Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI review and complaint documents August 2024'.


Al  documents should be the most up-to-date versions, without any editing markup. 
Exclusions: 
1.  Duplicate documents 
2.  FOI Guidelines and other documents published on the OAIC's website (except 
those on the OAIC's disclosure log) 
3.  The FOI Act and IC Reviews 
4.  Emails (except email templates) 
5.  Documents tracking IC Reviews or FOI Complaints. 
For clarity, the fol owing is provided as guidance only on the scope and intentions of my 
request: 
I am seeking documents similar to those released in the fol owing FOI requests: 
−  FOIREQ23/00196 (excluding Document 4 as it is irrelevant to IC Reviews or FOI 
Complaints) 
−  FOIREQ2300156, including: 
o  The latest version of all documents relevant to IC Reviews and FOI 
Complaints o Al  relevant documents listed under the 'Sample 
letters/guidance' column in Document 57 "IC review process" 
−  FOIREQ23/00111 (latest versions) 
−  FOIREQ24/00330, including: 
o  The template email "Recent charges decision and invitation to make a 
revised decision" 
o  The template Attachment to document 1 – Letter about charges 
My intention is to access the updated versions of the above-mentioned documents, as 
well as any similar relevant documents not captured in the previous FOI requests. 
On 13 August 2024, we sought to consult upon the scope of your request as follows: 
‘Operating Procedures’ or  We note that your request uses the term 
‘Operating Information’ 
‘operating procedures or similar documents’. 
We have interpreted this to have the same 
meaning as ‘operational information’ set out in 
section 8A of the FOI Act. ‘Operational 
information’ is defined as ‘information held by 
the agency to assist the agency to perform or 
exercise [its] functions or powers’, and includes 
‘rules, guidelines, practices and precedents’ held 
by the agency to assist in making decisions. For 
the purposes of this request, we consider 
2 
 
templates held by the OAIC to be operational 
information. 
That is, we interpret your request to be seeking 
policies, procedures and templates that govern 
how the OAIC processes IC reviews and FOI 
complaints. 
Please kindly confirm whether you agree with this 
interpretation of operating procedures or similar 
documents.’ 
Duplicate Provision of 
We note that your request expressly excludes ‘FOI 
Documents  
Guidelines and other documents published on the 
OAIC's website’ from scope, however, does not 
exclude documents already uploaded onto the 
disclosure log. 
Specifical y, you provide the fol owing matter 
numbers by way of il ustration of documents you 
are requesting: 
1.  FOIREQ23/00111 
2.  FOIREQ23/00156  
3.  FOIREQ23/00196  
4.  FOIREQ24/00330 
I note that of these requests, you were the FOI 
applicant in FOIREQ23/00156 and 
FOIREQ24/00196. This means that, in addition to 
these documents being uploaded onto the 
disclosure log and thus public information, you 
are already in possession of the documents 
located as part of this request. 
To assist in maintaining efficient practices for FOI 
processing, we interpret the scope of your request 
as excluding documents already provided to 
yourself, and documents already uploaded onto 
the disclosure log. 
This will enable the OAIC to focus on locating any 
updated material and avoid duplicate processing 
3 
 
of requests and duplicate provision of 
documents. 
Updated Versions 
In line with the above, our understanding of your 
request is that you are only seeking access to 
updated versions, if any, of the policies, 
procedures and templates previously released 
under the fol owing matter numbers: 
1.  FOIREQ23/00111 
2.  FOIREQ23/00156  
3.  FOIREQ23/00196  
4.  FOIREQ24/00330 
Please kindly confirm whether you agree with this 
interpretation. 
I note that on 13 August 2024, you replied with the following advice regarding scope: 
I agree with your first interpretation regarding operational information. 
I agree with your second interpretation regarding exclusions, on the condition that you 
list each document excluded in this manner and provide its location. For example: 
"Document ABC123 is excluded as it is available on FOIREQ12/12345 Document 47." 
Please also release the "Schedule of Documents" for FOIREQ23/00111. If this is not 
possible, documents already on the disclosure log remain within the scope of my 
request. 
I partial y agree with your third interpretation. I am seeking updated versions of the 
policies, procedures, and templates from the previously released documents (related 
to IC Review and FOI Complaints). However, I am also seeking any other similar 
documents (if they exist) that were not included in FOIREQ23/00111, FOIREQ23/00156, 
FOIREQ23/00196, and FOIREQ24/00330. 
Upon assessment of the amended scope, the OAIC made a decision to process your 
request based on the terms of your initial request, dated 9 August 2024.  
Request timeframe 
Your request was made on 9 August 2024.  
This means that a decision on your request is due by 9 September 2024. 
4 
 
Decision 
I am an officer authorised under section 23(1) of the FOI Act to make decisions in 
relation to FOI requests on behalf of the OAIC. 
Subject to the following provisions of the FOI Act, I have made a decision to: 
•  grant full access to 159 documents, and 
•  grant access in part to 24 documents. 
Searches Undertaken 
The FOI Act requires that all reasonable steps have been taken to locate documents 
within scope of an FOI request.  
The following line area of the OAIC conducted reasonable searches for documents 
relevant to you request: 
•  The Freedom of Information Branch 
Searches were conducted across the OAIC’s various document storage systems 
including: 
•  the OAIC’s document holding system – Content Manager 
•  OAIC’s email system 
The following search terms were used when undertaking electronic records 
searches:  
Having consulted with the relevant line areas and undertaken a review of the records 
of the various search and retrieval efforts, I am satisfied that a reasonable search has 
been undertaken in response to your request.  
Reasons for decision 
Material taken into account 
In making my decision, I have had regard to the following: 
•  your FOI request dated 9 August 2024 Month 
•  the FOI Act, in particular including sections 3, 11, 11A, 15, 22, 26, and 47E of 
the FOI Act 
5 
 
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under 
section 93A of the FOI Act to which regard must be had in performing a 
function or exercising a power under the FOI Act (FOI Guidelines) 
Access to edited copies with irrelevant and exempt matter deleted (section 22) 
In accordance with section 22 of the FOI Act, an agency must consider whether it 
would be reasonably practicable to prepare an edited copy of documents subject to 
an FOI request where material has been identified as exempt or irrelevant to the 
request.  
I have determined that FOI Act exemptions apply to this material. Accordingly, the 
exempt material has been removed in accordance with s 22(1)(a)(i) of the FOI Act. 
I have also identified the following material within the documents to be irrelevant or 
out of scope of your request in accordance with s 22(1)(a)(i ) of the FOI Act: 
•  information pertaining to IC Reviews and FOI Complaints which have been 
inadvertently left in the templates after use. 
Accordingly, I have made an edited copy of the documents which removes this 
material in accordance with s 22 of the FOI Act and otherwise grants you access in 
part to the material in scope of your request. 
Section 47E(d) – Proper and efficient conduct of the OAIC’s operations 
In accordance with section 47E(d) of the FOI Act, I have made a decision to redact 
material on the basis that disclosure would or could reasonably be expected to have 
a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the OAIC’s 
operations. 
Paragraph 6.14-6.16 of the FOI Guidelines explains that the test “would or could 
reasonably be expected to”: 
6.14 The test requires the decision maker to assess the likelihood of the 
predicted or forecast event, effect or damage occurring after disclosure of a 
document. 
 
6.15 The use of the word ‘could’ is less stringent than ‘would’ and requires 
analysis of the reasonable expectation rather than the certainty of an event, 
effect or damage occurring. It may be a reasonable expectation that an effect 
has occurred, is presently occurring, or could occur in the future. 
 
6 
 
6.16 The mere risk, al egation, possibility, or chance of prejudice does not 
qualify as a reasonable expectation. There must be, based on reasonable 
grounds, at least a real, significant or material possibility of prejudice, if they 
can be included without disclosing exempt material (s 26, see Part 3). 
The material that I have decided is subject to conditional exemption comprises of: 
•  IT addresses and security credentials, and 
•  Direct contact details of COMBO staff. 
In undertaking an assessment of this conditional exemption, I have had regard to 
relevant and recent AAT and Information Commissioner decisions including Seven 
Network Operations Limited and Australian Human Rights Commission [2021] AICmr 
66, Paul Farrel  and Department of Home Affairs (Freedom of information) (No 2) [2022] 
AICmr 49 (8 April 2022) and Knight v Commonwealth Ombudsman [2021] AATA 2504. 
In Seven Network Operations Limited and Australian Human Rights Commission [2021] 
AICmr 66, a document was found not to be conditionally exempt under 
section 47E(d) of the FOI Act in circumstances where the agency argued that 
disclosure of the relevant material would or could reasonably be expected to have 
result in stakeholders declining to work with the Australian Human Rights 
Commission. The decision found that there was not sufficient evidence to support 
the conclusion that such harm would occur.  Similarly in Paul Farrel  and Department 
of Home Affairs (Freedom of information) (No 2) [2022] AICmr 49 (8 April 2022), whilst 
the material found within the documents related to the Department of Home Affairs’ 
operations, the Commissioner determined that the Department had failed to provide 
sufficient evidence as to why disclosure would have a substantial and adverse effect 
on its operations. These decisions further reinforce the position that this provision 
requires a high threshold as to the substantial and adverse effect that disclosure 
would have on an agency’s operations.  
In order to determine whether disclosure would, or could reasonably be expected to, 
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of the OAIC, I have taken into consideration the functions and activities of 
the OAIC. 
The OAIC is an independent statutory agency within the Attorney-General’s portfolio, 
established under the Australian Information Commissioner Act 2010 (Cth). The OAIC 
comprises the Australian Information Commissioner (office currently held by 
Elizabeth Tydd), the Privacy Commissioner (office currently held by Carly Kind), the 
FOI Commissioner (office currently held by Toni Pirani), and the staff of the OAIC. 
7 
 
I consider that the disclosure of the material would or could reasonably be expected 
to have an adverse effect on the OAIC’s functions.   
IT Addresses and Security Credentials 
The IT addresses and security credentials included in some process documentations 
are used to provide staff members with access to OAIC resources, to enable staff to 
undertake their duties. The OAIC collects and stores a range of personal and financial 
information about members of the public. IT addresses and security credentials 
contain information about the OAIC’s IT system and may facilitate an adverse actor 
to gain access to a range of internal IT information. I consider that disclosure of this 
information could compromise the safety and security of the storage of the 
information held by the OAIC. The impact of any compromise to the safety and 
security of the OAIC’s information systems would result in a serious adverse impact 
on the functions and responsibilities of the OAIC. 
In ‘AW’ and Australian Taxation Office (Freedom of information) [2014] AICmr 1, the 
then FOI Commissioner considered the decision by the Australian Taxation Office 
(ATO) to exempt user IDs under section 47E(d) of the FOI Act. The user IDs are used by 
ATO staff to access the ATO’s IT system. The Commissioner found that disclosing the 
user IDs ‘would have an adverse effect on the security of the ATO’s IT systems and 
could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the ATO’. In a series of subsequent IC review decisions, the 
former Australian Information Commissioner agreed with the reasoning given by the 
Commissioner in ‘AW’ to find that user IDs used by ATO staff to access the ATO’s IT 
system are exempt under section 47E(d) of the FOI Act. 
I consider that the disclosure of the IT addresses and security credentials within the 
OAIC’s case management system could reasonably be expected to have a substantial 
adverse effect on the proper and efficient conduct of the OAIC’s operations. I have 
decided that the addresses and security credentials are conditionally exempt from 
disclosure under section 47E(d) of the FOI Act. 
Direct Contact Details of COMBO Staff 
In order to determine whether disclosure would, or could reasonably be expected to, 
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the COMBO, I 
have taken into consideration the functions and activities of the agency. 
Primarily, the COMBO is the oversight body for complaints made to Commonwealth 
Agencies or Departments. The COMBO works to assist to resolve complaints made by 
investigating the process if the agency, provider or organisation does not change 
their decision or offer a better explanation of the decision. The role of the COMBO is 
8 
 
to facilitate a genuine complaint process within the Commonwealth government, 
promoting accountability and procedural fairness.  
I consider that the disclosure of direct contact details and last names of COMBO staff 
would or could reasonably be expected to have an adverse effect on COMBO’s ability 
to effectively manage the communications it receives from the public. 
The recent decision of Chief Executive Officer, Services Australia v Justin Warren 
[2020] AATA 4557 discusses the issue of the disclosure of public servants’ names and 
contact details. The FOI Guidelines and the Information Commissioner’s 2020 Policy 
Paper Disclosure of public servants’ names and contact details in response to FOI 
requests also discuss this issue. 
We consider that the disclosure of direct contact details, full names and job titles of 
COMBO staff contained in this bundle of documents would have a substantial 
adverse effect on their operations as it may circumvent the dedicated contact 
mediums established by the COMBO to manage contact with the public. Specifically, 
in light of the nature of matters the COMBO manages, we consider the disclosure of 
this information would have a significant impact on the COMBO’s ability to 
effectively undertake their duties, and that this may put staff at an increased risk of 
abuse, harassment and intimidation. 
In addition, we consider that the release of direct contact details may also adversely 
impact the COMBO’s ability to effectively undertaken their day-to-day work, as 
irrelevant communications would need to be directed to the appropriate area for 
response. This would require each impacted staff member to review communication 
made and make a determination as to the most appropriate line area to allocate this 
communication to. We consider that this would infringe upon the named staffer’s 
ability to undertake their regular duties. 
In my view, the adverse effects from the disclosure of the relevant documents at this 
time is more than merely an assumption and would impact upon the proper and 
efficient operations of the COMBO.  
For the reasons given above, I consider the relevant documents identified in the 
schedule are conditionally exempt under section 47E(d) of the FOI Act. 
As section 47E is a conditional exemption, I am also required to consider the 
application of a public interest test. 
My consideration of the public interest test, in respect of all the material subject to 
conditional exemption in this document is discussed below. 
9 
 
Application of the public interest test – (section 11A and 11B) 
As provided above, I have considered that material within the documents is subject 
to conditional exemption under section 47E. 
 
Section 11A(5) provides that where a documents is considered to be conditionally 
exempt, an agency must give the person access to those documents unless the FOI 
decision maker would, on balance, would be contrary to the public interest. 
 
This means that I must balance factors for and against disclosure in light of the 
public interest. 
In Chapter 6, the FOI Guidelines provide the following guidance: 
6.4 
There is a single public interest test to apply to each of the conditional 
exemptions.  This public interest test is defined to include certain factors that 
must be taken into account where relevant, and some factors which must not 
be taken into account. 
6.5 
The public interest test is considered to be: 
•  something that is of serious concern or benefit to the public, not merely 
of individual interest 
•  not something of interest to the public, but in the public interest 
•  not a static concept, where it lies in a particular matter wil  often depend 
on a balancing of interests 
•  necessarily broad and non-specific, and 
•  related to matters of common concern or relevance to al  members of the 
public, or a substantial section of the public.  
6.6 
It is not necessary for a matter to be in the interest of the public as a whole.  It 
may be sufficient that the matter is in the interest of a section of the public 
bounded by geography or another characteristic that depends on the 
particular situation.  A matter of public interest or benefit to an individual or 
small group of people may also be a matter of general public interest.  
In the AAT case of Utopia Financial Services Pty Ltd and Australian Securities and 
Investments Commission (Freedom of information) [2017] AATA 269, at paragraph 133 
of the Decision Deputy President Forgie explained that: 
 
… the time at which I make my decision for section 11A(5) requires access to be 
given to a conditionally exempt document “at a particular time” unless doing so is, 
on balance, contrary to the public interest.  Where the balance lies may vary from 
10 
 
time to time for it is affected not only by factors peculiar to the particular 
information in the documents but by factors external to them. 
 
The FOI Act sets out four factors favouring access, which must be considered if 
relevant. Of these factors, we consider the following to be relevant: 
•  promote the objects of the FOI Act.  
In addition to these factors favouring disclosure, I have also considered that the 
following factor in favour of disclosure would apply:   
•  disclosure would enhance scrutiny around government decision making.  
Section 11B(4) of the FOI Act provides factors which are not to be taken into account 
in making a decision, which I have had regard to. Section 11B does not further 
prescribe the factors against disclosure to be considered. In considering the 
documents subject to this request, I consider that the following factors do not favour 
disclosure: 
•  disclosure would have an adverse effect on the OAIC’s proper and efficient 
operations by adversely impacting upon the OAIC’s IT security, and 
•  disclosure of direct contact details of COMBO staff would or could reasonably 
be expected to have a substantial adverse effect on their operations. 
Whilst the release of this information may further facilitate transparency within 
government, I have placed greater weight on the protection of the OAICs IT security 
systems, role of the COMBO, and the privacy of third parties. 
 
I consider that there is little public interest in the disclosure of internal IT security 
credentials which do not relate to the substance of the material with which the file 
relates. This is because the IT security credentials are for internal use to provide OAIC 
staff with access to resources which enable them to effectively undertake their 
decision-making duties. This information does not impact or otherwise relate to the 
file which has been requested. All other material stored on the file has been 
provided. I also consider there to be little public interest in the disclosure of internal 
IT addresses which do not relate to the substance of the material to which the file 
relates. This is because the IT address is merely for internal use in back-end systems, 
and do not impact or otherwise relate to the file which has been requested. I 
consider the protection of the OAIC’s information security management to be of 
great public interest. This is because, as the regulator of the Privacy Act 1988 (Cth) 
(Privacy Act) and its implementation across Commonwealth Government agencies, 
the OAIC must emulate best practice, and cannot be in breach of the very instrument 
it regulates. To act in a manner inconsistent with the purpose of the Privacy Act 
11 
 
would be contrary to the public interest and diminish the OAIC’s ability to effectively 
manage privacy across other Commonwealth agencies and private entities. 
 
In relation to direct contact details of COMBO staff, I consider there to be a significant 
public interest in facilitating the proper and efficient conduct of the COMBO due to 
the importance of the work they engage with for the Australian community at large. 
COMBO has several responsibilities pertinent to overseeing the effectiveness of the 
Commonwealth government at large, and enabling their staffers to work efficiently 
will serve the public interest more so than releasing this information. 
 
In addition, I consider that the release of the redacted material does not impact the 
substance of the material within the documents provided. All other relevant material 
has been released; the removal of this information does not alter the information 
within the document. I do not consider the release of this information would serve to 
further transparency or accountability in decision-making, as the substance of the 
material has been released. In addition, and as highlighted in Chief Executive Officer, 
Services Australia v Justin Warren [2020] AATA 4557 at paragraphs [70] – [83], the 
considerations of ‘accountability in decision-making’ and ‘transparency’ apply most 
appropriately at an agency or departmental level, and not necessarily on an 
individual public servant level. 
 
As such, I consider that there is little public interest in the disclosure of direct contact 
details, last names and job titles of COMBO staff and internal IT addresses and 
security credentials related to the back-end processing of a file. I consider that the 
disclosure of this material would likely impact upon both COMBO’s and the OAIC’s 
ability to effectively and efficiently manage their existing workload, and protect the 
OAIC’s network security, respectively. 
 
On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more 
persuasive than the public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that 
the public interest is to withhold the exempt material. 
Other Matters 
We note that you sought: 
Al  documents should be the most up-to-date versions, without any editing markup. 
Please note that some operating procedures/documents may be the most up to date 
versions, however, still contain edits and/or markups.  
the OAIC has taken a pro-disclosure approach and made a decision to release these 
documents to you for completeness. Documents with editing mark up may include 
12 
 
review comments or appear incomplete. The OAIC has made this decision in the 
spirit of pro-disclosure.  
Disclosure log decision 
Section 11C of the FOI Act requires agencies to publish online document released to 
members of the public within 10 days of release, except if they contain personal or 
business information that would be unreasonable to publish. 
I have made a decision to publish the documents subject to your request on the 
OAIC’s disclosure log.  
Release of document 
The documents are enclosed for release.   
Please see the following page for information about your review rights. 
Yours sincerely, 
Tahlia Pelaccia 
Lawyer 
9 September 2024 
13 
 
If you disagree with my decision 
Internal review 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the 
FOI Act. An internal review will be conducted, to the extent possible, by an officer of 
the OAIC who was not involved in or consulted in the making of my decision. If you 
wish to apply for an internal review, you must do so in writing within 30 days. There 
is no application fee for internal review. 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the 
attention of the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that 
my decision should be reviewed. 
Applications for internal reviews can be submitted to: 
Office of the Australian Information Commissioner  
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
Alternatively, you can submit your application by email to xxx@xxxx.xxx.xx, or by fax 
on 02 9284 9666. 
Further review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner 
and the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision (IC 
review). If you wish to apply for IC review, you must do so in writing within 60 days. 
Your application must provide an address (which can be an email address or fax 
number) that we can send notices to, and include a copy of this letter. A request for 
IC review can be made in relation to my decision, or an internal review decision. 
It is the Information Commissioner’s view that it will usually not be in the interests of 
the administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal 
review decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the 
OAIC. For this reason, if you make an application for IC review of my decision, and the 
Information Commissioner is satisfied that in the interests of administration of the 
Act it is desirable that my decision be considered by the AAT, the Information 
Commissioner may decide not to undertake an IC review. 
 
14 
 
Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review 
of an FOI decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for IC review can be submitted online at: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICR
10 
Alternatively, you can submit your application to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
Or by email to xxxxx@xxxx.xxx.xx, or by fax on 02 9284 9666. 
Accessing your information 
If you would like access to the information that we hold about you, please contact 
xxx@xxxx.xxx.xx. More information is available on the Access our information page 
on our website. 
 
 
 
15