Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents Relating to the Sharing of DVA Client Information'.




OFFICIAL 
As a result of these consultations and searches, I am satisfied that all reasonable steps have 
been taken to find any documents that may fall within the scope of your request and consider 
that Finance does not hold any documents you have sought. 
Therefore, in line with section 24A of the FOI Act, I have decided to refuse your request 
since, following consultation and searches, Finance does not hold documents that fall within 
the scope of your request. 
Review and appeal rights 
You are entitled to request an internal review or an external review by the Office of the 
Australian Information Commissioner (OAIC) of my decision. The process for review and 
appeal rights is set out at Attachment A.
If you have any questions about this request, please contact the FOI Team. 
Yours sincerely, 
Ofa�� 
Colleen Norton 
Ng Assistant Secretary 
Data Policy and Assurance Branch I Data and Digital Division 
Department of Finance 
10 January 2025 
3 
Attachment A
From:
noseyrosey <xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx>
Sent:
Saturday, 14 December 2024 3:04 PM
To:
FOI Requests
Subject:
Freedom of Information request - Documents Relating to the Sharing of DVA Client 
Information
Follow Up Flag:
Follow up
Flag Status:
Completed
Categories:
New Request/Matter
[You don't often get email from xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx. Learn why this is important 
at https://aka.ms/LearnAboutSenderIdentification ] 
Dear FOI O icer, 
I am making this request for access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (Cth). 
I seek access to any and all documents, records, data, and supporting material held by [Name of Agency] 
concerning the sharing of personal information originating from the Department of Veterans’ A airs (DVA) over 
the last ten years. This includes any data transfers from or to the DVA, whether they were one-o  exchanges or 
ongoing, systematic transfers of DVA client information, including personal, medical, financial, or service-
related details concerning veterans or their dependents. 
I am interested in obtaining a comprehensive understanding of what DVA client information [Authority name] 
has received or accessed and for what purposes. Specifically, I request: 
All records of data sharing arrangements between DVA and [Authority name], including but not limited to 
memoranda of understanding, service-level agreements, emails, letters, meeting minutes, file transfer logs, 
internal reports, and instructions that outline what data was shared, when it was shared, and the format or 
system used for the transfer. 
Any policies, procedures, guidelines, or frameworks that govern how [Authority name] requests, obtains, 
stores, handles, or uses DVA client information. This includes documents that detail the criteria for approving 
access to such data, any consent or authorization processes, security controls, and retention or destruction 
policies. 
Copies of any ethics committee approvals, privacy impact assessments, internal review board decisions, or 
other documents that reflect deliberations or authorizations for obtaining DVA client information. This includes 
1
Attachment A
records that show the agency considered the ethical, legal, or privacy implications of receiving or using DVA 
client data. 
 
 
 
Documents that outline the intended uses or practical applications of the DVA client data, such as project 
proposals, business cases, internal strategy papers, or briefings that explain why [Authority name] sought 
access to this information, how it was intended to be integrated into the agency’s operations, and any expected 
outcomes or benefits. 
 
 
 
A representative sample (in a suitably de-identified or redacted form) of the data or data fields received, so 
long as providing this sample does not breach any exemption under the FOI Act. The purpose is to understand 
the nature and granularity of the information shared, without disclosing identifiable personal details. 
 
 
 
If the only data [Authority name] received pertains solely to data linked to the Centrelink Confirmation 
eServices (CCeS) arrangements as described at 
https://aus01.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.servicesaustralia.gov.au%2Fcen
trelink-confirmation-eservices-
cces&data=05%7C02%7CFOIA%40finance.gov.au%7C22644564a412484dc5a708dd1bf466fb%7C08954cee4
7824 69ad51997dccef4b0%7C0%7C0%7C638697458862532386%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB
0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C600
00%7C%7C%7C&sdata=uhU%2BcfIMfUM2eMESognxqVZi1Q9P812WCGdzW1E9ZWE%3D&reserved=0, and 
there were no other forms of DVA data shared, then no CCeS-related data needs to be provided under this 
request. 
 
 
 
I emphasize that I am not authorizing the transfer of this FOI request to the Department of Veterans’ A airs or 
any other agency. If [Authority name] holds the requested information, it should provide it directly. If there are 
parts of this request that [Name of Agency] does not understand or believes are not held, I invite you to contact 
me to clarify or refine the scope under section 24AB of the FOI Act, rather than initiating a transfer. However, I 
do not consent to the transfer of this request to another entity. The FOI Act places the onus on agencies to 
process requests for documents they hold, and I expect [Authority name] to meet its responsibilities in this 
regard. 
 
 
 
I note that the statutory timeframe for processing FOI requests is 30 days from the date of receipt. I do not 
consent to any extension of time due to internal reduced activity periods, holiday stand-down periods, or other 
internal operational issues. If [Authority name] considers that it cannot meet the 30-day timeframe, it may seek 
an extension from the O ice of the Australian Information Commissioner as provided under section 15AB of 
the FOI Act. I request to be notified if such an application is made. 
 
 
 
If you consider any part of this request too broad or complex, please contact me promptly to discuss refining 
its scope. I remain willing to consider adjustments that will assist e icient processing, provided that they occur 
within the statutory timeframe and do not undermine the substance of what I am seeking. 
 
 
 
2
Attachment A
I believe that disclosure of these documents is in the public interest, as it promotes transparency and 
accountability in how government agencies access and use sensitive personal information about veterans. 
Should you consider charges applicable, I request that you exercise your discretion to reduce or waive them, 
given the importance of the matter and its alignment with the principles of open government and public 
accountability. 
 
 
 
I look forward to receiving your acknowledgment and decision within the statutory timeframe. Please contact 
me at the details below if you require further clarification. 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Nosey 
 
 
 
------------------------------------------------------------------- 
 
 
 
Please use this email address for all replies to this request: 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
Is foi@finance.gov.au the wrong address for Freedom of Information requests to Department of Finance? If so, 
please contact us using this form: 
 
https://aus01.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.righttoknow.org.au%2Fchange_r
equest%2Fnew%3Fbody%3Dfinance&data=05%7C02%7CFOIA%40finance.gov.au%7C22644564a412484dc5
a708dd1bf466fb%7C08954cee47824 69ad51997dccef4b0%7C0%7C0%7C638697458862549572%7CUnkno
wn%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpb
CIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C60000%7C%7C%7C&sdata=yRIxZNwqTAG7wl0H2JB2ioY1ieYkwsi6Fh8rygQRWAs
%3D&reserved=0 
 
 
 
This request has been made by an individual using Right to Know. This message and any reply that you make 
will be published on the internet. More information on how Right to Know works can be found at: 
 
https://aus01.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.righttoknow.org.au%2Fhelp%2F
o icers&data=05%7C02%7CFOIA%40finance.gov.au%7C22644564a412484dc5a708dd1bf466fb%7C08954c
ee47824 69ad51997dccef4b0%7C0%7C0%7C638697458862566141%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJF
bXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C
60000%7C%7C%7C&sdata=5RR040D5xE6Nb7ekJX%2BicJDj4Twmzi0HVv9flofH9gk%3D&reserved=0 
 
 
 
Please note that in some cases publication of requests and responses will be delayed. 
 
3
Attachment A
 
 
If you find this service useful as an FOI o icer, please ask your web manager to link to us from your 
organisation's FOI page. 
 
 
 
 
 
------------------------------------------------------------------- 
 
 
 
Be careful with this message 
External email. Do not click links or open attachments unless you recognise the sender and know the content 
is safe. 
4


OFFICIAL 
ATTACHMENTB 
Australian Government 
Department of Finance 
Your Review Rights 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at: https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. 
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office for 
a copy. 
Internal Review (IR) 
If you disagree with this decision, you can seek a review of the original decision. The review 
will be conducted by a different decision maker, usually someone at a more senior level. 
You must apply for an IR within 30 calendar days of being notified of the decision or 
charge, unless we agree to extend your time. You should contact us if you wish to seek an 
extension. 
We are required to make an IR decision within 30 calendar days ofreceiving your 
application. If we do not make an IR decision within this timeframe, then the original 
decision stands. 
Your request for an IR should include: 
• a statement that you are seeking a review of our decision;
• attach a copy of the decision you are seeking a review of; and
• state the reasons why you consider the original decision maker made the wrong
decision.
Email: xxxx@xxxxxxx.xxx .au 
Post:  The FOI Coordinator 
Legal and Assurance Branch 
Department of Finance 
One Canberra A venue 
FORREST ACT  2603 
Information Commissioner review 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) 
for an Information Commissioner review of this decision. You must apply in writing 
within 60 calendar days of this notice. 
For further information about review rights and how to submit a request for a review to the 
OAIC, please see https://www.oaic.gov.au/freedom-of-infonnation/your-freedom­
ofinformation-rights/freedom-of-infonnation-reviews/information-commissioner-review. 
4