Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI Disclosure Log - FOI 23/24-1366, FOI 23/24-1325, FOI 23/24-1239, FOI 23/24-1268'.






FOI 23/24-1366 Disclosure Log
OFFICIAL 
Standard Operating Procedure 
For Internal Use Only 
 
 
3.  Procedure 
3.1  Check the participant’s plan management choice has been recorded 
correctly 
1.  In Planning – Staff Tasks, select Determine Plan Management. 
 
2.  The Determine Plan Management screen opens. Select Risk Assessment. 
 
3.  Check the Plan Management Choice to make sure it shows: 
  What is the participants plan management request? 
-  Plan Managed 
-  Agency Managed 
-  Self-Managed 
  Who will self-manage? 
-  Self 
-  Nom/Child Rep (Note: only one child representative can manage the funding). 
V3.0 2023-03-30 
Complete the Determine Plan Management task 
Page 3 of 12  
This document is uncontrolled when printed 
OFFICIAL 
 
Page 3 of 12


FOI 23/24-1366 Disclosure Log
OFFICIAL 
Standard Operating Procedure 
For Internal Use Only 
 
 
 
If the Plan Management Choice doesn’t show correctly: 
  go to the pre-planning Complete the Risk Assessment task, and 
  update the participant’s Plan Management Request. 
If you need help to do this, refer to the Standard Operating Procedure – Complete the 
Risk Assessment task. 
4.  If the participant has requested to self manage or use a registered plan manager go to 
section 3.2 - Consider safeguards and supports to reduce risk to the participant. If the 
participant has requested to have all their funding Agency managed go to section 3.3 – 
Record your recommendtion and justification for the proposed management option. 
3.2  Consider safeguards and supports to reduce risk to the participant 
The System assigns a risk value to each of the following risk areas: 
  Safeguards – Informal Supports 
  Participant Vulnerability & Decision Making Capacity 
  Financial Management Capacity (if applicable) 
Risk values are: 
  low – the plan developer has not identified any risks that may impact the 
participant’s ability to have their plan management choice 
  moderate – the plan developer has identified risks. However, they have also 
identified supports to reduce the risk during the Risk Assessment task. If the 
V3.0 2023-03-30 
Complete the Determine Plan Management task 
Page 4 of 12  
This document is uncontrolled when printed 
OFFICIAL 
 
Page 4 of 12


FOI 23/24-1366 Disclosure Log
OFFICIAL 
Standard Operating Procedure 
For Internal Use Only 
 
 
supports are included this will enable the participant to have their plan management 
choice with reduced risk of harm 
  high – the plan developer has identified there may be unreasonable risk to the 
participant. Sometimes the participant can’t self-manage their NDIS funding or use a 
registered plan manager. Refer to Our Guideline – Creating Your Plan if you’re 
unsure. 
The System also generates the Consideration for Plan Management Decision. 
If you want to know what information the System uses to determine the risk values, refer 
to Standard Operating Procedure – Complete the Risk Assessment task. 
5.  Review the Summary risk assessment section. 
Example: 
 
6.  Review each section of the Summary Risk Assessment and consider safeguards and 
supports. 
  Check if the person managing the participant’s plan funding is currently insolvent 
(including bankrupt). This will appear in the Summary Risk Assessment from the 
Risk Assessment task. Refer to Standard Operating procedure – Complete the 
Risk Assessment task for guidance when insolvent. 
V3.0 2023-03-30 
Complete the Determine Plan Management task 
Page 5 of 12  
This document is uncontrolled when printed 
OFFICIAL 
 
Page 5 of 12

FOI 23/24-1366 Disclosure Log
OFFICIAL 
Standard Operating Procedure 
For Internal Use Only 
 
 
  Check supports will assist them to choose and manage supports in accordance with 
their plan. Do this if the risk is moderate or high. 
-  Refer to Standard Operating Procedure - Include capacity building and training 
in self-management supports for more information. 
  Check other supports and strategies needed to help the participant to manage their 
plan as they choose, have been included. Examples include: 
-  mainstream and informal supports 
-  funding for support coordination 
-  regular contact with the plan implementer 
-  a shorter plan period. 
  Consider whether these strategies reduce the risk of self-management and using a 
registered plan manager. 
  Consider whether the participant’s plan management choice creates an 
unreasonable risk to the participant. Use Our Guideline – Creating your plan to help 
you consider this. 
  Check if the participant, their nominee or child representative is under legal orders. 
Details of who is responsible for the participant’s financial decisions should be 
recorded in the Summary Risk Assessment. Any evidence should be attached as 
an Inbound Document. Depending on the scope of the orders, the participant may 
be able to self-manage or use a registered plan manager for their supports. 
Include your considerations when you record the rationale for proposed plan 
management. 
 
 
V3.0 2023-03-30 
Complete the Determine Plan Management task 
Page 6 of 12  
This document is uncontrolled when printed 
OFFICIAL 
 
Page 6 of 12



FOI 23/24-1366 Disclosure Log
OFFICIAL 
Standard Operating Procedure 
For Internal Use Only 
 
 
3.3  Record your recommendation and justification for the proposed plan 
management option 
1.  Scroll down to the Proposed Plan Management section. 
 
2.  Select the relevant plan management option from the Proposed plan management 
drop down list. 
 
3.  In the Rationale for proposed plan management field, record the reason you are 
recommending the plan management option. 
You must: 
  include your justification for recommending (if you’re a plan developer), approving or 
declining (if you’re a plan delegate) their request. Include details of how they want 
each support to be managed. You must do this if the participant requested to self-
manage or use a registered plan manager for some or all their supports 
  include the considerations you made in section 3.2 Consider safeguards and 
supports to reduce risk to the participant. 
V3.0 2023-03-30 
Complete the Determine Plan Management task 
Page 7 of 12  
This document is uncontrolled when printed 
OFFICIAL 
 
Page 7 of 12


FOI 23/24-1366 Disclosure Log
OFFICIAL 
Standard Operating Procedure 
For Internal Use Only 
 
 
 
Note: This will help staff answer participant enquiries. For more information see 
Standard Operating Procedure – Explanation of a Decision. 
Add an interaction using the Risk Assessment – More info for self-management template. 
You need to do this if: 
  you have additional information about risks for self-management or using a 
registered plan manager, and 
  it’s not already recorded in the Complete Risk Assessment task. 
4.  Determine if this is the participant’s first plan or a review plan: 
  For first plans – go to section 3.4 Adjust the plan management option for each 
support category 
  For review plans – go to the next step. 
5.  Select Plan Management Decision in the Previous Plan. Review and note the 
previous plan management decision. Sometimes you will recommend a different plan 
management option than in the previous plan. If you do this, ensure you have recorded 
the details in the Rationale for posposed plan management field. For example, you 
could recommend self-management of one support due to an increase in the 
participant’s capacity. 
V3.0 2023-03-30 
Complete the Determine Plan Management task 
Page 8 of 12  
This document is uncontrolled when printed 
OFFICIAL 
 
Page 8 of 12


FOI 23/24-1366 Disclosure Log
OFFICIAL 
Standard Operating Procedure 
For Internal Use Only 
 
 
. 
3.4  Adjust the plan management option for each support category 
The System will al ocate funding in the participant’s plan as Agency managed or self-
managed. The System will do this based on the responses in the Complete Risk 
Assessment task. 
When the participant has requested to self-manage, and the Summary Risk Assessment is: 
  low – funding will generate as self-managed 
  moderate or high – funding will generate as Agency managed. 
Use the following procedure if you need to adjust the plan management option for each 
support category. Some examples of when you might need to do this include: 
  the participant requested their funding be managed by a registered plan manager 
  the participant would like their supports to be a combination of plan management 
types 
  when the System generated funding as Agency managed but you are 
recommending some or all supports be self-managed. You might do this if you think 
you have included enough safeguards and supports to reduce risk to the participant. 
 
 
V3.0 2023-03-30 
Complete the Determine Plan Management task 
Page 9 of 12  
This document is uncontrolled when printed 
OFFICIAL 
 
Page 9 of 12


FOI 23/24-1366 Disclosure Log
OFFICIAL 
Standard Operating Procedure 
For Internal Use Only 
 
 
1.  Scroll down to the Determine Plan Management for this Plan section. 
 
2.  At Unit of Entry, select Percentage. Check the amounts allocated under each 
management type and reallocate, as required. If a support category has 2 plan 
management types round to the closest percentage to get the dollar amount as 
requested. 
3.  If the participant’s plan is Agency managed or Self-managed go to step 5. 
4.  If the participant’s Plan Management Choice is using a registered plan manager for 
one or more of their supports, review the CB Choice and Control support category. 
Check the following support items show as Stated supports: 
  Plan Management – Set Up Costs 
  Plan Management – Monthly Fee 
If they are not shown, you need to add them in the Determine Funded Supports task. 
Refer to Standard Operating Procedure - Include Plan Management support items, if 
you need help to do this. 
V3.0 2023-03-30 
Complete the Determine Plan Management task 
Page 10 of 12  
This document is uncontrolled when printed 
OFFICIAL 
 
Page 10 of 12



FOI 23/24-1366 Disclosure Log
OFFICIAL 
Standard Operating Procedure 
For Internal Use Only 
 
 
 
5.  When the form is complete, select Submit. 
6.  A success message appears. Select Close. 
7.  The Planning page displays. Determine Plan Management has a tick to show it is 
complete. 
 
3.5  Next steps 
1.  Continue to develop the plan. 
4.  Related procedures or resources 
  Our Guidelines – Your plan 
  Standard Operating Procedure – Include plan management support Items 
  Standard Operating Procedure – Include capacity building and training in self-
management supports 
V3.0 2023-03-30 
Complete the Determine Plan Management task 
Page 11 of 12  
This document is uncontrolled when printed 
OFFICIAL 
 
Page 11 of 12