Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents Relating to the Sharing of DVA Client Information'.


 
 
 
 
 
Our ref: 76309 
 
Noseyrosey 
 
By email only: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx   
 
 
Dear Noseyrosey 
 
Freedom of Information Act 1982 (Cth) – Notice of intention to refuse. 
 
I refer to your request, received by the Department of Industry, Science and Resources (the 
department) on 14 December 2024 seeking access to documents under the Freedom of 
Information Act 1982 (Cth) (the FOI Act). You requested access to: 
 
any and all documents, records, data, and supporting material held by [Name of Agency] 
concerning the sharing of personal information originating from the Department of 
Veterans’ Affairs (DVA) over the last ten years. This includes any data transfers from or to 
the DVA, whether they were one-off exchanges or ongoing, systematic transfers of DVA 
client information, including personal, medical, financial, or service-related details 
concerning veterans or their dependents. 
 
I am interested in obtaining a comprehensive understanding of what DVA client 
information [Authority name] has received or accessed and for what purposes. Specifically, 
I request: 
 
•  All records of data sharing arrangements between DVA and [Authority name], 
including but not limited to memoranda of understanding, service-level agreements, 
emails, letters, meeting minutes, file transfer logs, internal reports, and instructions 
that outline what data was shared, when it was shared, and the format or system used 
for the transfer. 
 
•  Any policies, procedures, guidelines, or frameworks that govern how [Authority name] 
requests, obtains, stores, handles, or uses DVA client information. This includes 
documents that detail the criteria for approving access to such data, any consent or 
authorization processes, security controls, and retention or destruction policies. 
 
•  Copies of any ethics committee approvals, privacy impact assessments, internal review 
board decisions, or other documents that reflect deliberations or authorizations for 
obtaining DVA client information. This includes records that show the agency 
considered the ethical, legal, or privacy implications of receiving or using DVA client 
data. 
 
•  Documents that outline the intended uses or practical applications of the DVA client 
data, such as project proposals, business cases, internal strategy papers, or briefings 
that explain why [Authority name] sought access to this information, how it was 
intended to be integrated into the agency’s operations, and any expected outcomes or 
benefits. 
 
 
 
 
 
LEX 76309 
 
 
 
•  A representative sample (in a suitably de-identified or redacted form) of the data or 
data fields received, so long as providing this sample does not breach any exemption 
under the FOI Act. The purpose is to understand the nature and granularity of the 
information shared, without disclosing identifiable personal details. 
 
Under subsection 24(1) of the FOI Act, I am satisfied that a practical refusal reason exists in relation 
to this request, being that your request does not provide enough information to reasonably enable 
the department to identify the documents you are seeking (section 24AA(1)(b) of the FOI Act). 
 
The department does not routinely deal with the personal information of the public, including 
personal information relating to veterans. There is no area within the department that is more 
likely to hold documents relevant to your request than any other area. We have made preliminary 
enquiries with centralised areas of the department, which advised that they didn’t generally deal 
with data-sharing agreements or associated documents.   
 
Your request as currently framed would require a department-wide search to rule out the 
existence of any documents within the scope of your request, which is not feasible. We consider it 
is unlikely that the department holds any documents within scope of your request, however we are 
unable to make a decision to this effect due to the breadth of searches that would be required to 
confirm this.  
 
As such, I am writing to provide you with written notice that I intend to refuse your request on the 
grounds that a practical refusal reason exists and to initiate a request consultation process in 
accordance with section 24AB of the FOI Act.  
 
Request consultation process 
 
Before I make a decision to refuse your request under section 24(1)(b) of the FOI Act, I would like 
to provide you with the opportunity to revise the scope of your request so that a ‘practical refusal 
reason’ no longer exists.  
 
A copy of the department’s organisational chart is enclosed. To enable the department to 
commence reasonable searches, it would assist if you could please identify a specific division in 
which to commence searches. Divisions are those listed in the blue boxes.  
 
Should you wish to revise your request to identify specific areas within the department to search, 
you must do so within 14 days after the day you are given this notice (unless extended by 
agreement with the department). If you are unable to meet this deadline and wish to arrange an 
extension of time in which to consider this matter, or would like to discuss how you could best 
revise the scope of the request, please contact the FOI team by email at xxx@xxxxxxxx.xxx.xx. 
 
Under subsection 24AB(6) of the FOI Act, you must, before the end of the 14 day consultation 
period, do one of the following by written notice to the department:  
 
a)  withdraw the request; 
b)  make a revised request; or 
c)  indicate that you do not wish to revise the request. 
 
 
industry.gov.au  
Industry House - 10 Binara Street, Canberra City, ACT 2601  
2 
GPO Box 2013 Canberra ACT 2601 ABN: 74 599 608 295 

 
LEX 76309 
 
 
Please note that under subsection 24AB(7), the request is taken to have been withdrawn at the 
end of the 14 day consultation period if: 
 
(a)  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with this notice; or 
(b)  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the end of 
the consultation period. 
 
In accordance with subsection 24AB(8) of the FOI Act, the 14 day consultation period is to be 
disregarded in calculating the processing period for the request. 
 
Your written response should be addressed to: 
 
FOI Coordinator 
Department of Industry, Science and Resources 
GPO Box 2013 
CANBERRA ACT 2601 
 
Or by email to: xxx@xxxxxxxx.xxx.xx  
 
Should you wish to discuss this matter further, please contact the FOI team or by email at 
xxx@xxxxxxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Rebecca S 
A/g Senior Freedom of Information Officer 
Information Law Team 
Department of Industry, Science and Resources 
3 January 2025 
industry.gov.au  
Industry House - 10 Binara Street, Canberra City, ACT 2601  
3 
GPO Box 2013 Canberra ACT 2601 ABN: 74 599 608 295