This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'V2 Final closure of the S/c 408 Pandemic Event Visa'.


 
 
 
3 October 2024 
Oliver Smith 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 24/09/00458 
File Number: 
FA24/09/00458   
Dear Oliver Smith 
Freedom of Information (FOI) request – Decision 
On 9 September 2024, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Under the FOI Act, please provide a copy of the brief titled “Final closure of the S/c 408 Pandemic 
Event Visa” sent to the Minister for Immigration’s office on 22/01/2024 with the PDR number: 
MS24-000086. 

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 

Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
 
 
Level 3 - 299 Adelaide Street • www.homeaffairs.gov.au 
 
 


 
•  advice from other Commonwealth Departments 

Documents in scope of request 
The Department has identified two (2) documents as falling within the scope of your request. 
These documents were in the possession of the Department on 9 September 2024 when your 
request was received. 
Attachment A is a schedule which describes the relevant documents and sets out my decision 
in relation to each of them. 

Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which falls within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release one document in part  
•  Exempt one document in full from disclosure 

Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
Where the schedule of documents indicates an exemption claim has been applied to a document 
or part of document, my findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision 
applies to that information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – Irrelevant to Request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
request. 
On 9 September 2024, the Department advised you that its policy is to exclude the personal 
details of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work 
telephone numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of an FOI request. 
I have decided that parts of document marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that could 
reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of the 
document, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
The remainder of the document has been considered for release to you as it is relevant to your 
request. 
6.2  Section 34 – Cabinet Documents 
Section 34(3) exempts a document to the extent that disclosure would reveal a Cabinet 
deliberation or decision, unless the existence of the deliberation or decision has been officially 
disclosed. Deliberation has been interpreted as active debate in Parliament or its weighing up of 
alternatives, with a view to reaching a decision on a matter. 
- 2 – 


 
A strong Cabinet system is fundamental to well-informed decision-making and policy 
development by the Government. Cabinet is a forum in which Ministers, while working towards a 
collective position, are able to discuss proposals, options and views with complete freedom. The 
maintenance of frank and collegiate discussion is dependent upon Cabinet deliberations being 
treated confidentially. 
I have sought advice from a Commonwealth agency, and on the basis of this advice, I find that 
the material redacted and marked 's34(3)’ in Document 1 contains information which, if disclosed, 
would reveal Cabinet deliberations and information that has not, to date, been officially disclosed.  
Accordingly, I have decided that this information is exempt under section 34(3) of the FOI Act. 
6.3  Section 47C of the FOI Act – Deliberative Processes 
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the functions 
of the Department.  
Deliberative matter’ includes opinion, advice or recommendation obtained, prepared or 
recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the deliberative processes of an 
agency.  
Deliberative processes’ generally involves “the process of weighing up or evaluating competing 
arguments or considerations”1  and the ‘thinking processes –the process of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of 
action.’2 
Ministerial Submission MS24-000086 contains advice, opinions and recommendations prepared 
or recorded in the course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the 
functions of the  Department, being the  final closure of the Australian Government endorsed 
events (COVID-19 Pandemic event) subclass 408 Visa. 
I am satisfied that this deliberative matter relates to a process that was undertaken within 
government to consider whether and how to make or implement a decision, revise or prepare a 
policy, administer or review a program, or some similar activity. 3 
Disclosure of this deliberative information could reasonably be expected to inhibit full and frank 
advice from the Department to its Minister, and, as a result, full consideration by the Government 
on any potential future consideration of amendments to legislation. Disclosure of some 
deliberative information, on which a decision has not yet been taken, could also reasonably be 
expected to prejudice consultations with relevant stakeholders. 
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material. I am 
satisfied that the deliberative material is not purely factual in nature. 
I am further satisfied that the factors set out in subsection (3) do not apply in this instance. 
                                                
 
 
1  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 

JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 

Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 
- 3 – 


 
I have decided that the information is conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be contrary 
to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the information 
would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that regard below. 
6.4  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A) 
(b)  inform debate on a matter of public importance 
(c)  promote effective oversight of public expenditure 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 

Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the documents does have the character of public importance 
and that there may be broad public interest in the documents. 
• 
No insights into public expenditure wil  be provided through examination of the 
documents. 
• 
You do not require access to the documents in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally 
exempt information in the documents: 
• 
A Ministerial Submission plays an important role in the relationship between a 
Department and its Minister. Its purpose is to provide frank and honest advice. It is 
inherently confidential between the Department and its Minister and the preparation 
of a Ministerial Submission is essentially intended for the audience of that Minister 
alone. A precedent of public disclosure of advice given as a part of a Ministerial 
Submission would result in: 

concerns existing in the open and honest nature of advice being provided which 
may then hinder future deliberations and decision making processes for the 
Department and the Government as a whole and 
- 4 – 


 

future Ministerial Submissions being prepared with a different audience in mind, 
which would compromise the quality of the advice being prepared for the 
Minister. 
• 
I consider that the public interest in protecting the process of the provision of free and 
honest confidential advice by a Department to its Minister has, on balance, more 
weight, than the public interest that might exist in disclosing the deliberative matter. 
Endangering the proper working relationship that a Department has with its Minster 
and its ability to provide its Minister with honest advice confidentially would be 
contrary to the public interest. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which 
the request for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 

Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 

Your Review Rights 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for either an internal review or an 
Information Commissioner review of the decision. 
Internal Review 
If you want the Department to review this decision, you must make your internal review request 
within 30 days of being notified of this decision.  
When making your internal review request, please provide the Department with the reasons why 
you consider this decision should be changed. 
You can send your internal review request to: 
 
Email: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Or   Postal mail: 
Freedom of Information  
Department of Home Affairs 
GPO Box 241 MELBOURNE VIC 3001 
- 5 – 



 
 
The internal review wil  be carried out by an officer who is more senior than the original decision 
maker. The Department must make its decision on the review within 30 days of receiving your 
request for internal review. 
Information Commissioner Review 
If you want the Australian Information Commissioner to review this decision, you must make your 
request to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being 
notified of this decision. 
You can apply for an Information Commissioner review using the Information Commissioner 
Review application form on the OAIC website.  
You can find more information about Information Commissioner Reviews on the OAIC website.  

Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns 
about how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate 
process to the process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC) at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
 
Yours sincerely  
 
 
 
Dr Patrick Bryson 
A/g Assistant Secretary 
Skil ed Visas Branch | Immigration Programs Division 
Immigration Group 
Department of Home Affairs  
P: 02 6223 8221 (ext 638221) M: 0435 404 655 
Email: xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
- 6 –