Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'the PDR No. MS24-001612.'.


 
 
 
14 February 2025 
Oliver Smith 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 24/12/00620 
File Number: 
FA24/12/00620   
Dear Oliver Smith 
Freedom of Information (FOI) request – Decision 
On 11 December 2024, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to document under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following document: 
Under the FOI Act, I seek a copy of the Ministerial Brief provided to the office of Home 
Affairs Minister Tony Burke on 3/9/24 with the PDR No. MS24-001612. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access document or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the document relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  consultation responses from third parties consulted in accordance with the FOI Act 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
document to which you sought access 
 
 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
4 
Document in scope of request 
The Department has identified one document as falling within the scope of your request. This 
document was in the possession of the Department on 11 December 2024 when your request 
was received. 
5 
Decision 
The decision in relation to the document in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release one document in part with deletions 
6 
Reasons for Decision 
My findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
request. 
On 12 December 2024, the Department advised you that its policy is to exclude the personal 
details of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work 
telephone numbers of SES staff and non-public facing email addresses, contained in documents 
that fall within scope of an FOI request. 
I have decided that parts of document marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that could 
reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of the 
document, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
The remainder of the document has been considered for release to you as it is relevant to your 
request. 
6.2  Section 33 of the FOI Act – Documents affecting National Security, Defence or 
International Relations 
Section 33(a)(i i) of the FOI Act permits exemption of a document if disclosure of the document 
would, or could reasonably be expected to cause damage to the international relations of the 
Commonwealth. 
The phrase 'international relations' has been interpreted as meaning the ability of the Australian 
Government to maintain good working relations with other governments and international 
organisations and to protect the flow of confidential information between them. The expectation 
of damage to international relations must be reasonable in all the circumstances, having regard 
to the nature of the information; the circumstances in which it was communicated; and the nature 
and extent of the relationship. There must be real and substantial grounds for the conclusion that 
are supported by evidence.   
- 2 – 

 
The information contained in the documents relate to the Nauru Regional Processing Centre. 
The Republic of Nauru is a sovereign nation and the Government of Nauru is responsible for 
regional processing in Nauru. 
I consider releasing the information marked ‘s33(a)(iii)’ would adversely impact on the ability of 
the Department to maintain good working relations with the Government of Nauru. This 
assessment is made considering the nature of the information contained within the document 
and the current nature and extent of the Australia Government’s relationship with the Government 
of Nauru. 
As such I have decided that the information redacted and marked 's33(a)(iii)" is exempt from 
disclosure under section 33(a)(i i) of the FOI Act. 
6.3  Section 37 of the FOI Act - Documents Affecting Enforcement of Law and 
Protection of Public Safety 
 
Section 37(2)(a) of the FOI Act provides that a document is exempt from disclosure if its 
disclosure would, or could reasonably be expected to prejudice the fair trial of a person or the 
impartial adjudication of a particular case. 
   
Maintaining confidentiality during legal proceedings is vital to prevent individuals from providing 
false information during any associated investigations. Releasing the document in scope of your 
request could compromise these proceedings by prejudicing the fair trial and the impartial 
adjudication of these legal proceedings. 
 
I am therefore satisfied that disclosing these documents would, or could reasonably be expected 
to, prejudice a fair and an impartial trial and therefore the documents are exempted in full from 
disclosure under Section 37(2)(a) of the FOI Act. 
6.4  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section 47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if disclosure 
would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse ef ect on the proper and 
efficient conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of the parts of the document marked ‘s47E(d)’ would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct 
of the operations of the Department.   
Managing the security and integrity of Australia's borders is integral to the operations of the 
Department.  Any prejudice to the effectiveness of the operational methods and procedures used 
in undertaking that role would result in a substantial adverse effect on the operations of the 
Department.   
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s operational 
methods and procedures would result in the need for this Department, and potentially its law 
enforcement partners, to change those methods and/or procedures to avoid jeopardising their 
future effectiveness. 
I have decided that parts of the document to be conditionally exempt under section 47E(d) of the 
FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be 
contrary to the public interest to do so.  I have turned my mind to whether disclosure of the 
information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that 
regard below. 
- 3 – 

 
6.5  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
under the FOI Act would involve the unreasonable disclosure of personal information of any 
person. ‘Personal information’ means information or an opinion about an identified individual, or 
an individual who is reasonably identifiable, whether the information or opinion is true or not, and 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not (see section 4 of the FOI 
Act and section 6 of the Privacy Act 1988).  
I consider that disclosure of the information marked 's47F' in the document would disclose 
personal information relating to third parties. The information within the document would 
reasonably identify a person, either through names, positions or descriptions of their role or 
employment circumstance. 
The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information would 
be ‘unreasonable’, I must have regard to the fol owing four factors set out in s.47F(2) of the 
FOI Act: 
•  the extent to which the information is well known; 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
•  the availability of the information from publicly available resources; 
•  any other matters that I consider relevant. 
I have considered each of these factors below. 
The information relating to the third parties is not well known and would only be known to a limited 
group of people with a business need to know. As this information is only known to a limited 
group of people, the individual(s) concerned is/are not generally known to be associated with the 
matters discussed in the document. This information is not available from publicly accessible 
sources. 
I do not consider that the information relating specifically to the third parties would be relevant to 
the broader scope of your request, as you are seeking access to a copy of the Ministerial Brief 
provided to the office of Home Affairs Minister Tony Burke on 3 September 2024 with the PDR 
No. MS24-001612, rather than information which whol y relates to other or specific individuals.  
I am satisfied that the disclosure of the information within the document would involve an 
unreasonable disclosure of personal information about a number of individuals.  
I have decided that the information referred to above is conditionally exempt under section 47F 
of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it 
would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of 
the information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that 
regard below. 
6.6  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the document are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
- 4 – 

 
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A) 
(b) 
inform debate on a matter of public importance 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the document would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the document does have the character of public importance 
and that there may be broad public interest in the document. 
• 
No insights into public expenditure wil  be provided through examination of the 
document. 
• 
You do not require access to the document in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally 
exempt information in the document: 
• 
Disclosure of the parts of the documents that are conditionally exempt under section 
47E(d) of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice law enforcement 
functions and, as a result, the ability of the Department to protect Australia's borders. 
I consider there to be a strong public interest in ensuring that the ability of the 
Department to conduct its law enforcement functions is not compromised or 
prejudiced in any way. I consider that this would be contrary to the public interest and 
that this factor weighs strongly against disclosure. 
• 
Disclosure of personal information which is conditionally exempt under section 47F 
of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the protection  of third 
parties’ right to privacy. It is firmly in the public interest that the Department uphold 
the rights of individuals to their own privacy, and this factor weighs strongly against 
disclosure.   
• 
I am satisfied that if the Department were to release personal information without that 
person’s express consent to do so, it would seriously undermine public confidence in 
the Department’s ability to receive, retain and manage personal information. I 
consider such a loss of confidence to be against the public interest, and this factor 
weighs strongly against disclosure. 
- 5 – 

 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your review rights 
Internal review 
You do not have the right to seek an internal review of this decision. This is because section 
54E(b) of the FOI Act provides that, when an agency is deemed to have refused an FOI request 
under section 15AC of the FOI Act, the applicant does not have the right to seek an internal 
review of the deemed decision. 
The Department was deemed to have refused your request under section 15AC of the FOI Act 
because it did not make this decision within the statutory timeframes for the request. 
While the Department has now made a substantive decision on your request, section 15AC of 
the FOI Act continues to apply to your request, which means that any request you make for 
internal review wil  be invalid. 
Information Commissioner review 
You can instead request the Australian Information Commissioner to review this decision. If you 
want to request an Information Commissioner review, you must make your request to the Office 
of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being notified of this 
decision. 
You can apply for an Information Commissioner review at: Information Commissioner review 
application form on the OAIC website. 
If you have already applied for an Information Commissioner review, there is no need to make a 
new review request. The OAIC wil  contact you shortly to give you an opportunity to advise 
whether you wish the review to continue, and to provide your reasons for continuing the review.  
You can find more information about Information Commissioner reviews on the OAIC website.  
- 6 – 

 
9 
Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns 
about how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate 
process to the process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC) at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours Sincerely  
 
Brooke Dewar 
Position number 60165366 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 7 –