Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI charges letters'.



 
 
 s22
 
Email: s22
 
Dear s22
 
FREEDOM OF INFORMATION REQUEST FOI 5293 
Estimate of Charges 
1.  I refer to your request dated 19 July 2024 under the Freedom of Information Act 1982 
(the FOI Act) for access to the following documents: 
‘List of Batch Numbers (and doses) for all COVID-19 vaccine adverse event reports which 
are included in the DAEN – medicines (date range 21 December 2020 to 5 July 2024) 
 
List of ‘serious’ cases for al  COVID-19 vaccine adverse event reports which are included 
in the DAEN – medicines (date range 21 December 2020 to 5 July 2024)’. 
Interpretation of Request 
2.  I note from your email to the TGA FOI team dated 19 July 2024 that you are seeking to 
have the data presented in a specific format. Please note that while we can 
accommodate an excel document as requested, it may not be possible to format the 
data in the specific way you have requested. The format you have requested would 
require a bespoke presentation of the data. The work involved in assessing and 
manipulating the data may represent an unreasonable diversion of resources and 
therefore, you request would not be processable. Instead, we can provide the data in 
the format in which it is extracted from the database, and the estimated charges are 
based on this format.  
Estimate of Charges 
3.  Under the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019 (the Regulations) a 
charge can be imposed in respect of a request for access to documents under the FOI 
Act. The charge is for the search and retrieval of documents, decision making and 
provision of access. 
4.  I am an authorised decision maker under section 23 of the FOI Act and I have decided 
that you are liable to pay a charge in respect of the processing of your request for 
access. 
5.  A search and retrieval of documents relevant to your request has been undertaken and 
a preliminary estimate of charges has been calculated. It is set out in the table below. 
 
 
 
PO Box 100  Woden ACT 2606  ABN 40 939 406 804 
Phone: 1800 020 653 or 02 6289 4124 Fax: 02 6203 1605 
 
Email: xxxx@xxx.xxx.xx  
https://www.tga.gov.au 
 
Search and retrieval time (including  3.00 hours @ $15.00 per hour 
$45.00 
time spent locating relevant files and 
collating relevant documents 
contained on those files) 
 
 
 
Decision making time (including 
8.01 hours @ $20.00 per hour 
$60.17 
time spent examining the 
L ess first 5 hours which are free 
documents, considering exemptions, 
undertaking consultation, writing 
the decision and preparing any 
documents for release) 
TOTAL 
 
$105.17 
Deposit required 
 
$26.29 
6.  Under the Regulations where a charge is imposed and exceeds $100.00, a deposit of 25 
percent may be sought. Based on the preliminary estimate of charges for your request 
which is $105.17, I have decided you are required to pay a deposit of 25 percent, being 
$26.29. Details of how to make a payment are outlined below. 
7.  Under subsection 29(1) of the FOI Act, I am required to notify you that you have 30 
calendar days from receipt of this notice to do one of the following: 
•  pay the charge, being the deposit outlined above, and notify the FOI Team via the 
email below; or 
•  notify the TGA that you wish to contend that: 
-  the charge has been wrongly assessed, giving reasons; or 
-  the charge should be reduced or not imposed (for instance, where payment of 
the charge would cause you financial hardship or where you believe access to 
documents is in the general public interest), with reasons; or 
•  notify the TGA that you withdraw your request. 
8.  Please note, should you seek a reduction or waiver of charges on the grounds of 
financial hardship it would assist the decision maker considering your request if you 
provide suitable evidence of financial hardship (for example, by providing evidence of 
receipt of a pension or income support payment; or provide evidence of income, debts 
or assets). This is consistent with the FOI Guidelines www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/foi-guidelines/part-4-charges-for-providing-access. Evidence should be 
provided at the time of seeking waiver or reduction. 
9.  If you fail to notify the TGA within 30 days about what you propose to do, the FOI Act 
provides under subsection 29(2) that you are taken to have withdrawn your request. 
Timeframes 
10. The time limit for processing your request is suspended, in accordance with section 31 
of the FOI Act, from the date you receive this notice and resumes on the day you pay 
the charge or deposit (including any reduced charge or deposit), or the day on which 
the TGA makes a decision not to impose a charge. 
11. Once your FOI request has been processed, the TGA will determine the actual charge 
you must pay before the documents can be provided to you. The final charge for 
processing your request may be different from the estimate quoted in this letter. If I 
decide to grant full access to all the documents within the scope of your request, you 
must pay the actual charges for the time and disbursements involved in processing 
your request ascertained in accordance with the table set out above (which may be 
greater or less than the estimate). However, if you are only granted partial access to 
 
Page 2 of 4 
 
 
the documents, you will only be required to pay whichever amount is the lesser of the 
estimate quoted in this letter and the actual charges.  
12. Please note that the decision maker can make a decision to charge for search and 
retrieval that the TGA has already undertaken for the purposes of your request in its 
current form, but it may be possible to reduce the decision making charges that might 
be incurred by the TGA in the future if you refine the scope of your request, for 
example, by limiting the date range of documents sought or excluding a particular 
category of documents. 
13. If you agree to pay the charge, you are accepting liability for settlement of the debt 
upon completion of processing the FOI request. Once your FOI request has been 
processed, the outstanding amount of the charge becomes a debt to the 
Commonwealth. The TGA is obliged to pursue recovery of the debt in accordance with 
the Public Governance, Performance and Accountability Act 2013. 
Payment 
14. Payments for FOI requests must be made online via the TGA’s Online Payment 
Portal (www.tga.gov.au/how-we-regulate/fees-and-payments/payment-
options/online-payment-portal).  
15. To make an FOI payment, you will be required to enter specific information as outlined 
below. From the Online Payment Portal site, click on the option titled ‘Online 
payment portal’ to display the payment portal page. From the payment portal page, 
enter the following information: 
•  ‘Biller Code’, click on the drop-down arrow to select option ’11 – Freedom of 
Information (FOI)’. 
•  ‘Client Identification Number’, enter ‘CO-9001’. 
•  ‘Reference Number’, enter your unique FOI identification number fol owed by 
your first and last name (e.g. ‘FOI-XXXX John Smith’). 
•  ‘Email Address for Tax Receipt’, enter the email address you wish to receive a tax 
receipt for your payment transaction. This email will contain a unique 11 digit 
payment transaction number to quote if you have any queries. Please retain this 
email for your records. A tax invoice will not be issued for this transaction. 
•  ‘Amount (AUD)’, enter the amount of the payment being made. 
•  ‘Select your payment option’, click on the relevant icon to proceed to the next 
screen. 
Please include reference to FOI 5293 in your payment. 
16. If you require assistance with making a payment please contact the TGA Accounts 
team on 1800 020 653 (option 5) or by email at xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. Users 
who are deaf or have a hearing or speech impairment can call through the National 
Relay Service: TTY or computer with modem users: phone 1800 555 677 then ask for 
1800 020 653. Speak and listen (speech to speech relay) users: phone 1800 555 727 
then ask for 1800 020 653. 
17. IMPORTANT: Once payment has been made, please notify the FOI Team via the 
following email address: xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. Failure to notify the FOI Team of 
payment may result in delays to the processing of your FOI request. 
 
 
 
Page 3 of 4 
 
 
Third Party Consultation 
18. In the event your request relates to documents that include information about a 
person or their business or professional affairs or about the business, commercial or 
financial affairs of an organisation or undertaking, pursuant to section 27 and 27A of 
the FOI Act the TGA will be required to provide that person or organisation the 
opportunity to make submissions if it appears that they may wish to argue any 
document is exempt from release. 
19. The statutory time limit for processing an FOI request will be extended by 30 days 
under subsection 15(6) of the FOI Act where a third party is to be consulted.  
20. If you require clarification of any of the matters discussed in this letter, please contact 
the FOI Team on (02) 6289 4630. 
 
Yours sincerely 
 
Authorised and electronically signed by 
 
Dr Claire Larter 
Acting Assistant Secretary 
Pharmacovigilance Branch 
Therapeutic Goods Administration 
9 August 2024 
 
Page 4 of 4