This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Immigration detention release'.


 
 
 
1 August 2024 
Mr O Smith 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 23/11/00901 
File Number: 
FA23/11/00901   
Dear Mr Smith 
Freedom of Information (FOI) request – Access Decision 
On 16 November 2023, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Original Scope 16 November 2023 
Under the FOI Act, I am seeking all correspondence over the period 1/10/23 to 16/11/23 
between the Department and the office of the Minister for Immigration and Citizenship in 
relation to the visa status at the time of release into the community of the detainees in 
immigration detention who were to be released as a result of the High Court’s decision in 
the NZYQ case. 
 
Amended Scope 7 December 2023 

I am seeking all correspondence over the period 1/10/23 to 16/11/23 between the 
Department and the office of the Minister for Immigration and Citizenship in relation to the 
visa status of the detainees released into the community following the NZYQ judgement.  

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
 
 
808 Bourke Street Melbourne 3001 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  • www.homeaffairs.gov.au 
 
 


 

Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 

Documents in scope of request 
The Department has identified 43 documents as falling within the scope of your request. These 
documents were in the possession of the Department on 16 November 2023 when your request 
was received. 
Attachment A is a schedule which describes the relevant documents and sets out my decision 
in relation to each of them. 

Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
•  to release in part, two documents identified as falling within the scope of your request, 
with material exempt under sections 33(a)(i ), 42(1), 47C(1) and 47F, and irrelevant 
material deleted under section S22(1)(a)(ii) 
•  to release in part, one document identified as falling within the scope of your request, 
with material exempt under sections 42(1) and 47F 
•  to release nine documents in full 
•  to release in part, seven documents identified as falling within the scope of your request, 
with irrelevant material deleted under section S22(1)(a)(ii) 
•  to release in part, eight documents identified as fal ing within the scope of your request, 
with material exempt under sections 42(1), 47C(1) and 47F,  and irrelevant material 
deleted under section S22(1)(a)(ii) 
•  to release in part, eight documents identified as fal ing within the scope of your request, 
with material exempt under section 47F 
•  to exempt in full, eight documents identified as fal ing within the scope of your request, 
with material exempt under section 47F 
 
- 2 – 


 

Reasons for Decision 
Where the schedule of documents indicates an exemption claim has been applied to a document 
or part of document, my findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision 
applies to that information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to  the 
request. 
On 12 December 2023, the Department advised you that its policy is to exclude the personal 
details of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work 
telephone numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of an FOI request. 
I have decided that parts of documents marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that 
could reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of 
the documents, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
The remainder of the documents have been considered for release to you as they are relevant 
to your request. 
6.2  Section 33 of the FOI Act – Documents affecting National Security, Defence or 
International Relations 
Section 33(a)(i ) of the FOI Act permits exemption of a document if disclosure of the document 
would, or could reasonably be expected to cause damage to the defence of the Commonwealth. 
For the reasons set out below, I consider that there are real and substantial grounds for expecting 
that the disclosure of the information exempted under section 33(a)(i) would cause damage to 
the security of the Commonwealth. 
Security 
‘Security’ is a concept which can depend upon the circumstances as they exist from time to time.1 
‘Security of the Commonwealth’ is defined in section 4(5) of the FOI Act as follows: 
(5)  Without limiting the generality of the expression security of the Commonwealth, that expression shal  
be taken to extend to: 
(a)  matters relating to the detection, prevention or suppression of activities, whether within 
Australia or outside Australia, subversive of, or hostile to, the interests of the Commonwealth 
or of any country al ied or associated with the Commonwealth; and …  
                                                
 
 
Church of Scientology v Woodward (1982) 154 CLR 25 at [19].  
- 3 – 


 
I also consider that the definition of ‘security’ in the Australian Security and Intelligence 
Organisation Act 1979 is relevant.2 That Act defines ‘security’ as: 
(a)  The protection of, and of the people of, the Commonwealth and the several States and 
Territories from: 
(i) 
Espionage 
(ii) 
Sabotage 
(iii)  Politically motivated violence 
(iv)  Promotion of communal violence 
(v) 

Attacks on Australia’s defence system; or 
(vi)  Acts of foreign interference; 
Whether directed from, or committed within, Australia or not; and 
(aa)  the protection of Australia’s territorial and border integrity from serious threats; and 
(b)  The carrying out of Australia’s responsibilities to any foreign country in relation to a matter 

mentioned in any of the subparagraphs of paragraph (a) or the matter mentioned in 
paragraph (aa).  
I consider that the disclosure of the information contained within parts of the documents that I 
regard as exempt under s 33(a)(i) could cause damage to the security of the Commonwealth by 
compromising security functions. As such I have decided that the information marked and 
redacted “s33(a)(i)” in the documents is exempt from disclosure under section 33(a)(i) of the FOI 
Act. 
Section 33(a)(i i) of the FOI Act permits exemption of a document if disclosure of the document 
would, or could reasonably be expected to, cause damage to the international relations of the 
Commonwealth. 
The FOI Guidelines [at 5.36] advise that: 
The phrase ‘international relations’ has been interpreted as meaning the ability of the 
Australian Government to maintain good working relations with other governments and 
international organisations and to protect the flow of confidential information between them. 
The exemption is not confined to relations at the formal diplomatic or ministerial level. It also 
covers relations between Australian Government agencies and agencies of other countries. 
You have requested access to documents that reveal the Department’s communications with 
foreign governments regarding the possible third country resettlement of a person who was 
detained in Immigration Detention. I am satisfied that revealing these details could reasonably 
be expected to inhibit the good working relations between the governments of Australia and our 
international partners. 
Maintaining strong bilateral and multilateral relationship with foreign governments requires trust. 
Integral to maintaining trusted relationships is the capacity for the Australian Government to 
protect its communications with foreign governments, including by maintaining confidentiality 
over the flow of  information. Officials of the respective countries, including those based at 
embassies in Australia, need to be able to negotiate and share information with the assurance 
that the details of their discussions or correspondence wil  not be inappropriately or unlawfully 
disclosed. 
                                                
 
 
2 See Staats and National Archives of Australia [2010] AATA 531 at [99]. 
- 4 – 


 
As such I have decided that the information redacted and marked “s33(a)(i i)” in the documents 
is exempt from disclosure under section 33(a)(i i) of the FOI Act. 
6.3  Section 42 of the FOI Act – Legal Professional Privilege 
Section 42 of the FOI Act provides that a document is an exempt document if it is of such a nature 
that it would be privileged from production in legal proceedings on the ground of legal professional 
privilege. 
I am satisfied that parts of the documents released to you comprise confidential communication 
passing between the Department and its legal advisers, for the dominant purpose of giving or 
receiving legal advice.  
In determining that the communication is privileged, I have taken into the consideration the 
following:  •  there is a legal adviser-client relationship 
•  the communication was for the purpose of giving and/or receiving legal advice; 
•  the advice given was independent and 
•  the advice was given on a legal-in-confidence basis and was therefore 
confidential. 
The content of these documents are not part of the rules, guidelines, practices or precedents 
relating to the decisions and recommendations of the Department. The documents do not fall 
within the definition of operational information and remain subject to legal professional privilege.   
Therefore, I have decided that the information redacted and marked “s42(1)” is exempt from 
disclosure under section 42 of the FOI Act. 
6.4  Section 47C of the FOI Act – Deliberative Processes 
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the functions 
of the Department.  
Deliberative matter’ includes opinion, advice or recommendation obtained, prepared or 
recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the deliberative processes of an 
agency.  
Deliberative processes’ generally involves “the process of weighing up or evaluating competing 
arguments or considerations”3  and the ‘thinking  processes  –the process of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of 
action.’4 
Parts of the documents released to you contain advice, opinions and recommendations prepared 
or recorded in the course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the 
functions of the Department. I am satisfied that this deliberative matter relates to a process that 
                                                
 
 
3  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 

JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 
- 5 – 


 
was undertaken within government to consider whether and how to make or implement a decision 
or review a program. 5 
Disclosure of this deliberative information could reasonably be expected to inhibit full and frank 
advice from the Department to its Minister, and, as a result, full consideration by the Government 
on any potential future consideration of amendments to policy making or program management. 
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material. I am 
satisfied that the deliberative material is not purely factual in nature. 
I have decided that the information redacted and marked “s47C(1)” is conditionally exempt under 
section 47C of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given 
unless it would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard at paragraph 6.6 below. 
6.5  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
under the FOI Act would involve the unreasonable disclosure of personal information of any 
person. ‘Personal information’ means information or an opinion about an identified individual, or 
an individual who is reasonably identifiable, whether the information or opinion is true or not, and 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not (see section 4 of the FOI 
Act and section 6 of the Privacy Act 1988).  
I consider that disclosure of the information marked 's47F' in the documents would disclose 
personal information relating to third parties. The information within the documents would 
reasonably identify a person, either through names, positions or descriptions of their role or 
employment circumstance. 
The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information would 
be ‘unreasonable’, I must have regard to the fol owing four factors set out in s.47F(2) of the 
FOI Act: 
•  the extent to which the information is well known; 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
•  the availability of the information from publicly available resources; 
•  any other matters that I consider relevant. 
I have considered each of these factors below. 
The information relating to the third parties is not well known and would only be known to a limited 
group of people with a business need to know. As this information is only known to a limited 
group of people, the individuals concerned are not generally known to be associated with the 
matters discussed in the document. This information is not available from publicly accessible 
sources. 
                                                
 
 

Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 
- 6 – 


 
I do not consider that the information relating specifically to the third parties would be relevant to 
the broader scope of your request. I am satisfied that the disclosure of the information within the 
documents would involve an unreasonable disclosure of personal information about a number of 
individuals.  
I have decided that the information referred to above is conditionally exempt under section 47F 
of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it 
would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of 
the information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that 
regard at paragraph 6.6 below. 
6.6  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A) 
(b)  inform debate on a matter of public importance 
(c)  promote effective oversight of public expenditure 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 

Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the documents may  have a general characteristic of public 
importance.  
• 
Insights into public expenditure wil  be provided through examination of the 
documents. 
• 
You do not require access to the documents in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally 
exempt information in the documents: 
• 
Disclosure of the conditionally exempt information under section 47C of the FOI Act 
could reasonably be expected to prejudice the ability of Departments across 
government to provide ful  and honest advice to stakeholders in the future. 
- 7 – 


 
• 
A Ministerial Submission  plays an important role in the relationship between a 
Department and its Minister. Its purpose is to provide frank and honest advice. It is 
inherently confidential between the Department and its Minister and the preparation 
of a Ministerial Submission is essentially intended for the audience of that Minister 
alone. A precedent of public disclosure of advice given as a part of a Ministerial 
Submission would result in: 

concerns existing in the open and honest nature of advice being provided which 
may then hinder future deliberations and decision making processes for the 
Department and the Government as a whole and 

future Ministerial Submissions being prepared with a different audience in mind, 
which would compromise the quality of the advice being prepared for the 
Minister. 
• 
I consider that the public interest in protecting the process of the provision of free and 
honest confidential advice by a  Department to its Minister has, on balance, more 
weight, than the public interest that might exist in disclosing the deliberative matter. 
Endangering the proper working relationship that a Department has with its Minster 
and its ability to provide its Minister with honest advice confidentially would be 
contrary to the public interest. 
• 
Disclosure of personal information which is conditionally exempt under section 47F 
of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the protection of third 
parties’ right to privacy. It is firmly in the public interest that the Department uphold 
the rights of individuals to their own privacy, and this factor weighs strongly against 
disclosure. 
• 
I am satisfied that if the Department were to release personal information without that 
person’s express consent to do so, it would seriously undermine public confidence in 
the Department’s ability to receive, retain and manage personal information. I 
consider such a loss of confidence to be against the public interest, and this factor 
weighs strongly against disclosure 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
- 8 – 


 

Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 

Your Review Rights 
Information Commissioner review  
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for an 
Information Commissioner review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of 
this notice.  For further information about review rights and how to submit a request for a review 
to the OAIC, please see https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/your-freedom-of-
information-rights/freedom-of-information-reviews/information-commissioner-review. 

Making a complaint 
You may complain to the Information Commissioner about action taken by the Department in 
relation to your request. 
Your enquiries to the Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Information Commissioner. The 
request should be in writing and should set out the grounds on which it is considered that the 
action taken in relation to the request should be investigated and identify the Department of Home 
Affairs as the relevant agency. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
[Electronically signed] 
 
David Arnold 
Position No. 60040814 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 9 –