Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Request for policies and laws allowing for Rous County Council to medicate entire populations using Sodium Fluoride'.


 
 
Fact Sheet 
Updated June 2024 
Your right to access government 
 
information in NSW 
Who is this 
NSW citizens seeking information about 
How can I access government 
information  accessing information. 
information? 
for? 
Why is this 
This fact sheet helps you to understand 
There are two things you can do: 
information  your rights in NSW and how to apply for 
1.  Check the agency website to see if the information 
important 
information formally. 
you are seeking is publicly available, OR 
to them? 
2.  Contact the agency’s customer service staff. If they 
 
cannot provide you with the information you can ask 
to speak to their Right to Information Officer. 
In NSW, you have a legally enforceable right to access 
most government information under the Government 
NOTE: You need to contact the government agency that 
Information (Public Access) Act 2009 (the GIPA Act), 
you believe has the information you want. 
unless there is an overriding public interest against 
disclosure.  
How do agencies give out 
What is the GIPA Act and what is 
information?  
government information? 
1.  Under the GIPA Act, agencies need to release 
certain information (known as ‘open access 
The GIPA Act sets out the rules about how you can 
information’) unless there is an overriding public 
access government information from NSW government 
interest against doing so. Generally, open access 
agencies. Government information means any 
information must be made publicly available, free of 
information contained in a record held by a NSW 
charge, and on an agency’s website. Agencies can 
government agency. Government information can include 
also make open access information available in other 
records and data about how a government agency works, 
ways, for example, in hard copy, electronic 
or your own personal information that is held by a 
attachment or by viewing in the agency’s office. 
government agency. 
Importantly, there is a presumption in favour of releasing 
2.  Agencies are not required to release all information 
government information. However, some government 
on their website, but a lot of information should be 
information is effectively excluded from access under the 
available unless there is an overriding public interest 
GIPA Act, such as information about a court’s judicial 
against disclosure, or it would be unreasonably 
functions. 
costly for the agency to publish the information on 
their website. The agency’s Right to Information 
Who does it apply to? 
Officer can tell you how and where you can access 
the information either free of charge, or at the lowest 
The GIPA Act applies to: 
reasonable cost. 
•  NSW government departments 
3.  If you are unable to locate the information on the 
•  NSW local councils 
agency’s website, contact the agency and ask for the 
information – this is known as ‘informal release’. 
•  NSW State Owned Corporations 
Agencies can release information informally, subject 
•
to any reasonable conditions. 
 
Universities 
•  NSW Ministers and their staff.  
4.  If you can’t get the information any other way, you 
can make an ‘access application’. 
More information about the types of agencies covered by 
the GIPA Act is available in the IPC Fact Sheet – What is 
 
an agency? 
 
Information and Privacy Commission NSW 
 
1 
www.ipc.nsw.gov.au  |  1800 IPC NSW (1800 472 679) 
 

Your right to access government information in NSW 
Fact Sheet 
 
How do I make an access 
•  If it takes longer than this and you have not 
consented to an extension of time, the agency is 
application? 
deemed to have refused your application and 
This is also known as an ‘formal application’. Application 
must refund your application fee. 
forms for an access application are often available to 
What if I don’t get the information I 
download from the agency’s website. Otherwise, you can 
lodge your own application.  
wanted? 
Either way, an application will only be valid if it meets the 
If you are unhappy with the agency’s decision you have 
following requirements: 
the following options: 
•  Put your application in writing and send or lodge 
OPTION 1: Request an internal review by the agency 
it with the agency you think holds the information 
within 20 working days after the notice of the decision 
•
has been given to you.  
 
State that it is an access application made under 
the GIPA Act 
OR 
•  Include payment of the $30 application fee 
OPTION 2A: Request an external review by the 
Information Commissioner within 40 working days after 
•  Include your name and a postal or email address 
the notice of the decision has been given to you.  
•  Explain in clear terms, the information you are 
OR 
applying for so the agency can identify the 
information.  
OPTION 2B: Request an external review by the NSW 
Civil and Administrative Tribunal (NCAT) within 40 
You are also required to disclose in your access 
working days after the notice of the decision has been 
application whether you have applied, at any time, to 
given to you. 
another agency for substantially the same information 
and, if so, which agency you previously applied to. 
OPTION 1: Internal review process 
However, your application will not be invalid if this 
You have 20 working days from the time the decision is 
information is not included. 
given to you, to ask for an internal review by the agency 
How much will it cost? 
that made the decision.  
An internal review is carried out by the agency where you 
The standard cost for a formal application is $30. The 
made your access application. The review must be 
application will be deemed invalid until the fee is paid.  
carried out by an officer no less senior than the person 
There may be processing charges (charged at a rate of 
who made the original decision.  
$30 per hour). These should be waived for the first 20 
You cannot ask for an internal review if a Minister or their 
hours of processing time if the information is your 
personal staff, or the principal officer of an agency made 
personal information.  
the decision. However, you can ask for an external 
Information about processing fees is usually available on 
review by the Information Commissioner or NCAT (see 
the agency’s website, or you can speak to the agency’s 
Option 2A and 2B). 
Right to Information Officer for assistance. 
You cannot ask the government agency for an internal 
What if I can’t pay the fees? 
review of a decision that was itself an internal review 
decision. 
Talk to the agency before you lodge your application and 
There is a $40 application fee. However, no fee applies 
ask if they can help you. Agencies have a general 
for an internal review if the decision is a ‘deemed refusal’ 
discretion to waive, reduce or refund any fee or charge 
as a result of the agency: 
that may be imposed under the GIPA Act. 
•  not processing your application in time, or 
How long will my application take? 
•  if the review of the decision is conducted by the 
•  Your application will usually be finalised within 20 
government agency because the Information 
working days after it is received by the agency  
Commissioner recommended that 
•
reconsideration. 
 
You and the agency may agree to an extension 
of time beyond 20 working days 
The agency must acknowledge your application within 
•
five working days of receiving it and decide the internal 
 
If the agency needs to talk to another person, or 
review within 15 working days (this can be extended by 
find information stored in archives, it may take an 
10 working days if third party consultation is required).  
extra 10 working days  
•
 
 
If the agency is required to both consult and 
retrieve records from archives, then it may take 
 
an extra 15 working days  
Information and Privacy Commission NSW 
 
2 
www.ipc.nsw.gov.au  |  1800 IPC NSW (1800 472 679) 
 

Your right to access government information in NSW 
Fact Sheet 
 
OPTION 2A: External review by the Information 
Commissioner 
If you are unhappy with the agency’s decision you can 
ask for a review by the Information Commissioner.  
You have 40 working days from the time the decision is 
given to you, to ask for a review by the Information 
Commissioner. On review, the Information Commissioner 
can make recommendations about the decision to the 
agency.  
The Information Commissioner cannot review a decision 
that is being or has been reviewed by NCAT.  
OPTION 2B: External review by the NSW Civil and 
Administrative Tribunal (NCAT) 
If you are dissatisfied with the agency’s decision you can 
ask for a review by NCAT.  
You have 40 working days from the time the decision is 
given to you, to apply to NCAT for a review. However, if 
you have applied for a review by the Information 
Commissioner, you have 20 working days from the time 
you are notified of the completion of the Commissioner’s 
review, to apply to NCAT. 
NOTE for OPTION 2A and 2B: 
If you are the person applying for access to 
information, you do not need to have an internal review 
of the decision before asking the Information 
Commissioner or NCAT to review it.  
If you are not the access applicant, the decision must 
be internally reviewed before you can apply for a review 
by the Information Commissioner or NCAT. However, if 
an internal review cannot be sought (e.g., because a 
Minister, their personal staff, or the principal officer of an 
agency made the decision) you can apply directly to the 
Information Commissioner for an external review. 
About the IPC 
The Information and Privacy Commission (IPC) is an 
independent statutory authority that administers NSW’s 
legislation dealing with privacy and access to government 
information. 
Contact the Information and Privacy Commission NSW 
(IPC): 
Freecall: 
1800 472 679 
Email:   
xxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx  
Website: 
www.ipc.nsw.gov.au   
NOTE: The information in this fact sheet is to be used as 
a guide only. Legal advice should be sought in relation to 
individual circumstances. 
Information and Privacy Commission NSW 
 
3 
www.ipc.nsw.gov.au  |  1800 IPC NSW (1800 472 679) 
 






Your right to access government information in NSW 
Fact Sheet 
 
How can I get information from a government agency? 
 
Check if the information is already publicly available. 
 
Check the agency’s website or contact their Customer Service team and/or Right to Information Officer. 
 
NO 
 
Ask if the agency will release the information to you informally. 
 
Contact the agency’s Customer Service team and/or Right to Information Officer. 
 
NO 
 
Complete a formal application under the Government Information (Public Access) Act 2009 (GIPA Act). 
 
(See steps below). 
 
Making a formal application: 
  The agency may have a specific form  NO 
If not: 
 
for you to fill in on their website. 
  Put your request in writing and lodge it with the 
 
agency you think holds the information 
 
  Say it is an access application made under the GIPA 
Act 
 
YES 
  Include payment of the $30 application fee (see 
 
below) 
 
  Include your name and a postal or email address 
 
YES 
  Explain in clear terms the information you are 
 
applying for, so the agency can identify the 
There is an application fee of $30. 
information. 
 
(The application is deemed invalid if this fee is not paid. In limited circumstances an agency may waive or reduce 
this fee.) 
 
 
YES 
 
Your application should be processed within 20 working days.  
  (Extended by 10-15 working days if the agency needs to consult with others or get archived material). There may be 
a processing fee – you wil  be told if there is. You wil  be informed in writing of the agency’s decision. 
 
Reviewing an agency’s decision: 
  If you are not happy with the decision, or the 
OPTION 1: Request an internal review. This is 
  agency hasn’t made a decision in time, you have 
when someone else in the agency assesses your 
application. This costs $40 (there’s no cost if the 
  the right to a review. 
 
agency didn’t make the original decision in time). 
  You have the option of applying to the agency for an 
  internal review and/or applying to the Information 
Commissioner and/or the NSW Civil and 
OPTION 2A: Request an external review 
  Administrative Tribunal (NCAT).  
by the Information Commissioner. A form 
   
for this is on our website. There is no cost. 
However, the Information Commissioner cannot 
  review a decision that is being or has been reviewed 
by NCAT. 
 
OPTION 2B: Request an external review by 
 
NCAT. Charges apply. Please refer to the NCAT 
website for the current applicable fee. 
 
NOTE: The information in this fact sheet is to be used as a guide only. Independent legal advice should be sought in 
relation to individual circumstances. 
Information and Privacy Commission NSW 
 
4 
www.ipc.nsw.gov.au  |  1800 IPC NSW (1800 472 679)