Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Brief PDR No. MS24-001370'.


 
 
 
29 January 2025 
Oliver Smith 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 24/12/00323 
File Number: 
FA2412/00323   
Dear Oliver Smith  
Freedom of Information (FOI) request – Decision 
On 5 December 2024, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to document under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following document: 
Under the FOI Act, I seek a copy of the Ministerial Brief provided to the office of Home 
Affairs Minister Tony Burke on 6/9/24 with the Brief PDR No. MS24-001370. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access document or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the document relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
document to which you sought access 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
4 
Document in scope of request 
The Department has identified one document as falling within the scope of your request. This 
document was in the possession of the Department on 5 December 2024 when your request was 
received. 
5 
Decision 
The decision in relation to the document in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
•  Exempt one document in part from disclosure 
6 
Reasons for Decision 
My findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 33 of the FOI Act – Documents affecting National Security, Defence or 
International Relations 
Section 33(a)(i i) of the FOI Act permits exemption of a document if disclosure of the document 
would, or could reasonably be expected to cause damage to the international relations of the 
Commonwealth. 
The phrase 'international relations' has been interpreted as meaning the ability of the Australian 
Government to  maintain good working relations with other governments and international 
organisations and to protect the flow of confidential information between them.  The expectation 
of damage to international relations must be reasonable in all the circumstances, having regard 
to the nature of the information; the circumstances in which it was communicated; and the nature 
and extent of the relationship.  There must be real and substantial grounds for the conclusion 
that are supported by evidence.   
The information contained in the document relate to transferees to Nauru Regional Processing 
Centre. The Republic of Nauru is a sovereign nation and the Government of Nauru is responsible 
for regional processing in Nauru. 
This document also relates to the country of origin  of these transferees. The release of this 
information would be seen as Australia contributing to a perception about these countries and it 
may affect future negotiations and bilateral engagements between Australia and source 
countries. Notably, the release of this material could limit the Commonwealth’s ability to secure 
future assisted voluntary return (AVR) arrangements with source countries, where success relies 
heavily on these relations.  
I consider releasing the information marked ‘s33(a)(iii)’ would adversely impact on the ability of 
the Department to maintain good working relations with the Government of Nauru and other 
countries. This assessment is made considering the nature of the information contained within 
the document and the current nature and extent of the Australia Government’s relationship with 
the Government of Nauru and other countries. 
As such I have decided that the information redacted and marked 's33(a)(iii)" is exempt from 
disclosure under section 33(a)(i i) of the FOI Act. 
 
- 2 – 
link to page 3 link to page 3 link to page 3
 
 
6.2  Section 47C of the FOI Act – Deliberative Processes 
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the functions 
of the Department.  
‘Deliberative matter’ includes opinion, advice or recommendation obtained, prepared or 
recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the deliberative processes of an 
agency.  
‘Deliberative processes’ generally involves “the process of weighing up or evaluating competing 
arguments or considerations”1  and the ‘thinking processes –the process of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of 
action.’2 
The document contains advice, opinions and recommendations prepared or recorded in the 
course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of 
Department.  I am satisfied that this deliberative matter relates to a process that was undertaken 
within government to consider whether and how to  make or implement a decision, revise or 
prepare a policy, administer or review a program, or some similar activity. 3 
Disclosure of this deliberative information could reasonably be expected to inhibit full and frank 
advice from the Department to its Minister, and, as a result, full consideration by the Government 
on any potential future consideration.  
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material am 
satisfied that the deliberative material is not purely factual in nature. 
I am further satisfied that the factors set out in subsection (3) do not apply in this instance. 
I have decided that the information is conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be contrary 
to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the information 
would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that regard below. 
The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the document are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt parts of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
                                                
 
 
1  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 
2 
JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 
3 
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 
- 3 – 

 
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A) 
(b) 
inform debate on a matter of public importance 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the document would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the document does not seem to have a general characteristic 
of public importance. The matter has a limited scope and, in my view, would be of 
interest to a very narrow section of the public. 
• 
No insights into public expenditure wil  be provided through examination of the 
document. 
• 
You do not require access to the document in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally 
exempt information in the document: 
• 
disclosure of the conditionally exempt information under section 47C of the FOI Act 
could reasonably be expected to prejudice the ability of Departments across 
government to provide ful  and honest advice to stakeholders in future proposals.  
• 
A Ministerial Submission plays an important role in the relationship between a 
Department and its Minister. Its purpose is to provide frank and honest advice. It is 
inherently confidential between the Department and its Minister and the preparation 
of a Ministerial Submission is essentially intended for the audience of that Minister 
alone. A precedent of public disclosure of advice given as a part of a Ministerial 
Submission would result in: 
o 
concerns existing in the open and honest nature of advice being provided which 
may then hinder future deliberations and decision making processes for the 
Department and the Government as a whole and 
o 
future Ministerial Submissions being prepared with a different audience in mind, 
which would compromise the quality of the advice being prepared for the 
Minister. 
• 
I consider that the public interest in protecting the process of the provision of free and 
honest confidential advice by a Department to its Minister has, on balance, more 
weight, than the public interest that might exist in disclosing the deliberative matter. 
Endangering the proper working relationship that a Department has with its Minster 
and its ability to provide its Minister with honest advice confidentially would be 
contrary to the public interest. 
- 4 – 

 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which 
the request for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your review rights 
 
Internal review 
You do not have the right to seek an internal review of this decision. This is because section 
54E(b) of the FOI Act provides that, when an agency is deemed to have refused an FOI request 
under section 15AC of the FOI Act, the applicant does not have the right to seek an internal 
review of the deemed decision. 
The Department was deemed to have refused your request under section 15AC of the FOI Act 
because it did not make this decision within the statutory timeframes for the request. 
While the Department has now made a substantive decision on your request, section 15AC of 
the FOI Act continues to apply to your request, which means that any request you make for 
internal review wil  be invalid. 
Information Commissioner Review 
You can instead request the Australian Information Commissioner to review this decision. If you 
want to request an Information Commissioner review, you must make your request to the Office 
of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being  notified of this 
decision. 
You can apply for an Information Commissioner review at: Information Commissioner review 
application form on the OAIC website. 
If you have already applied for an Information Commissioner review, there is no need to make a 
new review request. The OAIC wil  contact you shortly to give you an opportunity to advise 
whether you wish the review to continue, and to provide your reasons for continuing the review.  
- 5 – 


 
You can find more information about Information Commissioner reviews on the OAIC website.  
9 
Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns 
about how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate 
process to the process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC) at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
 
 
 
Shan  
Position number 60190141 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 6 – 

Document Outline