Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'AFP Style/Brand/Writing Guides'.


OFFI
F CI
C AL
A  L
ANNEXURE A 
 
STATEMENT OF REASONS RELATING TO AN FOI REQUEST BY 
GLENN HAMILTONSHIRE 
 
I, Casey, FOI Team Leader, Freedom of Information, am an officer authorised under section 23 of the 
Act to make decisions in relation to the Australian Federal Police (AFP). 
 
What follows is my decision and reasons for the decision in relation to your request. 
 
BACKGROUND 
 
On 24 October 2024, the AFP received your request in the following terms: 
 
Request: 
 
I request access to the Style Guides/Brand Guides/Writing Guides currently used for the 
Australian Federal Police. 
 
On 19 November 2024, you agreed to an 30 day extension of time pursuant to section 15AA of the 
Act. 
 
SEARCHES 
 
Searches for documents were undertaken by Corporate Communications as the relevant business 
area with responsibility for the documents to which you seek access. 
 
WAIVER OF CHARGES 
 
Given the request has totalled only 83 pages and was not a complex request to process, I am waiving any 
further fees and charges which are normal y associated with the processing of applications under the 
Act. 
 
EVIDENCE/MATERIAL ON WHICH MY FINDINGS WERE BASED 
 
In reaching my decision, I have relied on the following: 
 
•  the scope of your request; 
•  the contents of the documents identified as relevant to the request; 
•  advice from AFP officers with responsibility for matters contained in the documents; 
•  the Act; and 
•  the guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner under 
section 93A of the Act. 
 
DECISION 
 
I have identified 2 documents relevant to your request that being AFP Corporate Writing Style Guide and 
AFP Visual Identity style Guide. 
 
I have decided to: 
 
•  release 1 (one) document in part with deletions pursuant to section 47E(d); and  
•  refuse access to 1 (one) document, pursuant to section 47E(d) of the Act. 
 
My reasons for this decision are set out below. 
 
 
OFFICIAL 
OFFI
F CI
C AL
A  L
 
REASONS FOR DECISION 
 
Material to which section 47E(d) applies: 
 
Section 47E(d) of the Act provides that: 
 
“A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably 
be expected to, do any of the following: 
 
… 
(d) 
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency;…” 
 
The document and sections of document identified as exempt under this section of the Act contains 
information, the release of which, would have a substantial adverse effect on the conduct of AFP 
operations – specifically, the AFP’s expected functions as a law enforcement agency.  
 
The AFP performs a variety of statutory functions, more broadly the AFP’s role is to protect 
Australians and Australia’s interests from serious criminal threats. The information identified as 
exempt under this section of the Act provides details relevant to the AFP’s processes in style, design 
and production of AFP messaging and branding. 
 
I am of the view that disclosure of this information could potentially jeopardise the integrity and the 
effectiveness of this process and information. Release of this information more widely could put the 
agency at risk as online sharing could result in the unauthorised design and creation of assets which 
could be developed to look to be legitimate AFP messaging and branding. This could have the 
potential for actors to pose as AFP appointees and engage in unlawful behaviour, which would put the 
AFP and more broadly the community at risk. 
 
Additionally, parts of the documents identified as exempt under this section of the Act contain 
information which reveals internal AFP email addresses, links and contact details. These details are 
not widely known and disclosure of this information would impact the AFP’s day to day operations by 
resulting in a diversion of AFP resources to responding to unsolicited access and correspondence 
through these points of contact. 
 
However, I must give access to this information unless, in the circumstances, access at this time 
would be contrary to the public interest. 
 
I have considered the following factors favouring disclosure:  
 
(a) 
the general public interest in access to documents as expressed in sections 3 and 11B of 
the Act; and 
(b) 
the public interest in people being able to scrutinise the operations of a government 
agency and in promoting governmental accountability and transparency. 
 
While it may be argued the release of this information would promote the objects of the Act, scrutinise 
the operations of a government agency and promote government accountability and transparency, I 
consider release would make only a minimal (if any) contribution to those public interest factors. 
 
On the other hand, I consider the prejudice to the agency operations and should be given greater 
weight. I have considered the following factors against disclosure: 
 
(c) 
the need for the agency to maintain the confidentiality with regard to the subject matter 
of information relating to the AFP’s brand guidelines; 
 
OFFI
F CI
C AL
A  L
OFFI
F CI
C AL
A  L
 
(d) 
that if information concerning internal contact details were revealed, it may have a 
substantial adverse effect on the conduct of AFP operations in the future; 
(e) 
if such information was disclosed, it would divert AFP resources from the proper conduct 
of their expected operations; and 
(f) 
the need for the agency to maintain the efficiency of current procedures. 
 
While there is a public interest in providing access to documents held by the AFP, I have given greater 
weight to factors (c) and (f) above and conclude that on balance, disclosure is not in the public interest, 
given the need to maintain the ensure the effectiveness of current procedures. Accordingly, I find that 
the documents or parts of the documents are exempt under section 47E(d) of the Act. 
 
 
 
 
 
OFFI
F CI
C AL
A  L
OFFI
F CI
C AL
A  L
 
***YOU SHOULD READ THIS GENERAL ADVICE IN CONJUNCTION WITH THE LEGISLATIVE 
REQUIREMENTS IN THE FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982*** 
 
REVIEW AND COMPLAINT RIGHTS 
 
If you are dissatisfied with a Freedom of Information decision made by the AFP, you can apply either for 
internal review of the decision, or for a review by the Information Commissioner (IC). You do not have to 
apply for internal review before seeking review by the IC. 
 
For complaints about the AFP’s actions in processing your request, you do not need to seek review by 
either the AFP or the IC in making your complaint.   
 
REVIEW RIGHTS under Part VI of the Act 
 
Internal review by the AFP 
 
Section 54 of the FOI Act gives you the right to apply for internal review of this decision. No particular 
form is required to make an application for internal review, however, an application needs to be made in 
writing within 30 days of this decision. It would assist the independent AFP decision-maker responsible 
for reviewing the file if you set out in the application, the grounds on which you consider the decision 
should be reviewed. 
 
Section 54B of the FOI Act provides that the internal review submission must be made within 30 days. 
Applications may be sent by email (xxx@xxx.xxx.xx) or addressed to: 
 
Freedom of Information 
Australian Federal Police 
GPO Box 401 
Canberra ACT 2601 
 
REVIEW RIGHTS under Part VII of the Act 
 
Review by the Information Commissioner 
 
Alternatively, section 54L of the FOI Act gives you the right to apply directly to the IC for review of this 
decision. In making your application you will need to provide an address for notices to be sent (this can 
be an email address) and a copy of the AFP decision. 
 
Section 54S of the FOI Act provides the timeframes for an IC review submission. For an access refusal 
decision covered by section 54L(2), the application must be made within 60 days. For an access grant 
decision covered by section 54M(2), the application must be made within 30 days. 
 
Applications for IC review may be lodged by email (xxxxx@xxxx.xxx.xx), using the OAIC’s online 
application form (available at www.oaic.gov.au) or addressed to: 
 
 
Office of the Australian Information Commissioner 
 
GPO Box 5128 
 
Sydney NSW 2001 
 
The IC encourages parties to an IC review to resolve their dispute informally, and to consider possible 
compromises or alternative solutions to the dispute in this matter. The AFP would be pleased to assist 
you in this regard. 
 
Complaint 
 
 
OFFI
F CI
C AL
A  L
OFFI
F CI
C AL
A  L
 
If you are unhappy with the way we have handled your FOI request, please let us know what we could 
have done better. We may be able to rectify the problem. If you are not satisfied with our response, you 
can make a complaint to the IC. A complaint may be lodged using the same methods identified above. It 
would assist if you set out the action you consider should be investigation and your reasons or grounds. 
 
More information about IC reviews and complaints is available on the OAIC’s website at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/. 
 
 
OFFI
F CI
C AL
A  L