Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI review and complaint documents August 2024'.


FOIREQ24/00508     0983

FOIREQ24/00508     0984
FOIREQ24/00508     0985
 
June 2023 
FOI Complaint recommendation cases: 
Overview of process   
This resource applies to managing FOI Complaint Recommendation Cases and should be read in 
conjunction with Part 11 of the FOI Guidelines, the Regulatory Action Policy and FOI Complaints: 
Overview of investigation process resource. 
Key principles 
•  The Information Commissioner can investigate under Part VIIB of the FOI Act agency actions 
relating to the handling of FOI matters. This involves investigating complaints received from 
complainants (s 70) as wel  as conducting own motion investigations (s 69(2)). 
•  The complaints process set out in Part VIIB is primarily intended to deal with the manner in 
which agencies handle FOI requests and procedural compliance matters. 
•  The FOI Act sets out certain rules that apply to the conduct of the Information Commissioner’s 
complaint investigations and Commissioner initiated investigations. The guiding principle is 
that an investigation shal  be conducted in private and in the way the Information 
Commissioner considers fit (s 76(1)). 
•  On completing an investigation, the Information Commissioner must provide a ‘notice on 
completion’ to the agency and to the complainant (if there is one) (s 86). 
•  The Information Commissioner’s notice must include the investigation results, the 
investigation recommendations (if any), and the reasons for those results and any 
recommendations (s 86(2)). 
•  In addition to including opinions, conclusions or suggestions in a notice on completion, the 
Information Commissioner may also make ‘formal recommendations to the respondent 
agency that the Information Commissioner believes that the agency ought to implement’ (s 
88).  
•  If the Information Commissioner is not satisfied that the agency has taken adequate and 
appropriate action to implement a formal recommendation, the Information Commissioner 
may issue a written ‘implementation notice’ requiring the agency to provide within a specified 
time particulars of any action the agency wil  take to implement the Information 
Commissioner’s recommendations (s 89). 
 
 

FOIREQ24/00508     0986

FOIREQ24/00508     0987

FOIREQ24/00508     0988

FOIREQ24/00508     0989

FOIREQ24/00508     0990

FOIREQ24/00508     0991

FOIREQ24/00508     0992

FOIREQ24/00508     0993

FOIREQ24/00508     0994

FOIREQ24/00508     0995

FOIREQ24/00508     0996

FOIREQ24/00508     0997

FOIREQ24/00508     0998

FOIREQ24/00508     0999

FOIREQ24/00508     1000

FOIREQ24/00508     1001

FOIREQ24/00508     1002
 FOIREQ24/00508     1003
Appendix A: D2023/002296 
Review Case Plan – Reviews and Investigations 
The purpose of the review case plan – Reviews and Investigations is to: 
•  ensure that al  relevant procedural fairness steps are taken in a timely manner at the appropriate stage of the IC review process 
•  prevent unnecessary delays by ensuring procedural issues are addressed when they arise 
•  increase efficiency and prevent replication by giving staff the tools to build on the work done and knowledge gained by their col eagues at each stage of 
the case management process and 
•  provide confidence to staff and the Executive that matters al ocated to the Significant Decisions Team are ready for a decision. 
Review advisers in the Reviews and Investigations Team should complete the review case plan prior to transferring the matter to the Significant Decisions Team. 
Use of the attachments for planning and review 
The review case plan – Reviews and Investigations includes 2 attachments: 
•  Attachment A – Documents at issue – is a list of the documents at issue and the exemptions that apply to each 
•  Attachment B –Further information required – is a matrix setting out what further information is required in relation to each issue. 
•  The purpose of these tools is to identify information gaps and plan the strategy for finalising the review. While the review case plan requires that 
Review Advisers ensure the attachments are completed prior to transfer, Review Advisers in the Reviews and Investigations Team should ideal y 
ensure the attachments are completed upon al ocation and updated over the course of the IC review. 
 
4 
oaic.gov.au 

FOIREQ24/00508     1004

FOIREQ24/00508     1005

FOIREQ24/00508     1006

FOIREQ24/00508     1007
Attachment B: Further information required 
The below table must be completed before allocating the matter to the Significant Decisions Team. Please complete the below table by including any relevant FOI Act requirements, any 
further information required to properly assess each requirement, and the source of the information. For example: 
FOI Act requirement 
Further information required and source 
S 24AB – was the request 
Not under contention. No further information required 
consultation process fol owed? 
S 24AA – substantial diversion 
The agency has indicated processing the request would take more than 250 hours but has not provided any 
further details. 
Request the agency provide: 
•  a breakdown of the 250 hours processing time and information about how it calculated that figure. 
•  whether sampling was undertaken and if so, copies of the sample documents 
•  information about the relevance of the sample and how it relates to the calculation of processing 
time 
S 24AA – unreasonable 
The agency has not specifical y addressed unreasonable diversion in its decision or submissions. 
diversion 
Request the agency provide submissions as to why it considers the work involved in processing the request 
would unreasonably divert the resources from its other operations. 
 
 
 
8 
oaic.gov.au 

FOIREQ24/00508     1008

FOIREQ24/00508     1009

FOIREQ24/00508     1010

FOIREQ24/00508     1011

FOIREQ24/00508     1012

FOIREQ24/00508     1013