Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Request for OAIC Review, Department of Health FOI request 25-0019 LD'.


Department reference: FOI 25-0019 LD IC 
OAIC reference: MR25/00230 
Ishraq Quashem 
Casework Support Of icer 
FOI Case Management Branch 
Of ice of the Australian Information Commissioner 
Via email: xxxxx@xxxx.xxx.xx 
Dear Ishraq, 
RESPONSE TO NOTICE OF INFORMATION COMMISSIONER REVIEW AND REQUEST 
FOR DOCUMENTS 
1. We refer to your correspondence dated 10 February 2025 in relation to MR 25/00230 –
Notice of IC review and request for documents (IC Review) issued under section 54Z of
the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act) (54Z notice). The IC Review relates
to the Internal Review of Freedom of Information request 25-0019 (Internal Review) made
on 09 January 2025 by the Department of Health and Aged Care (department).
Response 
2. The department provides the following information and submissions in compliance with
the 54Z Notice and as set out in Direction as to certain procedures to be followed by
agencies and ministers in Information Commissioner reviews.
3. These submissions and documents marked as Attachments A and B have been provided
to the applicant.
4. The document marked as Confidential Annexure 1 and Confidential Annexure 2 are
provided by the department on the understanding that they wil  not be released to the FOI
applicant or any third party.
• The original FOI request and any correspondence with the FOI applicant that
modifies the scope of the FOI request.
A copy of the original FOI request received on 12 September 2024 and correspondence 
modifying the FOI scope of the FOI request are enclosed at Attachment A.  
Page 2 of 11 
• A marked up and unredacted copy of the documents at issue where material
claimed to be exempt is highlighted with reference made to the exemptions
applied
A marked-up and an unredacted copy of the documents which were identified as 
being within scope of the request are attached at Confidential Annexure 1. 
• Copies of correspondence including file notes of relevant telephone
conversations between the agency or minister, and anyone consulted.
A copy of the department’s consultation with third parties  is enclosed at Confidential 
Annexure 2.  
• Any submissions in support of the agency or minister’s decision, including
the application of s 11B of the FOI Act in relation to conditional exemption
claims
The department’s submissions follow below. 
• If any third parties are notified of the IC review, a copy of the written
notifications under s 54P.
The department has not notified any third parties under section 54P. 
• The  department is required to engage with Applicant’s in an attempt to
resolve or narrow the issues in dispute and provide evidence of the
engagement
Attachment B  is a copy of the  correspondence  evidencing engagement with the 
applicant.  
Submissions 
Overview 
5. The applicant seeks review of the department’s internal review decision, and in particular,
the application of the following exemptions:
• section 42 – documents subject to legal professional proceedings
• section 47 – trade secrets or commercially valuable information
• section 4C – deliberative processes
• section 47E(d) – operations of an agencies
• section 47D – financial or property interests of the Commonwealth
• section 47G – business information
6. In relation to the conditional exemptions, the applicant contends that the department has
not adequately considered the public interest test when deciding to exempt the documents.
7. The department maintains that information in documents one and two are exempt under
sections 42, 47, 47C, 47D, 47E, 47F and 47G, with information considered to be irrelevant
deleted under section 22 of the FOI Act.
Page 3 of 11 
 
8.  Pursuant to section 11A(5) of the FOI Act, the department must give access to conditionally 
exempt documents unless access to the documents at the time would, on balance, be 
contrary to the public interest. The department maintains that disclosure of the information 
in question would be contrary to the public interest and continues to rely on the statement 
of reasons for the internal review decision. 
9.  The department engaged with the applicant in an attempt to resolve or narrow the issues 
in the IC review. While it was not possible to resolve the issues in dispute, the issues were 
able to be narrowed as the applicant clarified which exemptions they are not seeking a 
review of, that is sections 47E(c) and 47F, as well as the information deleted under section 
22 of the FOI Act.  
10. The  focus of the department’s submissions focuses on the exemptions that are being 
contended, as listed above in paragraph 5. 
Scope of the FOI request 
11. On 12 September 2024, the applicant submitted a request for access under the FOI Act:  
Al  approach to market documents and the department's procurement evaluation and 
value for money assessment relating to CN4085822 
https://www.tenders.gov.au/Cn/Show/af64de87-4fd4-4b89-825c-2cc0f2978db3 which 
shows a contract awarded to Accenture for $289,360,500.00 
CN ID: CN4085822 
Agency: Department of Health and Aged Care Publish 
Date: 5-Aug-2024 
Category: Computer services 
Contract Period: 2-Jul-2024 to 30-Jun-2026 
Contract Value (AUD): $289,360,500.00 
Description: ICT Transformation Delivery 
Procurement Method: Open tender 
12. On 8 November 2024, the original decision identified two documents within the scope of 
the applicant’s request. The original decision gave access to one document in full, and the 
other document in part subject to the deletion of exempt and irrelevant material.  
13. On 12 November 2024, the applicant sought internal review of the original decision under 
the FOI Act.  
14. On 9 January 2025, in making a fresh decision in accordance with section 54C of the FOI 
Act, the internal review decision maker granted access to one document in full and two 
documents in part subject to deletion of irrelevant and exempt material.  
Applicant’s submissions 
15. On  10 February 2025, the Of ice of the Australian Information Commissioner (OAIC) 
notified the department of a request for IC review by the applicant.  
Page 4 of 11 
 
16. The department understands the applicant’s main submissions to be (referring to how the 
applicant described them during the engagement process with further information set out 
in Attachment B): 
•  In applying sections 42, 47, 47C and 47E: I am seeking OAIC review of s42 - Legal 
proceedings; s47 -  trade secrets or commercially valuable information; s47C - 
deliberative processes; s47E - conduct of the operations. I note that these exemptions 
have been used extensively and/or to exempt many pages in their entirety. , 
•  In applying section 47G: Specifically concerning the "Benefit to Australian Economy" 
section. My core argument is that this section shouldn't relate to third-party business 
interests, but rather to a broader economic assessment, and therefore, it should not 
be exempt. The applicant has also stated that they are seeking the review of the 
application of the conditional exemption in s 47G ‘for information relating to either the 
successful tenderer or other entities that are not unsuccessful tenderers, eg other 
service providers supporting the delivery’ 
•  In applying section 47D: Regarding savings and pricing information - my core argument 
is that transparency in this area would support, not hinder, future value for money. You 
have not addressed my argument on this. 
•  In applying the public interest test: The Department appears to have focused solely on 
the potential harm to third parties' commercial interests, without adequately weighing 
the substantial public benefit of transparency in this case. The public interest test 
requires a genuine balancing of all relevant factors, not simply a prioritization of 
commercial confidentiality. The Department's conclusion that the factors "weigh 
against disclosure" is unsupported by a rigorous analysis of the competing interests. 
Section 42 – Documents subject to legal professional privilege 
17. Section 42 of the FOI Act provides that a document is exempt ‘if it is of such a nature that 
it would be privilege from production in legal proceedings on the ground of legal 
professional privilege.  
18. Paragraph 5.149 of the FOI Guidelines issued by the Information Commissioner under 
section 93A of the FOI Act  (Guidelines) provides the following criteria by which to 
determine whether a communication is privileged:  
•  whether there is a legal adviser-client relationship 
•  whether the communication was for the dominant purpose of giving or receiving 
legal advice, or for use in connection with actual or anticipated litigation 
•  whether the advice given is independent  
•  whether the advice given is confidential 
19. The department has exempt information in documents 1 and 2 on the basis that the 
information consists of information is subject to legal professional privilege as:  
•  a legal adviser and client relationship has been established necessary legal 
adviser-client relationship exists; the legal adviser was acting in their capacity as a 
professional legal adviser and the giving of the  advice was attended by the 
necessary degree of independence 
•  the communication was for the purpose of providing and receiving legal advice.  
Page 5 of 11 
 
•  the advice was provided independently. 
•  the advice was provided in confidential.  
20. As stated on page 6 of the department’s Internal Review decision, the information 
contained in documents 1 and 2  relates to legal advice regarding the procurement of 
CN4085822  and  contains advice received by the department from an external legal 
advisor.   
21. The department submits that the material in pages 67-120 of the Confidential Annexure 1 
are exempt under section 42 of the FOI Act. The information in these pages was part of 
communication made by the department for the purpose of receiving legal advice from its 
legal advisors. Further, the material was provided to an external legal services provider for 
the purpose of engaging them to provide legal advice on legal issues relating to the drafting 
of a work order between the department and the successful tenderer.  
22. Therefore, for the reasons above and as outlined in its Internal Review, the department 
submits that parts of documents 1 and 2 are exempt under section 42 as the information 
is subject to legal professional privilege. 
Section 47(1)(b) – Documents disclosing commercial y valuable information 
23. Section 47(1)(b) of the FOI Act provides that ‘a document is an exempt document if its 
disclosure would disclose any other information having a commercial value that would be, 
or could reasonably be expected to be, destroyed or diminished if the information were 
disclosed. 
24. The department reiterates the findings of the decision maker for the internal review and 
maintains that parts of the documents are exempt under section 47(1)(b) of the FOI Act. 
The decision maker set out the type of information sought and identified how the disclosure 
of commercially valuable information would, or could reasonably be expected to  be, 
destroyed or diminished if the information were disclosed, with reference to the FOI Act 
and FOI Guidelines.  
25. The  relevant  information  includes commercially sensitive and valuable information in 
relation to a third party. The information includes pricing information, business strategies, 
and other propriety information that are critical to maintaining a competitive advantage in 
the market in which the organisation operates.  
26. If this information were to be disclosed, the commercial value of the information would be 
diminished as the information would reduce the value of the business operation of the 
organisation,  impact its ability to maintain a competitive advantage in the market  they 
operate and enable competitors to obtain a commercial advance.   
27. Therefore, for the reasons above  and  as  stated  in the Internal Review decision, the 
department maintains that the relevant information in document 1 and 2 is exempt under 
section 47(1)(b) of the FOI Act. 
Section 47C – Documents disclosing deliberative processes 
28. Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its 
disclosure under this Act would disclose in the nature of, or relating to, opinion, advice or 
recommendation obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that has 
taken place, in the course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in 
the functions of:  
Page 6 of 11 
 
•  an agency; or 
•  a Minister; or 
•  the Government of the Commonwealth. 
29. Paragraph 6.54 and 6.59 of the Guidelines and in Dreyfus  v Attorney General 
(Commonwealth of Australia) (Freedom of Information) [2015] AATA 995 further defined 
‘deliberative matter and deliberate processes as follows:  
•  “Deliberative matter” is a shorthand term for ‘opinion, advice and recommendation’ 
and ‘consultation and deliberation’ that is recorded or reflected in a document.  
•  “Deliberative  processes”  refers to the process of ‘weighing up or evaluat[ing].. 
competing arguments or considerations’ or to thinking processes – the process of 
reflection, for example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular 
decision or a course of action.’ That is, the deliberative matter recorded in the 
document must be related to a process that is being undertaken within government 
to consider whether and how to make or implement a decision, revise or prepare a 
policy, administer or review a program or some similar activity.  
30. Paragraph 6.112 of the Guidelines state:  
•  [6.112] An agency’s operations may not be substantially adversely affected in the 
disclosure could be expected to, lead to a change in the agency’s processes that 
would enable those processes to be more ef icient.  
31. The Department reiterates the findings of the decision maker for the internal review of the 
FOI request.  The decision maker identified relevant legislation, FOI guidelines and 
applicable case law and applied them to the request.   
32. In the Internal Review decision, the department determined that the information that that 
relates to the draft contract of services with a third party was conditionally exempt under 
section 47C.  If  there is a reason that section 42 of the FOI Act is not applicable, the 
department contends that section 47C of the FOI Act is applicable to the document in the 
alternative.  
33. As stated in the Internal Review decision, the information that the department contends is 
conditionally exempt under section 47C is a draft contract of services with a third party.  
The content of the document relates to the department’s deliberation of the terms and 
provisions  to be contained in the final contract. This material formed part of the 
department’s deliberative processes in determining the provisions and terms to be 
included in the agreement before entering into the contract with third party. 
34. Therefore, for the reasons above and as outlined in its Internal Review, the department 
submits that the disclosure of the relevant information would have a substantial adverse 
effect on the department’s proper and efficient operations and is conditionally exempt from 
disclosure under section 47C of the FOI Act.  
Section  47D  –  Documents containing the financial or property interests of the 
Commonwealth 
35. Section 47D of the FOI Act provides that ‘a  document is conditionally exempt if its 
disclosure under this Act would have a substantial adverse ef ect on the financial or 
property interests of the Commonwealth or of an agency.’ 
Page 7 of 11 
 
36. The relevant material the department submits is conditionally exempt under section 47D 
can be characterised as: 
•  material comprising details of departmental evaluation processes in relation to a 
specific panel arrangement,  
•  material relating to the department procurement methods, or  
•  material relating to funding availability. 
37. The department reiterates the findings of the decision maker for the internal review of the 
FOI request. The decision maker set out the type of information sought and identified how 
its disclosure could have a substantial adverse ef ect on the financial or property interest 
of the Commonwealth, with reference to the FOI Act and the Guidelines.  
38. The department submits that the relevant information is conditionally exempt under section 
47D as the disclosure would have a substantial adverse effect on the department’s future 
tendering processes and in relation to the specific panel arrangement. This is because it 
could impact the department’s negotiation with  current and future  tenderers  and  in 
particular, the successful tenderer which is the subject of the applicant’s FOI request.  
39. A consequence of disclosing information which outlines the department’s evaluation 
process, and the procurement decision-making methods is that the department’s ability to 
evaluate other tenders on the panel arrangement would be affected. In addition, the 
capabilities and knowledge acquired by other businesses on the panel arrangement may 
decrease. This would reduce the department’s ability to create a competitive environment 
to aid future negotiations.  As a result, the department’s financial interest in seeking to 
obtain best value for money and its negotiating power to achieve a significant saving may 
be compromised. This wil  in turn, have a substantive adverse effect on the department’s 
financial and property interest.  
40. The department acknowledges that in the Internal Review decision, the decision-maker 
relied on section 47D to conditionally exempt the information relating to the name and 
details of the successful tenderer. However, upon further review, the department no longer 
seeks to rely on section 47D to conditionally exempt the name of the successful tenderer. 
This would be instances where section 47D was used to exempt the name of the 
successful tenderer on pages 11, 14, 19 and 150 of Confidential Annexure 1.  
41. Therefore, for the reasons above and as outlined in its Internal Review, the department 
submits that the disclosure of the relevant information would have a substantial adverse 
effect on the department and Commonwealth’s financial or property interest  and  is 
conditionally exempt from disclosure under section 47D of the FOI Act.  
Section 47E(d) – Documents disclosing information relating to certain operations of 
agencies 
42. Section 47E(d) of the FOI Act conditionally exempts a document where disclosure would, 
or could reasonably be expected to, prejudice, or have a substantial adverse effect on 
certain identified agency operations.  
43. The department reiterates the findings of the decision maker for the internal review of the 
FOI request, and refers to the reasons on p. 11 and 12 of the Internal Review Decision, 
which refers to the relevant legislation and FOI Guidelines.  
44. The content of the information the departments considers is conditionally exempt under 
section 47E(d) includes  details about department’s processes in undertaking its 
Page 8 of 11 
 
procurement  and how it assesses tenderers. The disclosure of this information could 
reasonably be expected to impact the department’s processes of assesses future tender 
applications as well as the sharing vendor information which may impact in how they 
response. The effect if this were to occur, would or could reasonably be expected to impact 
any negotiations the department may undertake for value for money or savings within its 
contract negotiations.  
45. For the purposes of this IC review, the department no longer relies on section 47E(d) to 
redact information on page 12 of 271 of the Confidential Annexure.  
46. Therefore, for the reasons above and as outlined in its Internal Review, the department 
submits that the information contained in the documents would have a substantial adverse 
effect on proper and efficient conduct of agency operations and is conditionally exempt 
from disclosure under section 47E(d) of the FOI Act.  
Section 47G – Documents containing business information 
47. Section 47G of the FOI Act permits conditional exemptions of documents containing 
business information where the disclosure: 
•  would or could reasonably be expected to unreasonably affect that person 
adversely in respect of his or her business or professional affairs or that 
organisation or undertaking in respect to its lawful business, commercial or 
financial affairs; or  
•  could reasonably be expected to prejudice the future supply of information to the 
Commonwealth or an agency for the purpose of the administration of a law of the 
Commonwealth or of a Territory of the administration of matters administered by 
an agency.  
48. The department reiterates the findings of the decision maker for the internal review of the 
FOI request. The department continues to rely on its Internal Review, and maintains that 
parts of documents 1 and 2 are conditionally exempt under section 47G of the FOI Act.  
49. The department notes as part of the engagement process, the applicant has made 
contentions in relation to the use of section 47G to exempt the information on pages 16-
18 of document two, that is, the information contained in ‘At achment A – Benefit to the 
Australian Economy’. The information on pages 16-18 of document 2 consists of 
information relating an external organisation and provides detailed information regarding 
how the organisation’s operations  and their business strategies  could benefit the 
Australian economy. 
50. The applicant has also contended the department’s application of section  47G on 
“information relating to either the successful tenderer or other entities that are not 
unsuccessful tenderers, eg other service providers supporting the delivery”. 
51. The material in which the department considers to be conditionally exempt under section 
47G includes draft work orders from a third party, business strategies in how the project 
will be delivered and the third parties’ service fees and charges.  
52.  The department considers the information to be ‘business information’ as it is relevant to 
the profitability and financial viability of the relevant organisation and does not relate to its 
private or internal affairs. 
Page 9 of 11 
 
53. The department submits that the disclosure of this business information would or could be 
expected to unreasonably affect the relevant organisation adversely with respect to its 
lawful business, commercial or financial affairs.  The release of the information could 
reasonably be expected to af ect the relevant organisation as it would impact their 
profitability and competitive advance.  
54. In addition, the department submits that commercial firms may be less likely to engage in 
or respond to tender process or enter into agreements with the department if their 
commercial business information which was provided as part of a procurement process 
was routinely disclosed.  
55. The department maintains strong links with its industry stakeholders, including the relevant 
third party, therefore it is imperative that the department has the ability to collect and retain 
sensitive information without its industry stakeholders fearing that the obtained material 
would be released without authorisation. The information may be of some interest to the 
applicant; however, it is the department’s argument that its disclosure would not inform 
public debate on any matter of public interest in a meaningful way.  
56. For the reasons above and as stated in the Internal Review, the department maintains it 
position that parts of documents 1 and 2 are conditionally exempt under section 47G(1)(a) 
of the FOI Act.  
Section 11A - Public Interest 
57. Section 11A of the FOI Act requires the decision make to consider whether access to the 
document would be contrary to the public interest. The objectives of the FOI Act and the 
importance of factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, suggest the fol owing: 
•  promote the objects of this Act (including all matters set out in sections 3 and 3A);  
•  inform debate on a matter of public importance;  
•  promote effective oversight of public expenditure;  
•  allow a person to access his or her own personal information.  
58. The department reiterates the findings of the decision maker for the internal review of the 
FOI request. The decision maker identified relevant legislation and the guidelines and 
applied them when considering the public interest. The decision maker did not take into 
account any of the irrelevant matters set out in section 11B(4) of the FOI Act. 
59. The department has considered the applicant’s contentions regarding the application of 
the public interest test (see Attachment B) and provides the additional comments below.  
Deliberative processes 
60. The  department acknowledges that there may be a public interest in disclosing the 
information which is conditionally exempt under section 47C as a disclosure may promote 
effective oversight of public expenditure. However,  the  department  considers that the 
disclosure  of the conditionally exempt information under section  47  would impede the 
department’s deliberative processes and impact the effective of the department’s decision 
making, which is against the public interest. 
Financial or property interest of the Commonwealth 
61. As discussed  in the Internal Review and above, the conditionally exempt information 
relates to a specific tender process for a particular panel arrangement. 
Page 10 of 11 
 
62. The department has considered the applicant’s contention that the disclosure of details of 
the successful tenderers is in the public interest. 
63.  However, in considering the public interest factors which weigh against disclosure of the 
conditionally exempt information, the department contends that disclosure at this time 
would present an obstacle to both the department’s ability to obtain best value for money 
and the disclosure of unsuccessful tender applicants has the potential to risk future tender 
applicants misrepresenting their potential. Tender applicants may be less inclined to 
engage in tender processes or enter into procurement opportunities with the department. 
This would impact the department’s ability to obtain best value for money, which is against 
the public interest.  
64.  In  referring to  Paul Farrell and Department of Home Affairs (Freedom of Information) 
[2022] AICmr 6 at [125], the department contends that the disclosure of the information 
could reasonably be expected to prejudice the competitive tendering processes by which 
the department negotiates. 
Certain operations of agencies 
65. The applicant made raised  in  their  Internal Review regarding the disclosure of the 
information could potentially prompt positive change, encourage better practices, and 
enhance efficiency.  
66. However, the department submits that the release of the information would not promote 
effective oversight  into government processes, such as procurement activities. The 
release of the documents would not have provided any additional insight into government 
activities that is of the interest to the public. The department considers that a disclosure of 
the information conditionally exempt under section 47E(d) would reasonably be expected 
to prejudice the department’s ability to obtain confidential information as part of a tender 
process and could reasonably be expected to prejudice the competitive commercial 
activities of the department, including its ability to enter into contracts.  
Business information 
67. The applicant references an article from The Saturday Paper1 in their application for IC 
Review noting that the article discusses several contracts the department entered into with 
various third parties and the public expenditure associated with those contracts.  
68. The department notes that it readily contracts several organisations for services which are 
assessed for value for money. The successful tender applications are then made available 
via the Austender website.2 
69. It is acknowledged that the release of the information could have the potential to promote 
effective oversight of public expenditure. In this regard, the department notes that the 
criterion in which the department conducted a technical evaluation of the tenderer’s 
submission has already been released to the applicant (please see p. 24 of the 271 of 
document two).  
70. However, in considering the public interest factors weighing  against disclosure of the 
conditionally exempt business information, the department considers that the disclosure 
of the business information would have an unreasonable adverse effect third parties, as  
 
1 https://www.thesaturdaypaper.com.au/news/health/2024/10/05/exclusive-foi-docs-reveal-courting-
health-of icials 
2 https://www.tenders.gov.au/ 

Page 11 of 11 
 
such disclosure could reasonably prejudice the department’s ability to obtain  and retain 
confidential information from its contractors and service providers. Further, the department 
contends that the disclosure of the information would have an unreasonable adverse effect 
on businesses  that seeks contracts with the department and  would impede the 
department’s ability to obtain contracted services in the future.  
71. The department does not agree with the applicant’s contention that by not disclosing the 
information contained in the documents, it would present a case for potential corruption 
and mal-administration within the department’s tender processes or procurement 
processes.  
72. In this case, the decision maker undertook a balancing exercise in relation to the 
application of the conditional exemptions and whether or not disclosure was in the public 
interest. The internal review  decision maker found that on balance, the conditionally 
exempt information was not in the public interest to disclose. The department submits this 
was the correct finding in the circumstance. 
 
Contact 
73. We trust the above information is of assistance to the OAIC. If you have any further 
questions or request additional information, please contact the department’s FOI section 
at xxx@xxxxxx.xxx.xx.  
 
Kind regards, 
 
 
 
Jady Kwong 
Principal Lawyer 
Freedom of Information Section 
Legal Advice and Legislation Branch 
Legal Division 
2 April 2025