Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents Relating to the Sharing of DVA Client Information'.

 
 
 
 
 
 
Reference: FOI 24-011 
 
 
Nosey Rosey 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
Dear Nosey Rosey  
 
Your Freedom of Information request–decision 
I refer to your request to Safe Work Australia (the Agency) on 14 December 2024 for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act).  
You requested access to: 
I seek access to any and all documents, records, data, and supporting material 
held by [Name of Agency] concerning the sharing of personal information 
originating from the Department of Veterans’ Affairs (DVA) over the last ten 
years. This includes any data transfers from or to the DVA, whether they were 
one-off exchanges or ongoing, systematic transfers of DVA client information, 
including personal, medical, financial, or service-related details concerning 
veterans or their dependents. 
I am interested in obtaining a comprehensive understanding of what DVA client 
information [Authority name] has received or accessed and for what purposes. 
Specifically, I request: 
All records of data sharing arrangements between DVA and [Authority name], 
including but not limited to memoranda of understanding, service-level 
agreements, emails, letters, meeting minutes, file transfer logs, internal reports, 
and instructions that outline what data was shared, when it was shared, and the 
format or system used for the transfer. 
Any policies, procedures, guidelines, or frameworks that govern how [Authority 
name] requests, obtains, stores, handles, or uses DVA client information. This 
includes documents that detail the criteria for approving access to such data, any 
consent or authorization processes, security controls, and retention or destruction 
policies. 
Copies of any ethics committee approvals, privacy impact assessments, internal 
review board decisions, or other documents that reflect deliberations or 
authorizations for obtaining DVA client information. This includes records that 
show the agency considered the ethical, legal, or privacy implications of receiving 
or using DVA client data. 
2 Phillip Law Street, New Acton ACT 2601  
GPO Box 641, Canberra ACT 2601 
www.safeworkaustralia.gov.au 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documents that outline the intended uses or practical applications of the DVA 
client data, such as project proposals, business cases, internal strategy papers, 
or briefings that explain why [Authority name] sought access to this information, 
how it was intended to be integrated into the agency’s operations, and any 
expected outcomes or benefits. 
A representative sample (in a suitably de-identified or redacted form) of the data 
or data fields received, so long as providing this sample does not breach any 
exemption under the FOI Act. The purpose is to understand the nature and 
granularity of the information shared, without disclosing identifiable personal 
details. 
If the only data [Authority name] received pertains solely to data linked to the Centrelink 
Confirmation eServices (CCeS) arrangements as described at 
https://www.servicesaustralia.gov.au/centrelink-confirmation-eservices-cces, and there 
were no other forms of DVA data shared, then no CCeS-related data needs to be 
provided under this request.’. 
My decision  
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
I have decided to refuse your request for access under subsection 24A(1) of the FOI Act 
on the basis that all reasonable steps have been taken to find the documents and I am 
satisfied that the documents do not exist. 
Reasons for decision 
An agency may refuse a request for access under subsection 24A(1) of the FOI Act if:  
(a) all reasonable steps have been taken to find the document; and  
(b) the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i) is in the agency's or Minister’s possession but cannot be found; or  
(ii) does not exist. 
The Agency's record management database was searched for relevant documents using 
key search terms relevant to your request. Search terms used included “DVA or 
Veterans’ Affairs”. Searches were also conducted of individual and group email accounts 
and consultation with relevant members of the Agency’s staff also took place. 
I am satisfied that the searches conducted were thorough and all reasonable steps have 
been taken to locate documents relevant to your request. I am satisfied that the 
documents referred to in your request do not exist. 
 
 
2 Phillip Law Street, New Acton ACT 2601  
GPO Box 641, Canberra ACT 2601 
www.safeworkaustralia.gov.au 
 
 

 
 
 
 
 
 
Why the documents do not exist 
In making this decision, I note that the Agency leads the development of national policy 
to improve work health and safety (WHS) and workers' compensation arrangements 
across Australia. As part of this, the Agency is responsible for developing and evaluating 
the model WHS laws. The Agency has not received personal information originating from 
the DVA over the last ten years. The Agency also has not had a data sharing agreement 
with the DVA in relation to the provision of personal information originating from the DVA 
over the last ten years.  
I have therefore decided to refuse your request pursuant to subparagraph 24A(1)(b)(ii) of 
the FOI Act. I have enclosed information about your rights of review under the FOI Act at 
Attachment A. 
Further assistance 
If you have any questions, please email xxx@xxx.xxx.xx.  
Yours sincerely 
 
 
 
 
Angela Wallbank 
Group manager, Policy and Consultation 
Safe Work Australia  
 
Date 15 January 2025 
2 Phillip Law Street, New Acton ACT 2601  
GPO Box 641, Canberra ACT 2601 
www.safeworkaustralia.gov.au 
 
 
 
 
 
 
 
 
Attachment A 
Review rights and complaints  
If you are dissatisfied with this decision, certain rights of review and avenues to lodge a 
complaint are available to you.  
Asking for an explanation of an FOI decision 
Before you ask for a formal review of an FOI decision, you can contact us and we will 
explain the decision to you.  
Asking for a formal review of an FOI decision 
If you still believe the decision is incorrect, the FOI Act gives you the right to apply for a 
review of the decision. Under sections 54 and 54L of the FOI Act, you can apply for a 
review of an FOI decision by: 
•  an internal review officer in the department and/or 
•  the Australian Information Commissioner. 
There are no fees for applying for a formal review. 
Internal Review  
You may apply for an internal review of the decision. Your application must be made by 
whichever date is the later of: 
•  30 days of you receiving this notice, or 
•  15 days of you receiving the documents to which you have been granted access.  
 
 
2 Phillip Law Street, New Acton ACT 2601  
GPO Box 641, Canberra ACT 2601 
www.safeworkaustralia.gov.au 
 
 
 
 
 
 
 
 
An internal review will be conducted by a different officer from the original decision-
maker. No particular form is required to apply for review, although it will assist your case 
to set out in the application the grounds on which you believe that the original decision 
should be overturned. An application for a review of the decision should be addressed to: 
FOI Officer 
GPO Box 641 
CANBERRA  ACT  2601 
Or 
xxx@xxx.xxx.xx  
If an internal review is conducted, you may apply to the Australian Information 
Commissioner for a review of the internal review decision. 
External review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask 
the Australian Information Commissioner to review the decision.  
The Australian Information Commissioner is an independent office holder who may 
review decisions made under the FOI Act. More information is available on the Australian 
Information Commissioner's website at www.oaic.gov.au. 
Your application must be made within 60 days of you receiving this notice. 
You can submit your application using the Information Commissioner Review Application 
online form. You can contact the Australian Information Commissioner by emailing 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx. 
You can also contact the Australian Information Commissioner to request a review of a 
decision by writing to the Australian Information Commission at: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
Sydney NSW 2001 
2 Phillip Law Street, New Acton ACT 2601  
GPO Box 641, Canberra ACT 2601 
www.safeworkaustralia.gov.au 
 
 
 
 
 
 
 
 
Complaints to the Australian Information Commissioner  
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the Australian 
Information Commissioner about action taken by Safe Work Australia in relation to your 
FOI request.  
Your complaint to the Australian Information Commissioner must be in writing. You may 
complain to the Australian Information Commissioner vis their online FOI complaint form.  
The Commonwealth Ombudsman will consult with the Australian Information 
Commissioner before investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
Enquiries to the Commonwealth Ombudsman can be directed to: 
Phone 1300 362 072 (local call charge) 
Email xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
Enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx  
 
 
2 Phillip Law Street, New Acton ACT 2601  
GPO Box 641, Canberra ACT 2601 
www.safeworkaustralia.gov.au