Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Singapore didgeridoo'.




 
FOI Reference: 11832   
File Reference: 24/41248  
January 2025 
 
 
 
 
SMITH, Oliver (Right to Know) 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Oliver SMITH (Right to Know) 
 
Re: Freedom of Information Request 
 
I refer to your request received by the Department of Foreign Affairs and Trade (the 
department) on 28 November 2024 for access to documents under the Freedom of 
Information Act 1982 (the FOI Act). 
 
I am writing to provide you with a decision about your request. 
 
I have identified documents relevant to your request. After careful consideration, I have 
decided to grant you access to an edited copy of the documents, with irrelevant and exempt 
material removed. 
 
Your request 
 
On 28 November 2024, you made the fol owing request: 
 
…all documents created since 2 September, 2024 in relation to hiring and/or using and/or 
payment to and/or booking of a didgeridoo player to perform at an Australia Day 
performance in Singapore from the Australian High Commission in Singapore and/or DFAT. 
 
On 24 December 2024, the department notified you that it had determined that third party 
consultation was required and that the processing period for your FOI request had been 
automatically extended by 30-calendar days. 
 
Authority 
 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in relation to 
FOI requests. 
 
Reasons 
 
In making my decision I have taken into account: 
 
•  the terms of your request; 
•  the documents within the scope of your request; 
 
 R G Casey Building John McEwen Cres Barton 0221 
DFAT.GOV.AU 
T +61 2 6261 1111 
@DFAT 
•  the FOI Act; and 
•  the guidelines issued by the Australian Information Commissioner under 
section 93A of the FOI Act (FOI Guidelines). 
 
The reasons for my decision and for the application of exemptions under the FOI Act to the 
document are set out below. Where I refer to sections of the FOI Act, these are available at 
www.legislation.gov.au. Where I refer to parts of the FOI Guidelines, these are available at 
OAIC | FOI Guidelines. 
 
Substantial adverse effect on an agency’s proper and efficient conduct of operations 
(section 47E(d) of the FOI Act) 
 
Under section 47E(d) of the FOI Act, a document is conditional y exempt if disclosure would, 
or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the department’s operations. A substantial adverse effect may be an 
indirect effect (FOI Guidelines, paragraph 6.82). 
 
The predicted effect must bear on the department’s proper and efficient operations, that is 
for section 47E(d) to apply the department must be undertaking its operations in an 
expected manner (FOI Guidelines, paragraph 6.115). 
 
The documents in scope include content which relates to the department’s internal 
procedures for the procurement of contracting services.  
 
The documents include material which relates to the department’s confidential 
procurement processes. The disclosure of confidential procurement-related information 
would prejudice the department’s ability to obtain similar information in future and this, 
together with the disclosure of confidential procurement-related information  would, or 
could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the department’s operations. 
 
For these reasons, I have decided that the information marked up in the documents is 
conditional y exempt under section 47E(d) of the FOI Act. 
 
Unreasonable disclosure of personal information (section 47F(1) of the FOI Act) 
 
Under section 47F(1) of the FOI Act, a document is conditional y exempt if its disclosure 
would involve the unreasonable disclosure of personal information about any person. 
 
Personal information refers to information or opinion about an identified individual, or an 
individual who is reasonably identifiable: 
 
•  whether the information or opinion is true or not; and 
•  whether the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
The test of unreasonableness implies a need to balance the public interest in disclosure of 
government-held information and the private interest in the privacy of individuals (FOI 
Guidelines, paragraph 6.133). 
 
I have had regard to the following matters in considering whether disclosure of some 
information would involve an unreasonable disclosure of personal information: 
 
•  the extent to which the information is wel -known; 
•  whether the individuals to who the information relates are known to be 
(or to have been) associated with the matters in the documents; 
•  the availability of the information from publicly accessible sources; and 
•  any other matters that the agency considers relevant (section 47F(2) of 
the FOI Act). 
 
Having regard to the nature of the information, and the implications for the identified 
individuals if disclosed, I am satisfied that the disclosure of the personal information in this 
case would be unreasonable. I am not satisfied that the information is well known or 
publicly available, or that the disclosure of the relevant information would achieve a public 
purpose. 
 
For these reasons, I have decided that the information marked up in the documents is 
conditional y exempt under section 47F(1) of the FOI Act. 
 
Documents disclosing business information (section 47G(1)(a) of the FOI Act) 
 
Under section 47G(1)(a) of the FOI Act, a document is conditionally exempt if disclosure 
would disclose information concerning the business, commercial or financial affairs of an 
organisation or undertaking, where disclosure of the information would, or could 
unreasonably affect the organisation or undertaking adversely in respect of its lawful 
business, commercial or financial affairs, or prejudice the future supply of information to 
the Commonwealth. 
 
I have considered the material to which you seek access and am of the view that the 
disclosure of the relevant material could reasonably be expected to unreasonably affect the 
relevant entities in respect of their lawful business affairs (section 47G(1)(a) of the FOI Act). 
 
I satisfied that the relevant information relates to the business and commercial affairs of the 
prospective contracting parties and that disclosure could unreasonably affect the relevant 
businesses in respect of their lawful business and commercial affairs. 
 
For these reasons, I have decided that the information marked up in the documents is 
conditional y exempt under section 47G(1)(a) of the FOI Act. 
 
 
 
 
 
Conditional exemptions - public interest considerations (section 11A(5) of the FOI Act) 
 
As sections 47E(d), 47F(1) and 47G(1) of the FOI Act are conditional exemptions, I must 
grant you access to this material unless providing access would, on balance, be contrary to 
the public interest (section 11A(5) of the FOI Act). 
 
In assessing the public interest, I have considered the FOI Guidelines referred to above and 
the public interest factors listed in section 11B of the FOI Act as favouring access, including 
whether granting access to the documents would: 
 
•  promote the objects of the FOI Act; and 
•  promote effective oversight of public expenditure. 
 
I have also considered public interest factors against disclosure, including that disclosure 
may reasonably be expected to: 
 
•  prejudice certain individuals’ right to privacy; and 
•  prejudice the proper and efficient operations of the department. 
 
On balance, I am of the view that the public interest is weighted against the disclosure of 
the conditional y exempt material. In forming this view, I have not taken into account any of 
the irrelevant factors specified in section 11B(4) of the FOI Act. 
 
Irrelevant and excluded material (section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act) 
 
Some of the material excluded from the documents released to you is outside the scope or 
could reasonably be regarded as irrelevant to your request (section 22(1)(a)(ii) of the FOI 
Act). 
 
In determining what is relevant to your request, I have taken into account the terms of your 
request and the email which you received from the department on 9 December 2025, in 
which you were invited to respond if you required the personal information of junior staff 
from ministerial offices and government officials not in the Senior Executive Service (SES) or 
equivalent, including their email addresses and contact numbers, together with al  
signatures, mobile phone numbers, departmental inboxes and technical transmission details 
including reference numbers. As you have not stated that you require this information, I 
have decided to remove it from the documents being released to you. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Review rights 
 
Information about your review rights is set out in the Attachment for your reference. 
 
Contact 
 
Should you have any queries regarding this matter please contact the Freedom of 
Information Section by email (xxx@xxxx.xxx.xx). 
 
Yours sincerely 
 
 
Bernard Unkles 
Assistant Secretary 
Department of Foreign Affairs and Trade 
REVIEW AND COMPLAINT OPTIONS 
Further information on applying for an IC 
 
review is available on Office of the 
If you consider the department made the 
Australian Information Commissioners 
wrong decision, please request a review. 
(OAIC) website.i 
 
 
If you are dissatisfied with the way your 
Third party review rights 
request was processed, please make a 
 
complaint. 
Third parties who were consulted by the 
 
department are entitled to seek an 
REVIEW 
internal review of the departments 
How to seek a review of this decision 
decision to grant access to a document. 
 
 
Internal reviewby the department 
Further information about third party 
 
review rights is available on OAICs 
You may apply for internal review of the 
website.i  
decision (section 54 of the FOI Act).The 
 
internal review application must be made 
You may also apply for an external review 
within 30 calendar days from the day you 
by the IC (section54L of the FOI Act).To do 
receive this notice. Where possible, please 
this, you must make your application 
attach reasons why you believe review of 
within 30 calendar days from the day you 
the decision is necessary. 
receive this notice. 
 
 
A new decision maker, who was not 
COMPLAINT 
involved in the initial decision, will review 
How to make a complaint about process 
your request, and make a new decision 
 
within 30 calendar days. 
Complaint to the department 
 
 
Any request for internal review should be 
If you wish to make a complaint about 
directed via email to xxx@xxxx.xxx.xx or 
how your FOI request was processed by 
addressed to: 
the department, we welcome you sending 
 
an email with the details of your 
Freedom of Information Section 
complaint to the department in the first 
Department of Foreign Affairs and 
instance via xxx@xxxx.xxx.xx. 
Trade 
 
R G Casey Building 
Complaint to the IC 
John McEwen Crescent 
 
Barton ACT 0221 
You may also make a complaint to the IC 
 
about the Departments actions in relation 
External review by the Information 
to this decision (section 70 of the FOI Act). 
Commissioner (IC) 
 
 
Further information about how to make a 
You may apply to the Australian 
complaint is available on OAICs website.i i 
Information Commissioner to review this 
decision (section54L of the FOI Act).To do 
this, you must contact the IC within 60 
calendar days from the day you receive 
this notice.