Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Ministerial Brief MS24-001755'.


 
 
 
14 January 2025 
Oliver2 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 24/12/00156 
File Number: 
FA24/12/00156   
Dear Oliver2, 
Freedom of Information (FOI) request – Decision 
On 3 December 2024, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act.  
1 
Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Under the FOI Act, I seek a copy of the Ministerial Brief provided to the office of Home 
Affairs Minister Tony Burke on 12/9/24 with the Brief PDR No. MS24-001755. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
4 
Documents in scope of request 
Upon review, PDR No. MS24-001755 dated 12 September 2024 does not exist. PDR No. MS24-
001755 was created to fix a systems error with PDR No. MS24-001753. PDR No. MS24-001753 
was provided to the office of Home Affairs Minister Tony Burke on 12 September 2024. The draft 
PDR No. MS24-001755 and signed MS24-001753 are identical in contents just that the latter 
was signed by Minister Burke on 12 September 2024. The latter will be provided. 
Therefore the Department has identified three documents as falling within the scope of your 
request. These documents were in the possession of the Department on 3 December 2024 when 
your request was received. 
Attachment A is a schedule which describes the relevant documents and sets out my decision 
in relation to each of them. 
5 
Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release two documents in part with deletions 
•  Exempt one document in full from disclosure 
6 
Reasons for Decision 
Where the schedule of documents indicates an exemption claim has been applied to a document 
or part of document, my findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision 
applies to that information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
request. 
On 4  December 2024, the Department advised you that its policy is to exclude the personal 
details of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work 
telephone numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of an FOI request. 
I have decided that parts of documents marked ‘s22(1)(a)(ii)’ would disclose information that 
could reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of 
the documents, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(ii) of the FOI Act.   
The remainder of the documents have been considered for release to you as they are relevant 
to your request. 
6.2  Section 37 of the FOI Act - Documents Affecting Enforcement of Law and 
Protection of Public Safety 
Section 37(2)(b)  of the FOI Act provides that a document is exempt from disclosure if its 
disclosure would, or could reasonably be expected to disclose lawful methods or procedures for 
- 2 - 

 
preventing, detecting, investigating, or dealing with matters arising out of breaches or evasions 
of the law the disclosure of which would or could reasonably likely to, prejudice the effectiveness 
of those methods or procedures. 
I consider that parts of document numbered 1 and 2 would, or could reasonably be expected to 
disclose lawful methods or procedures for preventing or detecting breaches or evasions of the 
law and that disclosure would, or would reasonably likely to, prejudice the effectiveness of those 
methods or procedures.  
The disclosure of information within these documents would be reasonably likely to impact on 
ongoing investigative methodology and relationships domestically  that support Australian 
government investigative capabilities. The release of this information would prejudice the 
effectiveness of those methods or procedures, assisting endeavours to evade them and thereby 
reducing the ability of the Department and other law enforcement  agencies to protect the 
Australian community and Immigration Detention System. 
Section 37(2)(c)  of the FOI Act provides that a document is exempt from disclosure if its 
disclosure would prejudice the maintenance or enforcement of lawful methods for the protection 
of public safety. 
The words ‘public safety’ do not extend beyond safety from violations of the law and breaches of 
the peace. The AAT has observed that ‘public safety’ should not be confined to any particular 
situation, such as civil emergencies (bushfires, floods and the like) or court cases involving the 
enforcement of the law.1 
The disclosure of information within these documents would be reasonably likely to impact on 
the maintenance or enforcement of lawful methods for the protection of public safety. The release 
of this information would prejudice the effectiveness of those methods or procedures, assisting 
endeavours to evade them and thereby reducing the ability of the Department and other law 
enforcement agencies to protect the Australian community and Immigration Detention System. 
I have decided that this information is exempt from disclosure under Sections 37(2)(b) and 
37(2)(c) of the FOI Act. 
6.3  Section 42 of the FOI Act – Legal Professional Privilege 
Section 42 of the FOI Act provides that a document is an exempt document if it is of such a nature 
that it would be privileged from production in legal proceedings on the ground of legal professional 
privilege. 
I am satisfied that document one comprises confidential communications passing between the 
Department and its legal advisers, for the dominant purpose of giving or receiving legal advice.  
                                                
 
 
1 Re Thies and Department of Aviation [1986] AATA 141; (1986) 9 ALD 454; (1986) 5 AAR 27. 
- 3 - 

 
In determining that the communication is privileged, I have taken into the consideration the 
following: 
•  there is a legal adviser-client relationship 
•  the communication was for the purpose of giving and/or receiving legal advice; 
•  the advice given was independent and 
•  the advice was given on a legal-in-confidence basis and was therefore 
confidential. 
The contents of this document is not part of the rules, guidelines, practices or precedents relating 
to the decisions and recommendations of the Department. The documents do not fall within the 
definition of operational information and remain subject to legal professional privilege.   
I have decided that document one is exempt from disclosure under section 42 of the FOI Act. 
6.4  Section 47C of the FOI Act – Deliberative Processes  
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the functions 
of the Department.  
‘Deliberative matter’ includes opinion, advice or recommendation obtained, prepared or 
recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the deliberative processes of an 
agency.  
‘Deliberative processes’ generally involves “the process of weighing up or evaluating competing 
arguments or considerations”2  and the ‘thinking processes –the process of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of 
action.’3  
The document contains advice, opinions and recommendations prepared or recorded in the 
course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of 
Department, being the proposed amendments to policy. I am satisfied that this deliberative matter 
relates to a process that was undertaken within government to consider whether and how to 
revise or prepare a policy. 4 
Disclosure of this deliberative information could reasonably be expected to inhibit full and frank 
advice from the Department to its Minister, and, as a result, full consideration by the Government 
on any potential future consideration of amendments to policy. 
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material. I am 
satisfied that the deliberative material is not purely factual in nature. 
I am further satisfied that the factors set out in subsection (3) do not apply in this instance. 
I have decided that the information is conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be contrary 
to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the information 
would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that regard below. 
                                                
 
 
2  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 
3  
JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 
4  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 
- 4 - 

 
6.5  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 3A) 
(b)  inform debate on a matter of public importance 
(c)  promote effective oversight of public expenditure 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
•  Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
•  The subject matter of the documents  may  have a general characteristic of public 
importance.  
•  No insights into public expenditure will be provided through examination of the 
documents. 
•  You do not require access to the documents in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally 
exempt information in the documents: 
•  Disclosure of the conditionally exempt information under section 47C of the FOI Act 
could reasonably be expected to prejudice the ability of Departments across 
government to provide full and honest advice to stakeholders in future proposals to 
policy amendments.  
•  A Ministerial Submission plays an important role in the relationship between a 
Department and its Minister. Its purpose is to provide frank and honest advice. It is 
inherently confidential between the Department and its Minister and the preparation of 
a Ministerial Submission is essentially intended for the audience of that Minister alone. 
A precedent of public disclosure of advice given as a part of a Ministerial Submission 
would result in: 
o 
concerns existing in the open and honest nature of advice being provided which 
may then hinder future deliberations and decision making processes for the 
Department and the Government as a whole and 
o 
future Ministerial Submissions being prepared with a different audience in mind, 
which would compromise the quality of the advice being prepared for the Minister.  
- 5 - 

 
•  I consider that the public interest in protecting the process of the provision of free and 
honest confidential advice by a Department to its Minister has, on balance, more 
weight, than the public interest that might exist in disclosing the deliberative matter. 
Endangering the proper working relationship that a Department has with its Minster 
and its ability to provide its Minister with honest advice confidentially would be contrary 
to the public interest. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a)  access to  the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b)  access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding 
the document 
c)  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your review rights 
Internal review 
You do not have the right to seek an internal review of this decision. This is because section 
54E(b) of the FOI Act provides that, when an agency is deemed to have refused an FOI request 
under section 15AC of the FOI Act, the applicant does not have the right to  seek an internal 
review of the deemed decision. 
The Department was deemed to have refused your request under section 15AC of the FOI Act 
because it did not make this decision within the statutory timeframes for the request. 
While the Department has now made a substantive decision on your request, section 15AC of 
the FOI Act continues to apply to your request, which means that any request you make for 
internal review will be invalid. 
Information Commissioner review 
You can instead request the Australian Information Commissioner to review this decision. If you 
want to request an Information Commissioner review, you must make your request to the Office 
of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being notified of this 
decision. 
- 6 - 

 
You can apply for an Information Commissioner review at: Information Commissioner review 
application form on the OAIC website. 
If you have already applied for an Information Commissioner review, there is no need to make a 
new review request. The OAIC will contact you shortly to give you an opportunity to advise 
whether you wish the review to continue, and to provide your reasons for continuing the review.   
You can find more information about Information Commissioner reviews on the OAIC website.  
9 
Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns 
about how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate 
process to the process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC) at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
10 
Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely, 
 
Electronically signed 
 
Nada 
Position number: 60016437 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 7 -