FOI 5166 - document 1
Performance Report – Insulin Pump Program 
Part A – Activity Summary 
Program / Activity Name:  Insulin Pump Program: Administration and Delivery from 1 J
UNDER  uly 2
(CTH)   022
CARE  
1982 AGED 
Organisation Name:  JDRF Australia 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN 
Agreement ID:  4-HCTZ33X
HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
Reporting Period:  1st January 2023 to 30th June 2023 
DOCUMENT 
DEPARTMENT 
Date Report Due to Health:  31st July 2023 
FREEDOM 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 1 of 71 
Page 1 of 71

---

FOI 5166 - document 1
Part B – Performance Assessment 
PROGRESS AGAINST EACH ACTIVITY 
AGREEMENT  MILESTONE/ 
Your brief description of actual performance against the purpose of the project 
PROJECT/ACTIVITY 
ITEM 
DELIVERABLE 
COMPLETION 
E.1
Performance The intended outcome of the Insulin Pump Program (IPP) is to improve access to insulin pumps to eligible children and young adults living with Type 1 
Report
Diabetes. In administering the Insulin Pump Program (Program), JDRF aims to ensure that the maximum number of fully subsidised insulin pumps are 
available to eligible children and adults (under the age of 21 years) with Type 1 Diabetes from financially disadvantaged families, who do not have any 
access via other means, such as private health insurance.   
UNDER  
(CTH)  CARE 
The real impact of the Program however, can be seen through the many benefits reported from recipients and their families once they begin pump 
1982 
therapy. Impacts such as improvements in diabetes management, sleep, parent relations
AGED hips, mental health and overall lifestyle benefits are evident 
in the feedback received by JDRF. Some of these testimonials have been included
ACT   in Appendix 1.  
RELEASED AND 
Planning/ 
• JDRF administer the Program in line with the agreement and provide input and feedback to the
Was the PI target required 
BEEN 
Application 
Department regarding the Program. The IPP team reg
HEALTH  ularly receive feedback from the T1D
to be completed in the 
system 
community and HCPs regarding the Program and the eligibility criteria. Regular meetings (every
reporting period? 
HAS INFORMATION 
OF 
management 
☒
three months) and ongoing contact as required, provide an opportunity for this information to be
Yes (ongoing)
☐
passed on to the Department.
No
OF 
☒Completed
• A major upgrade was carried out to the IPP database and application system in December 2022 to
DOCUMENT 
accommodate the expanded program. Feedback from the community and HCPs has been positive
DEPARTMENT 
and the changes have improve
FREEDOM  d efficiency and usability.
THIS 
THE  THE 
• Database and application system updates made in December 2022 in response to the expansion of
BY 
the Program has improved usability and efficiency for applicants and HCPs and provided the IPP
team with the ability to report more efficiently on demographic data such as family structure (ie:
marital status, living arrangements) and age group (18-21 year olds), when required from the
Department.
Page 2 of 71 
Page 2 of 71

---

FOI 5166 - document 1
• The IPP database provides the IPP team the ability to facilitate, store, prioritise and process all
application in a secure, timely and efficient manner and is an avenue to provide de-identified data
reports to the Department when required.
• The IPP is staffed by JDRF five days per week by two part-time staff members to ensure that
Promotion of 
potential applicants and health care professionals (HCPs) have a point of contact available to
Was the PI target required 
Activity and 
respond to any enquiries regarding the Program and is overseen by JDRF Head of Government
to be completed in the 
Outcomes 
Relations.
reporting period? 
☒Yes (ongoing)
•
☐No
JDRF provides and maintains an IPP webpage within the JDRF website. The IPP webpage contains
☒
(CTH)  CARE 
Completed
information about the Program, including frequently asked qu
UNDER   estions, and a direct link where
potential recipients and their families can easily apply to the Program through an Expression of
1982 
Interest (EOI) form.
AGED 
ACT 
•
AND 
The information on the website is regularly updated and
RELEASED   most recently was updated to reflect the
expansion of the Program to adults under 21 years of age.
BEEN 
• JDRF maintains regular engagement with stakeholde
HEALTH  rs to promote the Activity through a variety of
ways:
HAS INFORMATION 
OF 
o
Promotion, updates and changes to the Program are clearly communicated to the T1D
OF 
community, HCPs and pump manufacturers.
o
JDRF’s communication plan involves regular and direct contact via phone, email,
newsletters and meetings.  Direct contact to the T1D community is maintained through
DOCUMENT 
social media platforms, direct emails, newsletters, and JDRF initiatives such as the
FREEDOM 
DEPARTMENT 
Welcome Call Program and T1D Summit.
THIS 
o
Consistent cont
THE  act with HCPs ensures that Program information and process are clear and
THE 
strong rela
BY  tionships are built. Communication with HCPs involves phone calls, direct
emails, attendance at meetings at diabetes services and conference.
• Enquiries regarding the IPP also come from additional avenues other than the expression of
interest form, these include internal leads through JDRF’s Welcome Call Program and contact
received through phone calls and emails from the T1D community.
Page 3 of 71 
Page 3 of 71

---

FOI 5166 - document 1
Promotion Activity 
(1/1/2023- 30/06/2023) 
Engagement/outcome 
Engagement/Outcome 
IPP webpage visits 
s47
 
IPP unique page visits 
s47
 
Facebook post (23/04 to promote the 
s47
 
expansion) 
UNDER  
(CTH)  CARE 
Instagram post (23/04 to promote the 
1982 
s47
 
AGED 
expansion) 
ACT AND 
1084
RELEASED   HCPs emailed through the activity period 
Direct emails to HCPs to promote Program 
regarding commencement of new contract, expansion 
and expansion  
BEEN 
of Program and changes to Program 
HEALTH 
HAS 
OF  1084 HCPs receive newsletters including IPP updates 
Quarterly HCP newsletters distributed 
INFORMATION 
four times per year 
OF 
New IPP Enquiries (additional to EOIs) 
DOCUMENT 
14 new enquiries 
JDRF Welcome Call Program 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
Phone and email enqui
BY  ries received 
75 new enquiries 
• Initial promotion of the expansion of the Program to include adults under 21 years focused on
HCPs, however this was expanded to direct promotion to the type 1 community through social
media. Not only was there an increase evident in the 18 to 21 year old applications, but an
increase in all applications to the Program can be seen.
Page 4 of 71 
Page 4 of 71

---

FOI 5166 - document 1
• Targeted promotion of the expanded eligibility criteria to the T1D community was carried out
using cases studies from previous IPP recipients. This promotion was carried out through social
media posts (Instagram and Facebook) and saw good interaction with over s47
 This coincides with an increase in expressions of interest to the IPP – 87 
applications for the month of April. 
• Considering targeted promotion has led to increased interest in the Program, JDRF will monitor
promotion activities and develop a plan to manage stakeholder expectations should all pumps be
expended prior to the end of the future funding rounds.
UNDER  
(CTH)  CARE 
1982 
Administration 
Expressions of Interest 
AGED 
Was the PI target required 
of Applications 
to be completed in the 
ACT AND 
and Activity  
• Interest in the Program continues to grow, indicating
RELEASED   that the Program is continuing to meet a
reporting period? 
☒
need in the T1D community. Further promotion of the expansion to the Program saw an increase
Yes(ongoing)
☐
in applications for adults over the age of 18 years, with 62 new applications (aged between 18 and
No
BEEN 
☒
HEALTH 
21) received between the 1st Jan 2023 and the 30th June 2023.  An average of 67 applications per
Completed
month were received during this ac
HAS  tivity per
OF  iod. When compared to the same reporting period in
INFORMATION 
FY21/22, the increased interest in the Program is clear. A total of 402 applications were received
OF 
in this reporting period compared to 233 in the same reporting period FY21/22, while the average
number of applications increased from 41 to 67 per month with a total of 736 applications
received for the entire FY22/23 round. 117 or 29.1% of expressions of interest received were for
DOCUMENT 
replacement (out of warranty) pumps du
DEPARTMENT  ring this activity period.
FREEDOM 
THIS  Expre
THE  ssions of Interest (1st January 2023 – 30th June 2023) 
THE 
New applications  BY 
285 
Applications for replacement pumps 
117 
Total 
402 
Average per month 
67 
Page 5 of 71 
Page 5 of 71

---

FOI 5166 - document 1
•  JDRF administers the Program in line with the Insulin Pump Program procedures manual and 
schedules. Expressions of Interest are received and processed in a timely manner taking into 
consideration the date of application, clinical recommendation, age of child or adult, family 
income and circumstance. 
 
•  JDRF maintains an up-to-date waitlist of all applications through the IPP database which include 
applications received during the current reporting period and applications in various stages from 
previous activity periods. A complete de-identified list of pump recipients and applications in 
progress has been included in Appendix 3. 
 
(CTH)  CARE 
Summary Table FY22/23 
UNDER  
Funding 
1982 
 
Completed 
Number 
Total Subsidies 
AGED 
received 
ACT 
Activity period 1 
s47
AND 
Government Funded RELEASED 
(31/8/2022 to 
115 
Pumps 
31/12/2022) 
 
BEEN  HEALTH 
Activity Period 2 
Government funded 
(1/1/2023 to 
pumps
HAS  
131 
INFORMATION 
OF 
s47E(d)
30/6/2023) 
OF 
100 
17 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
Total Govt funded 
THE 
248 
THE 
pumps 
BY 
Total FY22/23 
363 
 
Page 6 of 71 
 
Page 6 of 71

---

FOI 5166 - document 1
•  248 pump applications have been completed during this activity period. This includes s47  
E(d)
s47E(d)
s47E(d)
 processed under the regular funding 
agreement.s47
 in pump subsidies were paid during the current reporting period (1st January 
2023 to 30th June 2023) taking the total for the FY22/23 funding round to s47
and 363 
pumps provided to eligible recipients under the age of 21.  A further s47
in pump subsides 
remains unspent and will be carried over to the FY23/24 round. 
•
(CTH)  CARE 
  24 of the 248 pump recipients were aged between 18 and 21 
UNDER   at the time of their application.  
 
1982 
•  Under the new agreement, JDRF receives funding instalments thr
AGED  ee monthly and have received a 
total of s47
 by 30th June 2023. On agreement with Medtronic, pump applications continue to 
ACT AND 
be processed and allocated and a three-month time frame given for invoices to be paid. JDRF staff 
RELEASED 
monitor closely the number of pumps and subsidies allocated to ensure that there are adequate 
funds remaining in the Program.  BEEN 
 
HEALTH 
W
HAS  aitlist (a
OF  s of 30 June 2023) 
INFORMATION 
Application Status 
Number 
OF 
Allocated Pumps1 
66 
Applications in progress2 
193  
New applications 
DOCUMENT 
136 
Total waitlist 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
395 
Clinic
THIS ally declined 
2 
THE  THE 
Applications withdrawn/abandoned3 
57 
BY 
 
1 Allocated pumps - have meet the eligibility criteria and clinical eligibility has been received or HCPs have confirmed that clinical approval will be given once the next round 
of funding begins.  
2 Applications in progress – have received initial confirmation from HCP that the application is supported and likely to received clinical approval. Applications are in various 
stages such as, requested or awaiting all paperwork from applicant and applications on hold (due to still in warranty or HCP or applicant request etc) 
3 Applications withdrawn/abandoned for many reasons such as, not meeting eligibility criteria, wanting different pump option, initial HCP approval not given etc. 
Page 7 of 71 
 
Page 7 of 71

---

FOI 5166 - document 1
•  As can be seen through the Waitlist table above, strong interest in the Program remains with 395 
applications in various application stages. 66 pumps have been allocated and are awaiting the 
start of the next round of funding to be completed. Clinical approval has already been received or 
confirmed by the diabetes team once funding is available for all allocated pumps.  With a further 
193 applications in progress and a further 136 new applications received a strong pipeline exists 
for acquittal of all subsidised pumps and productivity bonus pumps during the FY23/24 round of 
funding.  
•  47 applications on the waitlist are aged between 18 and 21 years at the time of application. 7 of 
(CTH)  CARE 
these have pumps allocated ready for the next round of fundi
UNDER  ng, 15 have applications in progress 
and a further 25 are new applications. 
1982 AGED 
•  Due to the increasing interest in the Program and potentially greater interest with the tender 
ACT 
process, the IPP team has been working on strategies to m
AND  anage expectations and potential 
RELEASED 
waitlist.   
 
BEEN 
•  There have been 2 applications clinically declined by t
HEALTH  reating diabetes teams during this reporting 
period, and 57 applications have b
HAS  een with
OF  drawn or abandoned. 
INFORMATION 
 
•
OF 
  Applications can be withdrawn at any time throughout the application process, and this occurs for 
a variety of reasons. Families/applicants often withdraw their application as they are interested in 
different pump options, such as T-slim, Omnipod or Ypsomed. For example, 19 applications in this 
DOCUMENT 
activity period have been withdrawn for this reason. Applications are withdrawn if they do not 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
meet the eligibility criteria, most commonly if their income is over the threshold or they are over 
THIS 
21 years of age at the tim
THE  e of their application (12 applications in this activity period). Lastly, 
THE 
applications are wit
BY  hdrawn on advice from the HCP and treating diabetes team if they deem the 
applicant not ready for pump therapy or the family advise that they no longer want to pursue the 
application. Applicants can reapply at any time and will be processed according to the eligibility 
guidelines. 
 
 
 
Page 8 of 71 
 
Page 8 of 71

---

FOI 5166 - document 1
Processing Applications 
• Applications are processed following the IPP procedures manual and schedule. The IPP team work
closely with the applicants to provide support and guidance throughout the process, from their
initial expression of interest to confirmation that their application has been approved and pump
ordered.
• Communication with diabetes teams and HCPs is essential to ensure that applications are
progressed effectively and efficiently, ensuring that eligible applicants are able to access insulin
pumps in a timely manner.
UNDER  
(CTH)  CARE 
• 7 new clinics were engaged throughout this reporting period.  This includes new paediatric
1982 
services, transition services and adult services.
AGED 
ACT AND 
Application Processin
RELEASED  g Statistics 
Time taken from 
Time taken from 
Time taken to 
Pumps 
initial expression of 
application deemed 
receive final clinical 
BEEN  HEALTH 
completed 
interest to pump 
eligible by JDRF to 
approval (with IPP 
HAS  order OF 
pump order 
team follow up) 
INFORMATION 
NSW 
102 (41%) 
86.9 
22.8 
8.9 
OF 
QLD 
73 (29%) 
102 
22.4 
7.1 
VIC 
28 (11%) 
227 
42.7 
14.8 
DOCUMENT 
DEPARTMENT 
SA 
23 (9%) 
FREEDOM 
86.1 
19.9 
13.4 
THIS  THE 
TAS 
12 
THE (5%) 
145 
24.6 
21.1 
BY 
WA 
7 (3%) 
91.4 
39.5 
7.7 
ACT 
2 (<1%) 
16.5 
4.5 
4 
NT 
1 (<1%) 
26 
19 
1 
Total/ 
109  
25  
9.7 days 
248 
Average days 
(range 1-1326) 
(range 0-350) 
(range 0-147) 
Page 9 of 71 
Page 9 of 71

---

FOI 5166 - document 1
 
•  There are a number of factors that may impact the application process and the time that this may 
take. These include: 
o  Variations that exist across diabetes service practices, localised waitlists and capacity. It is 
evident that states and territories still do not appear to adhere to consistent procedures 
for pump start delivery, resulting in differences across the states and territories. For 
example, as can be seen in the table above, the range of time taken varies greatly, from 1 
day to 1,326 days.  
o  Diabetes teams may choose to delay applications and clinical approval in order to carry 
out more training for the applicant if they are deemed not ready at this stage or concerns 
(CTH)  CARE 
exist regarding readiness.  
UNDER  
o  Families of applicants may also choose to delay for personal and situational reasons. 
1982 
o  While JDRF has recently carried out an extensive upgrad
AGED e to the IPP database and 
application process, some applicants and HCP
ACT s experience difficulties with the systems or 
AND 
paperwork requirements, which can result it
RELEASED  delays in the processing of their application. 
 
•  JDRF continues to build strong relationships with Diabetes services and HCPs across the country. 
BEEN  HEALTH 
With ongoing follow up from the IPP team, the average clinical approval times has remained 
stable with an average 9.7 days in t
HAS  his activit
OF  y period. 
INFORMATION 
 
OF 
•  On average, applications take 109 days from the time of their initial expression of interest is 
received to pump order. As outlined above, many factors impact how applications progress and 
this is evident in this statistic. Clear communication about the application process of the Program 
DOCUMENT 
to the T1D community and HCPs will aim
DEPARTMENT   to ensure that applications are made at the appropriate 
FREEDOM 
time (for exampl
THIS  e, after discussion with diabetes teams or when pump is almost out of warranty) 
THE 
to reduce the wai
THE  t time for recipients.   
 
BY 
•  Once applicants have been deemed eligible for the Program by JDRF, that is once they have 
supplied all the relevant paperwork; wait times until clinical approval and pump order, vary across 
services (from 19 to 42 days), again highlighting the differences across states and territories. JDRF 
aim to mitigate and reduce these times with regular contact with HCPs to provide support through 
the final part of the application process (1 to 21 days).  
 
Page 10 of 71 
 
Page 10 of 71

---

FOI 5166 - document 1
• It is anticipated that the recent updates to the IPP database should reduce some of the technical
difficulties both HCPs and applicants have had previously, therefore improving further wait times.
• While some of the delays in pump starts and therefore longer wait times are out of our control,
such as service delivery differences, changes in applicants personal circumstances and the need for
more training before clinical approval, the IPP team endeavours to make the process as efficient
and smooth as possible so more applicants are able to experience the benefits from pump therapy
sooner.
Pump Recipients 
UNDER  
(CTH)  CARE 
Pump Recipient Statistics 
1982 
Metric 
AGED  Statistic 
Total Number of pumps completed 
248 ACT AND 
Pump Supplied 
Medtroni
RELEASED  c 770G 
Gender – Male/Female/other 
120 / 127 / 1 (48.3%/51.2%/0.4%) 
BEEN 
Average age at Dx 
7.5 year
HEALTH  s (0-19 years) 
HAS 
OF 
Average age at pump order? 
12.5
INFORMATION   years (1-21 years) 
Aboriginal or Torres Strait Islanders 
OF 
28 or 11% 
Previous pump recipients 
78 or 31% 
Transition (>17 years) (transitioning out of the  55 or 22% 
DOCUMENT 
Program) 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
Average household income 
$49,794 
THIS 
Household where parent is e
THE  ngaged in 
THE 
179 or 72% 
employment   
BY 
Single parent families 
133 or 54% 
Dual parent families 
115 or 46% 
Other Members of family with T1D 
22 or 8% 
Page 11 of 71 
Page 11 of 71

---

FOI 5166 - document 1
• Generally, statistics have remained similar across the years regarding gender, Aboriginal and
Torres Strait Islander (11%) and previous pump recipients (31%).
• This reporting period indicates an increase in applicants in the transition age bracket. Transition
has historically been defined as recipients who are over the age of 14 at pump order. This was to
provide information regarding applicants who would be transitioned to adolescent/adult services
prior to being eligible for their next pump (4 years). This has been adjusted to recipients over the
age of 17 years to incorporate the expansion of the Program.
•
(CTH)  CARE 
The number of applicants 17 years and over, has increased fro
UNDER   m 9.5% to 22% of total applications,
which coincides with the expansion of the eligibility criteria. These will be contacted through the
1982 
Transition Plan of the Program to provide information and guida
AGED nce on what to do once they age
out of the Program.
ACT 
RELEASED AND 
• Statistics regarding household demographics now show a decrease in pump recipients that come
from a single parent household (54% compared to 61%) and similarly that 72% of households
BEEN  HEALTH 
have one or both parents engaged in employment (either casual, part time or full-time),
compared to 75% in the first activ
HAS  ity perio
OF d.
INFORMATION 
OF 
• Average household income has remained similar to the first activity period at $49,794. Income is
reported using income received from employment, maintenance and taxable Centrelink benefits.
Families may also receive further Centrelink benefits (if they meet the Centrelink income
DOCUMENT 
thresholds used in determining the IPP t
DEPARTMENT  hreshold).
FREEDOM 
THIS 
• 8% of recipients al
THE  so repo
THE  rt having an immediate family member (sibling or parent) who have
type 1 diabetes.
BY 
Page 12 of 71 
Page 12 of 71

---

FOI 5166 - document 1
 
Transition Plan 
•  JDRF has a transition plan in place to provide information to recipients who turn 21 during the 
course of the activity and while their current pump is still in warranty. Recipients who are over the 
age of 17 at the time of their pump start will receive an email (sent out yearly) that provides 
information regarding transition to adult service, JDRF resources such as the “Straight to the Point 
Guide”, JDRF online support groups and any other information relevant to their situation, such as 
how to access insulin pumps after the Program (if eligible).  
•  A transition email was sent to 154 eligible recipients in July 2023. These applicants received a 
(CTH)  CARE 
pump in the last 4 years and were over 17 years of age at the t
UNDER   ime. 
1982 
 
AGED 
 
 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 13 of 71 
 
Page 13 of 71

---

FOI 5166 - document 1
AGREEMENT 
MILESTONE/ 
PROGRESS AGAINST EACH ACTIVITY 
PROJECT/ACTIVITY 
ITEM 
DELIVERABLE 
Your brief description of actual performance against the purpose of the project 
COMPLETION 
B. Grant
Activity Performance Indicators
as per Schedule:
115 fully subsidised insulin pumps were provided to eligible children and 
adults under 21 years of age between 31st August 2022 and 31st December 
2022. 
UNDER  
(CTH)  CARE 
A further 131 fully subsidised insulin
1982  pumps and s47E(d)
AGED 
s47E(d)
ACT AND 
Improved access to fully 
RELEASED 
subsidised insulin pumps 
for eligible children per 
A minimum of 255, and 
Was the PI target 
s47E(d)
BEEN 
were carried over 
HEALTH 
financial year -  
potentially up to 315 or 
required to be 
from the FY21/22 round to be provided to eligible children and adults under 
completed in the 
more fully subsidised insulin 
HAS 
OF 
the age of 21 years. 
INFORMATION 
reporting period? 
The number of people 
pumps are provided to 
☒Yes
OF 
under 21 years of age with 
eligible children and adults 
Therefore, a total 363 pumps were provided to eligible Children and adults 
☐No
type 1 diabetes receiving a 
per financial year  
under 21 years of age. 
☒Completed
fully subsidised insulin 
DOCUMENT 
pump. 
DEPARTMENT 
24 of t
FREEDOM he 248 pumps in this activity period were provided for the expanded 
THIS 
age group of 18 to 21 year olds. A further 7 pumps have been allocated, 15 in 
THE  THE progress and 25 new applications have already been received for the next 
BY  round of funding indicating a strong pipeline is underway for this age group. 
Page 14 of 71 
Page 14 of 71

---

FOI 5166 - document 1
Was the PI target 
Quality of Life Surveys are 
A minimum of 50% of insulin  Quality of Life Surveys (QoL) are carried out as per the IPP Procedures Manual.  required to be 
completed as per the 
pump recipients participate 
Recipients receive a QoL survey post pump start with the aim to have 50% of 
completed in the 
Insulin Pump Program 
in the Quality-of-Life 
recipients take part in the survey. In addition to this, at the time of pump 
reporting period? 
Procedures Manual 
☒Yes 
Surveys 
order, recipients are asked to complete a pre-pump QoL survey. This enables a 
baseline to be collected for later comparison to investigate the impact of the 
☐No (ongoing) 
☒
 
Program. QoL surveys are voluntary. Results are reported in the following 
Completed 
financial year to allow for direct comparison of results from the recipient 
groups. 
 
(CTH)  CARE 
FY21/22 
UNDER  
100% of the FY21/22 pump recipients were informed of the QoL surveys by 
1982 
email or phone at the time of their pump o
AGED  rder. They were requested to 
complete the Pre-pump QoL survey and received an email link.  
ACT AND 
 
RELEASED 
Pre-pump QoL survey (FY21/22) was sent out to all 298 pump recipients as of 
30th August 2022 with 104 responses received (34% of recipients). The FY 
BEEN 
21/22 pump recipients then rec
HEALTH  eived the Post Pump QoL Survey in February 
2023, with r
HAS  eminder 
OF  emails sent periodically to follow up those who hadn't 
INFORMATION 
completed the survey. 150 responses to the survey were received as of 30th 
OF 
June 2023 (51% of recipients). Detailed results of the QoL surveys are reported 
in Appendix 2. 
 
DOCUMENT 
Findings from the FY21/22 QoL surveys shows families experience 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
improvements in their quality of life after their child starts on an insulin pump. 
THIS 
T
THE his includes improvements seen in their child’s overall mood and confidence 
THE 
BY  of managing Type 1 diabetes, quality of sleep and family mealtime flexibility. 
91% of families reported an improvement in their child’s diabetes 
management (HbA1c/time in range) since starting on an insulin pump. 
 
 
 
 
Page 15 of 71 
 
Page 15 of 71

---

FOI 5166 - document 1
FY22/23 
100% of the FY22/23 pump recipients were informed of the QoL surveys by 
email or phone at the time of their pump order. They were requested to 
complete the Pre-Pump QoL survey and received an email link to do so.  
 
Pre-pump QoL survey (FY22/23) has been sent out to 248 pump recipients as 
of 30th June 2023 with 188 responses received giving a response rate of 75%. 
FY 22/23 pump recipients will receive the Post Pump QoL Survey in February 
2024, with follow up emails to be sent periodically following up those who 
haven't completed, and the results will be reported in the July 2024 
Performance report. 
 
Applicant reporting and 
A secure system is 
The IPP Database is a secure system maintained by JDRF to facilitate, store and  Was the PI target 
ACT 1982 (CTH)  
monitoring 
maintained to facilitate, 
process all IPP applications.  
required to be 
store and process all IPP 
 
completed in the 
reporting period? 
applications, and is 
A major upgrade to the IPP database was completed and implemented on 
☒Yes (ongoing) 
HEALTH AND AGED CARE 
managed in accordance with  12/12/2022 to both improve efficiency, usability and security of the system 
☐No 
relevant privacy legislation 
and also to incorporate necessary changes to reflect the expansion of the IPP 
INFORMATION 
☒Completed 
 
to applicants up to 21 years of age.  
De-identified data reports 
 
are able to be generated to 
Updates included features such as: 
provide input to the 
•  A more streamlined expression of interest process for applicants that 
department as requested. 
allows for applications to be made as an adult or on behalf of a 
FREEDOM OF 
child/adult. 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
 
• 
THE
A simpler process for applicants to upload paperwork from both 
computers and ph
BY THE DEPARTMENT OF  ones. 
•  Increased details collected from applicants such as marital status and 
other family members with T1D for increased reporting capabilities. 
•  Improved clinical approval processes for HCPs, such as DocuSign 
capabilities for clinical approval. 
•  Automated reminders sent to applicants at various stages of the 
application process to increase efficacy. 
Page 16 of 71 
 
Page 16 of 71

---

FOI 5166 - document 1
•  Ability to export more information from the database for ease of reporting 
to department as required. 
The IPP database not only provides a secure place for the IPP applications to 
be managed and monitored, it also provides an avenue for the IPP team to 
provide deidentified data reports to the department when required. 
Activity Work Plan and Budget submitted on 30th July 2023 (due 31st July 
Milestone Reporting 
Required milestone reports 
2023). 
Was the PI target 
are submitted in accordance   
required to be 
with the due dates specified  Performance Report and Income expenditure statement for the period of 
completed in the 
in the Commonwealth 
reporting period? 
1/1/2023 to 1/7/2023 due 31st July 2023, submitted on 30th July 2023. 
☒
Standard Agreement. 
Yes 
☐No 
ACT 1982 (CTH)  
☒Completed 
 
 
 
HEALTH AND AGED CARE 
INFORMATION 
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
Page 17 of 71 
 
Page 17 of 71

---

FOI 5166 - document 1
 
Issue Resolution  
Product Choice 
The inclusion of the Medtronic 770G pump has been welcomed by the 
Was the issue required 
community and HCPs, however expanded product choice continues to be a 
to be completed in the 
common request amongst the T1D community and HCPs.  
reporting period? 
☐Yes 
JDRF awaits the outcome of the current tender process and make relevant 
☒No 
changes and promotion of any new pumps that may be made available on the 
☐Completed 
Program.  
Program Eligibility  
The recent Program expansion to include under 21 years has increased access 
Was the issue required 
to insulin pumps for the T1D community and ensured that those who were 
to be completed in the 
previous recipients have a further option to continue pump therapy without 
reporting period? 
ACT 1982 (CTH)  
additional cost (if eligible).  
☐Yes 
☒
 
 
No 
☐
A gap remains for adults with T1D who are over the age of 21, are lower 
Completed 
income and have no other means, such as private health insurance, to access 
HEALTH AND AGED CARE 
an insulin pump. Requests and enquiries continue to be received regarding 
this age group and how they c
INFORMATION  an be further supported. 
s47
Service delivery delays 
Some hospital procedures continue to inhibit the timely access to the 
Program. JDRF continues to communicate with teams to better understand 
their procedures and to help shorten these delays, with varying success. 
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THE
Applicants attending diabetes services in Victoria (such as RCH and Monash) 
 
continue to experien
BY THE DEPARTMENT OF ce lengthy waitlist and policies that inhibit them from 
attempting to reduce the wait by seeking alternative service options for pump 
start. If they do so, they need to stay with the alterative option (often private 
services with a cost involved) for 6 months before they are able to return to 
the public system. 
 
Page 18 of 71 
 
Page 18 of 71

---

FOI 5166 - document 1
 
Part C – Financial Information  
ADMINISTRATION AND DELIVERY - 1/1/2023 to 30/6/2023 
Total (excl. GST) 
s47
Income  
Department of Health Activity Funds  
   
Total Income (A)  
Expenses  
Salaries & Wages  
   
Accounting / Audit fees  
   
Consultants & Contractors   
   
Total Operational Expenses (B)  
FUNDING SUMMARY 
Balance  
Balance = A - B  
INSULIN PUMP SUBSIDIES – 1/1/2023 to 30/6/2023  ACT 1982 (CTH)  
Income  
Department of Health Activity Funds  
 
Balance from first round (1/7/22- 31/12/22) 
  
Total Income (A)  
HEALTH AND AGED CARE 
Expenses  
Insulin Pump Subsidies  
INFORMATION 
   
Total Operational Expenses (B)  
Balance  
Balance = A - B  
Thes47
 overspend from the Administration and Delivery grant was a timing difference which was off set against the underspend of 
FREEDOM OF 
s47
 in the previous reporting period. 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
COMMENTS 
 
THE
 
We have a residual ofs47
 in the Insulin Pump Sub
BY THE DEPARTMENT OF  sidies grant because it was not sufficient to issue another pump which costs 
s47
 We request for this amount to be carried forward and acquitted in the next reporting period.  
 
 
 
Page 19 of 71 
 
Page 19 of 71

---

FOI 5166 - document 1
Part D – Risk and Opportunities 
GRANT RECIPIENT RISK AND 
1. Risks:
OPPORTUNITIES REPORT 
• Delays in receiving funding – Delays in receiving funding may delay pump initiation. This may cause
issues with HCP workload as pump starts will be delayed until the funding is received.
• Budget underspend – Service delivery delays and limited pump choice may impact ability to acquit all
pumps.
• Early acquittal of funds – Increased interest in the Program and potentially a wider choice of pumps
available may lead to early acquittal of all pumps and a waitlist developed. This presents a risk not only
for new applicants wanting to benefit from pump therapy, but also from those already on a pump that
may be coming out of warranty, and they are unable to upgrade due to no more pumps available.
• Communication with stakeholders and public not well targeted – Poor communication with
stakeholders may result in pump manufacturers not being aligned with Program parameters, reduced
ACT 1982 (CTH)  
engagement and uptake of the Program from families and reputation risk due to poor delivery of
communication strategy. Furthermore, it impacts the accessibility of information about the Program
and may result in misinformation/misunderstanding of Program information
• Program staffing and high operational demands – High operation demands may cause untimely
HEALTH AND AGED CARE 
delivery of the Program and Program staffing capacity may not be sufficient to manage these demands.
This may cause deadlines to be missed (
INFORMATION  such as reporting deadlines). Upcoming maternity leave for staff
may impact ability to meet current and increased demand.
• Public health threats – Future public health threats like Covid-19, may delay pump initiation as clinics
implement internal policies to manage these threats (including ceasing or delaying pump starts). This
results in an untimely delivery of the Program in certain areas as well as inconsistent delivery of the
Program
FREEDOM OF 
• THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
Database integrity – There is risk of database breaches which may arise from an insecure or vulnerable
THE
database. Furthermore, database outages may cause delays in application process and impact the
BY THE DEPARTMENT OF 
uptake of the Program if applicants are unable to submit expressions of interest
Page 20 of 71 
Page 20 of 71

---

FOI 5166 - document 1
 
Outline any risks that are yet to occur, or issues that have occurred that may affect your ability to deliver the 
activity. 
 
•  Quarterly funding structure – the current quarterly funding structure may impact the ability to order 
pumps if funding is exhausted. If this is to occur, applicants will remain on the waitlist after receiving 
clinical approval of the pump until the next allocation of funding is received. This can cause an increase 
in workload for clinics (particularly high-volume clinics), as pump starts may need to be delayed as a 
result.  
•  Product choice - Enquiries from both applicant families and Health Care Professionals continue to be 
received in relation to current Insulin Pumps offered through the Program. These enquiries include 
access to a broader choice of technology (for example, AMSL T-Slim and tubeless delivery systems such 
as the Omnipod). Interoperability of technologies offered in the IPP and the CGM Access program is 
often raised so that families have access to the full benef
ACT 1982 (CTH)   its of these technologies when used in tandem. 
Some of these enquiries received through the Post-Pump Quality of Life Survey have been included in 
Appendix 1. 
 
HEALTH AND AGED CARE 
What is the likelihood of these risks/issues affecting IPP applicants/recipients? How might this occur?  
 
INFORMATION 
 
Strategies have been implemented to reduce the likelihood of these risks occurring and causing impacts to IPP 
applicants and recipients. 
  
•  A communication strategy is in place which includes targeted emails, website updates and social media 
FREEDOM OF 
posts. These are monitored for sentiment to ensur
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  e any issues are identified and rectified responsively 
•  A c
THEommunication mitigation strategy that includes additional communication and promotion of the 
BY THE DEPARTMENT OF 
Program that is to be implemented should a budget underspend occur. 
•  Regular ongoing monthly meetings with stakeholders ensures the Programs objectives and parameters 
are transparent and align with stakeholders 
•  A project plan, timeline and budget are in place to ensure operational needs are met and the Program is 
staffed accordingly 5 days per week to meet operational demands 
Page 21 of 71 
 
Page 21 of 71

---

FOI 5166 - document 1
•  A plan has been put in place to reduce impact of maternity leave in staffing. A comprehensive process 
document and early onboarding of a maternity leave position to provide comprehensive training has 
been carried out.  
•  s47E(d)
 
 This ensures pumps continue to be ordered and 
delivered in time for scheduled pump starts.   
•  Database regularly maintained to ensure it is up to date, captures all required information for reporting 
purposes and effective delivery of the Program. Recent database updates included new secure two 
factor authentication sign on process  
2.  Opportunities: 
 
•  Improvements to the HCP clinical eligibility sign off process – Previously HCP’s were required to 
download, print and sign off all clinical eligibility forms manually before scanning and sending these 
back. In December 2022 this process was updated by im
ACT 1982 (CTH)   plementing DocuSign to allow HCP’s to 
electronically sign off on applicant clinical eligibilities, automating the process. This update has been well 
received by HCP’s during this reporting period, with feedback being a more efficient process and 
reduction in HCP workload. Additionally, implementation of this process has allowed JDRF to track 
HEALTH AND AGED CARE 
signed clinical eligibilities received from HCP’s by automatically uploading them to the database. 
 
INFORMATION 
•  Improvements to application process - Updates were made to the database in December 2022 to 
improve efficiency of the expression of interest and application process. These included a new 
expression of interest pathway to reflect expansion of the Program and to ensure the correct 
information is being collected depending on the applicants age and living status, a stepped process to 
uploading income doc
FREEDOM OF  uments and regular weekly email reminders sent to applicants to upload 
requested income documents. These changes have 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER   been fully utilised across this reporting period and 
has
THE
 provided JDRF with the opportunities to track and report on additional demographics including 
BY THE DEPARTMENT OF 
marital status, single or dual income family and additional children with T1D.   
 
•  Strengthening stakeholder relationships – JDRF took the opportunity to build stronger relationships 
with HCPs through the ADEA.  There is potential for JDRF to further explore these types of opportunities 
and to continue building stronger ties with HCP's.  
 
Page 22 of 71 
 
Page 22 of 71

---

FOI 5166 - document 1
• Comprehensive Process Document – A process document has been developed to support the
onboarding of staff members in preparation for upcoming maternity leave. This document creates an
opportunity for future staff members to have a clear and concise understanding of the requirements
regarding the administration and processing of applications. The process document was written to
encompass the requirements of both the IPP Agreements and Procedures document.
ACT 1982 (CTH)  
HEALTH AND AGED CARE 
INFORMATION 
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
Page 23 of 71 
Page 23 of 71

---

Pages 24 to 71 of document 1 were redacted under s47 and s47F of the FOI Act.
ACT 1982 (CTH)  
HEALTH AND AGED CARE 
INFORMATION 
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 

---

FOI 5166 - document 2
Performance Report – Insulin Pump Program 
Part A – Activity Summary 
Program / Activity Name:  Insulin Pump Program: Administration and Delivery from 1 July 2023 
Organisation Name:  JDRF Australia 
ACT 1982 (CTH)  
Agreement ID:  4-HCTZ33X, incorporating IPP Subsidies Grant Agreement and IPP Adm
HEALTH AND AGED CARE  inistration Grant Agreement
INFORMATION 
Reporting Period:  1st July 2023 to 31st December 2023 
Date Report Due to Health:  31st January 2024  FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
Page 1 of 55 
Page 1 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Part B – Performance Assessment 
PROGRESS AGAINST EACH ACTIVITY 
AGREEMENT  MILESTONE/ 
Your brief description of actual performance against the purpose of the project 
PROJECT/ACTIVITY 
ITEM 
DELIVERABLE 
COMPLETION 
E.1 
Performance  The intended outcome of the Insulin Pump Program (IPP) is to improve access to insulin pumps to eligible children and young adults living with Type 1 
Report 
Diabetes. In administering the Insulin Pump Program (Program), JDRF aims to ensure that the maximum number of fully-subsidised insulin pumps are 
available to eligible children and adults (under the age of 21 years) with Type 1 Diabetes from financially disadvantaged families, who do not have any 
access via other means, such as private health insurance. 
The real impact of the Program, however, continues to be seen through the many benefits reported from recipients and their families once they begin 
pump therapy. Impacts such as improvements in diabetes management, sleep, parent relationships, mental health and overall lifestyle benefits are 
evident in the feedback received by JDRF. 
ACT 1982 (CTH)  
From 1 July – 24 October 2023 the Program was on hold at the direction of the Department of Health, awaiting the outcome of negotiations between the 
Department of Health and manufacturers in relation to the provision of pumps as part of a panel for the IPP. Subsequent to this the Department entered 
a contract with a single tenderer, Ypsomed. 
HEALTH AND AGED CARE 
The selection of a single supplier only was a surprise to JDRF, to health care professionals, and the community. From late October there followed a period 
INFORMATION 
of intense engagement with HCPs and the community to understand what the changes to the program would mean to applicants and recipients. 
The new pump provider Ypsomed have been met with some HCP and recipient concern. This is likely to lessen as all program stakeholders become 
familiar with the product.  
There was some crossover in terms of emergency Medtronic pu
FREEDOM OF  mps provided to applicants in the July – October gap, and from late October to end 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
December in response to urgent and substantial patient need to be addressed. 
THEBY THE DEPARTMENT OF 
The IPP Procedures Manual and agreed Performance Indicators in the Standard Agreement need to be updated and finalised to reflect the new 
arrangements. 
Page 2 of 55 
Page 2 of 55

---

FOI 5166 - document 2
PROGRESS AGAINST EACH ACTIVITY 
AGREEMENT  MILESTONE/ 
Your brief description of actual performance against the purpose of the project 
PROJECT/ACTIVITY 
ITEM 
DELIVERABLE 
COMPLETION 
E.1 
•
s47
JDRF administers the Program in line with the Agreement and provide input and feedback to the
Performance  Planning/ 
Department regarding the Program. Within the past 3 months the IPP team has received feedback from
Report 
Application 
System 
the T1D community and HCPs regarding the decision to offer a single provider, with a lack of compatibility
management 
with government-subsidised continuous glucose monitors. Many of the concerns have been conveyed to
the Department and some to the Minister's office by these community members. The JDRF team continue
to manage community expectations, while aiming to proceed as quickly as possible with the new offering.
• JDRF anticipate a return to regular meetings (every three months) with the Department and ongoing
contact as required, providing an opportunity for this information to be passed on to the Department.
• From the end of October 2023, JDRF has worked closely with the new pro
ACT 1982 (CTH)  vider Ypsomed to ensure that
new processes and procedures could be integrated into the program swiftly, and the pump could be
offered to the community. Of the families who have applied for and received an Ypsomed pumps, there
has been positive feedback1;
s47F
HEALTH AND AGED CARE 
s47F
INFORMATION 
•
The changes to the pump offered by the Program required upgrades to the IPP database so that the
system could incorporate the change. This included adding data fields where applicants provide details
regarding their current diabetes management and diabetes technology they are using or have available to 
FREEDOM OF 
them.
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
•
THE
To work effectively, the Ypsomed pump requires the recipient to have an Android phone. Many
BY THE DEPARTMENT OF 
applicants do not have an Android phone and Ypsomed has undertaken to provide a phone to these
applicants. A new metric that the team will record is the number of applications that also require a
phone.
1 More testimonials can be found in Appendix 1 
Page 3 of 55 
Page 3 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Promotion of 
• The IPP is staffed by JDRF five days per week by two part-time staff members to ensure that potential
Was the PI target required 
Activity and 
applicants and health care professionals (HCPs) have a point of contact available to respond to any
to be completed in the 
Outcomes 
enquiries regarding the Program. JDRF’s administration is overseen by JDRF Head of Government
reporting period? 
Relations and Advocacy. Additional support is provided by the Head of Finance and the Finance team
☒Yes(ongoing)
for processing of transactions, and occasionally with assistance from a staff member who has previously
☐ No
worked on the Program.
Completed 
• JDRF provides and maintains an IPP webpage within the JDRF website. The IPP webpage contains
information about the Program, including frequently asked questions, and a direct link where potential
recipients and their families can easily apply to the Program through an Expression of Interest (EOI)
form. This website was updated to reflect new program arrangements.
ACT 1982 (CTH)  
• In the past six months JDRF provided regular updates to stakeholders including that the program was on
hold (From July to October 2023) and on the new arrangements (From November to December 2023).
Communication methods included:
HEALTH AND AGED CARE 
o
Regular and direct contact via phone, email, newsletters and meetings.  Direct contact to the T1D
INFORMATION 
community was maintained through social media platforms, direct emails, newsletters.
o
Consistent contact with HCPs ensures that Program information and processes are clear and
strong relationships are built. This has been important during a period of uncertainty and change.
Communication with HCPs involves phone calls, direct emails, attendance at meetings at diabetes
services and conferences, such as Au
FREEDOM OF 
stralian Diabetes Congress (ADC) in August 2023.
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
Page 4 of 55 
Page 4 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Promotion Activity 
Engagement/Outcome 
(1/7/2023- 31/12/2023) 
s47
IPP Webpage visits 
s47
IPP Unique page visits 
1300 HCPs receive newsletters including IPP updates four 
Quarterly JDRF HCP newsletters distributed 
times per year. 
2962 HCPs were emailed through the activity period 
to notify and provide updates regarding suspension 
of Program while awaiting tender outcome. 
Direct Emails to HCPs to provide Update on IPP 
2963 HCPs were emailed directly by the IPP team to 
provide updates the changes to the IPP – 1 Nov 2023 
ACT 1982 (CTH)  
13004 HCPs emailed regarding Updates to the IPP, 
supplier changes and FAQ sent (22nd Nov 2023) 
200 IPP flyers distributed to Australian Diabetes 
IPP Flyers 
HEALTH AND AGED CARE 
Conference attendees (August 2023). 
New IPP Enquiries (additional to EOIs) 
INFORMATION 
Attendance at ADC in Aug 2023 
Promotion of the expanded age range for the IPP resulted 
in new HCPs becoming aware of the Program and 
promoting it to their patients. Much of the discussion at the 
FREEDOM OF 
August ADC was about the program’s future and the need 
for increased pr
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
ogram pump choice. 
THE
•
BY THE DEPARTMENT OF 
Managing community expectations in terms of delayed start date, and new supplier arrangements has
been a key focus of communication activity for the reporting period.
2 HCPs with active applications in the IPP 
3 HCPs with active applications in the IPP 
4 All HCP’s registered with JDRF to receive newsletters and updates. 
Page 5 of 55 
Page 5 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Administration 
Expressions of Interest 
Was the PI target required 
of Applications 
• A key focus of the Program within the reporting period has been informing the community of the
to be completed in the 
and Activity 
Department's decision to offer a new, single pump, and working through the many questions associated
reporting period? 
☒Yes(ongoing)
with this.
☐
•
 No
As well, from late October, establishing new contacts and processes with the successful provider
☐ Completed
Ypsomed has been prioritized.
• The Program is continuing to address a need in the T1D community. The expansion of age eligibility for
the Program saw an increase in applications for adults over the age of 18 years, with 69 new applications
(aged over 18) received in the current reporting period. The IPP team also continue to receive
applications and enquiries from older adults living with T1D, highlighting the need for further expansion
of the Program (7 applications received over the age of 20 at time of application).  A total of 433
expressions of Interest were received during this reporting period, which is an average of 72 applications
ACT 1982 (CTH)  
per month.  Expressions of Interest to the Program continue to increase each reporting period, again
highlighting the need for the Insulin Pump Program.
Expressions of Interest (1st July 2023 – 31st December 2023) 
HEALTH AND AGED CARE 
New applications 
354 
INFORMATION 
Applications for replacements pumps 
79 
Total 
433 
Average per month 
72 
• JDRF administers the Program in line with the Insulin Pump Program procedures manual and schedules,
FREEDOM OF 
both of which required updating to include new supplier. Expressions of Interest are received and
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
processed in a timely
THE
 manner taking into consideration the date of application, clinical recommendation,
age of child or adult, family income and circumstance.
BY THE DEPARTMENT OF 
• JDRF maintains an up-to-date waitlist of all applications through the IPP database which includes not only
applications received during the current reporting period, but also applications in various stages from
previous activity periods. A complete de-identified list of pump recipients and applications in progress has
been included in Appendix 2.
Page 6 of 55 
Page 6 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Summary Table (1st July 2023 to 31st December 2023) 
Application Status 
Number 
Total Subsidies 
Funding 
s47
Medtronic 
10 
Completed Pumps5 
Ypsomed 
95 
Total 
105 
Allocated Pumps6 
87 
Total Pipeline 
192 
• The IPP had a later than anticipated start to the FY23/24 round of funding due to delays in the
completion of the tender process. Regularly, applications begin to be processed once the first
installment of funding is received on the 31st of August. However, JDRF were unable to start ordering
any pumps until late October 2023.
ACT 1982 (CTH)  
• Due to urgent clinical need, some pumps were processed prior to the completion of the tender process
with the Agreement of the Department. 10 Medtronic pumps were provided to eligible applicants who
were identified as an urgent need. These pumps were issued under the previous agreement.  10
HEALTH AND AGED CARE 
Medtronic 780G pumps were provided between the 13th of October 2023 and the 24thOctober 2023,
s47
totalin
n pump subsidies.
INFORMATION 
• Once the tender process was completed and new arrangements put in place and communicated, the
IPP team were able to begin processing applications on the waitlist. Between the period 25th October
s47
2023 and 31st December 2023, 95 Ypsomed pumps were ordered, equaling a total of 
in
pump subsidies paid/invoiced.
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
s47
s47
•
THE
As can be seen in the Summary table above, JDRF received
in pu
ies and had
s47
BY THE DEPARTMENT OF 
in carried over pump subsidies from the previous activity period, totaling
in received pump 
s47
subsidies up until 31st December 2023. Leaving
in unspent funding for the first activity period. 
However, a strong pipeline of applications exists with 87 pumps allocated and awaiting final clinical 
s47
approval, equating to a further
n pump subsidies expected. 
5 Number of people under 21 years of age with type 1 diabetes who have received a fully subsidised insulin pump. 
6 Allocated pumps – recipient has met the eligibility criteria and HCP’s provided initial clinical approval, waiting on signed clinical. 
Page 7 of 55 
Page 7 of 55

---

FOI 5166 - document 2
• With a further 540 applications (new and in progress) on the waitlist as of the 31st of December 2023
(see table below), JDRF is confident that this will result in the acquittal of all subsidised pumps (a total of
389) during the FY23/24 round of funding.
s47
• JDRF receives funding instalments three-monthly and have received a total of
by 31st December
2023. Although this funding period was short (late October to end December), JDRF staff monitor will
continue to closely the number of pumps and subsidies allocated to ensure that there are adequate funds
remaining in the Program.
Waitlist (as of 31st December 2023) 
Application Status 
Number 
Applications in Progress7 
250 
ACT 1982 (CTH)  
Applications on hold8 
103 
New Applications 
187 
Total Waitlist 
540 
HEALTH AND AGED CARE 
Clinically Declined 
0 
Applications withdrawn/abandoned 
INFORMATION 
54 
• There have been 0 applications clinically declined by the HCPs at time of clinical approval during the
reporting period, however there were 54 applications withdrawn. 35 of the 54 applications
withdrawn were withdrawn due to Ypsomed being the only supplier on the Program and not
considered clinically appropriate for the applicant by the HCP. In these instances, applicants may have
FREEDOM OF 
accessed a pump through other avenues, such as PHI or other charities
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER   , or the treating diabetes team
has arranged for exte
THE
nded warranties with Medtronic.
BY THE DEPARTMENT OF 
7 Applications in Progress – have received initial confirmation from HCP that the application is supported and likely to receive clinical approval. Applications are in various stages such as, 
requested or awaiting all paperwork from applicant. and applications on hold (due to still being in warranty or applicant/HCP request). 
8 Applications on Hold – applications are on hold due to a request from HCP or applicant or pump still in warranty. 
Page 8 of 55 
Page 8 of 55

---

FOI 5166 - document 2
• An increased number of applications have also been placed on hold during this activity period, with 103
applications currently on hold. JDRF generally receives requests from HCPs to place applications on hold
when they seek initial clinical approval to progress applications, or applicants may also ask to put their
application on hold, and some applications are placed on hold due to the current pump still being in
warranty. 63 out of the 103 applications are currently on hold specifically due to the changes in pumps
available through the Program. These have been requested to be placed on hold while the clinical team
or applicant consider the clinical appropriateness of the Ypsomed pump for their patients, or they
investigate options to access alternate pumps.
• Applications can be withdrawn at any time throughout the application process, and this occurs for a
variety of reasons. As mentioned, applications are often withdrawn due to pump options, such as T-slim,
Omnipod or Medtronic. Applications are withdrawn if they do not meet the eligibility criteria, if their
income is over the threshold or they are over 21 years of age at the time of their application. Lastly,
ACT 1982 (CTH)  
applications are withdrawn on advice from the HCP and treating diabetes team if they deem the
applicant not ready for pump therapy or the family advise that they no longer want to pursue the
application. Applicants can reapply at any time and will be processed according to the eligibility
guidelines.
HEALTH AND AGED CARE 
•
INFORMATION 
Withdrawals and applications placed on hold were more acute in this period for a variety of reasons:
•
Some applicants were seeking renewal pumps and, having been using a Medtronic pump for
some years, changing to Ypsomed involved not only changing the pump, but also the CGM that
they were using and for many a change to the phone that they used. Feedback from HCP’s and
families indicated that these changes were going to be difficult and not clinically recommended
FREEDOM OF 
for their patient.
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THE
•
Some applicants had other children who were previous recipients and as such on a Medtronic
BY THE DEPARTMENT OF 
pump, so adding different technology to the families was considered clinically inappropriate
and could create undue stress for the family/applicant.
•
Some applicants reported that they were unable to use some of the components required for
the Ypsomed system, such as Dexcom CGM, due to previous issues.
•
Or the Diabetes team did not support the use of the Ypsomed pump at this stage (for example,
unfamiliarity with the product or concerns regarding supply).
Page 9 of 55 
Page 9 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Processing Applications 
• Applications are processed following the IPP procedures manual and schedule. The IPP team work closely
with the applicants to provide support and guidance throughout the process, from their initial expression
of interest to confirmation that their application has been approved and pump ordered. The manual and
agreed Performance Indicators in the Agreement need to be updated and finalised to reflect the new
arrangements.
• Communication with diabetes teams and HCPs is essential to ensure that applications are progressed
effectively and efficiently, ensuring that eligible applicants are able to access insulin pumps in a timely
manner.
• 9 new clinics were engaged throughout this reporting period and a total of 229 HCP’s are currently
ACT 1982 (CTH)  
registered as active in the IPP database.
Application Processing Statistics for completed pumps 
HEALTH AND AGED CARE 
Pumps 
Time taken from initial 
Time taken from application deemed 
Time taken to receive final 
INFORMATION 
Completed 
expression of interest 
eligible by JDRF (received all paperwork 
clinical approval (with follow 
to pump order 
from applicant) to pump order 
up from IPP team) 
QLD 
26 
268 
22 
5.8 
NSW 
37 
191 
15 
4 
FREEDOM OF 
WA 
4 
272 
16 
3.2 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THE
VIC 
16 
270 
18 
4.6 
BY THE DEPARTMENT OF 
SA 
14 
180 
25 
7 
TAS 
3 
176 
33 
9.3 
ACT 
5 
76 
5 
4 
NT 
0 
NA 
NA 
NA 
Total/ Average days 
105 
218 days 
18 days 
5 days 
Page 10 of 55 
Page 10 of 55

---

FOI 5166 - document 2
• There are a number of factors that may impact the application process and the time that this may take. In
this period these factors included:
o Delays to decision making around the program evaluation for the pump tender has resulted in
significant delays.
o HCP adjustment to the new offering, and related training and onboarding leading to further
delays.
o The IPP team received a barrage of calls and emails, once the decision was made public, this has
required significant management of community expectations, as well as a high volume of
applications to be processed within a compressed time period.
o Variations that exist across diabetes service practices, localised waitlists and capacity.
o Diabetes teams may choose to delay applications and clinical approval in order to carry out more
ACT 1982 (CTH)  
training for the applicant if they are deemed not ready at this stage or concerns exist regarding
readiness.
o Families of applicants may also choose to delay for personal and situational reasons.
HEALTH AND AGED CARE 
o Previous applications can be reopened at the request of applicant or their diabetes team. This is
INFORMATION 
accommodated to prevent extra burden on the applicant to reply.
o JDRFs upgrade to the IPP database has improved the application process for most, some
applicants and HCPs experience difficulties with the systems or paperwork requirements, which
can result it delays in the processing of their application.
• JDRF continues to build strong relationshi
FREEDOM OF  ps with Diabetes services and HCPs across the country.
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
Previous reports have shown an improvement in clinical approval times over the years, and this
THE
continues in this reporting period. With ongoing follow up from the IPP team, the average clinical
BY THE DEPARTMENT OF 
approval times has reduced to an average 5 days compared to 9.7 days in FY 22/23. This highlights the
increased communication between the IPP teams and HCPs to ensure that applications have been
processed in a timely manner once the Program began.
• On average, applications have taken an increased 218 days from the time of their initial expression of
interest is received to pump order. In this reporting period this timeline has been blown out for factors
outlined earlier.
Page 11 of 55 
Page 11 of 55

---

FOI 5166 - document 2
• While some of the delays in pump starts and therefore longer wait times are out of our control, such as
delayed decision making in panel process, service delivery differences, changes in applicants’ personal
circumstances and the need for more training before clinical approval; the IPP team endeavors to make
the process as efficient and smooth as possible so more applicants are able to experience the benefits
from pump therapy sooner.
Pump Recipients 
         Pump Recipient Statistics 
Metric 
Statistic
Total Number of pumps completed 
105 
Medtronic 770G/780G 
10 
Pump Supplied 
mylife YpsoPump 
95 
ACT 1982 (CTH)  
Male 
52 
Gender 
Female 
52 
Other 
1 
HEALTH AND AGED CARE 
Age at Diagnosis 
8.1 years (1-16 years) 
Age at pump order 
INFORMATION 
12.5 years (1-21 years) 
Aboriginal or Torres Strait Islanders 
15 or 14% 
Average HbA1c 
8.57% (range 6-13.9) 
Previous pump recipients 
31 or 29% 
Transition (>17 years) (transitioning out of th
FREEDOM OF  e 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
Program) 
20 or 20% 
THE
Average household income 
$45,252 
BY THE DEPARTMENT OF 
Household where parent is engaged in employment 
68 or 64% 
Single parent families 
64 or 61% 
Dual parent families 
41 or 39% 
Other Members of family with T1D 
6 or 5.7% 
Android Phone required with pump order 
82 or 86% of applicable applications 
Page 12 of 55 
Page 12 of 55

---

FOI 5166 - document 2
• The actual reporting period is unusually short and the circumstances of introducing a new pump and
withdrawing another has resulted in an unusual set of report data for the period. We anticipate that the
next six-month period will also be challenging but that pump allocations and times in which they are
delivered may even out.
• Generally, statistics of pump recipients have remained similar across the years regarding gender, age at
pump order (12.5 years) and previous pump recipients (29%).
• This reporting period indicates an increase in applicants in the transition age bracket. Transition has
historically been defined as recipients who are over the age of 14 at pump order. This was to provide
information regarding applicants who would be transitioned to adolescent/adult services prior to being
eligible for their next pump (4 years). This has been adjusted to recipients over the age of 17 years to
incorporate the expansion of the Program.
ACT 1982 (CTH)  
• The increased number of applicants 17 years and over reported in the last activity period, has remained
similar at 20% of completed applications, which coincides with the expansion of the eligibility criteria.
These will be contacted through the Transition Plan of the Program to provide information and guidance
on what to do once they age out of the Program. It’s also worthwhile to note that
HEALTH AND AGED CARE   69 or 15% of all
applications received in this activity period were over 18 years.
•
INFORMATION 
Statistics regarding household demographics show an increase to 61% of pump recipients that come
from a single parent household and a decrease to 64% of households where one or both parents are
engaged in employment (either casual, part time or full-time).
• Average household income has decreased to $45,252 from previous $49,79, which may be a reflection
FREEDOM OF 
of the reduced number of parents/carers in employment and increase in single parent/carer households.
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
Income is reported using income received from employment, maintenance and taxable Centrelink
THE
benefits. Families may also receive further Centrelink benefits (if they meet the Centrelink income
BY THE DEPARTMENT OF 
thresholds used in determining the IPP threshold).
• 5.7% of recipients also report having an immediate family member (sibling or parent) who have type 1
diabetes.
Page 13 of 55 
Page 13 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Transition Plan 
• JDRF has a transition plan in place to provide information to recipients who turn 21 during the course of
the activity and while their current pump is still in warranty. Recipients who are over  the age of 17 at the
time of their pump start will receive an email (sent out yearly) that provides information regarding
transition to adult service, JDRF resources such as the “Straight to the Point Guide”, JDRF online support
groups and any other information relevant to their situation, such as how to access insulin pumps after
the Program. An email will be sent to eligible recipients in July 2023.
ACT 1982 (CTH)  
HEALTH AND AGED CARE 
INFORMATION 
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
Page 14 of 55 
Page 14 of 55

---

FOI 5166 - document 2
AGREEMENT 
MILESTONE/ 
PROGRESS AGAINST EACH ACTIVITY 
PROJECT/ACTIVITY 
ITEM 
DELIVERABLE 
Your brief description of actual performance against the purpose of the project 
COMPLETION 
B. Grant
Activity Performance Indicators 
as per Schedule: 
Improved access to fully 
Aim to deliver a minimum  105 fully subsidised insulin pumps have been provided to eligible children and 
subsidised insulin pumps 
of 394 fully subsidised 
adults under 21 years of age between 1st July 2023 and 31st December 2023.  
Was the PI target 
for eligible children per 
insulin pumps to eligible 
required to be 
financial year - 
children and young adults 
As a result of the initial urgent pump allocations during the period of program 
completed in the 
per financial year 
transition being Medtronic pumps, the maximum number of pumps able to be 
reporting period? 
The number of people 
fully subsidised by 30th June 2024 is 389 rather than the 394 indicated in the IPP 
☐ Yes
under 21 years of age with 
☒
manual (given the different cost profile).  
No (ongoing)
type 1 diabetes receiving a 
☐ Completed
fully subsidised insulin 
ACT 1982 (CTH)  
pump. 
A strong pipeline of applications exists to ensure that a further 284 pumps will be 
completed by 30th June 2024. 
HEALTH AND AGED CARE 
s47
Quality of Life Surveys are 
A minimum of 50% of 
The IPP team requires a full repo
INFORMATION  rting period to deliver on this milestone. 
completed as per the 
insulin 
Insulin Pump Program 
pump recipients 
Quality of Life Surveys are carried out as per the IPP Procedures Manual. 
Procedures Manual
participate in the 
Recipients receive a Quality-of-Life survey post pump start with the aim to have 
Quality-of-Life Surveys
50% of recipients take part in the survey. In addition to this, at the time of pump 
order, recipients are asked to complete a pre-pump Quality-of-Life survey. This 
FREEDOM OF 
enables a baseline to be collected for later 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  comparison to investigate the impact 
THE of the Program. Quality-of-Life (QoL) surveys are voluntary. Results are reported 
BY THE DEPARTMENT OF 
in the following financial year to allow for 
direct comparison of results from the recipient groups. 
FY22/23 
100% of the FY22/23 pump recipients were informed of the QoL surveys by 
email or phone at the time of their pump order. They were requested to complete 
the Pre-pump QoL survey and received an email link.  
Page 15 of 55 
Page 15 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Pre-pump QoL survey (FY22/23) was sent out to all 363 pump recipients as of 30th 
August 2022 with 194 responses received (53% of recipients). FY 22/23 pump 
recipients will receive the Post Pump QoL Survey in March 2024, with follow up 
emails to be sent periodically following up those who haven't completed the 
survey, and the results will be reported in the July 2024 Performance report. 
FY23/24 
100% of the FY23/24 pump recipients were informed of the Quality-of-Life surveys 
by email or phone at the time of their pump order. They were requested to 
complete the Pre-Pump QoL survey and received an email link. 
Pre-pump QoL survey (FY23/24) has been sent out to 105 pump recipients as of 31st 
Dec 2023 with 34 responses received giving a response rate of 32%. A reminder 
email will be sent in Feb 2023 to prompt responses in the pre pump survey. Future 
ACT 1982 (CTH)  
pump recipients will continue to receive the pre-pump survey until the end of the 
activity period (30th June 2023). FY 23/24 pump recipients will receive the Post 
Pump QoL Survey in February/March 2025, with follow up emails to be sent 
periodically following up those who haven't completed, and the results will be 
HEALTH AND AGED CARE 
reported in the July 2025 Performance report.
INFORMATION 
Applicant reporting and 
A secure system is 
The IPP Database is a secure system maintained by JDRF to facilitate, store and 
Was the PI target 
monitoring 
maintained to facilitate, 
process all IPP applications. 
required to be 
store and process all IPP 
completed in the 
applications, and is 
A major upgrade to the IPP database was completed and implemented on 
reporting period? 
☒Yes(ongoing)
FREEDOM OF 
managed in accordance 
12/12/2022 to both improve efficiency, usability and security of the system and 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
☐ No
with relevant privacy 
to incorporate necessary changes to reflect the expansion of the IPP to applicants 
THE
Completed
legislation 
up to 21 years of age. These updates have seen an improved user and 
BY THE DEPARTMENT OF 
administrator experience.   
De-identified data reports  Further updates were carried out in late October 2023 to accommodate the 
are able to be generated to 
provide input to the 
changes associated with new arrangements regarding program pump providers. 
department as requested.  Updates included: 
• Medtronic 770G pump and associated consumables removed and mylife
Ypsopump Pump and associated consumables added to pump selection in
Page 16 of 55 
Page 16 of 55

---

FOI 5166 - document 2
clinical eligibility. 
• Additional information gathered from applicant regarding current diabetes
management (i.e., pump or MDI), CGM usage (which brand) and access to
phone for diabetes technology including which operating system (apple or
android)
The IPP database not only provides a secure place for the IPP applications to be 
managed and monitored, it also provides an avenue for the IPP team to provide 
deidentified data reports to the department when required. 
Milestone Reporting 
Required milestone 
Activity Work Plan and Budget submitted on 28th July 2023 (due 31st July 2022) 
Was the PI target 
reports are submitted in 
and accepted 31st August 2023. 
required to be 
accordance with the due 
completed in the 
ACT 1982 (CTH)  
dates specified in the 
reporting period? 
Financial Acquittal report 4 submitted on 31st October 2023 (due 31st October 
☒
Commonwealth Standard 
Yes
2022) and accepted on 11th December 2023. 
☐
Agreement. 
 No
☒Completed
HEALTH AND AGED CARE 
Performance Report and Income expenditure statement for the period of 
1/7/2023 to 31/12/2023 due 31st
INFORMATION   January 2024, submitted on 30th  Jan 2024. 
Issue Resolution 
FREEDOM OF 
The panel process resulted in  Insulin Pump Program 
IPP procedures manual and Standard Grant Agreements require updates to 
Was the issue required 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
a new supplier 
Procedures Manual and 
incorporate the changes resulting from the panel process. 
to be completed in the 
THE
arrangement. 
the Standard Grant 
reporting period? 
BY THE DEPARTMENT OF 
Agreement for subsidies 
• A draft IPP Procedures Manual was provided by the Department in October.
and administration 
This needs to be finalized.
Yes 
require updating to 
☒No (ongoing) 
incorporate new contract 
• The Performance Indicators in both the Administration and Pump Subsidies
☐ Completed
provider. 
Grant Agreements need to be updated to reflect the minimum number of
fully subsidised pumps to be provided each year under the new
arrangements.
Page 17 of 55 
Page 17 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Was the PI target 
Product Choice 
The inclusion of the Ypsomed pump has been welcomed some in the community 
required to be 
and HCPs, but the decision to delete Medtronic as an option has concerned many.  completed in the 
As well the decision not to provide increased product choice has been 
reporting period? 
☐ Yes
disappointing to the community and to JDRF. 
☒No (ongoing)
The IPP team continues to receive questions and concerns regarding not only the 
Completed 
Program now only offering a single supplier, but also specific concerns regarding 
the Ypsopump and Ypsomed’s ability to support pump starts, increased training 
needs and distribution of consumables.  JDRF received 28 letters/emails from HCPs 
and T1D community as well as numerous phone calls. Updates were provided to 
the Department on the specific issues raised regarding the Ypsomed pump. 
These included: 
ACT 1982 (CTH)  
• Algorithm – concerns expressed regarding Ypsopump’ s algorithm and its
appropriateness for some lower socio-economic applicants/families. HCPs
expressed that this algorithm requires more trouble shooting and
HEALTH AND AGED CARE 
interaction that other pumps available, that offer a more ‘set and forget’
approach than the Ypsomed and that this was concerning for their
INFORMATION 
applicants.
• Mobile phone reliance – concerned regarding the app-based approach of
the Ypsomed system. The automated delivery of insulin is operated
through the phone (which needs to remain within 6 metres of the pump)
FREEDOM OF 
rather than the pump itself. If the p
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER   hone is lost, broken or out of range, the 
THE
pump does not provide the automated delivery of insulin, creating
potential risk an
BY THE DEPARTMENT OF d stress for recipient/carer.
• Stock and supply concerns. Many expressed that PHI pump starts for
Ypsomed pumps have been put on hold due to low supplies and so did not
feel that they could trust that supplies would be available for IPP
recipients. Reported consumable shortages were also reported.
Page 18 of 55 
Page 18 of 55

---

FOI 5166 - document 2
• Extra costs – while an android phone will be included for the recipient if
required, for parents and carers to ‘follow’ their child, an android phone is
also required. Data is also needed for this to operate, which was expressed
as an unnecessary extra cost on IPP recipients.
Concerns expressed from recipient family regarding product choice… 
s47F
ACT 1982 (CTH)  
HEALTH AND AGED CARE 
INFORMATION 
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
Page 19 of 55 
Page 19 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Was the PI target 
Program Eligibility 
The Program expansion to include under 21 years has increased access to insulin 
required to be 
pumps for the T1D community and ensured that those who were previous 
completed in the 
recipients have a further option to continue pump therapy without additional cost  reporting period? 
☐ Yes
(if eligible). 
☒No (ongoing)
A gap still remains for adults with T1D who are over the age of 21, are lower 
Completed 
income and have no other means, such as private health insurance, to access an 
insulin pump. Requests and enquiries continue to be received regarding this age 
group and how they can be further supported. 
Was the PI target 
Service delivery delays 
Some hospital procedures continue to inhibit the timely access to the Program. 
required to be 
JDRF continues to communicate with teams to better understand their procedures  completed in the 
and to provide assistance to shorten these delay
ACT 1982 (CTH)   s, with varying success. 
reporting period? 
☐ Yes
☒No (ongoing)
Completed 
HEALTH AND AGED CARE 
INFORMATION 
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
Page 20 of 55 
Page 20 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Part C – Financial Information 
ADMINISTRATION AND DELIVERY - 1/7/2023 to 31/12/2023 
Total (excl. GST) 
s47
Income 
Department of Health Activity Funds 
Total Income (A) 
Expenses 
Salaries & Wages 
Accounting / Audit fees 
Consultants & Contractors 
Total Operational Expenses (B) 
FUNDING SUMMARY 
Balance 
Balance = A - B 
INSULIN PUMP SUBSIDIES – 1/7/20223 to 31/12/2023 
Income 
Department of Health Activity Funds 
ACT 1982 (CTH)  
Total Income (A) 
Expenses 
Insulin Pump Subsidies 
Total Operational Expenses (B) 
HEALTH AND AGED CARE 
Balance 
Balance = A - B 
INFORMATION 
s47
s47
COMMENTS 
Of the
pumps allocated to recipients
were processed by finance, the balance was done in Jan-24. We brought 
s47
forwards47
rom FY23, this amount together with the amount carried forward
will be acquitted in the next quarter 
(Jan – Mar 2024). 
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
From 1 July to 24 October 2023 the program was on hold, subject to the findings of the Department of Health’s evaluation of the IPP 
THE
upon which the Department entered a contract with a single tenderer, Ypsomed. As a result, JDRF was unable to disburse as many 
BY THE DEPARTMENT OF 
pumps as expected. 
Page 21 of 55 
Page 21 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Part D: Risks and Opportunities
GRANT RECIPIENT RISK 
1. Risks:
AND OPPORTUNITIES 
REPORT
• Delays in receiving funding – Delays in receiving funding may delay pump initiation. This may cause issues with HCP
workload as pump starts will be delayed until the funding is received.
• Budget underspend – Service delivery delays and limited pump choice could impact ability to acquit all pumps.
• Lack of choice offered by program - Limited choice affects compatibility with CGM access program, and
assumes each person has the same experience of T1D, which they do not.
• Withdrawing Medtronic pumps – A Medtronic pump has been offered by the program since is commenced
in 2008. Pump recipients (some for many years) and HCPs are familiar with how the pump operates, find it 
effective in managing their T1D, and how it coordinates with the CGM offering.  
• Trust in DOH and JDRF – Discussion of a panel review led most to thin
ACT 1982 (CTH)  k a selection of pump would be
offered. The decision to offer a single pump, with issues such as training, additional phone access, and new
processes to learn has causes some consternation. JDRF is seeking to work through this with the sector, but
the assumption that JDRF was involved in the decision to go to a single pump has been damaging.
HEALTH AND AGED CARE 
• Volume of pumps offered – The number of pumps offered is not materially larger than that which has been
offered prior to the panel evaluation. As well, the number 
INFORMATION  of pumps does not meet the demand. There are also
ongoing calls for the parameters of the program to be extended to include people over 21 on low-income health
care cards, who cannot afford PHI.
• Program staffing and high operational demands – High operation demands may cause untimely delivery of the
Program and Program staffing capacity may not be sufficient to manage these demands. This may cause deadlines to
be missed (such as reporting deadlines)
FREEDOM OF 
• Database integrity – There is risk of database breaches which may arise
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER    from an insecure or vulnerable database.
THE
Furthermore, database outages may cause delays in application process and impact the uptake of the Program if
BY THE DEPARTMENT OF 
applicants are unable to submit expressions of interest
• Quarterly funding structure – the current quarterly funding structure may impact the ability to order pumps if funding is
exhausted. If this is to occur, applicants will remain on the waitlist after receiving clinical approval of the pump until the
next allocation of funding is received. This can cause an increase in workload for clinics (particularly high-volume clinics),
as pump starts may need to be delayed as a result.
Page 22 of 55 
Page 22 of 55

---

FOI 5166 - document 2
Strategies have been implemented to reduce the likelihood of these risks occurring and causing impacts to IPP applicants 
and recipients. 
o
A communication strategy is in place which includes targeted emails, website updates and social media posts. These
are monitored for sentiment to ensure any issues are identified and rectified responsively
o
A communication mitigation strategy that includes additional communication and promotion of the Program
that is to be implemented should a budget underspend occur
o
Regular ongoing monthly meetings with stakeholders ensures the Programs objectives and parameters are
transparent and align with stakeholders.
o
JRDF are working with the new supplier, Ypsomed, and have agreed to a protocol that HCPs and community
member can follow should they have concerns.
ACT 1982 (CTH)  
o
A project plan, timeline and budget are in place to ensure operational needs are met and the Program is staffed
accordingly 5 days per week to meet operational demands
o
Ongoing work with an IT specialist to ensure that the Database is maintained
HEALTH AND AGED CARE   to ensure it is up to date, all personal
information is secure, and that all required information for reporting purposes is captured for the effective delivery
INFORMATION 
of the Program. Recent database updates included new secure two factor authentication sign on process.
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
Page 23 of 55 
Page 23 of 55

---

FOI 5166 - document 2
• Opportunities:
• Ongoing improvements to the IPP database – in order to respond flexibly to Departments ad hoc requests for data,
there are some adjustments that have been identified and adjusted accordingly. JDRF seeks to use IPP data more
robustly and this requires ongoing updates to the database. For example, data regarding current diabetes technology
and treatment is collected from applicants, which will be able to provide more statistical insights into the recipients.
•
In person clinic visits – JDRF took the opportunity to build stronger relationships with HCPs through in person clinic
visits with PCH. This saw an increase in applications from family’s who attend PCH indicating a positive outcome for
the Program. There is potential for JDRF to further explore this opportunity by expanding in person visits to other
clinics.
• 
ACT 1982 (CTH)  
HEALTH AND AGED CARE 
INFORMATION 
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
Page 24 of 55 
Page 24 of 55

---

Pages 25 to 55 of document 2 were redacted under s47 and s47F of the FOI Act. 
ACT 1982 (CTH)  
HEALTH AND AGED CARE 
INFORMATION 
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 

---

FOI 5166 - document 3
s22
From:
s47F
@jdrf.org.au>
Sent:
Tuesday, 28 May 2024 4:09 PM
To:
s22
Cc:
s22
; s47F
@jdrf.org.au
Subject:
RE: IPP information *URGENT* [SEC=OFFICIAL]
REMINDER: Think before you click! This email originated from outside our organisation. Only click links or open attachments if 
you recognise the sender and know the content is safe. 
Hi s22  
Please see figures below. Let me know if you have any ques ons. 
 how many eligible recipients were on the IPP waitlist at 1 July 2023?
o According to our report figures there were 395 applications on our waitlist at 1 July 2023
 what is the current IPP waitlist?
o 40 - Allocated (awaiting return of signed clinical)
o 355 - In progress (have received initial clinical approval to progress application and are in various
stages such as eligible and on hold for next round, paperwork submitted and in progress, paperwork
ACT 1982 (CTH)  
requested etc)
o 219 - New application
o 614 - Total waitlist currently
HEALTH AND AGED CARE 
INFORMATION 
 how many recipients commenced on an IPP funded pump each month since 1 July 2023?
o Oct 23 – 10 (Medtronic)
o Nov 23 – 18
o Dec 23 – 74
o Jan 24 – 32
FREEDOM OF 
o Feb 24 – 70THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
o Mar 24 – 62 THE
o April 24 - 34
BY THE DEPARTMENT OF 
o May 24 – 52
 how many people pump starts in total since commence of new sole panel?
o 352 (342 Ypsomed and 10 Medtronic) pumps ordered
o 40 pumps allocated and awaiting signed clinical back
o 392 Total (2 left to allocate)
Thanks 
s47F
1
Page 1 of 2

---

FOI 5166 - document 3
s47F
Level 4, 80-84 Chandos Street, St Leonards, NSW, 2065
 
Follo
 
w us on   
This email is confidential. If you are not the intended recipient, you must not disclose or use the information contained 
in it. If you have received this email in error, please notify us immediately by return email and delete the document. 
 
From: s22
@health.gov.au> 
Sent: Tuesday, May 28, 2024 1:37 PM 
To: s47F
@jdrf.org.au>; s47F
@jdrf.org.au> 
Cc: s22
@health.gov.au> 
Subject: IPP information *URGENT* [SEC=OFFICIAL] 
Importance: High 
Hi s47F
ACT 1982 (CTH)  
As a ma er of urgency, could you guys please dig up the following informa on for me? 
 how many eligible recipients were on the IPP waitlist at 1 July 2023?
HEALTH AND AGED CARE 
 what is the current IPP waitlist?
 how many recipients commenced on an IPP funded pu
INFORMATION  mp each month since 1 July 2023?
 how many people pump starts in total since commence of new sole panel?
I apologise for the urgency on the  ming of this request. 
FREEDOM OF 
Thanks 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
s22
Departmental Officer – Diabetes Support and CSO Section 
Technology Assessment and Access Division | Health Benefits Group 
Pharmacy Branch  
Australian Government Department of Health and Aged Care 
T: 02 6289 s22   | E: s22
@health.gov.au  
"Important: This transmission is intended only for the use of the addressee and may contain 
confidential or legally privileged information.  If you are not the intended recipient, you are notified 
that any use or dissemination of this communication is strictly prohibited.  If you receive this 
transmission in error please notify the author immediately and delete all copies of this transmission." 
2
Page 2 of 2

---

FOI 5166 - document 4
Director 
Diabetes Support and CSO Section 
Pharmacy Branch 
Technology Assessment and Access Division 
Phone:  (02) 6289 s22
 
"Important: This transmission is intended only for the use of the addressee and may contain confidential or legally 
privileged information.  If you are not the intended recipient, you are notified that any use or dissemination of this 
communication is strictly prohibited.  If you receive this transmission in error please notify the author immediately 
and delete all copies of this transmission." 
ACT 1982 (CTH)  
HEALTH AND AGED CARE 
INFORMATION 
FREEDOM OF 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
3
Page 3 of 3

---

FOI 5166 - document 5
s22
From:
s47F
@jdrf.org.au>
Sent:
Thursday, 25 January 2024 12:27 PM
To:
s22
Cc:
s47F
@jdrf.org.au
Subject:
TRIM: RE: IPP numbers [SEC=OFFICIAL]
Hi s22
Following on from our chat this morning,  based on the information provided earlier and in finalising numbers for 
the IPP report for the current activity period we expect that there will be a waitlist by the end of the year. If we 
continue to see 70-80% of applications resulting in a pump being supplied and EOI’s remain the same at around 70 
per month, once our funding for approximately 390 pumps is exhausted, we would expect to have approximately 
325 applications on a waitlist, where even though they are eligible they will not be able to access a pump through 
the Program. 
While we would definitely welcome more pumps being added to the Insulin Pump Program to meet the ever-
growing need, we would also need an increase in administration to fulfil the extra volume. 
Thanks 
s47F
ACT 1982 (CTH)  
HEALTH AND AGED CARE 
INFORMATION 
FREEDOM OF 
s47F
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
Level 4, 80-84 Chandos Street, St Leonards, NSW, 2065
 
Connect with JDRF Website | Facebook | Twitter | LinkedIn | Instagram 
 
This email is confidential. If you are not the intended recipient, you must not disclose or use the information contained 
in it. If you have received this email in error, please notify us immediately by return email and delete the document. 
 
From: s22
@health.gov.au> 
Sent: Thursday, January 25, 2024 11:00 AM 
To: s47F
@jdrf.org.au> 
Subject: FW: IPP numbers [SEC=OFFICIAL] 
1
Page 1 of 3

---

FOI 5166 - document 5
Hi s47F
I need to give you a call very soon to discuss more data. Thanks in advance, 
. 
Cheers 
s22
From: s22
Sent: Tuesday, January 23, 2024 5:12 PM 
To: s47F
@jdrf.org.au> 
Cc: s47F
@jdrf.org.au>; s22
@health.gov.au>;s22
@health.gov.au> 
Subject: RE: IPP numbers [SEC=OFFICIAL] 
This is brilliant, thanks s47F
.  I know it was not a fun data extrac ng exercise, really appreciate it 
. 
From: s47F
@jdrf.org.au> 
Sent: Tuesday, 23 January 2024 5:05 PM 
To: s22
@health.gov.au> 
Cc: s47F
@jdrf.org.au> 
Subject: [ATTACHMENT UNSCANNED]IPP numbers 
Hi s22
ACT 1982 (CTH)  
Sorry I missed your call, as discussed, these figures are an es mate only but are my informed bet guess. I’ve had a 
look back at the last three repor ng periods and the current applica on statuses of these and listed them below. 
Statuses change back and forth some mes depending on the situa on and clinical approval. 
HEALTH AND AGED CARE 
Looking at the last 6 months (1/7/23 – 31/12/23) 433 new expressions of interest (EOI’s) were received with an 
INFORMATION 
average of 72 per month.  With regard to the progression of applica ons, I’ve looked at the last three repor ng 
periods and the current status of the applica ons received during those dates to compare. As you would appreciate, 
applica ons can be ac ve and in progress over different repor ng periods depending on many different factors 
which makes it difficult to be precise with figures. 
FREEDOM OF 
Looking at the figures below we can see that for 77% of applica ons received during July 22 and Dec 22 we would 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
expect that they will receive a pump, and similarly for those applica ons received during Jan 23 and June 23, 80% 
THE
would be more than likely to progress and so on for the last 6
BY THE DEPARTMENT OF  months. However, I would add that the last 6 months 
should be considered as an es mate as we have only began processing applica ons since October and we are 
working through the earlier applica ons on our waitlist.  
I hope that is helpful, feel free to give me a call if you have any ques ons. 
1/7/23 - 31/12/23 
(Estimate) 
1/1/23 - 30/6/23  1/7/22 - 31/12/22 
Likelihood to complete
(rating 1-7 - 1 most likely)
Total EOI's 
433 
403 
336 
Average per month 
72 
67 
56 
Number Completed/ordered 
66 
202 
207 
1 
Initial approval given and 
awaiting clinical docs 
37 
30 
12 
2 
Initial approval given and 
documents received from 
61 
23 
10 
2 
applicants 
2
Page 2 of 3

---

FOI 5166 - document 5
Initial approval given and 
awaiting docs from 
73 
36 
20 
3 
applicants 
Applications put on hold 
after consultation with team 
26 
31 
11 
5 
or applicant 
New applications - not 
actioned yet/awaiting 
135 
25 
1 
? 
confirmation from team 
Number 
withdrawn/deleted/clinical y 
36 (8.3%) 
55(13%) 
74 (22%) 
7 
declined 
263 or 60.7% 
(estimate due to 
shorter processing 
322 or 80% 
260 or 77% 
time) 
Thanks 
s47F
ACT 1982 (CTH)  
HEALTH AND AGED CARE 
s47F
INFORMATION 
Level 4, 80-84 Chandos Street, St Leonards, NSW, 2065
FREEDOM OF 
 
THIS DOCUMENT HAS BEEN RELEASED UNDER  
THEBY THE DEPARTMENT OF 
Connect with JDRF Website | Facebook | Twitter | LinkedIn | Instagram 
 
This email is confidential. If you are not the intended recipient, you must not disclose or use the information contained 
in it. If you have received this email in error, please notify us immediately by return email and delete the document. 
 
3
Page 3 of 3

---