Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'ADHA Style/Writing/Brand Guides'.


 
Wednesday, 5 February 2025 
Mr Glenn Hamiltonshire 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
Dear Glenn, 
Freedom of information request no. REQ-0021099 
I refer to your request for access to documents under the Freedom of Information 
Act 1982 (FOI Act). 
On 6 December 2024, you requested via the right to know website: 
I request access to the Style Guides/Brand Guides/Writing Guides currently used for the 
Australian Digital Health Agency, 
And you also provided approval for a 30 day extension given the holiday period, meaning our 
decision is due by 5 February 2025.  
Given the upcoming holiday period for the APS (happy holidays to you reading this), I forecast 
my consent for any required 30 day extension to deal with the request at this time. 
 
I identified 1 document in total which fell within the scope of your request:  
•  Australian Digital Health Agency Brand Guidelines. This is a consolidated document 
containing style, brand and writing guides.  
I did this by requesting the Agency’s Communications team to search for documents within the 
scope of your request. 
 
DECISION AND REASONS FOR DECISION 
With regard to the documents identified in the attached schedule, I have decided to grant access in 
part to these documents, relying on the exemption under s47E(d) of the FOI Act.  
More information, including my reasons for my decision, is set out below. 
Material considered: 
I have taken the following material into account in making my decision: 
•  the content of the documents that fall within the scope of your request 
•  the FOI Act (specifical y sections s47E(d) and s 11A(5) 
•  the guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act 
Australian Digital Health Agency ABN 84 425 496 912 
GPO Box 9942, Canberra ACT 2001 
Phone 1300 901 001 
www.digitalhealth.gov.au 
OFFICIAL 
 
 
 
 
Conditional exemption  
Section 47E – operations of agencies 
•  Section 47E(d)  conditionally exempts a document where disclosure would, or could 
reasonably be expected to, prejudice or have a substantial adverse effect on certain identified 
agency operations.  
•  According to paragraph 6.101 of the FOI Guidelines, a reasonable expectation must be more 
than merely an assumption or allegation that damage may occur if the document were to be 
released. 
•  The Brand Guidelines document falls into 3 sections: 
•  Section 1  –  The Agency Brand  (pages 4-7)  contains  information on the Digital Health 
Agency brand. The Agency follows the Australian Government style manual Home | Style 
Manual that is readily available online.  
•  Section 2 - Core brand elements (pages 9- 22) and Section 3 (pages 25-37)- Product 
service and initiative elements contain detailed information about the positioning, spacing, 
and sizing of the Australian Digital Health Agency’s logo, the My Health Record logo and 
other Agency products, graphic devices, and iconography as well as the typeface and colour 
palette to be used when creating official documents. 
•  As the system operator of the My Health Record system, security is at the centre of our 
operations.  
•  Release of Sections 2 and 3 could be reasonably expected to provide information that could 
allow  an individual or organisation to impersonate the Agency or its products  and/or 
compromise  the security of personal health information and/or  undermine trust in the 
Agency’s genuine operations.  
Public interest test 
•  Where a document is conditionally exempt, access must be given unless in the 
circumstances giving access would, on balance, be contrary to the public interest (s11A(5) 
of the FOI Act) and part 6 of the FOI guidelines. 
•  One factor in favour of access is that disclosure could promote the objects of the FOI Act. 
•  With regard to the public interest factors set out in the FOI Guidelines, I consider the relevant 
factors against disclosure are that disclosure could reasonably be expected to: 
o  provide information that could allow an individual or organisation to impersonate the 
Agency or its products and/or compromise the security of personal health information 
and/or undermine trust in the Agency’s genuine operations. harm the interests of an 
individual or group of individuals, through access to personal health information. 
•  Based on the scope of the request, which is access to the Style Guides/Brand Guides/Writing 
Guides currently used for the Australian Digital Health Agency the factors against disclosure 
of the conditionally exempt material, Sections 2 (core brand elements) and 3 (product 
service and initiative elements) outweigh the factor in favour of disclosure.  
•  This is because the public benefit that lies in disclosure is outweighed by the adverse effects 
on  public health and safety and the Australian Digital Health Agency’s operational and 
regulatory responsibilities. 
 
Your review rights 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or Information 
Commissioner review of the decision. We encourage you to seek internal review as a first step as it 
may provide a more rapid resolution of your concerns.   
2 of 4 

 
 
 
 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to Australian Digital Health Agency for an 
internal review of my decision. The internal review application must be made within 30 days of the 
date of this letter. 
Where possible please attach reasons why you believe review of the decision is necessary. The 
internal review wil  be carried out by another officer within 30 days. 
Information Commissioner review 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to 
review my decision. An application for review by the Information Commissioner must be made in 
writing within 60 days of the date of this letter, and be lodged in one of the following ways: 
online: https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICR_10 
email: xxxxx@xxxx.xxx.xx 
post: GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
More information about Information Commissioner review is available on the Office of the Australian 
Information Commissioner website. Go to https:/ www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-
and-complaints/information-commissioner-review/.  
FOI Complaints 
If you are unhappy with the way we have handled your FOI request, please let us know what we 
could have done better. We may be able to rectify the problem. If you are not satisfied with our 
response, you can make a complaint to the Australian Information Commissioner. A complaint to the 
Information Commissioner must be made in writing. Complaints can be lodged in one of the following 
ways: 
online: https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICCA_1 
email: xxxxx@xxxx.xxx.xx 
post: GPO Box 5218 Sydney 2001 
More information about complaints is available on the Office of the Australian Information 
Commissioner at https:/ www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-
an-foi-complaint/. 
If you are not sure whether to lodge an Information Commissioner review or an Information 
Commissioner complaint, the Of ice of the Australian Information Commissioner has more 
information at: https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/. 
I enclose the documents you requested. 
Yours sincerely 
 
 
Kerri Burden 
Branch Manager Governance 
 
Attachments 
1.  Schedule of documents 
 
 
3 of 4 
 
 
 
 
Attachment 1: REQ-0021099 – Schedule of documents 
 
No. 
Document 
Decision on release 
Exemption applied 
1 
Australian Digital Health Agency Brand  Release in part 
s47E(d), s 11A(5) 
Guidelines 
part 6 of the FOI 
Guidelines 
 
4 of 4