Australian Securities 
and Investments Commission 
Office address (inc courier deliveries): 
Level 5, 100 Market Street, 
 
Sydney NSW 2000 
 
Mail address for Sydney office: 
GPO Box 9827, 
 
Melbourne VIC 3001 
 
Tel: +61 1300 935 075 
Fax: +61 1300 729 000 
18 December 2024   
www.asic.gov.au 
 
NoseyRosey  
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
   Freedom of Information Request No. FOI 296-2024   
 
 
            Section 24AB Practical Refusal Notice   
 
Dear applicant 
 
I refer to your request dated 14 December 2024 under the Freedom of Information Act 1982 
(FOI Act) in which you seek access to documents in the possession of the Australian Securities 
and Investments Commission (ASIC).  
 
Your request states the following:  
 
“I seek access to any and all documents, records, data, and supporting material held by 
[Name of Agency] concerning the sharing of personal information originating from the 
Department of Veterans’ Affairs (DVA) over the last ten years. This includes any data transfers 
from or to the DVA, whether they were one-off exchanges or ongoing, systematic transfers of 
DVA client information, including personal, medical, financial, or service-related details 
concerning veterans or their dependents. 
 
I am interested in obtaining a comprehensive understanding of what DVA client information 
[Authority name] has received or accessed and for what purposes. Specifically, I request: 
 
All records of data sharing arrangements between DVA and [Authority name], including but 
not limited to memoranda of understanding, service-level agreements, emails, letters, 
meeting minutes, file transfer logs, internal reports, and instructions that outline what data 
was shared, when it was shared, and the format or system used for the transfer. 
 
Any policies, procedures, guidelines, or frameworks that govern how [Authority name] 
requests, obtains, stores, handles, or uses DVA client information. This includes documents 
that detail the criteria for approving access to such data, any consent or authorization 
processes, security controls, and retention or destruction policies. 
 
Copies of any ethics committee approvals, privacy impact assessments, internal review 
board decisions, or other documents that reflect deliberations or authorizations for obtaining 
DVA client information. This includes records that show the agency considered the ethical, 
legal, or privacy implications of receiving or using DVA client data. 
 
Documents that outline the intended uses or practical applications of the DVA client data, 
such as project proposals, business cases, internal strategy papers, or briefings that explain 
why [Authority name] sought access to this information, how it was intended to be 
integrated into the agency’s operations, and any expected outcomes or benefits. 
 
 
 

---

A representative sample (in a suitably de-identified or redacted form) of the data or data 
fields received, so long as providing this sample does not breach any exemption under the 
FOI Act. The purpose is to understand the nature and granularity of the information shared, 
without disclosing identifiable personal details. 
 
If the only data [Authority name] received pertains solely to data linked to the Centrelink 
Confirmation eServices (CCeS) arrangements as described at 
https://www.servicesaustralia.gov.au/centrelink-confirmation-eservices-cces, and there were 
no other forms of DVA data shared, then no CCeS-related data needs to be provided under 
this request. 
 
I emphasize that I am not authorizing the transfer of this FOI request to the Department of 
Veterans’ Affairs or any other agency. If [Authority name] holds the requested information, it 
should provide it directly. If there are parts of this request that [Name of Agency] does not 
understand or believes are not held, I invite you to contact me to clarify or refine the scope 
under section 24AB of the FOI Act, rather than initiating a transfer. However, I do not consent 
to the transfer of this request to another entity. The FOI Act places the onus on agencies to 
process requests for documents they hold, and I expect [Authority name] to meet its 
responsibilities in this regard. 
 
I note that the statutory timeframe for processing FOI requests is 30 days from the date of 
receipt. I do not consent to any extension of time due to internal reduced activity periods, 
holiday stand-down periods, or other internal operational issues. If [Authority name] considers 
that it cannot meet the 30-day timeframe, it may seek an extension from the Office of the 
Australian Information Commissioner as provided under section 15AB of the FOI Act. I request 
to be notified if such an application is made. 
 
If you consider any part of this request too broad or complex, please contact me promptly to 
discuss refining its scope. I remain willing to consider adjustments that will assist efficient 
processing, provided that they occur within the statutory timeframe and do not undermine 
the substance of what I am seeking. 
 
I believe that disclosure of these documents is in the public interest, as it promotes 
transparency and accountability in how government agencies access and use sensitive 
personal information about veterans. Should you consider charges applicable, I request that 
you exercise your discretion to reduce or waive them, given the importance of the matter 
and its alignment with the principles of open government and public accountability. 
 
I look forward to receiving your acknowledgment and decision within the statutory 
timeframe. Please contact me at the details below if you require further clarification.”  
 
Practical refusal ground(s) 
 
Section 24AA of the FOI Act provides that a practical refusal ground exists in relation to a 
request for documents if either (or both) of the following apply: 
 
  the work involved in processing the request, in the case of an agency would 
substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its other 
operation (s24AA(1)(a));  
  the request does not satisfy the requirement in paragraph 15(2)(b) of FOI Act, 
(24AA)(1)(b)).  
 
In relation to your request, I find that section 24AA(1)(b) applies.  
 
 
 

---

Section 15(2)(b) of FOI Act  
 
Section 15(2)(b) of the FOI Act states that a request for access to a document must ‘provide 
such information concerning the document as is reasonably necessary to enable a 
responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it.’  
 
There is lack of clarity around the type of documents you are seeking, and it is unclear by 
what you mean by [Name of Agency] and [Authority name]. 
 
Section 24AA(1)(b) FOI Act – Identification of documents  
 
I am writing to advise you that your request in its current form does not adequately identify 
the documents sought and it would therefore be my intention to refuse your request given 
that a practical refusal reason exists within the meaning of section 24AA(1)(b) of the FOI Act. 
 
Request consultation process  
 
The purpose of this letter is to invite you to revise the terms of your request so that the 
practical refusal reason no longer exists. In revising the scope of your request, please 
consider the issues set out above.  
 
Please explain what you intend by:  
 
-  [Name of Agency] and [Authority name].  
-  Are you seeking documents held by ASIC or by another agency? Given that you 
have made references to Department of Veterans’ Affairs (DVA), you may consider 
submitting an FOI request with DVA.  
 
Timeframe  
 
The statutory timeframe for notifying an applicant of a decision on a request for access 
under the FOI Act is 30 days from the day the agency receives a request. Please note that, in 
accordance with section 24AB(8) of the FOI Act, the time for processing your request is 
suspended from the day that you receive this letter, and resumes on the day after ASIC 
receives from you one of the following:  
 
•  written notification that you wish to withdraw the request;  
•  a revised written request addressing the matters raised above; or  
•  written notification that you do not wish to revise your request.  
 
If you choose to do one of the things mentioned above, you must do so within 14 days of the 
date of this letter (the consultation period). If I have not heard from you at the end of the 
consultation period, your request will be taken to be withdrawn in accordance with section 
24AB(7) of the FOI Act.  
 
During the consultation period you are invited to seek assistance in reframing your request. I 
can be contacted by email xxxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx or by telephone on 02 9911 
2454 if you wish to discuss the scope of your request. 
 
Yours sincerely  
  
  
Shoumia Nithiananthan   
Privacy and Freedom of Information Lawyer   
Australian Securities and Investments Commission (ASIC  
 

---