AUSTRALIAN MILITARY FORCES RELIEF TRUST FUND 
STATEMENT OF REASONS UNDER THE FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
1. 
I refer to the request by Glenn Hamiltonshire (the applicant), dated and received on 26 
November 2024 by the Australian Military Forces Relief Trust Fund (AMFRTF) for access 
to the following documents under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act): 
Style  Guides/Brand  Guides/Writing  Guides  currently  used  for  the  Australian  Military 
Forces Relief Trust Fund 
FOI decision maker 
2. 
I am the authorised officer pursuant to section 23 of the FOI Act to make a decision on this 
FOI request. 
Documents identified 
3. 
I have identified no documents falling within the scope of the request. 
Decision 
4. 
I have decided to refuse the request under section 24A of the FOI Act. 
Material taken into account 
5. 
In making my decision, I have had regard to: 
a. 
the terms of the request; 
b. 
relevant provisions of the FOI Act; and 
c. 
the Guidelines published by the Office of the Australian Information 
Commissioner under section 93A of the FOI Act (the Guidelines). 
REASONS FOR DECISION 
Section 24A – Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have 
not been received 
6. 
Section 24A(1) of the FOI Act states: 
(1) 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a) 
all reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b) 
the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i) 
is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
(ii) 
does not exist. 
7. 
Paragraph 3.94 of the Guidelines advises the detail that this statement of reasons should 
include to refuse a request under section 24A(l): 
…the  statement  of  reasons  given  to  the  applicant  should  sufficiently  identify  the 
document, explain why it cannot be found or is known not to exist or to be in the agency’s 
possession, describe the steps the agency took to search for the document, and note the 
limitations of any search… 
1 

---

 
 
8. 
Personnel  from  the  AMFRTF  conducted  searches.  Searches  were  conducted  in  the 
electronic document record system ‘Objective’ for documents related to the scope of the 
request. No documents were identified that matched the request.  
9. 
I am satisfied that all reasonable steps have been taken to locate the documents sought by 
the applicant.  
10.  I am satisfied that the documents in the scope of the requests do not exist, and refuse the 
request under section 24A(1) of the FOI Act. 
FURTHER INFORMATION 
11.  The AMFRTF was established under Part V of the Services Trust Fund Act 1947. Since 
2007 the AMFRTF has traded under the name Army Relief Trust Fund. 
 
 
 
 
Digitally signed by 
 
Craig 
Craig DOBSON 
 
 
Date: 2024.12.18 
 
DOBSON 12:51:34 +11'00'
 
C.D. Dobson, AM, CSC 
Major General 
Decision Maker 
Australian Military Forces Relief Trust Fund 
 
2 

---