Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents Relating to the Sharing of DVA Client Information'.

OFFICIAL 
 
 
 
Our Ref: LEX 3435 
 
28 February 2025 
 
 
NoseyRosey 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Nosey,  
 
Freedom of Information request – refuse access to documents – diversion of resources 
 
I refer to your request dated 18 December 2024, seeking access to the following documents under the 
Freedom of Information Act 1982 (the Act): 
Request 
I  am  seeking  documents  held  by  the  AFP  relating  to  the  sharing  of  personal  information 
originating from the Department of Veterans’ Affairs (DVA) over the last ten years. 
I  request  any  and  all  documents,  records,  data,  and  supporting  material  held  by  the  AFP 
concerning the sharing of personal information that the AFP has received from, or provided to, 
the  DVA.  This  includes  any  arrangements,  whether  one-off  data  exchanges  or  ongoing 
systematic transfers of DVA client information, including personal, medical, financial, or service-
related  details  about  veterans  or  their  dependents.  In  particular,  I  am  seeking  copies  of 
memoranda  of  understanding,  service-level  agreements,  internal  correspondence,  meeting 
minutes, file transfer logs, policy documents, reports, and any other records that detail the nature, 
purpose, and scope of information sharing between the AFP and the DVA. 
If the AFP holds policies, procedures, or guidelines that govern how it requests, receives, stores, 
handles, or uses data originating from the DVA, I request access to those documents as well. 
Furthermore, if there have been any privacy impact assessments, ethics approvals, or internal 
reviews that relate to the AFP’s use or handling of DVA-sourced information, I respectfully request 
access  to  those  records. Additionally,  if the AFP  has any  documents  describing the  intended 
uses, underlying rationale, or anticipated outcomes of accessing DVA client information, please 
include these in the scope of the request. If practicable, I also seek a suitably de-identified sample 
of the data fields to understand the nature and scope of the data shared. 
If the AFP does not hold information beyond what is related solely to Centrelink Confirmation 
eServices (CCeS) arrangements, and there are no other forms of DVA data shared, then it is not 
necessary  to  provide  the  CCeS-related  data.  Otherwise,  please  include  any  relevant  data  or 
documentation within the scope of this request. 
 
On 7 January 2025, the AFP sent you an email advising that initial enquiries with business areas had 
raised concerns on the broad nature of the scope of the request and their ability to conduct searches 
for information over a 10 year time frame. It was noted that an extremely large amount of results would 
be generated from internal correspondence searches alone and sought clarification on the information 
OFFICIAL 
Freedom of Information 
/ GPO Box 401 Canberra City ACT 2601 
/ Email: xxx@xxx.xxx.xx 
POLICING FOR A SAFER AUSTRALIA 
ABN 17 864 931 143 
afp.gov.au 
 
OFFICIAL 
 
sought in relation to the topic of personal information along with your agreement to revise the scope of 
your request.  
 
The  same  day  your  email  response  confirmed  that  you  were  seeking  “high-level  documentation, 
including memoranda of understanding, service-level agreements, and policies that govern these data-
sharing arrangements, however you did not agree to revising the wording of your request to only this 
wording. 
 
On 9 January 2025, the AFP sent you a further email acknowledging the clarification of documentation 
sought and seeking consent to therefore revise the wording of the request in the following suggested 
terms  “all  current  memoranda  of  understanding,  service-level  agreements,  policies,  procedures  or 
guidelines  that  govern  how  the  AFP  requests,  receives,  stores,  handles  or  uses  personal  information 
originating from the DVA”. It was advised that alternative wording could be suggested if this was not 
agreeable. 
 
On 10 January 2025, your email response posed questions asking the AFP to confirm whether there is 
or has been large scale data sharing between the two departments before you would consider revising 
the scope of your request. 
 
The same day the AFP sent you a further email advising that it was unable to answer such questions 
via the FOI process. 
 
On 10 January 2025, the AFP notified you of its intention to refuse your request for a practical refusal 
reason which existed under section 24AA(1)(a)(i) of the Act, on the basis that processing your request 
would  constitute  a  substantial  and  unreasonable  diversion  of  the  AFP’s  resources  from  its  other 
operations. You were invited to revise your request.  
  
On 11 January 2025, you responded via email confirming that you did not wish to revise your request 
and requested that it be processed in its original form. 
  
Authorised decision-maker  
  
I am authorised to make this decision in accordance with arrangements approved by the Commissioner 
of Police under section 23 of the Act.  
  
Decision  
  
I have decided to refuse your request for access to documents under section 24(1) of the Act. In making 
my decision, I have had regard to the following material:  
  
1.  your request (and any revised request);  
2.  the outcome of the AFP’s preliminary searches in relation to your request;  
3.  the  AFP’s  notice  advising  you  of  its  intention  to  refuse  your  request  for  a  practical  refusal 
reason;  
4.  the Act; and  
5.  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the Freedom 
of Information Act 1982 (the FOI Guidelines).  
  
Reasons  
  
Section  24(1)  of  the  Act  provides  that  if  an  agency  is  satisfied  when  dealing  with  a  request  for  a 
document that a practical refusal reason exists in relation to the request, the agency:  
  
1.  must undertake a request consultation process (see section 24AB of the Act); and  
2.  if,  after  the  request  consultation  process,  the  agency  is  satisfied  that  the  practical  refusal 
reason still exists- the agency may refuse to give access to the document in accordance with 
the request.  
  
 
OFFICIAL 
OFFICIAL 
 
For the purposes of section 24 of the Act, a practical refusal reason exists in relation to a request for a 
document if the work involved in processing the request would substantially and unreasonably divert 
the resources of the agency from its other operations (section 24AA(1)(a)(i) of the Act).  
  
In deciding if a practical refusal reason exists, an agency must have regard to the resources required 
to perform the following activities specified in section 24AA(2) of the Act:  
  
1.  identifying, locating or collating the documents within the filing system of the agency;  
2.  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the request relates, 
or to grant access to an edited copy of such a document, including resources that would have 
to be used for:  
(i) 
examining the document; or 
(ii) 
consulting with any person or body in relation to the request;  
3.  making a copy, or an edited copy, of the document;  
4.  notifying any interim or final decision on the request.  
  
Other  matters  may  be  relevant  in  deciding  if  a  practical  refusal  reason  exists  such  as  the  staffing 
resources available to an agency for FOI processing, whether the processing can only be undertaken 
by one or more specialist officers in an agency who have competing responsibilities, the impact that 
processing  may  have  on  other  work  in  an  agency  including  FOI  processing,  and  whether  there  is  a 
significant public interest in the documents requested.  
  
Section 24AB(9) of the Act provides that an agency is only obliged to undertake a request consultation 
process once for any particular request.  
  
Work involved in processing your request  
  
Following receipt of your request, the AFP undertook preliminary searches in the form of an ICT email 
audit for internal correspondence relating to the Department of Veteran Affairs (DVA) and identified at 
least 272,084 documents that would need to be reviewed for relevance to your request. In the event the 
AFP were to continue to process your request, a decision would need to be made on access to the 
documents captured by your request. A sample of 100 documents in varying sizes were assessed to 
determine  if  they  fell  within  scope  of  your  request.  Based  on  this  sample,  there  was  a  total  of  4 
documents found that fell within scope, totalling 37 pages. Therefore, I estimate the total combined 
page number of documents captured by your request to be 100,671 pages. The time taken to assess 
this  100-document  sample  for  relevance,  extraction  of  the  emails  from  the  audit  software  and 
converting to pdf took approximately 30 minutes.  
  
It  was  estimated  that  the  time  taken  to  just  review  the  documents  for  relevance  would  equal 
approximately 1360 hours. It is estimated that, having regard to the content of the documents reviewed, 
the decision maker would require on average three minutes to review and assess each page for relevant 
exemptions, taking approximately 5,033 hours in total to assess the documents. I therefore calculate it 
would take at least 6,393 hours to completely assess the documents potentially identified as being 
relevant to your request.  
  
This estimated processing time doesn’t take into account any time needed to prepare an index, prepare 
documents for potential release, and prepare a decision on access for the decision maker’s signing. 
 
I note that there are many other document types requested within the request scope that would also 
require searches to be performed across multiple business areas. 
  
I am satisfied that the AFP would be required to divert significant resources from its current operations 
to assess the documents, and to make a decision on access to those documents. This diversion would 
result  in  a  significant  drain  on  the  resources  of  the  areas  within  the  AFP that  would  be  required  to 
process this request.  
  
 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
In reaching this view, I have had regard to the public interest in providing access to documents but 
consider the public interest in providing access is outweighed by the competing public interest in the 
AFP  performing  its  ordinary  functions  without  substantial  interference,  including  the  processing  of 
other FOI requests. For the reasons given above, I consider that processing the request would be a 
substantial and unreasonable diversion of the AFP’s resources from its other operations.  
  
 Review by the Australian Information Commissioner  
  
Under section 54L of the Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to review my 
decision. An application for review by the Information Commissioner must be made in writing within 60 
days of the date of this letter, and be lodged in one of the following ways:  
  
Online:   IC Review 
  
Post:  Director of FOI Dispute Resolution  
Office of the Australian Information Commissioner  
GPO Box 5288   
SYDNEY  NSW  2001  
  
COMPLAINT RIGHTS  
  
You may also make a complaint to the Australian Information Commissioner about the AFP’s actions 
in relation to your request. Making a complaint about the way the AFP handled an FOI request is a 
separate process to seeking review of this decision. Further information about how to make a complaint 
is  available  at  https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-
foicomplaint  
  
  
Regards, 
 
 
   
Lauren Bird 
A/Deputy General Counsel 
Commercial, Governance and Information Branch  
Chief Counsel Portfolio  
 
 
OFFICIAL