
regarding initial cost 
prioritisation 
prioritization and 
Approver 
estimates 
when it will not 
kick off? 
have financial 
backing by the 
business 
5.   PMO Lead 
To have a unique 
I can trace a 
 
identifier associated 
project request 
with each project 
from the 
request consistent with 
original idea 
how it is recorded in 
through 
other HA applications 
prioritization 
(systems) 
and completion 
 
Further Detail: 
Above are screenshots of the D365 Project Request form and summary list of requests submitted. 
It is assumed that D365 will continue to be the location of the Project Request form, along with other 
business forms. 
It is also assumed that most of the above requirements will be implemented by internal HA 
technology / project resources. The exception being any possible integration between D365 and 
Monday.com or manual workaround if not possible. 
 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 9 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Prioritize Projects 
 
Req 
As a  
I want 
So that 
Assumptions & 
Further Details 

6.   PMO Lead 
To automatically feed  I don’t have to 
All options for 
data from the 
manually 
integration need to 
business’ project 
transpose data  be provided so that 
request form 
into a separate  pro’s and con’s can 
including unique ID 
system (save 
be documented and 
into the system 
time) and 
a final decision can 
reduce risk of 
be made based on 
missing key 
both cost, time and 
data entry 
HA’s strategic 
technology stack 
directions 
7.   PMO Lead 
To be able to link a 
Prioritization 
 
project and project 
and reporting 
request back to a 
can clearly 
strategic objective or 
identify 
a goal 
projects that 
are delivering 
on key 
initiatives 
being 
requested at 
Board or ExCo 
level 
8.   PMO Lead 
To have the system 
I don’t have to  Refer to 
automatically 
manually 
Prioritization Matrix 
calculate the project 
calculate the 
priority score based 
prioritization 
on a pre-approved 
rating (time 
prioritization matrix 
saving) and 
that will use data 
reduce risk of 
provided in the 
incorrect data 
project request form 
entry 
9.   PMO Lead 
To capture benefits 
A forecast of 
E.g.: Time saving, 
prior to 
benefits can 
cost saving, Return 
commencement 
be viewed and  on Investment / 
reported on 
Revenue Growth?,  
which can 
risk reduction, 
inform 
regulatory 
strategic 
compliance & a 
decision 
quantifiable value 
making AND 
(if applicable) 
can be tracked 
against the 
actual benefit 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 10 of 34 



[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
delivered at 
project 
completion 
10.  PMO Lead 
To produce a costing 
Assist with 
 
and efforts model 
validating 
information 
required that is 
used to  
prioritise 
project 
requests 
Further detail: 
 
 
 
 
 
 
 
 
Above is the current Enterprise Workspace first layer menu layout in the Monday.com left sidebar.  
Above is the Program High Level list view currently in use on Monday.com. 
(Document created by 
| Jan 2024) 
Page 11 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
 
Above is an example of a live project record in Monday.com. 
Above is the Monday.com Prioritization Matrix currently under internal development. 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 12 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Above are examples of Accenture’s Cost and effort models. HA would want to identify the correct 
location for these to be located i.e. Monday.com, D 365, other etc. 
 
(Document created by 
| Jan 2024) 
Page 13 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Set Up Project 
 
Req 
As a  
I want 
So that 
Assumptions & 
Further Details 

11   PMO Lead 
To have a standard 
We have a 
 
base project 
consistent 
template able to be 
project 
generated by the 
management 
system each time a 
process and 
new project is 
saves time 
approved to 
through 
commence 
automation 
12   Project 
To have a light 
If there are 
Optional:  
Manager 
project template 
projects not 
Dependent on 
available for mini 
fully managed 
whether the major 
projects that won’t 
by HA PMO, 
project template 
need to follow the 
only key data 
information entered 
full project lifecycle 
fields are 
can be reduced 
required to be 
The PMO should 
entered, 
determine the 
allowing for 
minimum set of 
reporting of all  fields/data/information
projects that 
to be reported on for 
HA is involved  all projects. 
in 
13   Project 
Basic project 
Key 
E.g.  
Manager 
management 
information 
Project Scope 
predefined fields, 
specific to my 
categories and 
project can be  Project Phases 
functionality to be 
viewed and 
Tasks to complete 
included in the base 
allow for the 
project template 
project to run 
Resources 
efficiently 
Cost / budget 
Timelines (+ Gannt) 
Baseline vs actual 
time and cost 
Progress tracking / 
status 
Effort to date 
Effort remaining 
Deadline 
Predecessor tasks 
Vendor Contract ID 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 14 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
 
14   Project 
To capture 
It is known 
Link to available 
Manager 
information about 
who is 
resources, resource 
people such as 
available to 
capacity per project, 
stakeholders and 
allocate tasks 
resource usage / 
project resources 
to and which 
over-allocation, 
stakeholders 
resource vacancy  
have been 
Both internal and 
engaged. 
external resources 
Both will allow  Stakeholders – define 
for 
how they would 
aggregated 
benefit from being in 
reporting at 
system…receiving 
the portfolio 
reporting?  
level to track 
usage of both 
types 
15   PMO Lead 
To capture and 
We can 
 
record approvers of 
demonstrate a 
project phase gates 
robust project 
and artefacts 
management 
process that 
complies with 
necessary 
approvals 
before moving 
to the next 
project phase  
16   PMO Lead 
Link to Sharepoint 
Documents 
 
folder locations 
Project 
relating to a 
Manager 
specific 
project can be 
Business 
easily 
Analyst 
accessed 
17   PMO Lead 
A two way link 
Tickets raised 
Optional (Can 
between  Devops 
Project 
through 
currently be done 
tickets and the 
Manager 
Devops can 
simply via hyperlinks. 
project register 
be monitored 
We can explore 
Business 
system 
through to 
whether there is value
Analyst 
completion 
in full integration.) 
and allow for 
easier 
prioritization 
of items that 
are not 
currently in 
flight though 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 15 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
an approved 
project 
18   PMO Lead 
Only project 
So that 
 
requests that have 
projects are 
been approved as 
not stood up 
part of the 
without going 
prioritisation process  through 
to be converted to a 
appropriate 
live project 
due diligence 
19   PMO Lead 
A Project Initiation 
All 
 
Document (page) to 
stakeholders 
be pre-populated 
can at a high 
level 
understand 
what the 
project is 
expected to 
deliver 
20   Project 
To be able to set up 
I can draft a 
 
Manager 
an ‘unapproved 
project plan 
project’ record  
for large 
projects (>250 
days) which 
can better 
inform cost 
and effort 
estimates at 
time of project 
prioritsation 
 
 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 16 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Manage Project 
 
Req 
As a  
I want 
So that 
Assumptions & 
Further Details 

21.  Project 
To track projects 
 
E.g. start budget, 
Manager  
financials   
revised budget, 
spend to date, 
spend remaining,  
22.  Project 
To track project time 
 
E.g. estimated 
Manager 
effort per activity, 
total project effort, 
estimated effort 
remaining, due 
dates, changes to 
due dates 
23.  Project 
To track projects 
 
E.g. Resources 
Manager 
resources 
assigned, resource 
availability, 
resource usage, 
resource leave, 
resource vacancy 
(at role level) 
24.  Project 
To track project 
 
E.g. all tasks, 
Manager 
activities 
completed, 
remaining 
25.  Project 
To track project 
 
 
Manager 
milestones 
26.  PMO Lead 
To have visibility of 
 
 
project assurance 
(ability to confirm that 
gates are passed) 
 
27.  PMO Lead 
To record and track 
These can be 
 
Risks, Assumptions, 
reported on at 
Issues, 
a project or 
Dependencies 
program level 
(RAID) and 
escalation items 
28.  Business 
To be provided with 
As an 
 
Analyst 
training on the 
organisation, 
system 
Project 
HA can be 
Manager 
self-sufficient 
when it comes 
PMO Lead 
to making 
minor 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 17 of 34 



[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
modifications 
to the system 
29.  Project 
To capture in-flight 
We can report 
E.g. time, cost, 
benefit, scope 
Manager 
project change 
on these and 
requests  
make 
 
determinations 
if additional 
approvals are 
required and if 
the project still 
remains viable 
30.  Project 
The system to 
So that I don’t 
 
Manager 
automatically 
have to 
calculate and colour 
manually 
RAG status  
complete this 
31.  PMO Lead 
A way to approve the  All 
 
project to pass from 
documentation 
one phase or stage 
has been 
gate to the next 
confirmed as 
completed and 
all governance 
checks / 
approvals 
have been 
performed 
 
Further detail: 
 
 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 18 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Report on Project 
 
Req 
As a  
I want 
So that 
Assumptions & 
Further Details 

32.  PMO Lead 
To have access to 
At the task 
 
daily project 
Project 
level, the 
(operational) 
Manager 
project team 
reporting such as 
has visibility 
Kanban & Scrum  
of 
immediately 
due tasks and 
immediately 
completed 
tasks 
33.  PMO Lead 
To view a one page 
I can easily 
E.g. 
Project 
view on a project’s 
see if the 
Scope 
Manager 
status 
project is 
RAG status,  
running 
smoothly or if 
What activities 
issues 
were worked on, 
present, can 
What activities are 
immediately 
we working on next,
commence 
Risks, 
issue 
Issues, 
resolution 
Dates, 
Resources, 
Escalations, 
 
34.  PMO Lead 
Project records to be 
If data is 
 
Project 
auditable, both in 
changed in 
Manager 
terms of changes to 
the system, 
data (who, when) 
we can 
and completion of 
identify when, 
projects in 
what the data 
accordance with HA 
was 
policy and procedure 
previously 
and 
determine if 
updates are 
needed to be 
made. 
And 
I can also 
easily provide 
information to 
auditors if 
required 
(Document created by 
| Jan 2024) 
Page 19 of 34 



[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
35.  PMO Lead 
To be able to view 
I can see 
Or are we reliant on 
Project 
project information at  when data 
a report to be 
Manager 
a previous point in 
may have 
generated and 
time 
changed and 
saved to be able to 
what its 
see this type of 
previous 
view? 
values were 
 
Further detail: 
 A 
possible solution would be added and an additional tab at the top of each Monday.com Project Plan 
that would display this summary view of the project. This can complement the ‘project management’ 
pages that currently exist to track dates and resources. 
 
 
 
 
Above is the menu bar in Monday.com at the top of each Project Plan page. 
Above is the example project initiative template suggested by Accenture 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 20 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Report on Project Portfolio / Program  
 
Req 
As a  
I want 
So that 
Assumptions & 
Further Details 

36.  PMO Lead 
To view and report on 
I am able to 
 
all project requests 
report on 
that have been 
projects by 
received by the 
status 
system  
AND 
AND  
Inform 
Filter and sort based 
decisions on 
on the following 
whether 
criteria 
projects can 
-  Not prioritized 
be started or 
-  Prioritized 
kept on hold  
-  Approved to 
AND  
commence but  
-  Approved / On  How to 
Hold 
resource 
-  In flight 
projects (if 
-  Completed 
approved) 
-  Rejected 
37.  PMO Lead 
To view and report a 
An informed 
 
comparison between 
decision can 
all prioritised project 
be made on 
requests 
what projects 
make sense 
to start based 
on 
prioritization 
score and 
ranking 
against other 
project 
requests 
38.  PMO Lead 
To view and report a 
Board and 
Inflight project list, 
one page view across 
CEO can be 
RAG status,  
the project portfolio  
provided with 
What activities 
a summarized  were worked on, 
view of all 
projects 
What activities are 
we working on 
next, 
Risks, 
Issues, 
Dates, 
Resources, 
Escalations 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 21 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
39.  PMO Lead 
To view and report on 
We can 
Count 
benefits estimates and  quantify the 
Sum 
actuals (and totals) 
work 
As applicable 
across the project 
completed by 
based on 
portfolio 
our team and 
quantifiable vs non 
allow for 
quantifiable 
these benefits 
to be reported 
in board and 
annual reports 
40.  PMO Lead 
To view and report on 
Decisions on 
 
Schedule 
continuing a 
(baseline schedule vs 
project can be 
actual schedule) 
made  
(baseline schedule + 
AND 
schedule variances vs 
Decisions on 
actual time) 
resource 
(revised schedule vs 
management 
baseline schedule) 
can be made 
e.g. increase 
(schedule remaining 
resources 
effort) 
41.  PMO Lead 
To view and report on 
Decisions on 
 
Financials  
continuing a 
(baseline budget vs 
project can be 
actual spend) 
made  
(baseline budget + 
AND 
cost variances vs 
Decisions on 
actual spend) 
vendor 
(revised budget vs 
management 
baseline budget) 
can be made 
e.g. renew 
(Estimate to complete 
contract, 
vs approved project 
source new 
budget amount -> 
vendor 
change request) 
42.  PMO Lead 
To report on Project 
We can 
 
Assurance across the 
demonstrate a 
project portfolio 
robust project 
management 
process that 
complies with 
necessary 
approvals 
before moving 
to the next 
project phase 
AND  
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 22 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Identify if 
approval 
bottlenecks 
exist with 
certain 
approvers 
43.  PMO Lead 
To view and report on 
Better 
E.g.  
Financial insights 
financial 
run rate, predictive 
based on data already 
decisions can 
analysis capability 
entered at the project 
be made on 
level 
vendor 
engagement, 
project timing, 
resource 
allocation, so 
that we 
deliver 
projects in the 
most cost-
effective way 
44.  PMO Lead 
To view and report on 
We can make 
 
Resource overuse 
resourcing 
decisions 
such as hiring 
additional 
staff or 
external 
vendors 
45.  PMO Lead 
To view and report on 
I can easily 
Currently possible 
risks, issues and 
see from a 
but licencing model 
escalations across the 
program view 
and cost will 
portfolio in a single 
all of the 
impact this 
view 
areas 
decision 
requiring 
attention 
46.  PMO Lead 
The ability to schedule 
Reports don’t 
Or send report as 
and send email 
have be 
PDF attachment 
notification when 
manually ran 
via email 
reports are available  
which will 
(Pretty sure 
save time 
functionality 
already exists) 
47.  PMO Lead 
To have the ability to 
In the event 
Optional 
export data to a third-
that deeper 
For example: to 
party reporting tool 
analytics is 
D365? Or is 
required and 
middleware 
is not 
required? 
available in an 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 23 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
out of the box 
system 
48.  PMO Lead 
Project records to be 
If data is 
 
auditable, both in 
changed in 
terms of changes to 
the system, 
data (who, when) and 
we can 
completion of projects 
identify when, 
in accordance with HA 
what the data 
policy and procedure 
was 
previously 
and determine 
if updates are 
needed to be 
made. 
And 
I can also 
easily provide 
information to 
auditors if 
required 
49.  PMO Lead 
PIR and Lessons 
I can identify 
 
Learnt information to 
repeated 
be reported at the 
issues or 
portfolio level for 
themes 
completed projects 
across 
projects and 
implement 
solutions to 
resolve  
50.  PMO Lead 
Reporting to show 
Better 
 
suggested delivery of 
resource 
projects over a 
planning and 
calendar year/s based 
allocation can 
on cost, time to 
be made 
complete  
when deciding 
which order 
projects are to 
be delivered 
 
 
 
(Document created by 
| Jan 2024) 
Page 24 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
 
Further detail: 
Above is an example of the prioritization plan that could be generated based on time, cost, 
objectives entered as part of the project request. 
 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 25 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Maintain Static Data (Project Related) 
 
Req 
As a  
I want 
So that 
Assumptions & 
Further Details 

51.  PMO Lead 
The ability to store 
I have a 
E.g. 
resource details 
standard list 
Role type 
of resources 
Person (name) 
to choose 
from when 
Charge Rate ($) 
allocating 
Resource capacity 
against a 
Remaining resource 
project  
capacity 
AND 
I can report 
on internal 
costs 
associated 
with HA 
resources 
52.  PMO Lead 
To record strategic 
I can visibly 
 
objectives and goals 
select and 
link those 
applicable 
with a project 
for reporting 
purposes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
(Document created by 
| Jan 2024) 
Page 26 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Close Project 
 
Req 
As a  
I want 
So that 
Assumptions & 
Further Details 

53.  Project 
To record a project 
We can confirm 
 
Manager 
as being completed 
compliance with 
and provide 
PM framework 
validation that all 
and ensure that 
mandatory items 
any missing 
have been entered 
information is 
added to the 
system 
54.  Project 
To keep the closed 
The project 
Separate from 
Manager 
project record in 
record can be 
active or 
system and available  referred to later 
upcoming 
to be viewed 
when 
projects. Archive 
completing 
sub folder? 
different 
projects, either 
as training or 
predecessor 
project 
knowledge 
refresh 
55.  Project 
To keep the closed 
Reporting can 
 
Manager 
project record in 
be completed on 
system and available  current and 
to be reported on for 
historical 
historical reporting 
projects as 
required 
56.  Project 
A Post 
It can be 
 
Manager 
Implementation 
understood what 
review (PIR) activity 
worked well and 
is triggered 
what needs to 
be improved 
within the PM 
process. 
This information 
can be saved 
against the 
project and be 
reported at the 
portfolio level to 
understand 
issue themes  
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 27 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
57.  Project 
A lessons learnt 
A completed 
How to track if 
Manager 
activity is triggered  
lessons learnt 
items are 
register can be 
implemented? 
recorded and 
 
saved with the 
project  
AND  
Be accessible to 
for reporting to 
confirm 
recommendation 
implementation 
completion 
58.  Project 
To capture actual 
These can be 
 
Manager 
benefits at end of 
compared to 
project 
estimates at the 
start of the 
project  
AND 
Be submitted in 
reporting to 
Board, CEO, 
Management as 
required 
 
 
 
 
 
 
 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 28 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Procure to Pay 
 
Req 
As a  
I want 
So that 
Assumptions & 
Further Details 

59.  Project 
To link or embed the 
I can easily 
 
Manager 
procurement process  track project 
with the project 
spend (both 
register system for 
forecast and 
project spend 
actual) 
60.  Project 
To capture Contract 
I can easily 
Link to Project ID 
Manager 
ID 
cross 
Ability  
reference the 
vendor 
contract that 
relates to the 
project I am 
working on 
61.  Project 
To track contract 
The contract 
 
Manager 
expiry  
renewal 
process and 
be 
commenced 
and 
completed 
prior to the 
contract 
expiry  
62.  Project 
To track Budget vs 
I can confirm 
 
Manager 
actual cost / spend 
that vendor 
for a contract 
spend is 
aligned with 
milestones / 
targets being 
delivered by 
the vendor 
63.  Project 
To track payments 
I can monitor 
 
Manager 
made from invoices 
payments still 
received and 
to be made to 
remaining payments 
a vendor and 
needed for a contract  ensure that 
this balance 
remains 
within the 
overall project 
budget 
 
Further detail: 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 29 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
Procurement spend tracking for projects is managed via a spreadsheet. Some work has been 
commenced to migrate Procurement processes and forms into D365. 
 
 
(Document created by 
| Jan 2024) 
Page 30 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
 
10. 
 Appendix 
 
1.  Prioritization Matrix 
 
Accenture was engaged on a four week project to alleviate the planning for Housing Australia to 
manage delivery capacity and risks by: 
1.  Assisting to refine the prioritisation framework that Housing Australia can operationalise 
for all planned and upcoming initiatives. 
2.  Utilising the framework to correctly sequence all upcoming initiatives and produce and 
integrated plan with indicative cost and effort required to deliver. 
The findings of this project were delivered on 15 December 2023.  
Findings relevant to the project prioritization framework that is to be adopted by HA are shown 
below.  
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 31 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
 
 
 
(Document created by 
| Jan 2024) 
Page 32 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
 
(Document created by 
 | Jan 2024) 
Page 33 of 34 


[Business Requirements - Project Management Process and System Implementation] 
 
 
 
2.  Accenture Prioritization and Integrated Planning - Executive Summary inc. recommendations