Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Policy Approval - Safer Immigration Detention Facilities legislative reforms'.


 
 
 
28 October 2024 
Oliver Smith 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 24/08/01034 
File Number: 
FA 24/08/01034   
Dear Oliver Smith 
Freedom of Information (FOI) request – Decision 
On 16 August 2024, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following document: 
Under the FOI Act, please provide a copy of the brief titled “Policy Approval - Safer Immigration 
Detention Facilities legislative reforms” sent to the Minister for Immigration’s office on 
16/11/2023 with the PDR number: MS23-002105. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access document or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the document relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the document 
to which you sought access 
•  advice from other Commonwealth Departments 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
4 
Document in scope of request 
The Department has identified one document as falling within the scope of your request. This 
document was in the possession of the Department on 16 August 2024 when your request was 
received. 
Attachment A is a schedule which describes the relevant document and sets out my decision in 
relation to each of them. 
5 
Decision 
The decision in relation to the document in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release one document in part with exemptions/deletions 
6 
Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
Where the schedule of documents indicates an exemption claim has been applied to a document 
or part of document, my findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision 
applies to that information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
request. 
On 19 August 2024, the Department advised you that its policy is to exclude the personal details 
of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work telephone 
numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of an FOI request. 
I have decided that parts of document marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that could 
reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of the 
document, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
The remainder of the document has been considered for release to you as it is relevant to your 
request. 
6.2  Section 37 of the FOI Act - Documents Affecting Enforcement of Law and 
Protection of Public Safety 
Section 37(2)(b) of the FOI Act provides that a document is exempt from disclosure if its 
disclosure would, or could reasonably be expected to disclose lawful methods or procedures for 
preventing, detecting, investigating, or dealing with matters arising out of breaches or evasions 
of the law the disclosure of which would or could reasonably likely to, prejudice the effectiveness 
of those methods or procedures. 
I consider that parts of the document would, or could reasonably be expected to disclose lawful 
methods or procedures for preventing or detecting breaches or evasions of the law and that 
- 2 – 

 
disclosure would, or would reasonably likely to, prejudice the effectiveness of those methods or 
procedures.  
The Department of Home Affairs has a non-delegable duty of care for the safety and welfare of 
immigration detainees. It is noted that parts of the document exempt under this section relate to 
the current lawful methods in place in the Detention facilities and the proposed legislative 
changes to the Minister that are intended to enhance the safety of people in immigration detention 
centres.  This submission also discusses the search and seizure powers as one of the core 
components.    
The disclosure of information within the document  would be reasonably likely to impact on 
ongoing investigative methodology and relationships both domestically and internationally that 
support Australian government investigative capabilities. The release of this information would 
prejudice the effectiveness of those methods or procedures, assisting endeavours to evade them 
and thereby reducing the ability of the Department and other law enforcement agencies to protect 
the borders of Australia. 
I have decided that this information is exempt from disclosure under Section 37(2)(b) of the FOI 
Act. 
6.3  Section 42 of the FOI Act – Legal Professional Privilege 
Section 42 of the FOI Act provides that a document is an exempt document if it is of such a nature 
that it would be privileged from production in legal proceedings on the ground of legal professional 
privilege. 
I am satisfied that parts of the document comprise confidential communications passing between 
the Department and its legal advisers, for the dominant purpose of giving or receiving legal 
advice.  
The Ministerial Submission which is part of the scope constitutes legal advice to the Minister as 
the client. 
In determining  that the communication is privileged, I have taken into the consideration the 
following:  •  there is a legal adviser-client relationship 
•  the communication was for the purpose of giving and/or receiving legal advice; 
•  the advice given was independent and 
•  the advice was given on a legal-in-confidence basis and was therefore 
confidential. 
The content of the document is not part of the rules, guidelines, practices or precedents relating 
to the decisions and recommendations of the Department. The document does not fall within the 
definition of operational information and remain subject to legal professional privilege.   
I have decided that parts of the document is exempt from disclosure under section 42 of the FOI 
Act. 
6.4  Section 47C of the FOI Act – Deliberative Processes 
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the functions 
of the Department.  
- 3 – 
link to page 4 link to page 4 link to page 4
 
‘Deliberative matter’ includes opinion, advice or recommendation obtained, prepared or 
recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the deliberative processes of an 
agency.  
‘Deliberative processes’ generally involves “the process of weighing up or evaluating competing 
arguments or considerations”1  and the ‘thinking processes –the process of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of 
action.’2 
The document contains advice, opinions and recommendations prepared or recorded in the 
course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved  in the functions of 
Department. I am satisfied that this deliberative matter relates to a process that was undertaken 
within government to consider whether and how to make or implement a decision, revise or 
prepare a policy, administer or review a program, or some similar activity. 3 
Disclosure of this deliberative information could reasonably be expected to inhibit full and frank 
advice from the Department to its Minister, and, as a result, full consideration by the Government 
on any potential future consideration of amendments to legislation.  Disclosure of some 
deliberative information, on which a decision has not yet been taken, could also reasonably be 
expected to prejudice consultations with relevant stakeholders. 
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material am 
satisfied that the deliberative material is not purely factual in nature. 
I am further satisfied that the factors set out in subsection (3) do not apply in this instance. 
I have decided that the information is conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be contrary 
to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the information 
would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that regard below. 
6.5  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the document are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
                                                
 
 
1  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 
2 
JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 
3 
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 
- 4 – 

 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A) 
(b) 
inform debate on a matter of public importance 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the document would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the document may have the character of public importance and 
that there may be broad public interest in the document. 
• 
No insights into public expenditure wil  be provided through examination of the 
document. 
• 
You  do not require access to the document  in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally 
exempt information in the document: 
• 
Disclosure of the conditionally exempt information under section 47C could reasonably 
be expected to prejudice the ability of the Department to manage future review 
processes, inquiries and investigations. I consider that the disclosure of this type of 
deliberative material may hinder the future cooperation or participation in those 
processes, and that there is a real public interest in this agency being able to 
undertaken effective reviews, investigations and inquiries in the future. I consider that 
this would be contrary to the public interest and that this factor weighs strongly against 
disclosure. 
• 
Disclosure of the conditionally exempt information under section 47C could reasonably 
be expected to prejudice the ability of the Department to manage future deliberations 
in relation to the management of its personnel. I consider that this would be contrary to 
the public interest and that this factor weighs strongly against disclosure. 
• 
Disclosure of the conditionally exempt information under section 47C of the FOI Act 
could reasonably be expected to prejudice the ability of Departments across 
government to provide full and honest advice to stakeholders in future proposals to 
legislative amendments.  
• 
A Ministerial Submission plays an important role in the relationship between a 
Department and its Minister. Its purpose is to provide frank and honest advice. It is 
inherently confidential between the Department and its Minister and the preparation of 
a Ministerial Submission is essentially intended for the audience of that Minister alone. 
A precedent of public disclosure of advice given as a part of a Ministerial Submission 
would result in: 
o 
concerns existing in the open and honest nature of advice being provided which 
may then hinder future deliberations and decision making processes for the 
Department and the Government as a whole and 
o 
future Ministerial Submissions being prepared with a different audience in mind, 
which would compromise the quality of the advice being prepared for the 
Minister. 
- 5 – 

 
• 
I consider that the public interest in protecting the process of the provision of free and 
honest confidential advice by a Department to its Minister has, on balance, more 
weight, than the public interest that might exist in disclosing the deliberative matter. 
Endangering the proper working relationship that a Department has with its Minster and 
its ability to provide its Minister with honest advice confidentially would be contrary to 
the public interest. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which 
the request for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the document would be contrary to the public 
interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your review rights 
 
Internal review 
You do not have the right to seek an internal review of this decision. This is because section 
54E(b) of the FOI Act provides that, when an agency is deemed to have refused an FOI request 
under section 15AC of the FOI Act, the applicant does not have the right to seek an internal 
review of the deemed decision. 
The Department was deemed to have refused your request under section 15AC of the FOI Act 
because it did not make this decision within the statutory timeframes for the request. 
While the Department has now made a substantive decision on your request, section 15AC of 
the FOI Act continues to apply to your request, which means that any request you make for 
internal review wil  be invalid. 
Information Commissioner review 
You can instead request the Australian Information Commissioner to review this decision. If you 
want to request an Information Commissioner review, you must make your request to the Office 
of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being notified of this 
decision. 
- 6 – 

 
You can apply for an Information Commissioner review at: Information Commissioner review 
application form on the OAIC website. 
If you have already applied for an Information Commissioner review, there is no need to make a 
new review request. The OAIC wil  contact you shortly to give you an opportunity to advise 
whether you wish the review to continue, and to provide your reasons for continuing the review.  
You can find more information about Information Commissioner reviews on the OAIC website.  
9 
Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns 
about how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate 
process to the process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC) at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
 
 
[electronically signed] 
 
Chad 
Position number 60016437 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 7 – 

 
ATTACHMENT A 
SCHEDULE OF DOCUMENTS 
REQUEST UNDER FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
FOI request:   FA 24/08/01034 
File Number:  FA 2408/01034   
 
 
No  No. of  Description 
pages 
Decision on release 
 
1. 
 26  Ministerial Submission -  
Exempt in 
s. 47C(1); 
 
MS23-002105 with attachments A, B & C 
part/irrelevant  s. 37(2)(b); 
deletions 
s. 42(1) and  
s. 22(1)(a)(i ) 
 
 
- 8 – 

Document Outline