Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Post arrival support options for Palestinians affected by the Hamas-Israel conflict'.


 
 
 
2 December 2024  
Oliver Smith (righttoknow) 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 24/08/00695  
File Number: 
FA24/08/00695   
Dear Oliver Smith 
Freedom of Information (FOI) request – Decision 
On 12 August 2024, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Revised Scope - 26 August 2024 
 
Under the FOI Act, please provide a signed copy of the brief titled “Post arrival support options 
for Palestinians affected by the Hamas-Israel conflict” sent to the Minister for Immigration’s 
office on 15/01/2024 with the PDR number: MS24-000029. 
 
Original Scope -12 August 2024  
 
Under the FOI Act, please provide a copy of the brief titled “Post arrival support options for 
Palestinians affected by the Hamas-Israel conflict” sent to the Minister for Immigration’s office 
on 15/01/2024 with the PDR number: MS24-000029. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
 
 
 
Level 3 - 299 Adelaide Street • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
•  advice from other Commonwealth Departments. 
4 
Documents in scope of request 
The Department has identified six documents as falling within the scope of your request. These 
documents were in the possession of the Department on 12 August 2024 when your request was 
received. 
Attachment A  is a schedule which describes the relevant documents, including exemption 
claims, and sets out my decision in relation to each of them. 
5 
Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release three documents in part with deletions 
•  Exempt two documents in full from disclosure  
•  Release one document in full  
6 
Reasons for Decision 
6.1  Section 22 of the FOI Act – Irrelevant to Request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
request. 
On 13 August 2024, the Department advised you that its policy is to exclude the personal details 
of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work telephone 
numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of an FOI request. 
I have decided that parts of document marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that could 
reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of the 
document, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
The remainder of the document have been considered for release to you as they are relevant to 
your request. 
 
- 2 – 

 
6.2  Section 34 – Cabinet Documents 
 
Section 34(3) exempts a document to the extent that disclosure would reveal a Cabinet 
deliberation or decision, unless the existence of the deliberation or decision has been officially 
disclosed. Deliberation has been interpreted as active debate in Parliament or its weighing up 
of alternatives, with a view to reaching a decision on a matter. 
 
I find that parts of Document 1 marked ‘s34(3)’ are exempted under section 34(3) of the FOI 
Act, as disclosure of the relevant material would reveal Cabinet deliberations which have not 
yet been officially disclosed or are available in the public domain. 
 
I find that Documents 1.1 and 1.2 marked ‘s34(3)’ are fully exempted under section 34(3) of 
the FOI Act, as disclosure of the relevant material would reveal Cabinet deliberations which 
have not yet been officially disclosed or are available in the public domain. 
Accordingly, I have decided that the information marked ‘s34’ is exempt under section 34(3) of 
the FOI Act. 
6.3  Section 42 of the FOI Act – Legal Professional Privilege 
Section 42 of the FOI Act provides that a document is an exempt document if it is of such a nature 
that it would be privileged from production in legal proceedings on the ground of legal professional 
privilege. 
I am satisfied that parts of Document 1 comprise confidential communications passing between 
the Department and its legal advisers, for the dominant purpose of giving or receiving legal 
advice.  
In determining that the communication is privileged, I have taken into the consideration the 
following:  •  there is a legal adviser-client relationship 
•  the communication was for the purpose of giving and/or receiving legal advice; 
•  the advice given was independent and 
•  the  advice was given on a legal-in-confidence basis and was therefore 
confidential. 
The content of this document is not part of the rules, guidelines, practices or precedents relating 
to the decisions and recommendations of the Department. The document does not fall within the 
definition of operational information and remain subject to legal professional privilege.   
I have decided that parts of Document 1 is exempt from disclosure under section 42 of the FOI 
Act. 
6.4  Section 47C of the FOI Act – Deliberative Processes 
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the functions 
of the Department.  
‘Deliberative matter’ includes opinion, advice or recommendation obtained, prepared or 
recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the deliberative processes of an 
agency.  
- 3 – 

 
‘Deliberative processes’ generally involves “the process of weighing up or evaluating competing 
arguments or considerations”1  and the ‘thinking processes –the process of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of 
action.’2 
Document 1 contains advice, opinions and recommendations prepared or recorded in the course 
of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of Department, 
being the  post-arrival support options for persons from Israel and the Occupied Palestinian 
Territories affected by the Hamas-Israel conflict. 
I am satisfied that this deliberative matter relates to a process that was undertaken within 
government to consider whether and how to make or implement a decision, revise or prepare a 
policy, administer or review a program, or some similar activity. 3 
Disclosure of this deliberative information could reasonably be expected to inhibit full and frank 
advice from the Department to its Minister, and, as a result, full consideration by the Government 
on any potential future consideration of amendments to legislation. Disclosure of some 
deliberative information, on which a decision has not yet been taken, could also reasonably be 
expected to prejudice consultations with relevant stakeholders. 
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material. I am 
satisfied that the deliberative material is not purely factual in nature. 
I am further satisfied that the factors set out in subsection (3) do not apply in this instance. 
I have decided that the information is conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be contrary 
to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the information 
would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that regard below. 
6.5  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
under the FOI Act would involve the unreasonable disclosure of personal information of any 
person. ‘Personal information’ means information or an opinion about an identified individual, or 
an individual who is reasonably identifiable, whether the information or opinion is true or not, and 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not (see section 4 of the FOI 
Act and section 6 of the Privacy Act 1988).  
I consider that disclosure of the information marked 's47F' in Documents 1.4 and 1.5 would 
disclose personal information relating to third parties. The information within the documents 
would reasonably identify a person, either through names, positions or descriptions of their role 
or employment circumstance. 
 
                                                
 
 
1  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 
2 
JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 
3 
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 
- 4 – 

 
The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information would 
be ‘unreasonable’, I must have regard to the fol owing four factors set out in s.47F(2) of the 
FOI Act: 
•  the extent to which the information is well known; 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
•  the availability of the information from publicly available resources; 
•  any other matters that I consider relevant. 
I have considered each of these factors below. 
The information relating to the third parties is not well known and would only be known to a limited 
group of people with a business need to know. As this information is only known to a limited 
group of people, the individuals concerned are not generally known to be associated with the 
matters discussed in the document. This information is not available from publicly accessible 
sources. 
I do not consider that the information relating specifically to the third parties would be relevant to 
the broader scope of your request, as you are seeking access to a signed copy of Ministerial 
Submission, MS24-000029, rather than information which whol y relates to other individuals.  
I am satisfied that the disclosure of the information within the relevant documents would involve 
an unreasonable disclosure of personal information about a number of individuals.  
I have decided that the information referred to above is conditionally exempt under section 47F 
of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it 
would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of 
the information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that 
regard below. 
6.6  The Public Interest – Section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A) 
(b)  inform debate on a matter of public importance 
(c)  promote effective oversight of public expenditure 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 
- 5 – 

 
Having regard to the above I am satisfied that: 
•  Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
•  The subject matter of the documents does have the character of public importance and 
that there may be broad public interest in the documents.  
•  Insight into public expenditure wil  be provided through examination of the documents. 
•  You  do not require access to the documents in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally 
exempt information in the documents: 
•  Disclosure of the conditionally exempt information under section 47C of the FOI Act 
could reasonably be expected to prejudice the ability of Departments across 
government to provide full and honest advice to stakeholders, and to manage future 
policy making  processes. I consider that the disclosure of this type of deliberative 
material would inhibit the Government’s future deliberation, which is contrary to the 
public interest, and this factor weighs strongly against disclosure future proposals to 
legislative amendments.  
•  A Ministerial Submission plays an important role in the relationship between a 
Department and its Minister. Its purpose is to provide frank and honest advice. It is 
inherently confidential between the Department and its Minister and the preparation of 
a Ministerial Submission is essentially intended for the audience of that Minister alone. 
A precedent of public disclosure of advice given as a part of a Ministerial Submission 
would result in: 
o 
concerns existing in the open and honest nature of advice being provided which 
may then hinder future deliberations and decision making processes for the 
Department and the Government as a whole and 
o 
 future Ministerial Submissions being prepared with a different audience in mind, 
which would compromise the quality of the advice being prepared for the 
Minister. 
•  I consider that the public interest in protecting the process of the provision of free and 
honest confidential advice by a Department to its Minister has, on balance, more 
weight, than the public interest that might exist in disclosing the deliberative matter. 
Endangering the proper working relationship that a Department has with its Minster and 
its ability to provide its Minister with honest advice confidentially would be contrary to 
the public interest. 
•  Disclosure of personal information which is conditionally exempt under section 47F of 
the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the protection of third parties’ 
right to privacy. It is firmly in the public interest that the Department uphold the rights of 
individuals to their own privacy, and this factor weighs strongly against disclosure.  
•   While you may be aware of the personal information relating to some of these third 
parties, their information is not well known to the public generally. These documents 
are not available from publicly accessible sources. I have had regard to the fact that 
disclosure of information under the FOI Act must be considered to be a disclosure to 
the world at large and not just to you as the applicant. 
- 6 – 

 
•  I am satisfied that if the Department were to release personal information without that 
person’s express consent to do so, it would seriously undermine public confidence in 
the Department’s ability to receive, retain and manage personal information. I consider 
such a loss of confidence to be against the public interest, and this factor weighs 
strongly against disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which 
the request for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your Review Rights 
Internal Review 
You do not have the right to seek an internal review of this decision. This is because section 
54E(b) of the FOI Act provides that, when an agency is deemed to have refused an FOI request 
under section 15AC of the FOI Act, the applicant does not have the right to seek an internal 
review of the deemed decision. 
The Department was deemed to have refused your request under section 15AC of the FOI Act 
because it did not make this decision within the statutory timeframes for the request. 
While the Department has now made a substantive decision on your request, section 15AC of 
the FOI Act continues to apply to your request, which means that any request you make for 
internal review wil  be invalid. 
Information Commissioner Review 
You can instead request the Australian Information Commissioner to review this decision. If you 
want to request an Information Commissioner review, you must make your request to the Office 
of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being notified of this 
decision. 
You can apply for an Information Commissioner review at: Information Commissioner Review 
application form on the OAIC website. 
- 7 – 


 
If you have already applied for an Information Commissioner review, there is no need to make a 
new review request. The OAIC wil  contact you shortly to give you an opportunity to advise 
whether you wish the review to continue, and to provide your reasons for continuing the review.  
You can find more information about Information Commissioner Reviews on the OAIC website.  
9 
Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns 
about how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate 
process to the process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC) at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Michael 
Position number 6016694 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
- 8 –