This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'monday.com Implementation Documentation'.


 
 
 
 
 
24 February 2025 
 
Lachlan Patton 
 
Our ref: FOI2024-2412-LP 
 
Via Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Lachlan Patton 
 
Freedom of Information (FOI) request - Decision  
 
1. 

Your request 
 
On 24 December 2024 you submitted an FOI request under the Freedom of Information Act 1982 
(Cth) (FOI Act) to Housing Australia seeking:  
 
any related documentation to the implementation of the project management software 
monday.com within the organisation. 

 
These could include any form of documentation such as: 
- Solution Design Document(s) 
- Data Flow Diagram(s) 
- Requirements List(s) 
- Signed Statement of Work(s) 

 
2. 
Decision maker 
 
I am an authorised decision maker under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect 
of requests to access documents. This letter sets out my decision and reasons for the decision in 
relation to your application.  
 
3. 
Relevant material 
 
In reaching my decision, I referred to the following:  
•  the terms of your request;  
•  the content of the documents in issue; 
•  the FOI Act;  
•  Guidelines  published  by  the  Office  of  the  Australian  Information  Commissioner  under 
section 93A of the FOI Act (FOI Guidelines); and 
•  relevant case law. 
4. 
Documents in scope of request 
 
Housing Australia has identified three documents relevant to your request, being: 
 
•  Document 1: a document dated January 2024, titled "Business Requirements – Project 
Management Process and System Implementation"; 
•  Document  2:  a  document  titled  "Addendum  to  Business  Requirements  –  Project 
Management Process and System Implementation"; 
 
Level 23 
 
420 George Street 
 
Sydney NSW 2000 
 
housingaustralia.gov.au   
 
 
 
 
ABN 22 498 714 570 
L\35
 
6869795.1 
 
 


 
 
 
 
 
•  Document 3: a Service Agreement dated 11 March 2024, between Product Rocket Pty 
Ltd and Housing Australia. 
 
5.  
Consultation with third parties 
 
Before making this Decision, I consulted with two third parties under section 27 of the FOI Act.  
 
•  Accenture, which was consulted in respect of Document 1; and 
•  Product Rocket Pty Ltd, which was consulted in respect of Document 3. 
 
6. 

Decision 
 
I have decided to: 
 
•  release Document 2 in full; and 
•  release Documents 1 and in part. 
 
7. 
Exemptions claimed 
 
Section 7 Commercial Activities - exempt from the operation of the FOI Act 
 
Section 7(2) of the FOI Act provides “the bodies and Departments specified in Part II of Schedule 
2 are exempt from the operation of the Act in relation to the documents referred to in that Schedule 
in  relation  to  them
.”  Part  II  of  Schedule  2  relevantly  includes  “Housing  Australia,  in  relation  to 
documents in respect of its commercial activities
”.  
 
Definition of commercial activities 
 
Commercial activities is defined in subsection 7(3) of the FOI Act to mean:  
 
(a) 
activities carried on by an agency on a commercial basis in competition with 
persons other than governments or authorities of governments; or 

(b) 
activities, carried on by an agency, that may be reasonably be expected in 
the foreseeable future to be carried on by the agency on a commercial basis 
in  competition  with  persons  other  than  governments  or  authorities  of 
governments.
 
 
Documents  "in  respect  of"  commercial  activities  is  defined  in  subsection  7(4)  of  the  FOI  Act  to 
mean: 
documents received or brought into existence in the course of, or for the purposes of, 
the carrying on of those activities. 

 
In Bell v Commonwealth Scientific and Industrial Research Organisation [2008] FCAFC 40, the 
Ful   Federal  Court  affirmed  the  Administrative  Appeals  Tribunal’s  reasoning  in  finding  that 
documents  were  exempt  under  s  7(2)  because  they  were  documents  in  respect  of  CSIRO’s 
commercial activities (I note that, like Housing Australia, CSIRO is specified at Part II of Schedule 
2 of the FOI Act as exempt from the operation of the FOI Act in relation to documents in respect 
of its commercial activities).  
 
 
 
 
Level 23 
 
420 George Street 
 
Sydney NSW 2000 
 
housingaustralia.gov.au   
 
 
 
 
ABN 22 498 714 570 
L\35
 
6869795.1 
 
 


 
 
 
 
 
Application of section 7 to the documents relevant to your request 
 
I have carefully considered the documents which are the subject of your request and have decided 
that parts of pages 20 and 25 of Document 1 are excluded under section 7(2) as they relate to 
Housing Australia’s commercial activities and were created for the purposes of such activities. 
 
Housing Australia’s funding programs are implemented in accordance with the Housing Australia 
Investment  Mandate  Direction  2018
  and  involve  engagement  with  a  range  of  commercial 
counterparties - including government entities, private and institutional investors and community 
housing  providers  -  with  a  view  to  increasing  the  availability  of  social  and  affordable  housing 
through  a  range  of  measures,  including  structured  financing  transactions  entered  into  on  arms’ 
length commercial terms.  
 
Parts  of  pages  20  and  25  of  Document  1  contain  details  about  specific  funding  programs  that 
Housing  Australia  engages  in  and  contain  financial  and  other  information  that  is  commercial  in 
confidence in respect of those programs, such as projected costs and timeframes in respect of 
specific programs.  
 
Parts  of  pages  8-11,  14-24  and  26-29  of  Document  1  contain  details  about  the  methodology 
employed by Housing Australia in assessing and prioritising projects. This information is in respect 
of  Housing  Australia's  commercial  activities  and  was  brought  into  existence  for  the  purpose  of 
Housing Australia's assessment and management of commercial programs and projects.  
 
I  am satisfied  that  those parts  of Document  1  are in  respect of  Housing Australia's commercial 
activities, and as such are excluded from the operation of the FOI Act under s 7(2). 
 
Section 47: commercially valuable information 
 
Section 47(1) of the FOI Act provides: 
 
 
A document is an exempt document if its disclosure under this Act would disclose: 
 
 

(a) trade secrets; or 
 
(b) any other information having a commercial value that would be, or could reasonably be 
expected to be, destroyed or diminished if the information were disclosed. 

 
As noted above, I consulted with Accenture under s 27 of the FOI Act in relation to Document 1.  
 
Accenture submitted that particular parts of pages 9, 11-13, 20, 25 and 31-34 are exempt under  
s 47(1)(b) of the FOI Act. 
 
I  accept  that  those  parts  of  Document  1  that  Accenture  identified  in  their  submission  have 
commercial value to Accenture. The information shows how Accenture provides particular services 
as a commercial entity and the methodologies and models it uses in providing those services. I 
also  consider  that  the  commercial  value  of  the  information  would  be,  or  could  reasonably  be 
expected  to  be,  destroyed  or  diminished  if  it  were  disclosed,  in  circumstances  where  it  would 
disclose  to  Accenture's  competitors  in  the  market  the  manner  in  which  Accenture  provides  its 
services and the particular methodologies it uses. 
 
I am satisfied that those parts of Document 1 identified by Accenture are exempt from disclosure 
under s 47(1)(b) of the FOI Act. 
 
Level 23 
 
420 George Street 
 
Sydney NSW 2000 
 
housingaustralia.gov.au   
 
 
 
 
ABN 22 498 714 570 
L\35
 
6869795.1 
 
 



 
 
 
 
 
In Document 3, I also consider that the fees charged by Product Rocket Pty Ltd as noted in the 
Services Agreement to be commercially valuable information, being the fees charged by Product 
Rocket for its consultancy services within a competitive market. I am satisfied that the commercial 
value of the information would be, or could reasonably be expected to be, destroyed or diminished 
if it were disclosed, in circumstances where it would disclose to Product Rocket's competitors in 
the market the fees that it charges a particular client, thereby diminishing its ability to differentiate 
from its competitors when competing for work. 
 
Accordingly, I am satisfied that the fees noted in Document 3 at pages 18-19 are exempt under s 
47(1)(b) of the FOI Act. 
 
Section 22: Irrelevant information: individual's names in the documents 
 
I have also removed from the documents the names of individuals under s 22 of the FOI Act as 
irrelevant information to your request. 
 
8. 
Rights of Review 
 
In accordance with section 26(1)(c) of the FOI Act, a statement setting out your rights of review 
under the Act is at Attachment A.  
 
Yours sincerely  
 
 
 
 
Nicola Jacobs 
Chief Legal Officer and Company Secretary  
Housing Australia 
 
 
 
 
 
Level 23 
 
420 George Street 
 
Sydney NSW 2000 
 
housingaustralia.gov.au   
 
 
 
 
ABN 22 498 714 570 
L\35
 
6869795.1 
 
 


 
 
 
 
 
Attachment A 
Review rights 
 
You are entitled to seek review of this decision.  
 
Internal Review 
 
Firstly, under section 54 of the FOI Act, you may apply for an internal review of the decision. Your 
application must be made by whichever date is the later between: 
•  30 days of you receiving this notice; or 
•  15 days of you receiving the documents to which you have been granted access. 
An  internal  review  will  be  conducted  by  a  different  officer  from  the  original  decision-maker.  No 
particular  form  is  required  to  apply  for  review  although  it  will  assist  your  case  to  set  out  in  the 
application the grounds on which you believe that the original decision should be overturned. An 
application for a review of the decision should be addressed to: 
 
 
FOI Coordinator  
 
xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
1800 549 767 
 
If  you  choose  to  seek  an  internal  review,  you  will  subsequently  have  a  right  to  apply  to  the 
Australian Information Commissioner for a review of the internal review decision. 
 
External review by the Australian Information Commissioner 
 
Alternatively,  under  section  54L  of  the  FOI  Act,  you  may  seek  review  of  this  decision  by  the 
Australian Information Commissioner without first going to internal review. Your application must 
be made within 60 days of you receiving this notice. 
 
The  Information  Commissioner  is  an  independent  office  holder  who  may  review  decisions  of 
agencies  and  Ministers  under  the  FOI  Act.  More  information  is  available  on  the  Information 
Commissioner's website www.oaic.gov.au. 
 
You can contact the Information Commissioner to request a review of a decision online or by writing 
to the Information Commissioner at: 
 
GPO Box 5288 
Sydney NSW 2001 
 
Complaints to Ombudsman or Information Commissioner 
 
If you are unhappy with the way we have handled your FOI request, please let us know what we 
could have done better. We may be able to rectify the problem. If you are not satisfied with our 
response, you can make a complaint to the Australian Information Commissioner.  
 
You may  complain  to  either  the  Commonwealth  Ombudsman  or  the  Information Commissioner 
about action taken by Housing Australia in relation to the application. The Ombudsman will consult 
with the Information Commissioner before investigating a complaint about the handling of an FOI 
request. 
 
 
Level 23 
 
420 George Street 
 
Sydney NSW 2000 
 
housingaustralia.gov.au   
 
 
 
 
ABN 22 498 714 570 
L\35
 
6869795.1 
 
 


 
 
 
 
 
Your enquiries to the Ombudsman can be directed to: 
 
 
Phone 1300 362 072 (local call charge) 
 
The enquiry form on the Commonwealth Ombudsman website 
 
For complaints, the complaint form on the Commonwealth Ombudsman website 
 
Your enquiries to the Information Commissioner can be directed to: 
 
 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
 
The enquiry form on the OAIC website 
 
For complaints, the complaint form in relation to FOIs on the OAIC website 
 
The request should be in writing and should set out the grounds on which it is considered that the 
action taken in relation to the request should be investigated and identify Housing Australia as the 
relevant agency.  
 
 
 
Level 23 
 
420 George Street 
 
Sydney NSW 2000 
 
housingaustralia.gov.au   
 
 
 
 
ABN 22 498 714 570 
L\35
 
6869795.1