Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'DTA Style/Writing/Brand Guides'.




OFFICIAL 
 
 
 
PO Box 457 
CANBERRA ACT 2601 
dta.gov.au 
Email: Glenn Hamiltonshire <xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx> 
 
FOI Ref: 026/2024 
 
Dear Glen Hamiltonshire 
 
The Digital Transformation Agency (DTA) refers to your Freedom of Information request (FOI 
request) received on 1 December 2024 in which you sought access to documents under the 
provisions of the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act).   
 
The scope of the request was for access to the Style Guides/Brand Guides/Writing Guides currently 
used for the Digital Transformation Agency. 
  
I have decided to produce a document under s 17 of the FOI Act in order to provide the documents. 
 
Section 26 of the FOI Act requires the DTA to provide a statement of reasons in support of a decision. 
In depth reasons for this decision is set out in Attachment A.  
 
The FOI Act also provides a number of avenues for review set out in Attachment B if you are 
dissatisfied with any aspect of this decision. 
 
If you have any questions or require further information, please contact the DTA FOI Officer on 02 
6120 8595 or via email at xxx@xxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely  
 
 
 
Tom Gilmartin 
FOI Decision Maker 
Digital Transformation Agency (DTA) 
 
 
 
 
 
 
 
Page 1 of 4 
OFFICIAL 
OFFICIAL 
 
ATTACHMENT A - STATEMENT OF REASONS 
  
 
Decision 
I, Tom Gilmartin, am an officer authorised to make decisions under subsection 23(1) of the Freedom 
of Information Act 1982 (FOI Act) 
 
I have decided to produce the documents under section 17 of the FOI Act. 
Reasons for decision 
Section 17  - Requests involving use of computers etc. 
             (1)  Where: 
                     (a)  a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) 
is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency; 
                     (b)  it appears from the request that the desire of the applicant is for information that is 
not available in discrete form in written documents of the agency; and 
                   (ba)  it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with a 
computer tape or computer disk on which the information is recorded; and 
                     (c)  the agency could produce a written document containing the information in discrete 
form by: 
                              (i)  the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
agency for retrieving or collating stored information; or 
                             (ii)  the making of a transcript from a sound recording held in the agency; 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written 
document so produced and containing that information and, for that purpose, this Act 
applies as if the agency had such a document in its possession. 
             (2)  An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantially 
and unreasonably divert the resources of the agency from its other operations. 
 
 
A discrete document does not exist which fits the scope of your request, I therefore considered 
whether we could create a document under section 17 of the FOI Act to satisfy your request. This 
section of the FOI Act requires agencies to produce a written document of information that is stored 
electronically and not in a discrete written form. That obligation arises if: 
• 
The agency could produce a written document containing the information by using a 
computer or other equipment that is ordinarily available to the agency for retrieving or 
collating stored information, and 
• 
Producing a written document would not substantially and unreasonably divert the resources 
of the agency from its other operations. 
 
I have decided that the information could be retrieved using a computer and it would not divert 
substantial resources to produce.  
  
 
 
 
 
 
Page 2 of 4 
Digital Transformation Agency 
OFFICIAL 
OFFICIAL 
 
 
 
 
 
 
ATTACHMENT B – REVIEW RIGHTS 
  
If you are dissatisfied with this decision, you have certain rights of review available to you.    
Firstly, under section 54 of the FOI Act, you may apply to DTA for an internal review of the decision. 
Your application must be made by whichever date is the later between:   
  
•  30 days of you receiving this notice; or   
•  15 days of you receiving the documents to which you have been granted access.    
  
An internal review will be conducted by a different officer from the original decision-maker.   
  
No particular form is required to apply for review although it will assist your case to set out in the 
application the grounds on which you believe that the original decision should be overturned. An 
application for a review of the decision should be addressed to: xxx@xxx.xxx.xx   
  
If you choose to seek an internal review, you will subsequently have a right to apply to the Australian 
Information Commissioner for a review of the internal review decision.   
  
Review by the Australian Information Commissioner   
  
Alternatively, under section 54L of the FOI Act, you may seek review of this decision by the Australian 
Information Commissioner without first going to internal review. Your application must be made 
within 60 days of you receiving this notice.   
  
The Australian Information Commissioner is an independent office holder who may review decisions 
of agencies and Ministers under the FOI Act. More information is available on the Australian 
Information Commissioner's website www.oaic.gov.au.   
  
You can contact the Information Commissioner to request a review of a decision online or by writing 
to the Information Commission at:   
  
Director of FOI Dispute Resolution   
GPO Box 5218   
SYDNEY  NSW  2001   
  
Complaints to the Australian Information Commissioner   
  
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken in relation to your 
request.   
  
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to:   
Phone 1300 363 992 (local call charge)   
Email:  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx   
  
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which it is 
Page 3 of 4 
Digital Transformation Agency 
OFFICIAL 
OFFICIAL 
 
considered that the action taken in relation to the request should be investigated and identify the 
DTA as the relevant agency.   
  
Contacts   
If you have any queries about this notice, please contact the DTA FOI team by email xxx@xxx.xxx.xx 
Page 4 of 4 
Digital Transformation Agency 
OFFICIAL