Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Former Ambassador John Lander'.




 
 
FOI Reference: LEX 12061 
File Reference:  25/6991 
   
March 2025   
Glenn Hamiltonshire 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Glenn Hamiltonshire 
   
RE: Freedom of Information Request - Notice of intention to refuse request 
 
I refer to your request received by the Department of Foreign Affairs and Trade (the 
department) on 14 February 2025 for access under the Freedom of Information Act 1982 
(the FOI Act) to: 
  a)  al correspondence between the DFAT and the Australian Government entities in 
relation to former Australian Ambassador John Lander since 1 January 2010. 
 
b)  notes, summaries or records of discussions between the DFAT Secretary and former 
Australian Ambassador John Lander since 1 January 2010. 
  c)  any submissions sent by the DFAT to the Foreign Minister or the Trade Minister in 
relation to former Australian Ambassador John Lander since 1 January 2010. 
  d)  any submissions sent by the Foreign Minister or the Trade Minister to the DFAT in 
relation to former Australian Ambassador John Lander since 1 January 2010. 
 
I am writing to inform you that the department has identified a large volume of material 
that would require assessment to determine whether it is suitable for release, the 
processing of which we assess (for the reasons set out below) would substantially and 
unreasonably divert resources of the agency from its other operations. 
   
However, you are welcome to revise the scope of your request in line with section 
24AB(2)(e) of the FOI Act, so that it might be processed.   
   
Sections of the FOI Act referred to in this notice are accessible at www.legislation.gov.au. 
   
Notice of intended practical refusal 
   
In accordance with section 24AB(2) of the FOI Act, I am providing you notice of my intention 
to refuse to grant access to documents in accordance with your request.   
   
 
 R G Casey Building John McEwen Cres Barton 0221 
DFAT.GOV.AU 
T +61 2 6261 1111 
@DFAT 
 
 
The reason for the proposed practical refusal is that the work involved in processing the 
request as it currently stands would substantially and unreasonably divert the department's 
resources from its other operations.   
   
In making this assessment, I have had regard to the time and resources required to process 
the request, pursuant to section 24AA(2) of the FOI Act, including the resources involved in 
searching for documents, col ating documents, examining the documents, consulting with 
third parties, redacting material from the documents and preparing a final decision. I have 
been assisted in this task to date by staff in the People Operations Branch and Cyber 
Security, Cloud and Networks Branch.   
   
Preliminary searches have captured over 16,000 records with a keyword search using “John 
Lander” and records created before the date your FOI request was received. The records 
would then need to be manual y assessed to determine which documents are within scope 
of the request and whether they are suitable for release. Given the volume of pages 
currently captured in your request and, using the Australian Government Solicitor Charges 
Calculator, I estimate the time required to process your request to be at least 1061 hours. 
This assumes 1 page per document and incorporates time undertaken to complete searches 
to date, examine relevant pages for decision making at 2 minutes per page, redact pages 
that are partially or wholly exempt at 2 minutes per page and that the decision makers 
assessment of the material inclusive of all pages. 
 
For these reasons, I am of the view that processing your request in its current form would 
substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its other operations 
and therefore a practical refusal reason exists within the meaning of section 24AA(1) of the 
FOI Act.   
   
Consultation to revise the scope of the request 
   
Pursuant to section 24AB(2)(e) of the FOI Act, you have 14 days from the day you are given 
this notice to:   
   
a.  withdraw your request, 
b.  revise the scope of your request, or 
c.  inform the department that you do not wish to revise your request. 
   
I invite you to contact me (via xxx@xxxx.xxx.xx) should you wish to revise the request in 
order that it may be processed.   
   
In your consideration of a revised scope, you may wish to consider: 
 
•  providing a date range for this request; and 
•  further specifying the subject matter of your request; and 
•  limiting your request to one of the four parts of the original request. 
 
Given the quantum of records currently captured, we may need to consult with you about 
your revision should it not remove the practical refusal reason. 
 
 
Please note that under section 24AB(7) of the FOI Act, if you do not consult the contact 
person during the consultation period, make a revised request or indicate that you do / do 
not wish to revise the scope of your request, your request will be considered to have been 
withdrawn.   
   
Please also be aware that during this period of consultation, the statutory timeframe under 
section 15(5) of the FOI Act for the processing of your request is on hold (see section 
24AB(8) of the FOI Act for details). 
 
Contact 
 
Should you have any queries regarding this decision please contact the Freedom of 
Information Section by email: xxx@xxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
Brooke King 
Director 
Freedom of Information Section