Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI charges letters'.



 
 
s22
 
s22
 
s22
 
Email: s22
 
Dear s22
 
FREEDOM OF INFORMATION REQUEST FOI 5350 
Estimate of Charges 
1.  I refer to your request dated 16 August 2024 under the Freedom of Information Act 
1982 (the FOI Act) and subsequent correspondence between you and the TGA in which 
the scope of your request was clarified as being for access to the following documents: 
‘Documents in the possession of the office of the Deputy Secretary and/or the Chief 
Medical Advisor since 1 January 2024 that relate to the causes -- known, suspected or 
speculated -- of shortages of intravenous (IV) fluid products in Australia.’ 
The timeframe of the request is from 1 January 2024 to 16 August 2024. 
2.  Under the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019 (the Regulations) a 
charge can be imposed in respect of a request for access to documents under the FOI 
Act. The charge is for the search and retrieval of documents, decision making and 
provision of access. 
3.  I am an authorised decision maker under section 23 of the FOI Act and I have decided 
that you are liable to pay a charge in respect of the processing of your request for 
access. 
4.  A search and retrieval of documents relevant to your request has been undertaken and 
a preliminary estimate of charges has been calculated. It is set out in the table below.  
Search and retrieval time (including  11 hours @ $15.00 per hour 
$165.00 
time spent locating relevant files and 
collating relevant documents 
contained on those files) 
 
 
 
Decision making time (including 
36.59 hours @ $20.00 per hour 
$631.78 
time spent examining the 
L ess first 5 hours which are free 
documents, considering exemptions, 
undertaking consultation, writing 
the decision and preparing any 
documents for release) 
TOTAL 
 
$796.78 
Deposit required 
 
$199.20 
 
PO Box 100  Woden ACT 2606  ABN 40 939 406 804 
Phone: 1800 020 653 or 02 6289 4124 Fax: 02 6203 1605 
 
Email: xxxx@xxx.xxx.xx  
https://www.tga.gov.au 
 
5.  Under the Regulations where a charge is imposed and exceeds $100.00, a deposit of 25 
percent may be sought. Based on the preliminary estimate of charges for your request 
which is $796.78, I have decided you are required to pay a deposit of 25 percent, being 
$199.20. Details of how to make a payment are outlined below. 
6.  Under subsection 29(1) of the FOI Act, I am required to notify you that you have 30 
calendar days from receipt of this notice to do one of the following: 
•  pay the charge, being the deposit outlined above, and notify the FOI Team via the 
email below; or 
•  notify the TGA that you wish to contend that: 
-  the charge has been wrongly assessed, giving reasons; or 
-  the charge should be reduced or not imposed (for instance, where payment of 
the charge would cause you financial hardship or where you believe access to 
documents is in the general public interest), with reasons; or 
•  notify the TGA that you withdraw your request. 
7.  Please note, should you seek a reduction or waiver of charges on the grounds of 
financial hardship it would assist the decision maker considering your request if you 
provide suitable evidence of financial hardship (for example, by providing evidence of 
receipt of a pension or income support payment; or provide evidence of income, debts 
or assets). This is consistent with the FOI Guidelines www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/foi-guidelines/part-4-charges-for-providing-access. Evidence should be 
provided at the time of seeking waiver or reduction. 
8.  If you fail to notify the TGA within 30 days about what you propose to do, the FOI Act 
provides under subsection 29(2) that you are taken to have withdrawn your request. 
Background 
9.  On 16 August 2024, the TGA received a request from you under the FOI Act, as follows: 
‘Documents created or received by the TGA since 1 January 2024 that relate to the causes 
-- known, suspected or speculated -- of shortages of intravenous (IV) fluid products in 
Australia.’ 
10. As part of your application, you advised that you ‘do not seek access to duplicates of any 
document captured within the scope of the request; nor the mobile numbers or full email 
addresses of government officials, nor the names and contact details of government 
officials not in the Senior Executive Service or equivalent.  
I do ask that junior officials’ positions or titles be left unredacted, along with email 
domains that provide useful information as to the origin and destination of 
communication e.g. ‘[redacted]@tga.gov.au’.’ 
11. On 28 August 2024, the TGA wrote to you to advise that ‘the relevant line area 
responsible for searching relevant documents has advised that the scope is currently 
quite broad and that it would require extensive third party consultation. Where an FOI 
request relates to the personal, professional, business, commercial or financial affairs of 
third parties, pursuant to section 27 and 27A of the FOI Act, the TGA is required to 
consult with all affected third parties and provide them an opportunity to make 
submissions regarding the release of their information. .’ 
12. A refined scope was provided for your consideration, as follows: 
‘Correspondence between the TGA and sponsors of Australian registered intravenous (IV) 
fluid products since 1 January 2024 that relates to the causes -- known, suspected or 
speculated -- of shortages of intravenous (IV) fluid products in Australia.’ 
 
Page 2 of 4 
 
 
13. It was also suggested that you may wish to reduce the timeframe of your request 
further to increase the likelihood of the search and retrieval being more manageable, 
however, as noted, this was provided for your consideration. 
14. On 29 August 2024, you revised the scope of your request, as reflected in paragraph 
one, above. 
15. On 30 August 2024 and following receipt, you confirmed the TGA’s interpretation of 
your scope to be for documents in the possession of the office of Deputy Secretary of 
the TGA and or the Chief Medical Advisor of the TGA. 
16. On 9 September 2024, you excluded documents relating to media requests from the 
scope of the request. 
17. On 16 September 2024, you agreed to a 12-day extension under s15AA of the FOI Act 
for the processing of your request. 
18. On 20 September 2024, you confirmed that you do not seek access to draft documents: 
‘I do not seek drafts, unless there is no final, in which case I only want the latest draft.’ 
Timeframes 
19. The time limit for processing your request is suspended, in accordance with section 31 
of the FOI Act, from the date you receive this notice and resumes on the day you pay 
the charge or deposit (including any reduced charge or deposit), or the day on which 
the TGA makes a decision not to impose a charge. 
20. Once your FOI request has been processed, the TGA will determine the actual charge 
you must pay before the documents can be provided to you. The final charge for 
processing your request may be different from the estimate quoted in this letter. If I 
decide to grant full access to all the documents within the scope of your request, you 
must pay the actual charges for the time and disbursements involved in processing 
your request ascertained in accordance with the table set out above (which may be 
greater or less than the estimate). However, if you are only granted partial access to 
the documents, you will only be required to pay whichever amount is the lesser of the 
estimate quoted in this letter and the actual charges.  
21. Please note that the decision maker can make a decision to charge for search and 
retrieval that the TGA has already undertaken for the purposes of your request in its 
current form, but it may be possible to reduce the decision making charges that might 
be incurred by the TGA in the future if you refine the scope of your request, for 
example, by limiting the date range of documents sought or excluding a particular 
category of documents. 
22. If you agree to pay the charge, you are accepting liability for settlement of the debt 
upon completion of processing the FOI request. Once your FOI request has been 
processed, the outstanding amount of the charge becomes a debt to the 
Commonwealth. The TGA is obliged to pursue recovery of the debt in accordance with 
the Public Governance, Performance and Accountability Act 2013. 
Payment 
23. Payments for FOI requests must be made online via the TGA’s Online Payment 
Portal (www.tga.gov.au/how-we-regulate/fees-and-payments/payment-
options/online-payment-portal).  
24. To make an FOI payment, you will be required to enter specific information as outlined 
below. From the Online Payment Portal site, click on the option titled ‘Online 
payment portal’ to display the payment portal page. From the payment portal page, 
enter the following information: 
 
Page 3 of 4 
 
 
•  ‘Biller Code’, click on the drop-down arrow to select option ’11 – Freedom of 
Information (FOI)’. 
•  ‘Client Identification Number’, enter ‘CO-9001’. 
•  ‘Reference Number’, enter your unique FOI identification number fol owed by 
your first and last name (e.g. ‘FOI-XXXX John Smith’). 
•  ‘Email Address for Tax Receipt’, enter the email address you wish to receive a tax 
receipt for your payment transaction. This email will contain a unique 11 digit 
payment transaction number to quote if you have any queries. Please retain this 
email for your records. A tax invoice will not be issued for this transaction. 
•  ‘Amount (AUD)’, enter the amount of the payment being made. 
•  ‘Select your payment option’, click on the relevant icon to proceed to the next 
screen. 
Please include reference to FOI 5350 in your payment. 
25. If you require assistance with making a payment please contact the TGA Accounts 
team on 1800 020 653 (option 5) or by email at xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. Users 
who are deaf or have a hearing or speech impairment can call through the National 
Relay Service: TTY or computer with modem users: phone 1800 555 677 then ask for 
1800 020 653. Speak and listen (speech to speech relay) users: phone 1800 555 727 
then ask for 1800 020 653. 
26. IMPORTANT: Once payment has been made, please notify the FOI Team via the 
following email address: xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. Failure to notify the FOI Team of 
payment may result in delays to the processing of your FOI request. 
Third Party Consultation 
27. In the event your request relates to documents that include information about a 
person or their business or professional affairs or about the business, commercial or 
financial affairs of an organisation or undertaking, pursuant to section 27 and 27A of 
the FOI Act the TGA will be required to provide that person or organisation the 
opportunity to make submissions if it appears that they may wish to argue any 
document is exempt from release. 
28. The statutory time limit for processing an FOI request will be extended by 30 days 
under subsection 15(6) of the FOI Act where a third party is to be consulted.  
29. If you require clarification of any of the matters discussed in this letter, please contact 
the FOI Team on (02) 6289 4630. 
Yours sincerely 
 
Authorised and electronically signed by 
 s22
 
s22
 to the Deputy Secretary 
Therapeutic Goods Administration 
24 September 2024 
 
Page 4 of 4