Defence FOI 143/24/25 
OFFICIAL 
Document 1
Defence Force Recruiting – 
Recruiting Services Contract 2022 
CONDITIONS OF CONTRACT 
TABLE OF CONTENTS 
1 
CONTRACT FRAMEWORK .............................................................................. 1 
1.1 
Definitions ......................................................................................... 1 
1.2 
Interpretation ..................................................................................... 1 
1.3 
Objectives ......................................................................................... 1 
1.4 
Effective Date ................................................................................... 2 
1.5 
Entire Agreement .............................................................................. 3 
1.6 
Precedence of Documents ............................................................... 3 
1.7 
Contracted Requirement .................................................................. 3 
1.8 
Term ................................................................................................. 3 
1.9 
Reduction in Scope for a Contract Extension ................................... 6 
1.10 
Periodic Cost Reviews ...................................................................... 6 
2 
TRANSITION IN ................................................................................................. 9 
2.1 
Transition In ...................................................................................... 9 
2.2 
Acceptance of Transition In .............................................................. 9 
2.3 
No Deemed Acceptance ................................................................. 10 
2.4 
Termination ..................................................................................... 10 
2.5 
Responsibility .................................................................................. 11 
2.6 
Transition In Delays ........................................................................ 11 
3 
CONTRACT GOVERNANCE .......................................................................... 12 
3.1 
Representatives .............................................................................. 12 
3.2 
Notices ............................................................................................ 12 
3.3 
Contract Governance Framework .................................................. 13 
4 
PROVISION OF SERVICES ............................................................................ 13 
4.1 
Language and Measurement .......................................................... 13 
4.2 
Performance Requirements ............................................................ 13 
4.3 
Quality Management ...................................................................... 14 
4.4 
Fitness for Purpose ........................................................................ 15 
4.5 
Draft Data Items.............................................................................. 15 
4.6 
Authorisations ................................................................................. 15 
4.7 
Imports and Customs Entry ............................................................ 16 
4.8 
GFM – Provision and Management ................................................ 16 
4.9 
Use and maintenance of GFM ........................................................ 17 
4.10 
Return of Government Furnished Material by the Capability 
Partner ............................................................................................ 18 
4.11 
Shared Government Furnished Material ........................................ 18 
4.12 
Government Furnished Facilities .................................................... 18 
4.13 
Initial Inspection of Government Furnished Facilities ..................... 18 
4.14 
Care and Maintenance of GFF ....................................................... 19 
4.15 
Inspections of GFF ......................................................................... 19 
4.16 
Terms and Conditions to apply to Facilities Leased by the 
Capability Partner ........................................................................... 19 
4.17 
Maintenance and Cleaning of Facilities Leased by the Capability 
Partner ............................................................................................ 20 
4.18 
Commonwealth Property ................................................................ 20 
4.19 
Government Furnished Services .................................................... 21 
4.20 
Capability Partner Managed Commonwealth Assets ..................... 21 
4.21 
Care of Capability Partner Managed Commonwealth Assets ........ 22 
4.22 
Assurance and Stocktaking of Capability Partner Managed 
Commonwealth Assets ................................................................... 22 
4.23 
Capability Partner Personnel (including Key Persons)................... 23 
4.24 
Ad Hoc Services ............................................................................. 25 
4.25 
Task-Priced Services ...................................................................... 25 
4.26 
Survey & Quote Services ............................................................... 25 
Conditions of Contract 
vi 
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Defence FOI 143/24/25 
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Document 1
Defence Force Recruiting – 
Recruiting Services Contract 2022 
4.27 
Pre-Authorised Ad Hoc Services .................................................... 27 
4.28 
Coordination and Cooperation ........................................................ 27 
4.29 
Use of Capability Partner Resources ............................................. 28 
4.30 
Continuous Improvement and Innovation ....................................... 29 
4.31 
Non-exclusivity ................................................................................ 29 
4.32 
Absolute Discretion to Alter ............................................................ 29 
5 
AUSTRALIAN INDUSTRY CAPABILITY........................................................ 29 
5.1 
General AIC Requirements ............................................................ 29 
5.2 
Essential AIC Obligations ............................................................... 30 
5.3 
Independent AIC Audit Program ..................................................... 30 
5.4 
AIC Remediation............................................................................. 30 
5.5 
AIC Remedies ................................................................................. 31 
6 
TECHNICAL DATA, SOFTWARE AND CONTRACT MATERIAL ................. 32 
6.1 
Ownership of Intel ectual Property.................................................. 32 
6.2 
Highly Sensitive TD and Highly Sensitive Software ....................... 32 
6.3 
TD, Software and Contract Material ............................................... 32 
6.4 
Commercial TD and Commercial Software .................................... 33 
6.5 
Commonwealth TD, Commonwealth Software and Commonwealth 
Contract Material ............................................................................ 34 
6.6 
GFM and Products Being Supported.............................................. 35 
6.7 
Contract Material ............................................................................ 35 
6.8 
Commonwealth Sublicences .......................................................... 36 
6.9 
End User Terms.............................................................................. 36 
6.10 
No Commercialisation .................................................................... 36 
6.11 
Failure to obtain IP rights ................................................................ 36 
6.12 
TDSR Schedule .............................................................................. 37 
6.13 
TD and Software required to be delivered ...................................... 37 
6.14 
Electronic Delivery of TD, Software and Contract Material ............ 38 
6.15 
Markings ......................................................................................... 39 
6.16 
TD and Software Warranties .......................................................... 39 
6.17 
Intel ectual Property Warranties ..................................................... 39 
6.18 
Patents, Registrable Designs and Circuit Layouts ......................... 40 
6.19 
Export Approvals ............................................................................ 40 
6.20 
Existing IP Licences ....................................................................... 40 
6.21 
Technical Data and Software Rights Management ........................ 40 
6.22 
Technical Data and Software List ................................................... 41 
6.23 
Technical Information Library ......................................................... 41 
7 
PERFORMANCE, ACCEPTANCE AND OWNERSHIP .................................. 41 
7.1 
Performance ................................................................................... 41 
7.2 
Delay ............................................................................................... 42 
7.3 
Performance Shortfalls ................................................................... 43 
7.4 
Performance Relief and Postponement ......................................... 43 
7.5 
Postponement Costs ...................................................................... 45 
7.6 
Schedule Recovery ........................................................................ 46 
7.7 
Schedule Recovery Costs .............................................................. 47 
7.8 
Acceptance ..................................................................................... 48 
7.9 
Acceptance Not to Affect Commonwealth’s Other Rights .............. 50 
7.10 
Ownership ....................................................................................... 50 
7.11 
Step-in Rights ................................................................................. 51 
7.12 
Remediation of Performance Problems ......................................... 53 
8 
PRICE AND PAYMENT ................................................................................... 54 
8.1 
Price ................................................................................................ 54 
8.2 
Conversion of Ad Hoc Services ...................................................... 54 
8.3 
Claims for Payment ........................................................................ 55 
8.4 
Adjustments .................................................................................... 55 
Conditions of Contract 
vi  
OFFICIAL 

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Defence FOI 143/24/25 
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Document 1
Defence Force Recruiting – 
Recruiting Services Contract 2022 
8.5 
Adjustments to Costs of Labour ..................................................... 56 
8.6 
Adjustments for statutory changes ................................................. 56 
8.7 
Adjustments to costs for Facilities leased by the Capability 
Partner ............................................................................................ 57 
8.8 
Bank Guarantee for Performance ................................................... 57 
8.9 
Exercise of Securities ..................................................................... 57 
8.10 
Deed of Guarantee and Indemnity ................................................. 57 
8.11 
Suspending Payments .................................................................... 57 
8.12 
Early and Late Payment ................................................................. 58 
8.13 
Restrictions on Certain Payments .................................................. 59 
8.14 
Taxes and Duties ............................................................................ 59 
8.15 
Cost Principles ................................................................................ 60 
8.16 
ACE Measurement Rules ............................................................... 60 
8.17 
KPI Weighting Adjustments ............................................................ 60 
9 
Payment Times Procurement Connected Policy ........................................ 62 
9.1 
Payment Times Procurement Connected Policy Subcontracts ...... 62 
9.2 
PT PCP Evaluation Questionnaire ................................................. 62 
9.3 
Non Compliance and Remediation ................................................. 62 
9.4 
Consent .......................................................................................... 63 
9.5 
Interpretation ................................................................................... 63 
10 
DEFECT NOTIFICATION AND RECTIFICATION .......................................... 63 
10.1 
Notification of Defects ..................................................................... 63 
10.2 
Defect Rectification and Assistance Obligations ............................ 64 
10.3 
Manufacturer and Other Warranties ............................................... 65 
11 
INSURANCE .................................................................................................... 66 
11.1 
Insurance ........................................................................................ 66 
12 
INDEMNITIES, DAMAGES, RISK AND LIABILITY ........................................ 72 
12.1 
Capability Partner's Employees and Officers ................................. 72 
12.2 
Intel ectual Property and Confidentiality ......................................... 72 
12.3 
Other Third Party Claims ................................................................ 73 
12.4 
Proceedings Relating to Indemnities .............................................. 73 
12.5 
Other Provisions Relating to Indemnities ....................................... 74 
12.6 
Liquidated Damages and Other Compensation ............................. 74 
12.7 
Loss of or Damage to the Deliverables and Products Being 
Supported ....................................................................................... 75 
12.8 
Loss of or Damage to Commonwealth Property ............................ 75 
12.9 
Exclusions of Certain Losses ......................................................... 76 
12.10 
Liability Caps .................................................................................. 76 
12.11 
Renegotiation of Liquidated Damage and Liability Cap Amounts .. 77 
12.12 
Proportionate Liability Laws ............................................................ 78 
13 
CONTRACT MANAGEMENT .......................................................................... 78 
13.1 
Change to the Contract .................................................................. 78 
13.2 
Conflicts of Interest and Other Disclosures by the Capability 
Partner ............................................................................................ 79 
13.3 
Waiver ............................................................................................. 80 
13.4 
Confidential Information .................................................................. 80 
13.5 
Assignment and Novation ............................................................... 81 
13.6 
Negation of Employment and Agency ............................................ 81 
13.7 
Commonwealth Access .................................................................. 82 
13.8 
Capability Partner Access .............................................................. 83 
13.9 
Subcontracts ................................................................................... 84 
13.10 
Defence Security ............................................................................ 85 
13.11 
Commonwealth Data ...................................................................... 86 
13.12 
Protection and use of Commonwealth Data ................................... 87 
Conditions of Contract 
vi i 
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Defence FOI 143/24/25 
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Document 1
Defence Force Recruiting – 
Recruiting Services Contract 2022 
13.13 
Information Security and Cyber Incidents ...................................... 88 
13.14 
Harmful Code .................................................................................. 88 
13.15 
Ransomware Attacks ...................................................................... 90 
13.16 
Post Defence Separation Employment .......................................... 90 
13.17 
Change of Control of the Capability Partner or the Guarantor ....... 91 
13.18 
Implementation Assurance Audit .................................................... 92 
14 
POLICY AND LAW .......................................................................................... 92 
14.1 
Governing Law................................................................................ 92 
14.2 
Compliance with Laws .................................................................... 93 
14.3 
Policy Requirements ....................................................................... 93 
14.4 
Workplace Gender Equality ............................................................ 94 
14.5 
Statement of Tax Records .............................................................. 94 
14.6 
Work Health and Safety .................................................................. 96 
14.7 
Incident Reporting and Remediation .............................................. 99 
14.8 
Indigenous Procurement Policy ...................................................... 99 
14.9 
Modern Slavery............................................................................. 100 
14.10 
Child Safety .................................................................................. 101 
14.11 
Environmental Obligations ............................................................ 102 
14.12 
Severability ................................................................................... 102 
14.13 
Privacy .......................................................................................... 103 
14.14 
Surveil ance Device Laws ............................................................. 103 
14.15 
Public Statements ......................................................................... 104 
14.16 
Prohibition of advertising .............................................................. 105 
14.17 
Commonwealth Ombudsman or Australian Human Rights 
Commission Complaints ............................................................... 105 
14.18 
Archiving ....................................................................................... 106 
15 
DISPUTES AND TERMINATION .................................................................. 106 
15.1 
Resolution of Disputes .................................................................. 106 
15.2 
Termination Without Notice for Capability Partner Default ........... 107 
15.3 
Default Notices ............................................................................. 108 
15.4 
Termination or Reduction for Convenience .................................. 108 
15.5 
General Termination Provisions ................................................... 108 
15.6 
General Provisions for Reductions in Scope ................................ 110 
15.7 
Right of Commonwealth to Recover Money ................................. 110 
15.8 
Survivorship .................................................................................. 111 
16 
TRANSITION OUT ......................................................................................... 111 
16.1 
Application of Transition Out Provisions ....................................... 111 
16.2 
Objective of Transition Out ........................................................... 111 
16.3 
Completion of Transition Out ........................................................ 112 
16.4 
General Provisions for Transition Out .......................................... 112 
16.5 
Transition to a New Capability Partner ......................................... 113 
16.6 
Procurement Assistance ............................................................... 115 
Conditions of Contract 
ix 
OFFICIAL 

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Defence FOI 143/24/25 
OFFICIAL 
Document 1
Defence Force Recruiting – 
Recruiting Services Contract 2022 
ATTACHMENTS 
A.
Statement of Work ................................................................................................................... A-1 
B.
Price and Payments  ............................................................................................................... B-1 
C.
Delivery Schedule .................................................................................................................... C-1 
D.
Liquidated Damages ................................................................................................................ D-1 
E.
GFM and GFS  ........................................................................................................................ E-1 
F.
Australian Industry Capability Plan and Indigenous Participation Plan ................................... F-1 
G.
Technical Data and Software Rights Schedule  ......................................................................G-1 
H.
Schedule of Approved Subcontractors .................................................................................... H-1 
I.
Agreed Deeds ........................................................................................................................... I-1 
J.
Security Classification and Categorisation Guide ....................................................................J-1 
K.
Draft Data Items ...................................................................................................................... K-1 
L.
Not used .................................................................................................................................. L-1 
M.
Glossary ................................................................................................................................. M-1 
N.
Confidential Information and Reporting ................................................................................... N-1 
O.
GFF Licence ............................................................................................................................O-1 
P.
Performance Assessment and Other Performance Measures................................................ P-1 
Q.
Not used ..................................................................................................................................Q-1 
R.
Not used .................................................................................................................................. R-1 
S.
Products Being Supported Restrictions Schedule .................................................................. S-1 
T.
Contract Governance Framework  .......................................................................................... T-1 
Conditions of Contract 
x 
OFFICIAL 

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