Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents Relating to the Sharing of DVA Client Information'.


 
 
Dear Nosey Rosey 
Your Freedom of Information (FOI) Request – section 24AB consultation 
I refer to your request for internal review of FOI decision LEX6865 for access to documents 
under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act), received on 19 January 2025. 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in relation to FOI 
requests.   
The Australian Electoral Commission (AEC) believes that work involved in processing your 
FOI request in its current form would substantially and unreasonably divert the resources of 
the AEC from its other operations/interfere with the performance of the AEC’s functions due 
to its size, complexity, and broad scope. This is called a ‘practical refusal reason' under section 
24AA of the FOI Act.   
On the basis of the practical refusal reason, I intend to refuse access to the documents you 
requested. However, before I make a final decision, you have the opportunity to revise your 
FOI request.  This is called a 'request consultation process', and is set out in section 24AB of 
the FOI Act. You have 7 days to respond to this notice in one of the ways set out below. 
Scope of your request 
Initial request (14 December 2024) 
In your initial FOI request of 14 December 2024, you indicated that the scope of your request 
was: 
any and all documents, records, data, and supporting material held by [Name of Agency] 
concerning the sharing of personal information originating from the Department of 
Veterans’ Affairs (DVA) over the last ten years.  
You specified that this was to include the following:  
•  any data transfers from or to the DVA, whether they were one-off exchanges or 
ongoing, systematic transfers of DVA client information, including personal, medical, 
financial, or service-related details concerning veterans or their dependents; 
•  Al  records of data sharing arrangements between DVA and [Authority name], including 
but not limited to memoranda of understanding, service-level agreements, emails, 
letters, meeting minutes, file transfer logs, internal reports, and instructions that outline 
what data was shared, when it was shared, and the format or system used for the 
transfer;  
•  Any policies, procedures, guidelines, or frameworks that govern how [Authority name] 
requests, obtains, stores, handles, or uses DVA client information. This includes 
documents that detail the criteria for approving access to such data, any consent or 
authorization processes, security controls, and retention or destruction policies; and 
•  Copies of any ethics committee approvals, privacy impact assessments, internal 
review board decisions, or other documents that reflect deliberations or authorizations 
for obtaining DVA client information. This includes records that show the agency 
considered the ethical, legal, or privacy implications of receiving or using DVA client 
data. 
1 
 

 
•  Documents that outline the intended uses or practical applications of the DVA client 
data, such as project proposals, business cases, internal strategy papers, or briefings 
that explain why [Authority name] sought access to this information, how it was 
intended to be integrated into the agency’s operations, and any expected outcomes or 
benefits. 
•  A representative sample (in a suitably de-identified or redacted form) of the data or 
data fields received, so long as providing this sample does not breach any exemption 
under the FOI Act. The purpose is to understand the nature and granularity of the 
information shared, without disclosing identifiable personal details. 
Internal review request (19 January 2025) 
In your request for internal review, you refined the scope of your request to include the period 
between 2019-2024, and narrowed the scope of the subject matter to include:  
•  Memoranda of understanding, service-level agreements, or contracts governing data 
sharing between the AEC and DVA;  
•  Privacy impact assessments or equivalent documents relating to the handling of DVA 
client data; and  
•  Policies or guidelines on how the AEC manages DVA client information, including 
retention, destruction, and security protocols. 
Document search process 
In response to your initial FOI request (LEX6865), the original decision-maker arranged for 
relevant staff likely to be able to identify documents to undertake a comprehensive search of 
the relevant electronic holdings used by the AEC.  
The internal review process empowers me to make a fresh decision on behalf of the AEC 
pursuant to section 54C(3) of the FOI Act.. P ursuant to paragraph 9.40 of the FOI Guidelines, 
internal review decision-makers are permitted to undertake further searches for documents. 
As such, I arranged for the following key word searches to be completed across the AEC’s 
electronic holdings:  
•  Department of Veteran’s Affairs 
•  Department of Veterans Affairs 
•  DVA 
•  “DVA” (the full version of this acronym was searched whenever it was mentioned in 
conjunction with another word in this list) + “data”  
•  “DVA” + “ethics committee”  
•  “DVA” + “privacy impact statement” 
•  “DVA” + “internal review board decisions”  
•  “DVA” + “memoranda of understanding”  
•  “DVA” + “service-level agreements” 
•  “DVA” + “contracts” 
•  “DVA” + “data sharing” 
•  “DVA” + “retention” 
2 
 

 
•  “DVA” + “destruction” 
•  “DVA” + “security”  
•  “DVA” + “policy” 
Please note that these searches were conducted using the original timeframe that you 
provided (10 years), as well as the revised timeframe that you provided (5 years).  
Document search results 
Please see the below table for the results of the above searches.  
Search  
5 years 
10 years 
All DVA permutations* 
20,276 items 
32,169 items 
Al  DVA permutations + contracts 
4,017 items 
6,357 items 
Al  DVA permutations + data  
2,078 items 
N/A 
Al  DVA permutations + data sharing 
850 items 
963 items 
Al  DVA permutations + destruction 
1,642 items 
5,004 items 
Al  DVA permutations + ethics committee 
213 items 
298 items 
Al  DVA permutations + internal review board decisions 
2 items 
9 items 
Al  DVA permutations + memoranda of understanding 
143 items 
221 items 
Al  DVA permutations + policy 
9,075 items 
12,875 items 
Al  DVA permutations + privacy impact statement 
30 items 
43 items 
Al  DVA permutations + retention 
2,988 items 
3,642 items 
Al  DVA permutations + security 
11,210 items 
21,025 items 
Al  DVA permutations + service-level agreements 
159 items 
74 items 
* Permeations include: Department of Veterans Affairs, Department of Veteran’s Affairs, DVA 
Why your request will be refused 
I have decided that a practical refusal reason exists because giving access to the located 
documents would substantially and unreasonably divert the resources of the AEC. This is 
because, as indicated above, the scope of your request returned a large quantity of documents 
when searched (see section 24AA(2)(a) of the FOI Act). To examine the above documents, 
consult with DVA, and to make access grant decisions for the volume of documents found 
above would unreasonably divert the AEC’s resources (see section 24AA(2)(b) of the FOI 
Act). 
In your request for internal review, you indicated that you are wil ing to revise your scope, and 
raised the point that agencies are to assist applicants to revise their requests pursuant to 
section 24AB(3) of the FOI Act.  
3 
 

 
Request consultation process 
You now have the opportunity to revise your request so that it may proceed. 
Before the end of the 7 day consultation period, you must write to the AEC and either: 
•  withdraw your request; 
•  make a revised request; or 
•  tell us that you do not wish to revise your request. 
The 7 day consultation period wil  start on the day after you receive this notice.  
During this period, you are welcome to seek assistance from AEC to revise your request. If 
you revise your request to adequately address the practical refusal reasons outlined above, 
the AEC wil  recommence processing it.  
If you do not do one of the three things listed above during the consultation period or you do 
not contact the AEC to discuss your request during this period, your request wil  be taken to 
have been withdrawn. 
Making a revised request 
To narrow the scope of your request, you may wish to consider both of the following options:  
1.  You may request current versions of the types of documents you have requested. For 
example, you could request current versions of the following documents:  
•  Memoranda of understanding, service-level agreements, or contracts governing 
data sharing between the AEC and DVA;  
•  Privacy impact assessments or equivalent documents relating to the handling of 
DVA client data; and  
•  Policies or guidelines on how the AEC manages DVA client information, including 
retention, destruction, and security protocols. 
2.  It is important to understand that the AEC  has numerous Branches, and several 
sections within each Branch. It would also assist us to know what type of personal 
information you are seeking  (e.g., employment information, roll information, 
State/Territory-specific information, electoral event information, etc.).  
Further assistance  
If you would like to revise your request or have any questions, please email xxx@xxx.xxx.xx.   
 
Yours sincerely 
 
Anthony 
Australian Electoral Commission 
 
 
4