DOCUMENT 1
FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
Access for Chronic Health Conditions 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Field 
Content 
Reference Documents 
Title 
Access for Chronic Health Conditions 
This document is part of a suite of guidance 
Purpose 
documents for case managers to use in formulating 
their approach to managing individual cases before 
the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
For the purposes of this guidance document, chronic 
National Strategic 
health conditions refer to a broad range of chronic 
Framework for Chronic 
and complex health conditions across the spectrum of  Conditions 
Scope 
illnesses. The eight major chronic conditions 
About chronic 
identified by the Australian Institute of Health and 
conditions | Australian 
Welfare are arthritis, asthma, back pain, cancer, 
Government 
cardiovascular disease, chronic obstructive pulmonary  Department of Health 
disease, diabetes, and mental health conditions. 
and Aged Care 
Escalation to 
If a matter is within the parameters of this document, 
Hearing 
the AAT Case Management Branch Manager may 
Oversight 
approve proceeding to hearing. Where there is 
Committee 
substantial risk or the matter is outside the 
(HOC) 
parameters of this document, the matter should be 
referred to HOC.  
The AAT process is often seen as stressful and 
NDIA Dispute 
adversarial by the participants and our focus should 
Resolution Policy 
be on resolving issues as practicably and quickly as 
possible. The role of the NDIA is to assist the AAT and  Appendix B to the Legal 
the participant in reaching the best possible 
Services Directions 
Current 
resolution for the participant by agreement. 
2017 
National 
To be eligible for access to the Scheme on the basis of 
Disability 
a chronic health condition, an applicant’s chronic 
Insurance 
Sections 24 and 25 of 
health condition must satisfy the disability 
Agency (NDIA) 
the National Disability 
requirements. A chronic health condition satisfies the 
policy on the 
Insurance Scheme Act 
disability requirements if: 
subject 
2013 
• it is caused by an intellectual, cognitive,
Rules 5, 6 and 7 of the 
neurological, sensory, psychological, or
National Disability 
physical impairment; and
Insurance Scheme 
• it is likely to be permanent; and
(Becoming a 
• it substantial y reduces an applicant’s
Participant) Rules 2016 
functional capacity; and 
1 
Page 1 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
Access for Chronic Health Conditions 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
• it affects an applicant’s ability to work, study
Operational Guideline – 
or take part in their social life; and
Applying to the NDIS 
• an applicant will likely need the support of
Eligibility and medical 
the Scheme for the remainder of their life.
conditions FAQ | NDIS 
Alternatively, an applicant will be eligible for access to 
the Scheme if they satisfy the early intervention 
requirements on the basis of their chronic health 
condition, meaning: 
• the chronic health condition is likely to be
permanent;
• early intervention supports are likely to
reduce the need for need future supports;
• the early intervention needed is most
appropriately funded by the NDIA.
It is important that each matter is determined on its 
Inquiry report - 
own merit, based on the available evidence. There is 
Disability Care and 
not a blanket ‘yes’ or ‘no’ response to the question of  Support | Productivity 
Commission 
NDIA Posture 
whether individuals with chronic health conditions 
in relation to 
should be permitted access to the Scheme. The 
Council of Australian 
this subject 
response will primarily rely on whether the Scheme is  Governments (COAG) – 
the most appropriate system to fund an individual’s 
Principles to determine 
disability support needs. 
responsibilities of the 
NDIS and other service 
systems 
To consider an applicant’s eligibility to access the 
Evidence 
Providing evidence of 
Scheme, the NDIA requires recent evidence from a 
recommended 
your disability | NDIS 
health care professional which confirms an applicant’s 
to inform NDIA  disability, its impacts on the applicant’s functional 
Types of disability 
position in a 
capacity, previous treatments, and outcomes, as wel   evidence | NDIS 
specific matter  as future treatment options and expected outcomes.   Persons Giving Expert 
before the 
and Opinion Evidence 
Administrative  It is important that the health care professional giving  Guideline | 
Appeals 
evidence is the most appropriate person to provide 
Administrative Appeals 
Tribunal (AAT)  that evidence, and that they have treated the 
applicant for a significant period of time. 
Tribunal 
Section 24(1)(c) of the 
Other 
To satisfy the access requirements, a participant’s 
National Disability 
considerations  chronic health condition must be evidenced to 
substantially reduce their functional capacity. 
Insurance Scheme Act 
2013 
2 
Page 2 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
 
Access for Chronic Health Conditions 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
 
The NDIA wil  not fund supports for chronic health 
Rule 5.8 of the National 
conditions that are unrelated to a participant’s 
Disability Insurance 
disability. For example, the NDIA may approve access  Scheme (Becoming a 
to the Scheme on the basis of a limb amputation as a  Participant) Rules 2016 
result of peripheral arterial disease within the setting  Eligibility and medical 
of diabetes but wil  not fund supports related to the 
conditions FAQ | NDIS 
treatment or management of peripheral arterial 
disease or diabetes. 
The determination of the AAT regarding whether an 
applicant’s chronic health condition satisfies the 
CKJW and National 
requirements for access to the Scheme will usual y 
Disability Insurance 
turn on the question of a substantial reduction in an 
Agency [2021] AATA 
applicant’s functional capacity. 
3983 
Previous 
Mulligan and National 
matters that 
The test is not whether or not the chronic health 
Disability Insurance 
may advise the  condition is significant, but whether or not the 
Agency [2015] AATA 
NDIA position 
legislative requirements for access are met on the 
balance of the available evidence. 
974 
In each of these cases, the AAT affirmed the decision 
Nika and National 
under review on the basis that the AAT was not 
Disability Insurance 
satisfied that the applicants’ chronic health condition  Agency [2021] AATA 
substantial y reduced their functional capacity. 
2127 
Document 
admin 
Quality, Strategy and Training 
4 January 2023 
Approved 
Matthew Swainson, Chief Counsel 
 
 
3 
 
Page 3 of 44

---

FOI 24/25-0753
DOCUMENT 2
AAT Case Management Guide 
Capacity Building Supports 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Field 
Content 
Reference Documents 
Title 
Capacity Building Supports 
This document is part of a suite of guidance 
Purpose 
documents for case managers to use in formulating 
their approach to managing individual cases before 
the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
Capacity building (CB) supports refer to a range of 
supports which help a participant build their skil s and 
increase their independence. 
Capacity building supports are grouped under the 
fol owing support categories: 
What are the support 
• Support coordination
budgets in your plan? | 
Scope 
• CB Home Living
NDIS 
• CB Social Community and Civic Participation
Support budgets in 
• CB Employment
your plan | NDIS 
• CB Relationships
• CB Health and Wellbeing
• CB Lifelong Learning
• CB Choice and Control
• CB Daily Activity
Escalation to 
If a matter is within the parameters of this document, 
Hearing 
the AAT Case Management Branch Manager may 
Oversight 
approve proceeding to hearing. Where there is 
Committee 
substantial risk or the matter is outside the 
(HOC) 
parameters of this document, the matter should be 
referred to HOC.  
The AAT process is often seen as stressful and 
NDIA Dispute 
adversarial by the participants and our focus should 
Resolution Policy 
be on resolving issues as practicably and quickly as 
Current 
Appendix B to the Legal 
possible. The role of the NDIA is to assist the AAT and 
National 
Services Directions 
the participant in reaching the best possible 
Disability 
2017 
resolution for the participant by agreement. 
Insurance 
Section 34(1) of the 
Agency (NDIA)  The NDIA wil  fund capacity building supports which: 
National Disability 
policy on the 
• relate to a participant’s disability; and
Insurance Scheme Act 
subject 
• meet the NDIS funding criteria; and
2013 
• are most appropriately funded by the NDIS.
Rule 5.1 of the National 
Capacity building supports meet the NDIS criteria if: 
Disability Insurance 
Scheme (Supports for 
1 
Page 4 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
Capacity Building Supports 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
•  they wil  assist a participant to pursue their 
Participants) Rules 
goals, objectives, and aspirations; and 
2013 
•  they wil  assist a participant to take part in 
Schedule 1 of the 
their social and work life; and  
National Disability 
•  they are effective and beneficial; and  
Insurance Scheme 
•  represent good value for money, compared 
(Supports for 
to other supports that may achieve the same  Participants) Rules 
outcome or reduce a participant’s need for 
2013 
future supports; and 
•  they take account of what is reasonable for 
How we work out if a 
families, carers, informal networks, and the 
support meets the 
community to provide; and 
funding criteria | NDIS 
•  are legal and safe to provide.  
Where capacity building supports are to be funded as 
early intervention supports, the NDIA must also be 
satisfied that they are likely to reduce a participant’s 
need for future disability supports. 
The NDIA must closely consider a participant’s 
individual circumstances – in particular, their 
Operational Guideline – 
functional capacity as wel  the effectiveness of the 
Reasonable and 
supports and their value for money. The NDIA must 
necessary supports 
also consider the role of mainstream service delivery 
systems in meeting a participant’s support needs.  
Operational Guideline – 
Early childhood 
The capacity building supports considered reasonable  approach 
and necessary to provide will differ from one 
participant to another. For example: 
Operational Guideline – 
Mainstream and 
•  For participants younger than 9 years of age, 
community supports 
the focus of the NDIA is about giving 
overview 
NDIA Posture 
participants the best possible start in life, 
Operational Guideline – 
in relation to 
with an emphasis on their development, 
Mainstream and 
this subject 
theirs and their family’s wellbeing, and their 
ability to take part in the community. 
community supports 
Capacity building supports which aid a 
interface 
participant in these areas are more likely to 
Employment | NDIS 
be considered reasonable and necessary. This 
includes Support Coordination, CB Social 
Rule 5.1 of the National 
Community and Civic Participation, CB 
Disability Insurance 
Relationships, CB Health and Wellbeing and 
Scheme (Supports for 
CB Daily Activity.  
Participants) Rules 
2013 
•  When a participant reaches 9 years of age, 
the NDIA recognises that they are likely 
 
participating in education. The education 
 
system shares in the community’s 
responsibility to help a participant build their 
2 
 
Page 5 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
Capacity Building Supports 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
skills and increase their independence 
through school-based therapy delivered in 
schools. In this context, the NDIA is unlikely to 
fund capacity building supports that 
represent a duplication of the supports 
provided by the education system. This 
includes supports such as CB Social 
Community and Civic Participation, CB 
Relationships, CB Health and Wellbeing and 
CB Daily Activity. 
•  From the age of 14 years, the NDIA recognises 
that a participant may have concluded their 
schooling career and that their goals, 
aspirations, and objectives are more likely to 
tend towards furthering their education, 
seeking employment, and building 
relationships. Capacity building supports 
which target these areas are more likely to be 
reasonable and necessary; this includes 
supports like CB Employment, CB Lifelong 
Learning, CB Relationships, CB Health and 
Wellbeing and CB Daily Activity. 
•  For adult participants, the NDIA is most likely 
to fund capacity building supports which wil  
help a participant build their skil s to progress 
their career and live independently. These 
supports include Support Coordination, CB 
Choice and Control, CB Employment, CB 
Home Living, CB Health and Wellbeing and CB 
Daily Activity. 
The NDIA will refer to clinical evidence that capacity 
building supports wil  be and may have been in the 
Types of disability 
past, effective, and beneficial for the participant’s 
evidence | NDIS 
Evidence 
functional capacity. This evidence would ordinarily be  Rules 3.1 – 3.4 of the 
recommended  provided by an occupational therapist, psychologist, 
National Disability 
to inform NDIA  or physiotherapist. 
Insurance Scheme 
position in a 
(Supports for 
specific matter  Clinical evidence is to also address the link between 
Participants) Rules 
before the 
capacity building supports and a participant’s 
2013 
Administrative  individual goals and specify how the capacity building  Persons Giving Expert 
Appeals 
supports will be utilised to assist the participant in 
and Opinion Evidence 
Tribunal (AAT)  achieving those goals.  
Guideline | 
The NDIA will also rely on available evidence to 
Administrative Appeals 
consider whether capacity building supports 
Tribunal 
represent good value for money when compared to 
3 
 
Page 6 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
Capacity Building Supports 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
alternative support options which may have a similar 
outcome at a cheaper cost. 
The NDIA is unable to fund capacity building supports 
which constitute a day-to-day living cost, or which 
acts as income stream replacement. 
Rules 5.1 and 5.3(b) of 
the National Disability 
Note: Capacity building support funding cannot be 
Insurance Scheme 
moved between Capacity Building support categories.  (Supports for 
The nature of capacity building supports leads to 
Participants) Rules 
Other 
them no longer being reasonable and necessary over  2013 
considerations  time. The provision and funding of these types of 
Operational Guideline – 
support therefore may fluctuate depending on the 
Reasonable and 
effect on the participant’s needs. Additional y, if 
necessary supports 
capacity building supports have successfully aided a 
participant in building their independence, the 
Support budgets in 
participants need for other supports is expected to 
your plan | NDIS 
decrease as time progresses. 
Previous 
matters that 
 
may advise the 
 
NDIA position 
Document 
admin 
Quality, Strategy and Training 
5 July 2023 
Approved 
Matthew Swainson, Chief Counsel 
 
 
4 
 
Page 7 of 44

---

FOI 24/25-0753
DOCUMENT 3
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Capacity Building 
Field 
Category 
Reference Documents 
Title 
Capacity Building  
Purpose 
This document is part of a suite of guidance 
documents for Case Managers to use in formulating 
their approach to managing individual matters before 
the Administrative Review Tribunal (ART). 
This Guide applies nationally to the conduct of all 
matters within the ART Case Management Branch. 
Scope 
Capacity building (CB) supports refer to a range of 
What are the support 
supports which help a participant build their skil s and  budgets in your plan? | 
increase their independence.  
NDIS 
Capacity building supports are grouped under the 
Support budgets in your 
following support categories: 
plan | NDIS 
• Support coordination
• CB Home Living
• CB Social Community and Civic Participation
• CB Employment
• CB Relationships
• CB Health and Wellbeing
• CB Lifelong Learning
• CB Choice and Control
• CB Daily Activity
NDIA policy 
The ART process is often seen as stressful and 
NDIA Dispute Resolution 
on this subject  adversarial by participants and prospective 
Policy 
participants of the Scheme. The NDIA wil  adopt a 
participant-focused approach to resolving disputes 
Appendix B to the Legal 
before the ART, and wil  work directly with participants  Services Directions 2017 
and prospective participants to provide better and 
Section 34(1) of the 
earlier outcomes, where possible.  
National Disability 
The role of the NDIA is to assist the ART in reaching 
Insurance Scheme Act 
the correct and preferable decision, including by 
2013 
assisting participants and prospective participants in 
Rule 5.1 of the National 
reaching the best possible resolution by agreement. 
Disability Insurance 
The NDIA wil  fund capacity building supports which:  Scheme (Supports for 
Participants) Rules 2013 
• relate to a participant’s disability; and
Schedule 1 of the 
• meet the NDIS funding criteria; and
National Disability 
• are most appropriately funded by the NDIS.
Insurance Scheme 
NDIA-ARB-GDE-011-DRAFT 
OFFICIAL
Page 1 of 4 
Page 8 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Capacity Building 
Field 
Category 
Reference Documents 
Capacity building supports meet the NDIS criteria if:   (Supports for 
•  they wil  assist a participant to pursue their 
Participants) Rules 2013 
goals, objectives, and aspirations; and  
How we work out if a 
•  they wil  assist a participant to take part in 
support meets the 
their social and work life; and  
funding criteria | NDIS 
•  they are effective and beneficial; and  
•  represent good value for money, compared to 
other supports that may achieve the same 
outcome or reduce a participant’s need for 
future supports; and  
•  they take account of what is reasonable for 
families, carers, informal networks, and the 
community to provide; and  
•  are legal and safe to provide.  
Where capacity building supports are to be funded as 
early intervention supports, the NDIA must also be 
satisfied that they are likely to reduce a participant’s 
need for future disability supports. 
NDIA posture  The NDIA must closely consider a participant’s 
Operational Guideline – 
in relation to 
individual circumstances – in particular, their 
Reasonable and 
this subject 
functional capacity as well the effectiveness of the 
necessary supports 
supports and their value for money. The NDIA must 
also consider the role of mainstream service delivery  Operational Guideline – 
systems in meeting a participant’s support needs.  
Early childhood 
approach 
The capacity building supports considered 
reasonable and necessary to provide wil  differ from 
Operational Guideline – 
one participant to another. For example:  
Mainstream and 
community supports 
•  For participants younger than 9 years of age,  overview 
the focus of the NDIA is about giving 
participants the best possible start in life, with  Operational Guideline – 
an emphasis on their development, theirs and  Mainstream and 
their family’s wellbeing, and their ability to 
community supports 
take part in the community. Capacity building 
interface 
supports which aid a participant in these 
Employment | NDIS 
areas are more likely to be considered 
Rule 5.1 of the National 
reasonable and necessary. This includes 
Disability Insurance 
Support Coordination, CB Social Community 
Scheme (Supports for 
and Civic Participation, CB Relationships, CB  Participants) Rules 2013 
Health and Wellbeing and CB Daily Activity.  
NDIA-ARB-GDE-011-DRAFT 
OFFICIAL 
Page 2 of 4 
 
Page 9 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Capacity Building 
Field 
Category 
Reference Documents 
•  When a participant reaches 9 years of age, 
 
the NDIA recognises that they are likely 
 
participating in education. The education 
system shares in the community’s 
responsibility to help a participant build their 
skil s and increase their independence 
through school-based therapy delivered in 
schools. In this context, the NDIA is unlikely to 
fund capacity building supports that represent 
a duplication of the supports provided by the 
education system. This includes supports 
such as CB Social Community and Civic 
Participation, CB Relationships, CB Health 
and Wellbeing and CB Daily Activity.  
•  From the age of 14 years, the NDIA 
recognises that a participant may have 
concluded their schooling career and that 
their goals, aspirations, and objectives are 
more likely to tend towards furthering their 
education, seeking employment, and building 
relationships. Capacity building supports 
which target these areas are more likely to be 
reasonable and necessary; this includes 
supports like CB Employment, CB Lifelong 
Learning, CB Relationships, CB Health and 
Wellbeing and CB Daily Activity.  
•  For adult participants, the NDIA is most likely 
to fund capacity building supports which wil  
help a participant build their skil s to progress 
their career and live independently. These 
supports include Support Coordination, CB 
Choice and Control, CB Employment, CB 
Home Living, CB Health and Wellbeing and 
CB Daily Activity. 
Evidence 
recommended  The NDIA wil  refer to clinical evidence that capacity 
Types of disability 
to inform 
building supports wil  be and may have been in the 
evidence | NDIS 
NDIA position  past, effective, and beneficial for the participant’s 
Rules 3.1 – 3.4 of the 
in a matter 
functional capacity. This evidence would ordinarily be  National Disability 
before the 
provided by an occupational therapist, psychologist, 
Insurance Scheme 
ART 
or physiotherapist. 
NDIA-ARB-GDE-011-DRAFT 
OFFICIAL 
Page 3 of 4 
 
Page 10 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Capacity Building 
Field 
Category 
Reference Documents 
Clinical evidence is to also address the link between 
(Supports for 
capacity building supports and a participant’s 
Participants) Rules 2013 
individual goals and specify how the capacity building  Persons Giving Expert 
supports wil  be utilised to assist the participant in 
and Opinion Evidence 
achieving those goals.  
Guideline | 
The NDIA wil  also rely on available evidence to 
Administrative Appeals 
consider whether capacity building supports 
Tribunal 
represent good value for money when compared to 
alternative support options which may have a similar 
outcome at a cheaper cost.  
Other 
The NDIA is unable to fund capacity building supports 
considerations  which constitute a day-to-day living cost, or which 
acts as income stream replacement. 
Rules 5.1 and 5.3(b) of 
the National Disability 
Note: Capacity building support funding cannot be 
Insurance Scheme 
moved between Capacity Building support 
(Supports for 
categories.  
Participants) Rules 2013 
The nature of capacity building supports leads to 
Operational Guideline – 
them no longer being reasonable and necessary over  Reasonable and 
time. The provision and funding of these types of 
necessary supports 
support therefore may fluctuate depending on the 
effect on the participant’s needs. Additionally, if 
Support budgets in your 
capacity building supports have successfully aided a  plan | NDIS 
participant in building their independence, the 
 
participants need for other supports is expected to 
decrease as time progresses. 
Previous 
 
 
matters that 
may inform 
the NDIA 
position 
 
Document Control 
Responsible Person 
Date 
Document author 
Continuous Improvement 
[date] 
Document approver 
Director, Continuous Improvement 
[date] 
 
NDIA-ARB-GDE-011-DRAFT 
OFFICIAL 
Page 4 of 4 
 
Page 11 of 44

---

DOCUMENT 4
FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
Assistive Technology: Low-Cost Consumables 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Field 
Content 
Reference Documents 
Title 
Assistive Technology (AT): Low-Cost Consumables 
This document is part of a suite of guidance documents for 
Purpose 
case managers to use in formulating their approach to 
managing individual cases before the Administrative Appeals 
Tribunal (AAT). 
Low-cost assistive technology (AT) assists participants to do 
Operational Guideline – 
things more easily or safely. 
Assistive Technology 
Funding for low-cost AT is included in a planned consumables 
Operational Guideline – 
budget, which enables a participant to purchase the low-cost 
Reasonable and necessary 
AT they require.  
supports 
Reasonable and necessary 
Scope 
Low-cost AT consumables are any which are charged at 
$1,500.00 per item or less, such as: 
supports | NDIS 
• continence products
NDIA Assistive Technology 
• non-slip bathmats
& Consumables Code Guide 
• large print labels
Section 34 of the National 
• walking sticks
Insurance Disability Scheme 
• basic shower chairs
Act 2013 
If a matter is within the parameters of this document, the AAT 
Escalation to 
Case Management Branch Manager may approve proceeding 
Hearing Oversight  to hearing. Where there is substantial risk or the matter is 
Committee (HOC)  outside the parameters of this document, the matter should 
be referred to HOC.  
The AAT process is often seen as stressful and adversarial by 
the participants and our focus should be on resolving issues as 
practicably and quickly as possible. The role of the NDIA is to 
NDIA Dispute Resolution 
assist the AAT and the participant in reaching the best possible  Policy 
resolution for the participant by agreement. 
Current National 
Appendix B to the Legal 
Disability 
The NDIA is unable to provide low-cost AT funding for items 
Services Directions 2017 
Insurance Agency  which are:  
Assistive Technology – 
(NDIA) policy on 
• considered an ordinary living cost (utilities);
Guide for low cost support 
the subject 
• applications or software intended for the continuity of
funding | NDIA 
support, as this is generally free, very low cost, or 
Flexible low cost AT for 
provided by a Provider; 
support continuity | NDIS 
• additional hardware or accessories, other than
standard protective cases.
1 
Page 12 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
Assistive Technology: Low-Cost Consumables 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
The NDIA must consider whether funding for low-cost AT is 
more appropriately provided by other mainstream service 
Assistive technology 
NDIA Posture in 
delivery systems. 
explained | NDIS 
relation to this 
Because every case is unique, and the needs of an individual 
subject 
participant may change over time, the NDIA will consider 
How do we fund assistive 
whether it would be preferable to rent, as opposed to buying, 
technology? | NDIS 
a particular item. 
Evidence 
recommended to  The NDIA wil  support and encourage participants to provide 
Assistive technology 
inform NDIA 
detailed assessments detailing their low-cost AT needs and 
product risk table | NDIS 
position in a 
quotes to substantiate the amount of low-cost AT funding 
specific matter 
available in their plan. 
Persons Giving Expert and 
before the 
The NDIA will rely on the best available evidence in forming a 
Opinion Evidence Guideline 
Administrative 
view, including expert evidence, medical evidence, opinion 
| Administrative Appeals 
Appeals Tribunal 
evidence and witness statements. 
Tribunal 
(AAT) 
Participants should general y not be expected or need to spend 
more than $750 on maintenance costs.  
General y, participants should not be expected or need to 
spend more than $600 on a standard tablet, computer, or iPad 
Other 
in order to participant in online video classes. 
Flexible low cost AT for 
considerations 
The COVID-19 pandemic changed the way in which some 
support continuity | NDIS 
supports can be delivered, with greater reliance on technology 
to enable the continuity of support delivery (such as through 
telehealth and video conferencing). The NDIA wil  continue its 
flexible approach to AT to accommodate these changes. 
Previous matters 
that may advise 
 
 
the NDIA position 
Document admin  Quality, Strategy and Training 
4 January 2023 
Approved 
Matthew Swainson, Chief Counsel 
 
 
 
2 
 
Page 13 of 44

---

FOI 24/25-0753
DOCUMENT 5
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Assistive Technology (AT): Low Cost-Consumables 
Field 
Category 
Reference Documents 
Title 
Assistive Technology (AT): Low-Cost 
Consumables 
Purpose 
This document is part of a suite of guidance 
documents for Case Managers to use in formulating 
their approach to managing individual matters before 
the Administrative Review Tribunal (ART). 
This Guide applies nationally to the conduct of all 
matters within the ART Case Management Branch. 
What is low-
Operational Guideline – 
cost assistive 
Assistive Technology 
technology? 
Low-cost assistive technology (AT) assists 
Operational Guideline – 
participants to do things more easily or safely. 
Reasonable and 
Funding for low-cost AT is included in a planned 
necessary supports 
consumables budget, which enables a participant to 
Reasonable and 
purchase the low-cost AT they require.  
necessary supports | 
Low-cost AT consumables are any which are charged  NDIS 
at $1,500.00 per item or less, such as:  
NDIA Assistive 
• continence products
Technology & 
• non-slip bathmats
Consumables Code 
• large print labels
Guide 
• walking sticks
Section 34 of the 
• basic shower chairs
National Insurance 
Disability Scheme Act 
2013 
Policy 
The ART process is often seen as stressful and 
statement 
adversarial by participants and prospective 
NDIA Dispute Resolution 
participants of the Scheme. The NDIA wil  adopt a 
Policy 
participant-focused approach to resolving disputes 
Appendix B to the Legal 
before the ART, and wil  work directly with participants  Services Directions 2017 
and prospective participants to provide better and 
earlier outcomes, where possible.  
Schedule 1 and 2 
National Disability 
The role of the NDIA is to assist the ART in reaching 
Insurance Scheme 
the correct and preferable decision, including by 
(NDIS Supports) 
assisting participants and prospective participants in 
Transitional Rules 2024 
reaching the best possible resolution by agreement. 
NDIA-ARB-GDE-017-FINAL 
OFFICIAL
Page 1 of 3 
Page 14 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Assistive Technology (AT): Low Cost-Consumables 
Field 
Category 
Reference Documents 
The NDIA is unable to provide low-cost AT funding for  Assistive Technology – 
items which are:  
Guide for low cost 
•  not NDIS supports; 
support funding | NDIA 
•  considered an ordinary living cost (utilities);  
Flexible low cost AT for 
•  applications or software intended for the 
support continuity | NDIS 
continuity of support, as this is generally free,   
very low cost, or provided by a Provider; 
and/or 
•  additional hardware or accessories, other 
than standard protective cases. 
Approach to 
Assistive technology 
ART matters 
The NDIA wil  fund all reasonable and necessary low- explained | NDIS 
cost AT, where that support is a NDIS support.  
How do we fund 
Because every case is unique, and the needs of an 
assistive technology? | 
individual participant may change over time, the NDIA  NDIS 
wil  consider whether it would be preferable to rent, 
as opposed to buying, a particular item. 
What does NDIS fund? | 
NDIS 
Evidence 
The NDIA wil  support and encourage participants to 
recommended   provide detailed assessments detailing their low-cost 
AT needs and quotes to substantiate the amount of 
low-cost AT funding available in their plan.  
Assistive technology 
Low-cost AT which poses a higher risk – including, 
product risk table | NDIS 
but not limited to, bed sticks and other transfer aids, 
bed rails, bed covers, weighted blankets and 
Persons Giving Expert 
pressure cushions – wil  generally require advice 
and Opinion Evidence 
from an AT Advisor or AT Assessor, to ensure 
Guideline | 
appropriate funding is provided.  
Administrative Appeals 
Tribunal 
If the requested AT is low cost and low risk, TAPIB 
suggest that advice be obtained from an AT Advisor 
Fact Sheet – 
about the specific item that wil  best meet the 
Understand Assistive 
participant’s needs. 
Technology evidence, 
advice, assessment and 
However, if the requested AT is low cost and higher 
quotes 
risk, it is necessary to obtain written advice from an 
AT Advisor on whether the AT is safe and appropriate 
for the participant, and on whether there are other 
suitable and safer alternatives.  
NDIA-ARB-GDE-017-FINAL 
OFFICIAL 
Page 2 of 3 
 
Page 15 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Assistive Technology (AT): Low Cost-Consumables 
Field 
Category 
Reference Documents 
The NDIA wil  rely on the available evidence in 
forming a view, including expert evidence, medical 
evidence, opinion evidence and witness statements.  
Other 
Participants should generally not be expected or 
considerations  need to spend more than $750 (per year) on 
maintenance costs.  
Flexible low cost AT for 
Generally, where replacement supports have been 
support continuity | NDIS 
considered, participants should not need to spend 
more than $600 on a standard tablet or computer.. 
 
Document Control 
Responsible Person 
Date 
Document author 
Continuous Improvement 
November 2024 
Document approver 
Director, Continuous Improvement 
20 November 2024 
 
NDIA-ARB-GDE-017-FINAL 
OFFICIAL 
Page 3 of 3 
 
Page 16 of 44

---

FOI 24/25-0753
DOCUMENT 6
AAT Case Management Guide 
Disability Related Health Supports 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Field 
Content 
Reference Documents 
Title 
Disability Related Health Supports 
This document is part of a suite of guidance 
Purpose 
documents for case managers to use in formulating 
their approach to managing individual cases before 
the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
Disability-related health supports are health supports  Disability-related 
which directly relate to the functional impact of a 
health supports 
Scope 
participant’s disability on their functional capacity. 
How do we decide 
Disability-related health supports help the participant  what disability-related 
partake in their day-to-day life, become more 
health supports we 
independent, and pursue their goals. 
fund? | NDIS 
Escalation to 
If a matter is within the parameters of this document, 
Hearing 
the AAT Case Management Branch Manager may 
Oversight 
approve proceeding to hearing. Where there is 
Committee 
substantial risk or the matter is outside the 
(HOC) 
parameters of this document, the matter should be 
referred to HOC.  
The AAT process is often seen as stressful and 
NDIA Dispute 
adversarial by the participants and our focus should 
Resolution Policy 
be on resolving issues as practicably and quickly as 
Appendix B to the Legal 
possible. The role of the NDIA is to assist the AAT and  Services Directions 
the participant in reaching the best possible 
2017 
resolution for the participant by agreement. 
Sections 34(1)  National 
The NDIA will fund all reasonable and necessary 
Disability Insurance 
Current 
supports which meet the NDIS funding criteria. This 
Scheme Act 2013 
National 
means that the NDIA wil  fund al  disability related 
Disability 
health supports which:   
Dysphagia supports | 
Insurance 
NDIS 
• directly relate to a participant’s disability;
Agency (NDIA) 
• help increase a participant’s social and
Nutrition supports 
policy on the 
economic participation;
including meal 
subject 
• are effective and beneficial;
preparation | NDIS 
• represent good value for money, in
Diabetes management 
comparison to other supports which the NDIA supports | NDIS 
may fund; and
• would not be more appropriately funded by
Continence Supports | 
another mainstream service delivery system
NDIS 
Particularly in the context of disability-related health 
Wound and Pressure 
supports, the NDIA is unable to fund supports which 
Care Supports | NDIS 
1 
Page 17 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
Disability Related Health Supports 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
would more appropriately be funded by another 
Podiatry and foot care 
mainstream service delivery system. 
supports | NDIS 
Common examples of what this means the NDIA is 
Epilepsy Supports | 
able to fund include: 
NDIS 
Dysphagia supports 
Assistive technology | 
•  low-cost assistive technology (equipment or 
NDIS 
devices to help a participant eat and drink) 
What if you need 
•  thickener products 
someone with training 
•  help to prepare specific foods 
to provide the support 
•  a support worker 
you need? | NDIS 
•  a speech pathologist, to make and implement 
a mealtime management plan and train 
support workers, family and/or carers 
Nutrition supports 
•  a dietician, to create a disability-related meal 
plan for a participant 
•  support to help fol ow that meal plan 
•  Home Enteral Nutrition (HEN) and 
Percutaneous Endoscopic Gastrostomy (PEG) 
equipment 
•  other products which may help a participant 
eat safely, and acquire the nutrition they 
need (such as good thickeners) 
•  support to manage HEN and PEG strategies 
Diabetes management supports 
•  a nurse or otherwise qualified person to 
create a disability-related diabetes 
management plan 
•  support to fol ow that management plan 
•  a support worker, to monitor glucose levels 
and administer insulin or other medication 
•  training for support workers 
•  a nurse or otherwise qualified person to 
monitor glucose levels and administer insulin 
or other medication (for participants with 
unstable diabetes, and/or complex disability 
support needs) 
•  assistive technology to help manage diabetes, 
which a participant is otherwise unable to 
acquire through the healthcare system 
Continence supports 
2 
 
Page 18 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
Disability Related Health Supports 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
•  pads and/or nappies 
•  bedding and/or chair protection 
•  liners or shields 
•  anal plugs 
•  collection bags 
•  bottles 
•  strapsor tape 
•  professional training for someone to assist a 
participant with bodily functions and hygiene 
•  continence assessment(s) 
•  a bed wetting alarm 
Wound and pressure care supports 
•  an enrolled/registered/clinical nurse 
consultant to develop a wound management 
plan or pressure care plan 
•  a support worker, enrolled/registered/clinical 
nurse to help implement that management 
plan or care plan 
•  training for a support worker to help 
implement that pressure care plan 
•  wound care items (gauze, bandages, dressing 
and tape)  
•  items to prevent wounds (including pressure 
relief cushions, moisturiser, barrier creams 
and non-PH washes) 
•  review and planning of pressure care 
positioning 
•  support to manage lymphoedema 
Podiatry supports 
•  an initial consultation and assessment by a 
podiatrist, including the development of a 
podiatry care plan 
•  regular re-assessment(s) during a care plan 
•  appointments with a podiatrist to assist with 
overall foot care and foot health 
•  a support worker 
•  assistive technology (orthoses, custom made 
orthoses, medical grade/custom footwear, as 
well as maintenance and repair) 
Epilepsy supports 
•  funding and training for a support worker to 
fol ow an epilepsy management plan 
3 
 
Page 19 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
Disability Related Health Supports 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
•  a nurse or support worker to monitor seizures 
•  assistive technology (such as alarms or 
seizure monitors) 
•  support coordination 
NDIA Posture 
The NDIA will fund all reasonable and necessary 
How do we work out 
in relation to 
disability-related health supports which would not 
who should fund or 
this subject 
more appropriately be funded by any other 
provide your supports? 
mainstream service delivery system. 
| NDIS 
The NDIA must first consider whether a particular 
support would be more appropriately funded by the 
any other mainstream service system.  
The nature and level of evidence then required to 
inform the NDIA position wil  depend on the 
particular disability and support in question.  
For example, funding for: 
•  dysphagia supports – will be informed by 
Evidence 
evidence provided by a speech pathologist 
recommended 
•  nutrition supports – will be informed by 
to inform NDIA 
evidence provided by a dietician, or other 
Persons Giving Expert 
position in a 
suitably qualified health professional  
and Opinion Evidence 
specific matter 
•  continence supports – wil  be informed by 
Guideline | 
before the 
evidence provided by a continence nurse, or 
Administrative Appeals 
Administrative 
other suitably qualified health professional 
Tribunal 
Appeals 
•  diabetes management supports, wound and 
Tribunal (AAT) 
pressure care supports, podiatry supports, 
and epilepsy supports – wil  be informed by 
evidence provided by a suitably qualified 
health professional  
Matters concerning the provision of disability-related 
health supports wil  turn on the facts of each 
particular case, and the evidence available. The NDIA 
will seek to ensure the best possible evidence is made 
available to help guide the AAT towards the best 
possible outcome for the participant. 
Where a participant also receives support from any 
Other 
other mainstream service delivery system, the NDIA 
considerations  expects that the participant ensures NDIS funding is 
 
not used to fund support(s) of the kind funded by that 
other mainstream service delivery system. 
4 
 
Page 20 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
Disability Related Health Supports 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
Funding for general support to maintain an eating 
Burchell and National 
plan, as well as thickened fluids and nutritional 
Disability Insurance 
supplements constitutes a reasonable and necessary 
Agency [2019] AATA 
support. The AAT set aside the decision under review.   1256 
Previous 
Additional funding for continence products was not a 
matters that 
reasonable and necessary support, as existing plan 
may advise the  funding for continence products remained unused.  
NDIA position 
Hoolachan and 
In the absence of any evidence supporting the 
National Disability 
participant’s request for specialised shoes, the AAT 
Insurance Agency 
could not be satisfied that it would be reasonable or 
[2019] AATA 4798 
necessary for the NDIA to fund that support.  
The AAT Affirmed the decision under review.  
Document 
admin 
Assistant Director, Policy, Continuous Improvement 
10 September 2024 
Approved 
Director, Continuous Improvement 
10 September 2024 
 
5 
 
Page 21 of 44

---

DOCUMENT 7
FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Disability Related Health Supports 
Field 
Category 
Reference Documents 
Title 
Disability Related Health Supports 
Purpose 
This document is part of a suite of guidance 
documents for Case Managers to use in formulating 
their approach to managing individual matters before 
the Administrative Review Tribunal (ART). 
This Guide applies nationally to the conduct of all 
matters within the ART Case Management Branch. 
What are 
Disability-related health supports are health supports  Disability-related health 
disability-
which directly relate to the functional impact of a 
supports 
related health  participant’s disability on their functional capacity. 
How do we decide what 
supports? 
Disability-related health supports help the participant  disability-related health 
partake in their day-to-day life, become more 
supports we fund? | 
independent, and pursue their goals. 
NDIS 
Policy 
The ART process is often seen as stressful and 
statement 
adversarial by participants and prospective 
participants of the Scheme. The NDIA wil  adopt a 
participant-focused approach to resolving disputes 
before the ART, and wil  work directly with participants  NDIA Dispute Resolution 
and prospective participants to provide better and 
Policy 
earlier outcomes, where possible.  
Appendix B to the Legal 
The role of the NDIA is to assist the ART in reaching 
Services Directions 2017 
the correct and preferable decision, including by 
Sections 10 and 34(1)  
assisting participants and prospective participants in 
National Disability 
reaching the best possible resolution by agreement. 
Insurance Scheme Act 
The NDIA wil  fund all reasonable and necessary 
2013 
supports which meet all of the NDIS funding criteria. 
Schedule 1 and 2 
This means that the NDIA wil  fund all disability 
National Disability 
related health supports which: 
Insurance Scheme 
• are NDIS supports;
(NDIS Supports) 
• directly relate to a participant’s disability;
Transitional Rules 2024 
• help increase a participant’s social and
What does NDIS fund? | 
economic participation;
NDIS 
• are effective and beneficial; and
• represent good value for money, in
comparison to other supports which the NDIA
may fund.
NDIA-ART CM-GDE-021-FINAL 
OFFICIAL
Page 1 of 5 
Page 22 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Disability Related Health Supports 
Field 
Category 
Reference Documents 
Common 
Dysphagia supports 
disability-
•  low-cost assistive technology (equipment or 
related health 
devices to help a participant eat and drink)  
Dysphagia supports | 
supports the 
NDIS 
NDIA is able 
•  thickener products  
to fund 
•  help to prepare specific foods  
Nutrition supports 
•  a support worker  
including meal 
•  a speech pathologist, to make and implement  preparation | NDIS 
a mealtime management plan and train 
support workers, family and/or carers 
Diabetes management 
supports | NDIS 
Nutrition supports  
Continence Supports | 
•  a dietitian, to create a disability-related meal 
NDIS 
plan for a participant  
Wound and Pressure 
•  support to help follow that meal plan  
Care Supports | NDIS 
•  Home Enteral Nutrition (HEN) and 
Percutaneous Endoscopic Gastrostomy 
Podiatry and foot care 
(PEG) equipment  
supports | NDIS 
•  other products which may help a participant 
Epilepsy Supports | 
eat safely, and acquire the nutrition they need  NDIS 
(such as food thickeners)  
•  support to manage HEN and PEG strategies   Assistive technology | 
NDIS 
Diabetes management supports 
What if you need 
•  a nurse or otherwise qualified person to 
someone with training to 
create a disability-related diabetes 
provide the support you 
management plan  
need? | NDIS 
•  support to fol ow that management plan  
NDIS Practice 
•  a support worker, to monitor glucose levels 
Standards: High 
and administer insulin or other medication 
intensity support skil s 
•  training for support workers  
descriptors 
•  a nurse or otherwise qualified person to 
monitor glucose levels and administer insulin 
Knowledge Article - 
or other medication (for participants with 
Understand disability-
unstable diabetes, and/or complex disability 
related health supports – 
support needs) 
capacity building 
•  assistive technology to help manage diabetes,  supports 
which a participant is otherwise unable to 
acquire through the healthcare system  
NDIA-ART CM-GDE-021-FINAL 
OFFICIAL 
Page 2 of 5 
 
Page 23 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Disability Related Health Supports 
Continence supports  
•  pads and/or nappies  
•  bedding and/or chair protection  
•  liners or shields  
•  anal plugs  
•  collection bags  
•  bottles  
•  straps or tape  
•  training for support workers or other supports 
to assist a participant with bodily functions 
and hygiene  
•  continence assessment(s)  
•  a bed wetting alarm  
Wound and pressure care supports  
•  a registered/clinical nurse/clinical nurse 
consultant to develop a chronic wound 
management plan or pressure care plan 
•  a support worker, enrolled/registered/clinical 
nurse to help implement that management 
plan  
•  training for a support worker or other supports 
to help implement the wound and  pressure 
management plan 
•  wound care items (gauze, bandages, dressing 
and tape)  
•  items to prevent wounds (including pressure 
relief cushions, moisturiser, barrier creams 
and non-PH washes) 
•  support to manage lymphoedema, either by a 
trained support worker, or by a qualified 
lymphoedema practitioner. 
Podiatry supports  
•  an initial consultation and assessment by a 
podiatrist, including the development of a 
podiatry care plan 
•  regular re-assessment(s) during a care plan 
•  appointments with a podiatrist to assist with 
overall foot care and foot health 
•  a support worker to be trained in foot care 
tasks that do not require the care of a 
professional. 
NDIA-ART CM-GDE-021-FINAL 
OFFICIAL 
Page 3 of 5 
 
Page 24 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Disability Related Health Supports 
Field 
Category 
Reference Documents 
•  assistive technology (orthoses, medical 
grade/custom footwear, as well as 
maintenance and repair) 
Epilepsy supports  
•  funding and training for a support worker to 
follow an epilepsy management plan  
•  a High Intensity support worker to monitor 
seizures and provide support during and after 
a seizure, by following the epilepsy 
management plan and epilepsy emergency 
medication plan 
•  assistive technology (such as alarms or 
seizure monitors) 
•  support coordination 
Please note, in relation to the above, training may 
include Registered Nurse Delegation and Supervision 
of Care (DSOC) for Standard or High Intensity 
support skil s 
Approach to 
How do we work out 
ART matters 
The NDIA wil  fund all reasonable and necessary 
disability-related health supports which are NDIS 
who should fund or 
supports, most appropriately funded by the NDIS. 
provide your supports? | 
NDIS 
Evidence 
The NDIA must first consider whether a particular 
recommended  support would be more appropriately funded by the 
NDIS or any other mainstream service system.  
The nature and level of evidence then required to 
inform the NDIA position wil  depend on the particular 
disability and support in question.  
Persons Giving Expert 
For example, funding for:  
and Opinion Evidence 
Guideline | 
•  dysphagia supports – wil  be informed by 
Administrative Appeals 
evidence provided by a speech pathologist  
Tribunal 
•  nutrition supports – wil  be informed by 
evidence provided by a dietitian, or other 
suitably qualified health professional  
•  continence supports – wil  be informed by 
evidence provided by a continence nurse, or 
other suitably qualified health professional 
NDIA-ART CM-GDE-021-FINAL 
OFFICIAL 
Page 4 of 5 
 
Page 25 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Disability Related Health Supports 
Field 
Category 
Reference Documents 
•  diabetes management supports, wound and 
pressure care supports, podiatry supports, 
and epilepsy supports – wil  be informed by 
evidence provided by a suitably qualified 
health professional  
Matters concerning the provision of disability-related 
health supports wil  turn on the facts of each 
particular case, and the evidence available. The NDIA 
wil  seek to ensure the best possible evidence is 
made available to help guide the ART towards the 
best possible outcome for the participant. 
Other 
Where a Participant also receives support from any 
considerations  other mainstream service delivery system, the NDIA 
expects that the Participant ensures NDIS funding is   
not used to fund support/s of the kind funded by that 
other mainstream service delivery system.  
Previous 
Funding for general support to maintain an eating 
relevant 
plan, as well as thickened fluids and nutritional 
Burchell and National 
decisions 
supplements constitutes a reasonable and necessary  Disability Insurance 
support. The AAT set aside the decision under 
Agency [2019] AATA 
review.  
1256 
Additional funding for continence products was not a 
reasonable and necessary support, as existing plan 
funding for continence products remained unused.  
Hoolachan and National 
In the absence of any evidence supporting the 
Disability Insurance 
participant’s request for specialised shoes, the AAT 
Agency [2019] AATA 
could not be satisfied that it would be reasonable or 
4798 
necessary for the NDIA to fund that support.  
The AAT Affirmed the decision under review. 
 
Document Control 
Responsible Person 
Date 
Document author 
Continuous Improvement 
November 2024 
Document approver 
Director, Continuous Improvement 
20 November 2024 
 
NDIA-ART CM-GDE-021-FINAL 
OFFICIAL 
Page 5 of 5 
 
Page 26 of 44

---

FOI 24/25-0753
DOCUMENT 8
AAT Case Management Guide 
Access to the NDIS 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Field 
Content 
Reference Documents 
Title 
Access to the NDIS 
This document is part of a suite of guidance 
Purpose 
documents for case managers to use in formulating 
their approach to managing individual cases before 
the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
This Guide outlines the eligibility requirements which 
all prospective participants seeking access to the 
Scope 
Scheme are required to meet. 
This Guide applies national y to the conduct of al  
matters within the AAT Case Management Branch. 
Escalation to 
If a matter is within the parameters of this 
Hearing 
document, the AAT Case Management Branch 
Oversight 
Manager may approve proceeding to hearing. Where 
Committee 
there is substantial risk or the matter is outside the 
(HOC) 
parameters of this document, the matter should be 
referred to HOC.  
The AAT process is often seen as stressful and 
adversarial by prospective participants and our focus  NDIA Dispute Resolution 
should be on resolving issues as practicably and 
Policy 
quickly as possible. The role of the NDIA is to assist 
the AAT and the prospective participant in reaching 
Appendix B to the Legal 
the most appropriate resolution for the prospective 
Services Directions 2017 
participant by agreement. 
A person is eligible for access to the Scheme if they 
Current 
Operational Guideline – 
meet the criteria in ss 21–25 of the NDIS Act 2013. 
National 
Applying to the NDIS 
Within the context of an AAT proceeding, the 
Disability 
primary issue before the Tribunal wil  usual y be 
Sections 21–25 of the 
Insurance 
whether the prospective participant meets either: 
National Disability 
Agency (NDIA) 
Insurance Scheme Act 
policy on the 
• Disability Requirements in section 24
2013 
subject 
When this is the case, the issues for
Rules 5, 6 and 7 of the 
determination by the AAT are whether:
National Disability 
o the prospective participant has a disability
Insurance Scheme 
which is attributable to an impairment;
(Becoming a Participant) 
o the impairment is likely to be permanent;
Rules 2016 
o the impairment substantial y reduces the
Do you meet the 
prospective participant’s functional capacity; disability requirements? 
o the impairment affects their ability to work,
study or take part in their social life; and
1 
Page 27 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
 
Access to the NDIS 
 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
o  the prospective participant is likely to need 
Does your impairment 
the support of the Scheme for their lifetime.  substantial y reduce your 
 
•  Early Intervention Requirements in section 25 
functional capacity? 
When this is the case, the issues for 
Does your impairment 
determination by the AAT are whether: 
affect your social, work 
or study life? 
o  the prospective participant has an 
impairment which is likely to be permanent;  Do you need early 
o  early intervention supports are likely to 
intervention? 
benefit the prospective participant and 
reduce their need for future supports; and 
o  the early intervention needed is most 
appropriately funded through the NDIS. 
Disability Requirements in section 24 
Section 24(1)(a) will be met where there is evidence 
that a prospective participant has a disability, which 
can be attributed to one or more impairments.  
A person has a disability if they have a reduction or 
loss of an ability to perform an activity, or a reduced 
capacity to carry out daily life activities and tasks. 
Section 24 of the 
An impairment can be intellectual, cognitive, 
National Disability 
neurological, sensory, psychological or physical. 
Insurance Scheme Act 
2013 
It is possible for a person to have a permanent 
impairment, without necessarily having a disability. 
Rule 5 of the National 
Diabetes and epilepsy are common examples. 
Disability Insurance 
NDIA Posture  However, diabetes may lead to a disability if there 
Scheme (Becoming a 
in relation to 
has been an amputation or peripheral neuropathy, 
Participant) Rules 2016 
this subject 
and epilepsy may lead to a disability if there is a 
List A: Conditions that 
cognitive deficit or acquired brain injury resulting 
are likely to meet the 
from frequent or sever seizures. 
disability requirements 
Note:  The role of Case Managers and the AAT is to  List B: Conditions that 
 
consider whether the evidence confirms an 
are likely to result in a 
 
impairment to which a disability can be 
permanent impairment 
 
attributed, even if that impairment is not the 
 
claimed diagnosis. 
Section 24(1)(b) will be met where there is evidence 
that the impairment is, or is likely to be, permanent. 
When considering the likely permanence of an 
impairment, it is necessary to assess the availability 
and suitability of evidence-based treatment options. 
2 
 
Page 28 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
 
Access to the NDIS 
 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
An impairment is only likely to be permanent where 
there are no other known, available and appropriate 
treatment options likely to remedy the impairment 
(rule 5.4) – even if the impact of the impairment may 
fluctuate, or improve over time (rule 5.5). Further, 
some impairments require medical treatment and 
review before a determination can be made as to 
whether they are likely to be permanent (rule 5.6). 
Degenerative impairments are also likely to be 
permanent if treatment options are, or are unlikely 
to, improve the impairment (rule 5.7). 
A mere assertion that an impairment is likely to be 
permanent is insufficient. Case Managers should 
seek specific and detailed evidence concerning the 
suitability and availability of treatment options and, 
where necessary, seek technical advice from the 
Technical Advisory Branch (TAB).  
Note:  Non-compliance with treatment (such as not 
 
taking medication) is fairly common among 
 
prospective participants with psychosocial 
 
impairment. This alone is generally an 
 
insufficient basis upon which to conclude 
 
that treatment options are inappropriate or 
 
unavailable.  
Section 24(1)(c) will be met where there is evidence 
that the impairment substantially reduces functional 
capacity in one or more of the fol owing activities 
(each comprising a number of tasks): 
o  communicating; 
o  socialising; 
o  learning; 
o  mobility; 
o  self-care; and/or 
o  self-management. 
A prospective participant’s functional capacity is 
substantially reduced if they are unable to 
participant effectively or completely in the activity – 
with or without assistive technology, equipment 
(excluding commonly used items such as glasses), 
home modifications, or the help of another person. 
Case Managers should closely consider the following: 
3 
 
Page 29 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
 
Access to the NDIS 
 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
o  Is a current (within the last 12 months) 
functional capacity assessment  available? 
o  What does the person need assistance to 
complete? How often is assistance needed? 
o  Is the length of time it takes a person to 
complete an activity unreasonable? 
o  Is there a substantial reduction in functional 
capacity in between episodic impairments? 
o  What does a typical day look like, and what 
can be achieved with additional support? 
o  Is the support imperative, or merely 
beneficial (for example, house cleaning)? 
o  Is the evidence self-reported, or subject to 
formal observation and assessment? 
Section 24(1)(d) will generally be met, unless there is 
clear evidence that the prospective participant has 
full time employment and a broad social network.   
It is unlikely that a matter before the AAT will turn on 
the questions raised by section 24(1)(d). 
Section 24(1)(e) – which requires that that the 
person is likely to require lifelong support – cannot 
be met unless sections 24(1)(b) and (c) are also met. 
Section 24(1)(e) also requires consideration as to 
whether the support needed is most appropriately 
funded by the NDIS. 
Where a prospective participant does not meet the 
disability requirements in section 24 – and in 
particular, section 24(1)(e) – consideration should 
turn to whether that person meets the early 
intervention requirements in section 25. 
Early Assessment Requirements in section 25 
Section 25 of the 
Section 25(1)(a) will be met where there is evidence  National Disability 
that a prospective participant has one or more 
Insurance Scheme Act 
NDIA Posture  impairments which are likely to be permanent. 
2013 
in relation to 
this subject 
An impairment can be intellectual, cognitive, 
Rule 6 of the National 
neurological, sensory, psychological or physical. 
Disability Insurance 
Scheme (Becoming a 
When considering the likely permanence of an 
Participant) Rules 2016 
impairment, it is necessary to assess the availability 
and suitability of evidence-based treatment options. 
4 
 
Page 30 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
 
Access to the NDIS 
 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
An impairment is only likely to be permanent where  List B: Conditions that 
there are no other known, available and appropriate  are likely to result in a 
treatment options likely to remedy the impairment 
permanent impairment 
(rule 6.4) – even if the impact of the impairment may 
fluctuate, or improve over time (rule 6.5). Further, 
some impairments require medical treatment and 
review before a determination can be made as to 
whether they are likely to be permanent (rule 6.6). 
Degenerative impairments are also likely to be 
permanent if treatment options are, or are unlikely 
to, improve the impairment (rule 6.7). 
A mere assertion that an impairment is likely to be 
permanent is insufficient. Case Managers should 
seek specific and detailed evidence concerning the 
suitability and availability of treatment options and, 
where necessary, seek technical advice from the 
Technical Advisory Branch (TAB).  
Note:  Non-compliance with treatment (such as not 
 
taking medication) is fairly common among 
 
prospective participants with psychosocial 
 
impairment. This alone is generally an 
 
insufficient basis upon which to conclude 
 
that treatment options are inappropriate or 
 
unavailable.  
Section 25(1)(b) will be met where there is evidence 
that the provision of early intervention supports is 
likely to reduce the need for future supports. 
Section 25(1)(c) will be met where there is evidence 
that the provision of early intervention supports wil  
benefit the prospective participant by: 
o  mitigating the impact of their impairment 
on their functional capacity; or 
o  improve or prevent the deterioration of their 
functional capacity; or 
o  strengthen the sustainability of informal 
supports available to the person. 
Section 25(3) will be met where the early 
intervention support needed is most appropriately 
funded or provided the NDIS, and not through any 
other system of service delivery or support offered: 
o  as part of a universal service obligation; or 
5 
 
Page 31 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
 
Access to the NDIS 
 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
o  in accordance with reasonable adjustments 
required under a law dealing with 
discrimination on the basis of disability. 
To consider a prospective participant’s eligibility to 
access the Scheme, the NDIA requires recent 
Providing evidence of 
Evidence 
evidence from a health care professional which 
your disability 
recommended  confirms a prospective participant’s disability, its 
Types of disability 
to inform 
impacts on their functional capacity, previous 
evidence | NDIS 
NDIA position  treatments, and outcomes, as wel  as future 
in a specific 
treatment options and expected outcomes. 
How do we weigh 
matter before  A table of the preferred tools when indicating the 
evidence of disability? 
the 
severity of a participant’s impairment is contained at  Persons Giving Expert 
Administrative  Annexure A – Severity Indicator: Preferred Tools. 
and Opinion Evidence 
Appeals 
It is important that the professional giving evidence 
Guideline | 
Tribunal (AAT)  is the most appropriate person to provide that 
Administrative Appeals 
evidence, and that they have treated the prospective  Tribunal 
participant for a significant period of time. 
There is not a blanket ‘yes’ or ‘no’ response to the 
question of whether individuals with chronic health 
AAT Case Management 
conditions should be permitted access to the 
Guide: Access for Chronic 
Other 
Scheme. It is important that each matter is 
Health Conditions 
considerations  determined on its own merit, based on the available 
evidence. The response will primarily rely on 
Do you meet the 
whether the Scheme is the most appropriate system  disability requirements? 
to fund an individual’s disability support needs. 
The availability and suitability of other treatment 
options is wholly dependent on a prospective 
participant’s individual circumstances. 
An impairment is only likely to be permanent where 
there are no other known, available and appropriate 
Previous 
treatment options likely to remedy the impairment 
matters that 
(rules 5.4 and 6.4). Relevantly, the Federal Court 
may advise 
clarified that a treatment option is: 
NDIA v Davis 
the NDIA 
[2022] FCA 1002 
o  known, if it can be identified by an 
position 
Australian medical practitioner as a potential 
treatment for a particular impairment; and 
o  appropriate, if it has the capacity to remedy 
the impairment, and it would be suitable for 
a particular prospective participant; and  
o  available, if it is available and accessible to a 
particular prospective participant  
6 
 
Page 32 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
 
Access to the NDIS 
 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
(accounting for potential personal, financial 
and geographical limitations). 
When considering whether a prospective 
participant’s functional capacity is substantially 
reduced, a decision-maker is required to make a 
‘functional, practical assessment of what a person 
NDIA v Foster 
can and cannot do’. ‘Undertaking a task… differently  [2023] FCAFC 11 
to others will not necessarily mean a person cannot 
participant effectively or completely in an activity’. 
Document 
admin 
Quality, Reporting, Strategy and Training 
5 July 2023 
Approved 
Branch Manager, AAT Case Management 
 
 
 
7 
 
Page 33 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
 
Access to the NDIS 
 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
Annexure A – Severity Indicator: Preferred Tools 
Primary Disability 
Severity Indicator (by order of preference) 
Acquired Brain Injury 
1.  Care and Need Scale (CANS) (aged 17 years and over) 
2.  World Health Organisation Disability Assessment 
Schedule (WHODAS) 2.0 (aged 17 years and over) 
3.  PEDI-CAT (16 years and under) 
Autism 
1.  Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders, 
fifth edition (DSM-V) 
2.  Vineland Adaptive Behavioural Scale (Vineland-II) 
3.  World Health Organisation Disability Assessment 
Schedule (WHODAS) 2.0 (aged 17 years and over) 
4.  PEDI-CAT (16 years and under) 
Cerebral Palsy 
1.  Gross Motor Functional Classification Scale (GMFCS) 
2.  Manual Ability Classification Scale (MACS)  
3.  Communication Function Classification System (CFCS)  
Hearing Impairment 
1.  Hearing Impairment Responses and Groupings Guide 
(aged 17 years and over) 
2.  PEDI-CAT (aged 16 years and under) 
3.  Hearing Acuity Score 
Intellectual Disability (including 
1.  Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders, 
Developmental Delay and Down 
fifth edition (DSM-V) 
Syndrome) 
2.  Vineland Adaptive Behavioural Scale (Vineland-II) 
3.  World Health Organisation Disability Assessment 
Schedule (WHODAS) 2.0 (aged 17 years and over) 
4.  PEDI-CAT (16 years and under) 
Multiple Sclerosis 
1.  Disease Steps 
2.  Patient Determined Disease Steps (PDDS) 
3.  Expanded Disability Status Scale (EDSS) 
Psychosocial Disability 
1.  World Health Organisation Disability Assessment 
Schedule (WHODAS) 2.0 (aged 17 years and over) 
2.  PEDI-CAT (16 years and under) 
3.  Health of the Nation Survey (HONOS) 
4.  Life Skills Profile – 16 Item (LSP-16) 
Spinal Cord Injury 
1.  Level of Lesion to indicate where on the spine the injury 
has occurred – and – American Spinal Injury Association 
Impairment Scale (ASIA/AIS) to measure the 
completeness of the injury 
8 
 
Page 34 of 44

---

FOI 24/25-0753
AAT Case Management Guide 
 
Access to the NDIS 
 
 
OFFICIAL   For Internal Use Only 
 
2.  World Health Organisation Disability Assessment 
Schedule (WHODAS) 2.0 (aged 17 years and over) 
3.  PEDI-CAT (16 years and under) 
Stroke 
1.  Modified Rankin Scale (mRS) 
Vision Impairment 
1.  Vision Impairment Questionnaire (aged 17 years and 
older) or PEDI-CAT (aged 16 years and under) 
2.  Visual Acuity Rating 
Other 
1.  World Health Organisation Disability Assessment 
Schedule (WHODAS) 2.0 (aged 17 years and over) 
2.  PEDI-CAT (16 years and under) 
 
9 
 
Page 35 of 44

---

DOCUMENT 9
FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Access to the NDIS 
Field 
Category 
Reference Documents 
Title 
Access to the NDIS 
Purpose 
This document is part of a suite of guidance 
documents for Case Managers to use in formulating 
their approach to managing individual matters before 
the Administrative Review Tribunal (ART). 
This Guide applies nationally to the conduct of all 
matters within the Administrative Review Branch. 
Scope 
This Guide outlines the eligibility requirements which 
all prospective participants seeking access to the 
Scheme are required to meet.  
This Guide applies nationally to the conduct of all 
matters within the Administrative Review Tribunal 
Case Management Branch. 
NDIA policy 
The ART process is often seen as stressful and 
NDIA Dispute Resolution 
on this subject  adversarial by participants and prospective 
Policy 
participants of the Scheme. The NDIA wil  adopt a 
Appendix B to the Legal 
participant-focused approach to resolving disputes 
Services Directions 2017 
before the ART, and wil  work directly with participants 
and prospective participants to provide better and 
Operational Guideline – 
earlier outcomes, where possible.  
Applying to the NDIS 
The role of the NDIA is to assist the ART in reaching 
Sections 21–25 of the 
the correct and preferable decision, including by 
National Disability 
assisting participants and prospective participants in 
Insurance Scheme Act 
reaching the best possible resolution by agreement. 
2013 
A person is eligible for access to the Scheme if they 
Rules 5, 6 and 7 of the 
meet the criteria in sections 21–25 of the NDIS Act 
National Disability 
2013. Within the context of an ART proceeding, the 
Insurance Scheme 
primary issue before the Tribunal wil  usually be 
(Becoming a Participant) 
whether the prospective participant meets section 24  Rules 2016 
and/or section 25: 
Do you meet the 
Disability Requirements in section 24 
disability requirements? 
When this is the case, the issues for 
Does your impairment 
determination by the ART are whether: 
substantial y reduce your 
functional capacity? 
o the prospective participant has a disability
which is attributable to an impairment;
o the impairment is likely to be permanent;
NDIA-ARB-GDE-032-FINAL 
OFFICIAL
Page 1 of 9 
Page 36 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Access to the NDIS 
Field 
Category 
Reference Documents 
o  the impairment substantially reduces the 
Does your impairment 
prospective participant’s functional capacity; 
affect your social, work 
o  the impairment affects their ability to work, 
or study life? 
study or take part in their social life; and  
Do you need early 
o  the prospective participant is likely to need 
intervention? 
NDIS supports for their lifetime. 
 
Early Intervention Requirements in section 25 
When this is the case, the issues for 
determination by the ART are whether: 
o  the prospective participant has an impairment 
which is likely to be permanent;  
o  early intervention supports are likely to benefit 
the prospective participant and reduce their 
need for future supports; and  
o  the early intervention needed is an NDIS 
support 
NDIA posture  Section 24(1)(a) wil  be met where there is evidence 
in relation to 
that a prospective participant has a disability, which 
Section 24 
can be attributed to one or more impairments.  
Disability 
A person has a disability if they have a reduction or 
Section 24 of the 
Requirements  loss of an ability to perform an activity, or a reduced  National Disability 
capacity to carry out daily life activities and tasks. 
Insurance Scheme Act 
An impairment can be intellectual, cognitive, 
2013 
neurological, sensory, psychological or physical.  
Rule 5 of the National 
A diagnosis or condition is not an impairment. 
Disability Insurance 
Scheme (Becoming a 
It is possible for a person to have an impairment, 
Participant) Rules 2016 
without necessarily having a disability. Diabetes and 
epilepsy are common examples. However, these 
List A: Conditions that 
conditions may lead to disabilities due to the 
are likely to meet the 
secondary consequences. eg a physical impairment 
disability requirements 
from an amputation resulting from diabetes.  
List B: Conditions that 
Note:  The role of Case Managers and the ART is to  are likely to result in a 
 
consider whether the evidence confirms an 
permanent impairment 
 
impairment to which a disability can be 
 
attributed, even if that impairment is not the 
 
claimed diagnosis. 
NDIA-ARB-GDE-032-FINAL 
OFFICIAL 
Page 2 of 9 
 
Page 37 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Access to the NDIS 
Field 
Category 
Reference Documents 
Section 24(1)(b) wil  be met where there is evidence 
that the impairment is, or is likely to be, permanent. 
When considering the likely permanence of an 
impairment, it is necessary to assess whether all 
available and appropriate treatment options have 
been engaged for the impairments.  
Permanency could be defined by any of the following 
scenarios: 
-  An impairment is only likely to be permanent 
where there are no other known, available 
and appropriate treatment options likely to 
remedy the impairment (rule 5.4)  
-  Even if the impact of the impairment may 
fluctuate or improve over time (rule 5.5).  
-  Some impairments require medical treatment 
and review before a determination can be 
made as to whether they are likely to be 
permanent (rule 5.6). 
-  Degenerative impairments are also likely to 
be permanent if treatment options are, or are 
unlikely to, improve the impairment (rule 5.7). 
A statement that an impairment is likely to be 
permanent is insufficient to meet the threshold for this 
criteria. Case Managers should seek specific and 
detailed evidence concerning the engagement in 
treatments, the outcomes achieved and any 
anticipated outcomes from future treatment to assist 
in determining whether there are available and 
appropriate treatments that are likely to remedy the 
impairment. Where necessary, Case Managers 
should seek technical advice from the Technical 
Advisory and Practice Improvement Branch (TAPIB).  
Note:  Non-compliance with treatment (such as not 
 
taking medication) is fairly common among 
 
prospective participants with psychosocial 
 
impairment. This alone is generally an 
 
insufficient basis upon which to conclude 
 
that treatment options are inappropriate or 
 
unavailable.  
NDIA-ARB-GDE-032-FINAL 
OFFICIAL 
Page 3 of 9 
 
Page 38 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Access to the NDIS 
Field 
Category 
Reference Documents 
Non-compliance can have multiple underlying 
factors, this may represent a need for clinical 
interpretation from TAPIB. Non-compliance 
can be a complex part of many disability 
presentations and consideration of the 
treating team’s attempts to explore barriers to 
engagement with treatment may need to be 
considered.  
It is important to distinguish between the permanency 
of a condition and the permanency of the 
impairments. 
Section 24(1)(c) wil  be met where there is evidence 
that the permanent impairment/s substantially 
reduces functional capacity in one or more of the 
following activities (each comprising a number of 
tasks): 
o  communicating; 
o  socialising; 
o  learning; 
o  mobility; 
o  self-care; and/or  
o  self-management. 
A prospective participant’s functional capacity is 
substantial y reduced if they are unable to participate 
effectively or completely in the activity – with or 
without assistive technology, equipment (excluding 
commonly used items such as glasses), home 
modifications, or the help of another person. 
Case Managers should closely consider the 
following: 
o  Is there current functional information 
available? This could include a functional 
capacity assessment from the last 12 
months.  
o  What does the person need assistance to 
complete? How often is assistance needed?  
o  Is the length of time it takes a person to 
complete an activity unreasonable?  
o  Is there a substantial reduction in functional 
capacity in between episodic impairments? 
NDIA-ARB-GDE-032-FINAL 
OFFICIAL 
Page 4 of 9 
 
Page 39 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Access to the NDIS 
Field 
Category 
Reference Documents 
o  What does a typical day look like, and what 
can be achieved with additional support?  
o  Is the support imperative, or merely beneficial 
(for example, house cleaning)? 
o  Is the evidence self-reported, or subject to 
formal observation and assessment? 
o  An assessment of which impairments meet 
the Substantially Reduced Functional 
Capacity (SRFC) threshold is important. Not 
all impairments may meet SRFC (but often 
impairments may interact and cumulatively 
meet the SRFC threshold).  
A case manager should familiarise themselves with 
the definition of each domain.  It is not uncommon for 
a person with mobility concerns to describe SRFC in 
the domain of social interaction, because they are not 
able to physically attend to social functions. The 
domain of social interaction speaks to the ability to 
form and maintain social interactions and not the 
ability to socialise in the community. In this example, 
the reduced function in socialising is related to the 
domain of mobility.  
Section 24(1)(d) wil  generally be met, unless there 
is clear evidence that the prospective participant has 
full time employment and a broad social network.   
It is unlikely that a matter before the ART wil  turn on 
the questions raised by section 24(1)(d). 
Section 24(1)(e) – which requires that that the 
person is likely to require lifelong support – cannot 
be met unless sections 24(1)(b) and (c) are also 
met. Section 24(1)(e) also requires consideration as 
to whether the support needed is an NDIS support. 
If a permanent impairment is evidenced as per 24 (1) 
(b), a case manager should consider section 25 
requirements.  
NDIA posture 
Section 25 of the 
in relation to 
Section 25(1)(a) wil  be met where there is evidence  National Disability 
Section 25 
that a prospective participant has one or more 
Insurance Scheme Act 
Early 
impairments which are likely to be permanent.  
2013 
NDIA-ARB-GDE-032-FINAL 
OFFICIAL 
Page 5 of 9 
 
Page 40 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Access to the NDIS 
Field 
Category 
Reference Documents 
Assessment 
An impairment can be intellectual, cognitive, 
Rule 6 of the National 
Requirements  neurological, sensory,  or physical. Or a permanent 
Disability Insurance 
psychosocial disability attributable to a permanent 
Scheme (Becoming a 
impairment or is a child who has developmental delay  Participant) Rules 2016 
When considering the likely permanence of an 
List B: Conditions that 
impairment, it is necessary to assess the availability  are likely to result in a 
and suitability of evidence-based treatment 
permanent impairment 
options.  
-  An impairment is only likely to be permanent 
where there are no other known, available 
and appropriate treatment options likely to 
remedy the impairment (rule 6.4)  
-  even if the impact of the impairment may 
fluctuate, or improve over time (rule 6.5).  
-  Further, some impairments require medical 
treatment and review before a determination 
can be made as to whether they are likely to 
be permanent (rule 6.6). 
-  Degenerative impairments are also likely to 
be permanent if treatment options are, or are 
unlikely to, improve the impairment (rule 6.7). 
A statement that an impairment is likely to be 
permanent is insufficient to meet the threshold for this 
criteria. Case Managers should seek specific and 
detailed evidence concerning the engagement in 
treatments, the outcomes achieved and any 
anticipated outcomes from future treatment to assist 
in determining whether there are available and 
appropriate treatments that are likely to remedy the 
impairment. Where necessary, Case Managers 
should seek technical advice from the Technical 
Advisory and Practice Improvement Branch (TAPIB).  
Note:  Non-compliance with treatment (such as not 
 
taking medication) is fairly common among 
 
prospective participants with psychosocial 
 
impairment. This alone is generally an 
 
insufficient basis upon which to conclude 
 
that treatment options are inappropriate or 
 
unavailable.  
NDIA-ARB-GDE-032-FINAL 
OFFICIAL 
Page 6 of 9 
 
Page 41 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Access to the NDIS 
Field 
Category 
Reference Documents 
Section 25(1)(b) wil  be met where there is evidence 
that the provision of early intervention supports is 
likely to reduce the need for future supports. 
Early in the impairment trajectory (Early 
Intervention does not necessitate being in close 
proximity to the diagnosis).  
Evidence supporting a likely reduction in future 
support needs.  
In line with literature and clinical consensus 
supporting the likely benefit of this.  
Section 25(1)(c) wil  be met where there is evidence 
that the provision of early intervention supports wil  
benefit the prospective participant by: 
o  mitigating the impact of their impairment on 
their functional capacity; or  
o  improve or prevent the deterioration of 
their functional capacity; or 
o  strengthen the sustainability of informal 
supports available to the person 
Section 25(3) wil  be met where the early 
intervention support needed is most appropriately 
funded or provided the NDIS, and not through any 
other system of service delivery or support offered: 
o  as part of a universal service obligation; or  
in accordance with reasonable adjustments required 
under a law dealing with discrimination on the basis 
of disability. 
Evidence 
To consider a prospective participant’s eligibility to 
Providing evidence of 
recommended  access the Scheme, the NDIA requires recent 
your disability 
to inform 
evidence from a relevant health care professional 
NDIA position  which confirms a prospective participant’s disability, 
Types of disability 
in a matter 
its impacts on their functional capacity, previous 
evidence | NDIS 
before the 
treatments, and outcomes, as well as future 
How do we weigh 
ART 
treatment options and expected outcomes. 
evidence of disability? 
Case Managers are to be aware that while the while 
Persons Giving Expert 
they are preferred tools to describe severity, some of  and Opinion Evidence 
the tools are subjective measures and corroboration 
Guideline | 
NDIA-ARB-GDE-032-FINAL 
OFFICIAL 
Page 7 of 9 
 
Page 42 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Access to the NDIS 
Field 
Category 
Reference Documents 
with objective measurements and/or functional 
Administrative Appeals 
assessment or observations would be preferred to 
Tribunal 
assess SRFC.  
It is important that the professional giving evidence is 
the most appropriate person to provide that evidence, 
and that they have treated the prospective participant 
for a significant period of time. 
When considering permanency, a medical specialist 
may be best placed to comment. When considering 
functional capacity, an allied health professional may 
be more appropriate.  
Other 
There is not a blanket ‘yes’ or ‘no’ response to the 
considerations  question of whether individuals with chronic health 
conditions should be permitted access to the 
Case Management 
Scheme. For disability supports to be consider the 
Guide: Access for 
evidence needs to support that there is an associated  Chronic Health 
disability attributable to permanent impairments from  Conditions 
the chronic health conditions. 
Do you meet the 
It is mandatory to seek TAPIB advice, where the 
disability requirements? 
condition being considered for access is related to a 
chronic health condition.  
Previous 
The availability and suitability of other treatment 
matters that 
options is wholly dependent on a prospective 
may inform 
participant’s individual circumstances. 
the NDIA 
An impairment is only likely to be permanent where 
position 
there are no other known, available and appropriate 
treatment options likely to remedy the impairment 
(rules 5.4 and 6.4). Relevantly, the Federal Court 
clarified that a treatment option is: 
NDIA v Davis 
o  known, if it can be identified by an Australian  [2022] FCA 1002 
medical practitioner as a potential treatment 
for a particular impairment; and  
o  appropriate, if it has the capacity to remedy 
the impairment, and it would be suitable for a 
particular prospective participant; and  
available, if it is available and accessible to a 
particular prospective participant  (accounting for 
NDIA-ARB-GDE-032-FINAL 
OFFICIAL 
Page 8 of 9 
 
Page 43 of 44

---

FOI 24/25-0753
OFFICIAL   For Internal Use Only 
Case Management Guide 
Access to the NDIS 
Field 
Category 
Reference Documents 
potential personal, financial and geographical 
limitations). 
When considering whether a prospective participant’s 
functional capacity is substantially reduced, a 
decision-maker is required to make a ‘functional, 
practical assessment of what a person can and 
NDIA v Foster 
[2023] FCAFC 11 
cannot do’. ‘Undertaking a task… differently to 
others wil  not necessarily mean a person cannot 
participate effectively or completely in an activity’. 
 
Document Control 
Responsible Person 
Date 
Document author 
Continuous Improvement 
October 2024 
Document approver 
Director, Continuous Improvement 
28 October 2024 
 
 
 
NDIA-ARB-GDE-032-FINAL 
OFFICIAL 
Page 9 of 9 
 
Page 44 of 44

---