Plain language guide
INTERNAL 
Guide 
USE ONLY 
Use everyday words that people are familiar with. Long sentences and words with lots of syllables make reading harder. 
 Don’t say
 Say
 Don’t say
 Say
 Don’t say
 Say
a number of 
some, many, few 
endeavour  
try 
in relation to  
about 
according to our 
our records show 
establish 
create, set up, form 
is able to  
can 
records 
examine 
look at, check, 
it is mandatory that  
you need to 
accordingly 
so 
discuss, review 
it should be noted that  note, remember (or 
advise 
let you know, tell 
facilitate, enable 
help 
rewrite to avoid 
amongst 
among 
for the duration of 
during 
using)
make a complaint 
complain 
alternative 
another 
for the purpose of  
to, for 
no later than 
by 
approximately 
about 
furthermore 
as well, also 
notify 
let you know, tell 
as a consequence of 
because 
give consideration to 
think about, consider 
obtain 
get, have 
at a later date 
later 
have the capacity to 
can 
primary 
main 
be of assistance, 
help 
identify  
set, create, decide 
on, know, recognise
prior to 
before 
assist 
if this is not the case 
if not 
provide 
give 
commence 
start, begin 
if this is the case  
if so 
require 
need 
comprising 
made up of 
impact upon  
affect 
subsequently 
after 
concerning 
about 
implement  
apply, start, do 
the majority of 
most 
consequently 
so 
in accordance with  
in line with, as stated 
utilise 
use 
demonstrate, illustrate  show 
in 
whilst 
while 
determined 
decided, a decision 
in addition to  
also 
has been made
with regard to, in 
about, regarding 
in order to  
to 
due to the fact that 
because 
reference to 
in receipt of  
get, have, receive, 
encompasses  
includes 
receiving
INTERNAL USE ONLY 
Version number: 
1 
Document name:  
Plain language checklist 
Version date: 
26 March 2022 
Document owner: 
Director, Service Centre 
Page 1 of 2
Review date: 
26 March 2023 
Authorised by: 
Director, Service Centre 

---

ASQA preferred terms 
Tips for better writing 
 Don’t say
 Say
1.  Use everyday words that people are familiar with. It helps to get the message across in the 
ASQA (except for 
 We  
shortest possible time. 
the first mention) 
2.  Use lots of headings, it helps you write in bite-size chunks that are easier to read.  
providers 
VET providers or 
3.  Put the most important information at the top — it’s more likely to be read. 
training providers (in 
the first mention)
4.  Aim for sentences with an average of 15 words (especially for online content) and no more 
CRICOS provider 
ESOS provider  
than 25 words. Break up long sentences into 2 or more shorter ones.  
or 
provider registered on 
5.  Less is more. Cut out any words that do not need to be there.  
CRICOS 
6.  To learn about ASQA’s writing style and tone use our Writing style guide (on reggie). 
audit 
performance 
assessment (audit) 
7.  The Australian Government’s Style Manual is the benchmark for government writing 
or 
(stylemanual.gov.au). 
registration 
assessment 
must 
need to 
modern regulator  
best practice regulator
Avoid passive language 
In an active sentence, the person (or thing responsible for the action) comes first. 
Call our Info Line 
Call us on 1300 701 
on 1300 701 801 
801 
 The fees are being waived by ASQA.
 ASQA is waiving the fees.
 The application was submitted by the 
 The course owner submitted the 
course owner.
application.
Hemingway editor 
This writing tool highlights lengthy, 
complex sentences and passive 
The more syllables, the harder is it to read 
voice.   
(avoid sentences with lots of multi-syllable words)
Copy and paste your text into 
4 syllables 
5 syllables 
6 syllables 
hemingwayapp.com 
regulations
regulatory
identification
application
implementation
responsibility
registration
notification
organisational
INTERNAL USE ONLY 
Version number: 
1 
Document name:  
Plain language checklist 
Version date: 
26 March 2022 
Document owner: 
Director, Service Centre 
Page 2 of 2
Review date: 
26 March 2023 
Authorised by: 
Director, Service Centre 

---