Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Brief PDR No. MS24-001415'.


 
 
 
 27 February 2025 
Oliver Smith 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 24/12/00558 
File Number: 
FA24/12/00558   
Dear Oliver Smith 
Freedom of Information (FOI) request – Decision 
On 10 December 2024, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to a document under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following document: 
Under the FOI Act, I seek a copy of the Ministerial Brief provided to the office of Home 
Affairs Minister Tony Burke on 5/9/24 with the Brief PDR No. MS24-001415. 
On 21 January 2025 the Department issued you a notice under section 24AB of the FOI Act as 
your request was too large to process. You responded on 3 February 2025, and revised your 
scope to the following: 
Ministerial Submission MS24-001415 only 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access document or to amend or annotate records. 
 
 
 
 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx • www.homeaffairs.gov.au 
 

 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
document to which you sought access 
4 
Document in scope of request 
The Department has identified one document as falling within the scope of your request. This 
document was in the possession of the Department on 10 December 2024 when your request 
was received. 
5 
Decision 
The decision in relation to the document in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release one document in part with deletions 
6 
Reasons for Decision 
My findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
request. 
On 11 December 2024, the Department advised you that its policy is to exclude the personal 
details of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work 
telephone numbers of SES staff and non-public facing email addresses, contained in documents 
that fall within scope of an FOI request. 
I have decided that parts of document marked ‘s. 22(1)(a)(i )’ would disclose information that 
could reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of 
the document, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
The remainder of the document has been considered for release to you as it is relevant to your 
request. 
6.2  Section 33 of the FOI Act – Documents affecting National Security, Defence or 
International Relations 
Section 33(a)(i) of the FOI Act permits exemption of a document if disclosure of the document 
would, or could reasonably be expected to cause damage to the security of the Commonwealth. 
- 2 – 

 
For the reasons set out below, I consider that there are real and substantial grounds for expecting 
that the disclosure of the documents exempted under section 33(a)(i) would cause damage to 
the security of the Commonwealth.  
Security 
‘Security’ is a concept with a fluctuating content which can depend upon the circumstances as 
they exist from time to time.1 ‘Security of the Commonwealth’ is defined in section 4(5) of the FOI 
Act as follows  
(5) 
Without limiting the generality of the expression security of the Commonwealth, 
that expression shall be taken to extend to: 
(a) 
matters relating to the detection, prevention or suppression of activities, 
whether within Australia or outside Australia, subversive of, or hostile to, the 
interests of the Commonwealth or of any country allied or associated with 
the Commonwealth; and …  
I also consider that the definition of ‘security’ in the Australian Security and Intelligence 
Organisation Act 1979 (the ASIO Act) is relevant. This view is in accordance with the guidance 
provided by Staats and National Archives of Australia,2 in which Deputy President Forgie found 
that it would be ‘consistent with the scheme of regulation established by Parliament to interpret 
the word “security” in both the Archives Act and the FOI Act in a way that mirrors its definition in 
the ASIO Act’.  
The ASIO Act defines ‘security’ as: 
(a)  The protection of, and of the people of, the Commonwealth and the 
several States and Territories from: 
(i) 
Espionage 
(ii) 
Sabotage 
(iii)  Politically motivated violence 
(iv)  Promotion of communal violence 
(v) 
Attacks on Australia’s defence system; or 
(vi)  Acts of foreign interference; 
Whether directed from, or committed within, Australia or not; and 
(aa)  the protection of Australia’s territorial and border integrity from 
serious threats; and 
(b)  The carrying out of Australia’s responsibilities to any foreign country 
in relation to a matter mentioned in any of the subparagraphs of 
paragraph (a) or the matter mentioned in paragraph (aa).  
For a document (or part of a document) to be exempt under s 33(a)(i), I must be satisfied that, 
on the balance of probabilities, disclosure would, or could reasonably be expected to, cause 
damage to the security of the Commonwealth.   
                                                
 
 
1 Church of Scientology v Woodward (1982) 154 CLR 25 at [19].  
2 Staats and National Archives of Australia [2010] AATA 531 (16 July 2010) (austli .edu.au), at [99] 
- 3 – 

 
I consider that the disclosure of the information contained within the document that I regard as 
exempt under s 33(a)(i) could cause damage to the security of the Commonwealth by 
compromising operational functions, increasing the risk to Australian critical infrastructure assets 
and encouraging il egal activity. I consider the particular damage to the security of the 
Commonwealth to be as follows: 
(a) 
Information within the document  would provide insight into the manner in which 
national security operations are undertaken, including requirements, training and 
procedures. 
(b) 
If the exempt information contained within the document was  released, the 
Department would be forced to revise current operational methodology to minimise 
the harm caused by those disclosures. This is, by definition, damage to security 
operations. 
As such I have decided that the information marked 's. 33(a)(i)’ in the document is exempt from 
disclosure under section 33(a)(i) of the FOI Act. 
6.3  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section 47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if disclosure 
would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse ef ect on the proper and 
efficient conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of the parts of the document marked ‘s. 47E(d)’ would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct 
of the operations of the Department.   
Managing the security and integrity of Australia's infrastructure assets is integral to the operations 
of the Department.  Any prejudice to the effectiveness of the operational methods and procedures 
used in undertaking that role would result in a substantial adverse effect on the operations of the 
Department.   
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s operational 
methods and procedures would result in the need for this Department, and potentially its law 
enforcement partners, to change those methods and/or procedures to avoid jeopardising their 
future effectiveness. 
I have decided that parts of the document are conditionally exempt under section 47E(d) of the 
FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be 
contrary to the public interest to do so.  I have turned my mind to whether disclosure of the 
information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that 
regard below. 
6.4  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the document are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
- 4 – 

 
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A) 
(b) 
inform debate on a matter of public importance 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the document would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject mat er of the document  may  have a general characteristic of public 
importance.  
• 
No insights into public expenditure wil  be provided through examination of the 
document. 
• 
You do not require access to the document in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally 
exempt information in the document: 
• 
Disclosure of the parts of the document that are conditionally exempt under section 
47E(d) of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice law enforcement 
functions and, as a result, the ability of the Department to protect Australia's borders. 
I consider there to be a strong public interest in ensuring that  the ability of the 
Department to conduct its law enforcement functions is not compromised or 
prejudiced in any way. I consider that this would be contrary to the public interest and 
that this factor weighs strongly against disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
- 5 – 

 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your review rights 
Internal review 
You do not have the right to seek an internal review of this decision. This is because section 
54E(b) of the FOI Act provides that, when an agency is deemed to have refused an FOI request 
under section 15AC of the FOI Act, the applicant does not have the right to seek an internal 
review of the deemed decision. 
The Department was deemed to have refused your request under section 15AC of the FOI Act 
because it did not make this decision within the statutory timeframes for the request. 
While the Department has now made a substantive decision on your request, section 15AC of 
the FOI Act continues to apply to your request, which means that any request you make for 
internal review wil  be invalid. 
Information Commissioner review 
You can instead request the Australian Information Commissioner to review this decision. If you 
want to request an Information Commissioner review, you must make your request to the Office 
of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being notified of this 
decision. 
You can apply for an Information Commissioner review at: Information Commissioner review 
application form on the OAIC website. 
If you have already applied for an Information Commissioner review, there is no need to make a 
new review request. The OAIC wil  contact you shortly to give you an opportunity to advise 
whether you wish the review to continue, and to provide your reasons for continuing the review.  
You can find more information about Information Commissioner reviews on the OAIC website.  
9 
Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns 
about how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate 
process to the process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC) at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
 
 
 
 
 
 
- 6 – 

 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely, 
 
[Electronically signed] 
 
 
Sally 
Position No. 60161913 
Department of Home Affairs 
 
- 7 –