Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The Technical Advisory Branch Research documents'.

FOI 24/25- 0013
DOCUMENT 37
Support workers administering medication in 
Australia 
The content of this document is OFFICIAL. 
Please note: 
The research and literature reviews collated by our TAB Research Team are not to be shared 
external to the Branch. These are for internal TAB use only and are intended to assist our 
advisors with their reasonable and necessary decision-making. 
Delegates have access to a wide variety of comprehensive guidance material. If Delegates 
require further information on access or planning matters, they are to call the TAPS line for 
advice. 
The Research Team are unable to ensure that the information listed below provides an 
accurate & up-to-date snapshot of these matters 
Research question: 
What Federal, State and Territory regulations apply to administration of medication by 
disability support workers? 
Are there additional rules for disability support workers providing high intensity support? 
Date: 30/5/24 
Requestor: Theresa s22(1)(a)(ii) - irreleva  
Endorsed by: Katrin s22(1)(a)(ii)   
- irreleva  
Researcher: Aaron s22(1)(a)(ii) 
 
- irrelevant ma
Cleared by: Aaron s22(1)(a)(ii) 
 
- irrelevant ma
1. Contents
Support workers administering medication in Australia .............................................................. 1 
1. Contents .......................................................................................................................... 1 
2. Summary ......................................................................................................................... 2 
3. Administering medication in the context of high intensity supports ................................. 3 
4. NDIS Practice Standards ................................................................................................ 4 
5. Delegation and supervision of care ................................................................................. 4 
6. Australian Community Industry Al iance Practice Guidelines .......................................... 5 
Page 417 of 425
FOI 24/25- 0013
7.  State and territory regulations ......................................................................................... 6 
7.1 
Australian capital territory ......................................................................................... 6 
7.2 
New South Wales ..................................................................................................... 6 
7.3 
Northern Territory ..................................................................................................... 6 
7.4 
Queensland .............................................................................................................. 6 
7.5 
South Australia ......................................................................................................... 7 
7.6 
Tasmania ................................................................................................................. 7 
7.7 
Victoria ..................................................................................................................... 7 
7.8 
Western Australia ..................................................................................................... 7 
8.  Gaps in the regulatory framework ................................................................................... 7 
9.  References ...................................................................................................................... 8 
 
2. Summary 
There is a lack of clarity regarding legal and policy requirements for disability support workers 
who administer medications to clients. Federal regulations and policies regarding training and 
delegation of care apply to NDIS providers and their employees. However, these regulations 
are variously interpreted and inconsistently implemented. In addition, providers may develop 
their own policies regarding minimum training standards or qualifications for staff administering 
medication to clients. 
State and territories take different approaches to regulating the supply and administering of 
medication. Only New South Wales, Tasmania, Victoria and Western Australia explicitly make 
allowances for carers, but these do not distinguish between formal and informal carers in most 
instances. Only Tasmania’s legislation refers to disability support workers but this is only in the 
context of disability support workers who receive funding from the Tasmanian state 
government. Tasmania is also the only jurisdiction with a Medication Management Framework 
that elaborates on the requirements of the legislation. 
Regulations and policy relating to delivery of high intensity supports covers minimum skills and 
knowledge required by disability support workers who administer medication: 
•  through an enteral tube 
•  via subcutaneous injection 
•  for participants requiring dysphagia supports 
•  for participants requiring support to prior to and after seizure. 
No state or territory policy or legislation was found regulating the administering of medication 
by disability support workers delivering high intensity supports. 
Page 418 of 425
FOI 24/25- 0013
3.  Administering medication in the context of high 
intensity supports 
High intensity supports can be provided in a participant’s NDIS plan if they require support for 
frequent behaviours of concern or at least one of the activities described in the High Intensity 
Support Skil s Descriptors (NDIA, 2023a). The high intensity support skil s descriptors assist 
NDIS providers and disability support workers to understand the skil s required when 
supporting participants with high intensity daily personal care activities (NDIS Commission, 
2022). High intensity daily personal care activities are defined in National Disability Insurance 
Scheme (Provider Registration and Practice Standards) Rules 2018, Schedule 2 as including: 
•  complex bowel care 
•  enteral feeding and management 
•  severe dysphagia management 
•  tracheostomy management 
•  urinary catheter management 
•  ventilator management 
•  subcutaneous injections 
•  complex wound management (NDIS Commission, 2024). 
Sections 29 – 35 of National Disability Insurance Scheme (Quality Indicators for NDIS Practice 
Standards) Guidelines 2018 specify that in order to meet their obligations under NDIS 
(Provider Registration and Practice Standards) Rules 2018, providers should ensure workers 
are trained in the high intensity skil s descriptors relevant to the activity. 
Regarding the administering of medication by disability support workers, the high intensity 
skil s descriptors describe the knowledge and skil s required to administer medication: 
•  through an enteral tube 
•  via subcutaneous injection 
•  for participants requiring dysphagia supports 
•  for participants requiring support to prior to and after seizure (NDIS Commission, 2022). 
These concepts (‘high intensity supports’, ‘high intensity daily personal care activities’) relate to 
NDIS funded supports, NDIS provider registration categories and knowledge and skil s 
required by disability support workers to ensure NDIS providers are meeting their obligations 
regarding quality supports. High intensity support does not appear to be relevant outside of 
these contexts. No State or Territory legislation, regulations or policy was found that mandates 
medication of any kind be delivered by support workers meeting the high intensity skil s 
descriptors. 
 
 
Page 419 of 425
FOI 24/25- 0013
4.  NDIS Practice Standards 
The NDIS (Provider Registration and Practice Standards) Rules 2018 states: 
Each participant requiring medication is confident that their provider administers, stores 
and monitors the effects of the participant’s medication and works to prevent errors and 
incidents (s.26(2)). 
Requirements of this practice standard are elaborated in section 26 of the NDIS (Quality 
Indicators for NDIS Practice Standards) Guidelines 2018. To meet this practice standard, 
providers should ensure the relevant disability support workers: 
•  have access to all the information required to identify, monitor and administer 
medication (s26(1)) 
•  understand the effects and side-effects of the medication (s26(2)) 
•  are aware of the steps to take in the event of an incident involving medication (s26(2)). 
These practice standards are further elaborated in the NDIS Commission’s Workforce 
Capability Framework. 
5.  Delegation and supervision of care 
The Disability-Related Health Supports operational guideline describes the circumstances in 
which disability support workers may deliver disability-related health supports. This can include 
administering medication. In some circumstances, a registered nurse may delegate tasks to a 
disability support worker: 
It is the registered nurse who must decide if a task can be delegated or not, as they 
remain responsible for the care being provided. A registered nurse can’t delegate a task 
if your health needs are inconsistent or likely to change. Also, some tasks can’t be 
delegated and wil  need to be done by a registered nurse. 
When a registered nurse delegates a task they retain responsibility for the tasks being 
provided. Before a registered nurse can delegate a task to someone else, they must 
make sure the person is trained and competent to do that task. They must also be 
available for direct and indirect supervision of the person doing the task.” (NDIA, 2023, 
p.13). 
The Nursing and Midwifery Board of Australia (NMBA) is the regulatory body for nurses and 
midwives in Australia. NMBA’s practice standards and decision-making frameworks do not 
specify which tasks can be delegated, or which people these tasks can be to. Instead, the 
guidance describes the responsibilities of the registered nurse and what factors are relevant to 
decisions to delegate care (NMBA, 2022; 2016). 
The Registered Nurse Standards for Practice describes a registered nurse’s responsibility 
regarding delegation and supervision of care: 
Page 420 of 425
FOI 24/25- 0013
Delegations are made to meet peoples’ needs and to enable access to health care 
services, that is, the right person is available at the right time to provide the right service. 
The RN who is delegating retains accountability for the decision to delegate. They are 
also accountable for monitoring of the communication of the delegation to the relevant 
persons and for the practice outcomes. Both parties share the responsibility of making 
the delegation decision, which includes assessment of the risks and capabilities. In 
some instances delegation may be preceded by teaching and competence assessment 
(NMBA, 2016, p.6). 
The Decision-making framework for nursing and midwifery provides some decision-making 
guidance related to the delegation and supervision of care. When determining whether to 
delegate tasks to another individual, a registered nurse should: 
•  have a comprehensive understanding of the patient’s health needs 
•  obtain consent from the patient to delegate the task and to delegate the task to the 
nominated person 
•  consider the qualifications, experience, competence, and confidence of the nominated 
person 
•  have the capacity to provide any required supervision and training to the nominated 
person 
•  understand and consider relevant legislation and policy, including organisational 
policies and procedures (NMBA, 2022, p.6). 
6.  Australian Community Industry Al iance Practice 
Guidelines 
The Australian Community Industry Al iance (ACIA) is a peak body for community services 
organisations in Australia. ACIA has released a series of practice standards describing best 
medication administering practices. These include: 
•  Medication Management in the Community 
•  Administration of Oral Medications in Community by Support Workers 
•  Administration of Non-Oral and Non Injectable Medication in Community 
•  Subcutaneous Injections in the Community by Support Workers 
•  Psychotropic Medication Management in the Community 
•  Diabetic Management in the Community 
•  Cytotoxic Medication Management in the Community. 
However, it is not clear whether these practice standards are widely adopted within disability 
services. 
 
 
Page 421 of 425
FOI 24/25- 0013
7.  State and territory regulations 
Not all regions have frameworks in place to regulate the administering of medication by 
disability support workers (NDS, 2023; Duckworth & Wilson, 2022). Al  states and territories 
have legislation which allows people to administer, or assist others to self-administer, 
medication. New South Wales, Tasmania, Victoria and Western Australia explicitly make 
allowances for carers, but do not distinguish between formal and informal carers in most 
instances. Only Tasmania refers to disability support workers but this is only in the context of 
disability support workers who receive funding from the Tasmanian state government. 
7.1  Australian capital territory 
Section 5.2.361 of the Medicines, Poisons and Therapeutic Goods Regulation 2008 (ACT) 
authorises someone to administer medication to another person if the medicine was legally 
supplied and is administered: 
•  according to the instructions on the label 
•  with the consent of the person taking the medicine or their legal guardian. 
7.2  New South Wales 
Section 10.4(c1) of the Poisons and Therapeutic Goods Act 1966 (NSW) and section 59.1 of 
the Poisons and Therapeutic Goods Regulation 2008 (NSW) authorise a carer to administer or 
supply medication to another person if the medication is supplied and administered according 
to a valid prescription. 
7.3  Northern Territory 
According to the Medicines, Poisons and Therapeutic Goods Act 2012 (NT), a prescription can 
act as an authorisation to administer medication to a person. Provided that the instructions of a 
valid prescription are followed, any person may administer: 
•  schedule 3 drugs (s75.2) 
•  schedule 4 and 8 drugs (s76.3). 
7.4  Queensland 
Section 51.1 of the Medicines and Poisons Act 2019 (Qld) allows anyone to administer 
medication to another person if the medication has been lawfully supplied and is administered 
according to the instructions on the label. Section 34.1-2 extend this for people administering 
schedule 4 and schedule 8 drugs. 
 
 
Page 422 of 425
FOI 24/25- 0013
7.5  South Australia 
Section 18.1d(c) of the Controlled Substances Act 1984 (SA) allows a person to administer a 
controlled drug to another person if the drug was lawfully prescribed or supplied to that other 
person. 
7.6  Tasmania 
Sections 127 and 128 of the Poisons Regulations 2018 (Tas) explicitly allows disability support 
workers funded by the Tasmanian government to administer or assist with the self-
administering of medications providing the person being assisted has a lawful prescription. 
Disability support workers must not administer schedule 8 medications unless the person they 
are assisting does not have the capacity to self-administer or the medication is either 
dexamphetamine, methylphenidate or lisdexamphetamine. 
Section 135 of the Poisons Regulations 2018 extends the provisions described in sections 127 
and 128 for anyone who “has the care of, and responsibility for” the person receiving the 
medication. 
These provisions are elaborated in Tasmania’s Medication Management Framework.  
7.7  Victoria 
Section 103 of the Drugs, Poisons and Controlled Substances Regulations 2017 (Vic) allows 
those caring for someone prescribed schedule 4, 8 or 9 medications to administer that 
medication. 
7.8  Western Australia 
Section 14.4(e) of the Medicines and Poisons Act 2014 (WA) allows a person to possess 
schedule 4 or 8 medicines if they are a carer for someone with a lawful prescription and they 
intend to administer or supply the medicine to that person. 
8.  Gaps in the regulatory framework 
There is a lack of clarity regarding legal and policy requirements for disability support workers 
who administer medications to clients (NDS, 2023; Disability Royal Commission, 2023; 
Duckworth & Wilson, 2022; O’Donovan, 2022). An analysis in the context of medication 
administration for people with intellectual disability notes the lack of legislative coverage: 
With respect to medications, national legislation includes the Therapeutic Goods Act 
(1989) and the Poisons Standard (2021), but neither relate to the administration of 
medication. On the other hand, state and territory legislation regulate the use and 
possession of poisons and medications in specified settings, although most predate the 
NDIS, and there is considerable variability regarding relevance or reference to 
disabilities (Duckworth & Wilson, 2022, pp.75-76). 
Page 423 of 425
FOI 24/25- 0013
The Quality Use of Medication report identifies the following difficulties with implementing 
existing policy: 
•  existing guidance is high level and lacks details 
•  variations in service providers’ organisational policy and interpretation of national 
standards 
•  minimal guidance to distinguish between administering medication, assisting with 
administering medication and assisting with self-administering medication. 
The report also notes: 
The intersections between disability and health; national and state governments; the 
rights of the patient; the role and responsibility of support staff and disability support 
providers; the place and availability of community, practice, and specialist nurses; and 
the professional responsibility of doctors are currently inadequately defined and 
regulated with respect to medication use, oversight, and monitoring (NDS, 2023, p.11). 
9.  References 
Duckworth, N. J., & Wilson, N. J. (2022). Medication oversight, governance, and administration 
in intellectual disability services: Legislative limbo. Research and Practice in Intellectual 
and Developmental Disabilities, 9(1), 73-83. 
https://doi.org/10.1080/23297018.2021.2015424 
National Disability Insurance Agency. (2023a). Pricing Arrangements and Price Limits 2023-
24. https://www.ndis.gov.au/providers/pricing-arrangements 
National Disability Insurance Agency. (2023). Disability-Related Health Supports. 
https://ourguidelines.ndis.gov.au/supports-you-can-access-menu/disability-related-
health-supports 
NDIS Quality and Safeguards Commission. (2024). High Intensity Daily Personal Activities. 
Australian Government. https://www.ndiscommission.gov.au/providers/registered-ndis-
providers/provider-obligations-and-requirements/high-intensity-daily-personal-activities 
NDIS Quality and Safeguards Commission. (2022). High Intensity Support Skil s Descriptors. 
Australian Government. https://www.ndiscommission.gov.au/sites/default/files/2022-
12/Revised%20High%20Intensity%20Support%20Skil s%20Descriptors.pdf 
Nursing and Midwifery Board of Australia. (2022). Decision-making framework for nursing and 
midwifery. The Australian Health Practitioner Regulation Agency. 
https://www.nursingmidwiferyboard.gov.au/Codes-Guidelines-
Statements/Frameworks.aspx 
Nursing and Midwifery Board of Australia. (2016). Registered nurse standards for practice. The 
Australian Health Practitioner Regulation Agency. 
Page 424 of 425
FOI 24/25- 0013
https://www.nursingmidwiferyboard.gov.au/Codes-Guidelines-Statements/Professional-
standards/registered-nurse-standards-for-practice.aspx# 
Page 425 of 425