Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request '3 November 23 email'.


13 June 2024 
Oliver Smith 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: FA 24/02/01438 
File Number: FA24/02/01438  
Dear Oliver Smith 
Freedom of Information (FOI) request – Access Decision 
On 22 February 2024, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Can I please obtain a copy of the email, including all attachments, from acting First 
Assistant Secretary Immigration Policy, Integrity and Assurance to Minister O’Neil and 
Minister Giles’ offices on 3 November 2023 described as "Attaching operational plan in the 
event of a loss." in the document related to the NZYQ High Court decision tabled at the 
Legal and Constitutional Affairs Legislation Committee Senate Estimates on 12/02/2024. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following: 
• the terms of your request
• the documents relevant to the request
• the FOI Act
• Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A
of the FOI Act (the FOI Guidelines)
• advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the
documents to which you sought access.
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone:  • www.homeaffairs.gov.au 

 
4 
Documents in scope of request 
The Department has identified three documents as falling within the scope of your request. These 
documents were in the possession of the Department on 22 February 2024 when your request 
was received. 
5 
Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release three documents in part with deletions. 
6 
Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that, if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
request. 
On 26 February 2024, the Department advised you that its policy is to exclude the personal 
details of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work 
telephone numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of an FOI request. 
I have decided that parts of documents marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that 
could reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of 
the documents, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act. 
The remainder of the documents have been considered for release to you as they are relevant 
to your request. 
6.2  Section 47C of the FOI Act – Deliberative Processes 
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the functions 
of the Department.  
‘Deliberative matter’ includes opinion, advice or recommendation obtained, prepared or 
recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the deliberative processes of an 
agency. ‘Deliberative processes’ generally involves “the process of weighing up or evaluating 
competing arguments or considerations”1 and the ‘thinking processes –the process of reflection, 
for example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of 
action.’2 
                                                
 
 
1  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 
2 
JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 
- 2 – 

 
Parts of the documents released to you contain advice, opinions and recommendations prepared 
or recorded in the course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the 
functions of the Department. I am satisfied that this deliberative matter relates to a process that 
was undertaken within government to consider whether and how to make or implement a decision 
or review a program. 3 
Disclosure of this deliberative information could reasonably be expected to inhibit full and frank 
advice from the Department to its Minister, and, as a result, full consideration by the Government 
on any potential future consideration of amendments to policy making or program management. 
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material. I am 
satisfied that the deliberative material is not purely factual in nature. 
I have decided that the information redacted and marked “s47C(1)” is conditionally exempt under 
section 47C of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given 
unless it would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard below. 
6.3  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section 47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if disclosure 
would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse ef ect on the proper and 
efficient conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of the parts of the documents marked “s47E(d)” would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct 
of the operations of the Department, by compromising its law enforcement functions.   
Any prejudice  to the effectiveness of the operational methods and procedures used in 
undertaking the Department’s law enforcement role would result in a substantial adverse effect 
on the operations of the Department.   
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s operational 
methods and procedures would result in the need for this Department, and potentially its law 
enforcement partners, to change those methods and/or procedures to avoid jeopardising their 
future effectiveness. 
I have decided that parts of the documents are conditionally exempt under section 47E(d) of the 
FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be 
contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the 
information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that 
regard below. 
 
 
                                                
 
 
3 
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 
- 3 – 

 
6.4  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
under the FOI Act would involve the unreasonable disclosure of personal information of any 
person. ‘Personal information’ means information or an opinion about an identified individual, or 
an individual who is reasonably identifiable, whether the information or opinion is true or not, and 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not (see section 4 of the FOI 
Act and section 6 of the Privacy Act 1988).  
I consider that disclosure of the information marked “s47F” in  the documents would disclose 
personal information relating to third parties. The information within the documents would 
reasonably identify a person, either through names or other personal identifiers which collectively 
could reveal a person’s identity. 
The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information would 
be ‘unreasonable’, I must have regard to the fol owing four factors set out in s.47F(2) of the 
FOI Act: 
•  the extent to which the information is well known; 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
•  the availability of the information from publicly available resources; 
•  any other matters that I consider relevant. 
I have considered each of these factors below. 
The information relating to the third parties is not well known and would only be known to a limited 
group of people with a business need to know. As this information is only known to a limited 
group of people, the individuals concerned are not generally known to be associated with the 
matters discussed in the document. This information is not available from publicly accessible 
sources. 
I do not consider that the information relating specifically to the third parties would be relevant to 
the broader scope of your request, as you are seeking access to departmental advice and 
processes rather than information that wholly relates to other individuals.  
I am satisfied that the disclosure of the information within the documents would involve an 
unreasonable disclosure of personal information about a number of individuals.  
I have decided that the information referred to above is conditionally exempt under section 47F 
of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it 
would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of 
the information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that 
regard below. 
6.5  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
- 4 – 

 
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 3A) 
(b)  inform debate on a matter of public importance 
(c)  promote effective oversight of public expenditure 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
•  Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
•  The subject matter of the documents does have the character of public importance and 
that there may be broad public interest in the documents. 
•  Insights into public expenditure wil  not  be provided through examination of the 
documents. 
•  You  do not require access to the documents in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally 
exempt information in the documents: 
•  Disclosure of the deliberative material that is conditionally exempt under section 47C of 
the FOI Act could  hinder the future provision of open and honest advice from the 
Department to its Minister, which may then hinder future deliberations and decision 
making processes for the Department and the Government as a whole. 
•  I consider that the public interest in protecting the process of the provision of free and 
honest confidential advice by a Department to its Minister has, on balance, more weight 
than the public interest that might exist in disclosing the deliberative matter. Endangering 
the proper working relationship that a Department has with its Minster and its ability to 
provide its Minister with honest advice confidentially would be contrary to the public 
interest. 
•  Disclosure of the parts of the documents that are conditionally exempt under section 
47E(d) of  the FOI Act could reasonably be expected to prejudice law enforcement 
functions and, as a result, the operations of the Department. I consider there to be a 
strong public interest in ensuring that the ability of the Department to conduct its law 
enforcement functions is not compromised or prejudiced in any way. I consider that this 
would be contrary to the public interest and that this factor weighs strongly against 
disclosure. 
•  Disclosure of personal information which is conditionally exempt under section 47F of the 
FOI Act could reasonably be expected to prejudice the protection of third parties’ right to 
- 5 – 

 
privacy. It is firmly in the public interest that the Department uphold the rights of individuals 
to their own privacy, and this factor weighs strongly against disclosure.  
•  I am satisfied that if the Department were to release personal information without that 
person’s express consent to do so, it would seriously undermine public confidence in the 
Department’s ability to receive, retain and manage personal information. I consider such 
a loss of confidence to be against the public interest, and this factor weighs strongly 
against disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding 
the document 
c) 
the author of  the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your Review Rights 
Information Commissioner review  
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for an 
Information Commissioner review of this decision. You must apply in writing within 60 days of 
this notice. For further information about review rights and how to submit a request for a review 
to the OAIC, please see https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/your-freedom-of-
information-rights/freedom-of-information-reviews/information-commissioner-review. 
9 
Making a complaint 
You may complain to the Information Commissioner about action taken by the Department in 
relation to your request. 
Your enquiries to the Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Information Commissioner. The 
request should be in writing and should set out the grounds on which it is considered that the 
- 6 – 


 
action taken in relation to the request should be investigated and identify the Department of Home 
Affairs as the relevant agency. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Clare Sharp 
Position number 60006163 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
 
- 7 –