Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Response to Australian Human Rights Commission'.


 
 
 
25 September 2024 
Oliver Smith 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 24/08/00708 
File Number: 
FA24/08/00708   
Dear Oliver Smith, 
Freedom of Information (FOI) request – Decision 
On 12 August 2024, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to document under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following document: 
Under the FOI Act, please provide a the signed version of the brief titled “Response Letter 
to Australian Human Rights Commission” with the PDR number: MS23-001606. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access document or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the document relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  consultation responses from third parties consulted in accordance with the FOI Act 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
document to which you sought access 
 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
4 
Document in scope of request 
The Department has identified one document as falling within the scope of your request. This 
document was in the possession of the Department on 12 August 2024 when your request was 
received. 
Attachment A is a schedule which describes the relevant document and sets out my decision in 
relation to them. 
5 
Decision 
The decision in relation to the document in the possession of the Department which falls within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release one document in part with deletions 
6 
Reasons for Decision 
My findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
request. 
On 13 August 2024, the Department advised you that its policy is to exclude the personal details 
of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work telephone 
numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of an FOI request. 
I have decided that parts of document marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that could 
reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of the 
document, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
The remainder of the document has been considered for release to you as it is relevant to your 
request. 
6.2  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
under the FOI Act would involve the unreasonable disclosure of personal information of any 
person. ‘Personal information’ means information or an opinion about an identified individual, or 
an individual who is reasonably identifiable, whether the information or opinion is true or not, and 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not (see section 4 of the FOI 
Act and section 6 of the Privacy Act 1988).  
I consider that disclosure of the information marked 's47F' in the  document  would disclose 
personal information relating to third parties. The information within the document  would 
reasonably identify a person, either through names, positions or descriptions of their role or 
employment circumstance. 
- 2 – 

 
The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information would 
be ‘unreasonable’, I must have regard to the fol owing four factors set out in s.47F(2) of the 
FOI Act: 
•   the extent to which the information is well known; 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
•  the availability of the information from publicly available resources; 
•  any other matters that I consider relevant. 
I have considered each of these factors below. 
The information relating to the third parties is not well known and would only be known to a limited 
group of people with a business need to know. As this information is only known to a limited 
group of people, the individuals concerned are not generally known to be associated with the 
matters discussed in the document. This information is not available from publicly accessible 
sources. 
I do not consider that the information relating specifically to the third parties would be relevant to 
the broader scope of your request, as you are seeking access to the Response Letter to The 
Australian Human Rights Commission sent to the Minister for Immigration rather than information 
which wholly relates to other individuals.  
I am satisfied that the disclosure of the information within the document  would involve an 
unreasonable disclosure of personal information about a number of individuals.  
I have decided that the information referred to above is conditionally exempt under section 47F 
of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it 
would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of 
the information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that 
regard below. 
6.3  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the document are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest. 
 
 
 
 
- 3 – 

 
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A) 
(b) 
inform debate on a matter of public importance 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the document would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject mat er of the document  may have a general characteristic of public 
importance. 
• 
No insights into public expenditure wil  be provided through examination of the 
document. 
• 
You  do not require access to the document  in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally 
exempt information in the document: 
• 
Disclosure of personal information which is conditionally exempt under section 47F of 
the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the protection of third parties’ 
right to privacy. It is firmly in the public interest that the Department uphold the rights 
of individuals to their own privacy, and this factor weighs strongly against disclosure.   
• 
While you may be aware of the personal information relating to some of these third 
parties, their information is not well known to the public generally. These documents 
are not available from publicly accessible sources. I have had regard to the fact that 
disclosure of information under the FOI Act must be considered to be a disclosure to 
the world at large and not just to you as the applicant. 
• 
I am satisfied that if the Department were to release personal information without that 
person’s express consent to do so, it would seriously undermine public confidence in 
the Department’s ability to receive, retain and manage personal information. I consider 
such a loss of confidence to be against the public interest, and this factor weighs 
strongly against disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding 
the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
- 4 – 

 
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your review rights 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for either an internal review or an 
Information Commissioner review of the decision. 
Internal Review 
If you want the Department to review this decision, you must make your internal review request 
within 30 days of being notified of this decision.  
When making your internal review request, please provide the Department with the reasons why 
you consider this decision should be changed. 
You can send your internal review request to: 
 
Email: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Or   Postal mail: 
Freedom of Information  
Department of Home Affairs 
GPO Box 241 MELBOURNE VIC 3001 
 
The internal review wil  be carried out by an officer who is more senior than the original decision 
maker. The Department must make its decision on the review within 30 days of receiving your 
request for internal review. 
Information Commissioner Review 
If you want the Australian Information Commissioner to review this decision, you must make your 
request to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being 
notified of this decision. 
You can apply for an Information Commissioner review using the Information Commissioner 
review application form on the OAIC website.  
You can find more information about Information Commissioner Reviews on the OAIC website.  
9 
Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns 
about how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate 
process to the process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC) at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
- 5 – 


 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Alison Sommerville 
Position No. 60038969 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 6 –